Калі ваша праца звязана з дзелавой перапіскай, то вы, безумоўна, пішаце лісты з просьбамі час ад часу або рэгулярна. Гэта можа быць запыт на працу, запыт на павышэнне або сустрэчу, запыт аб інфармацыі або рэкамендацыі, ліст з просьбай або рэкамендацыя аб характары. Такія лісты цяжка пісаць і яшчэ цяжэй пісаць такім чынам, каб заахвочваць атрымальнікаў адказваць ахвотна і з энтузіязмам.

Што тычыцца запыту на грашовыя лісты , разнастайныя запыты аб спонсарстве, ахвяраванні або зборы сродкаў, вы пагадзіцеся, што для атрымання адказу часта патрэбны цуд : ) Вядома, я не магу гарантаваць, што нашы парады і ўзоры лістоў зробяць цуд, але яны зробяць вызначана зэканоміць ваш час і зробіць вашу пісьменніцкую працу менш балючай.

Парада па эканоміі часу ! Калі вы размаўляеце па электроннай пошце, вы можаце зэканоміць яшчэ больш часу, дадаўшы ўсе гэтыя ўзоры дзелавых лістоў непасрэдна ў свой Outlook. І тады вы зможаце адпраўляць персаналізаваныя індывідуальныя дзелавыя электронныя лісты адным пстрычкай мышы!

Усё, што вам спатрэбіцца, гэта надбудова Shared Email Templates, якую вы бачыце справа. Калі вы атрымаеце яго ў сваім Outlook, вам не трэба будзе ўводзіць адны і тыя ж фразы зноў і зноў.

Проста двойчы пстрыкніце шаблон і хутка знайдзіце тэкст, устаўлены ў тэкст паведамлення. Усё ваша фарматаванне, гіперспасылкі, выявы і подпісы будуць уключанысябра нашай суполкі. Я ўпэўнены, што вы, як і я, цэніце жыццё ў такім ціхім і спакойным раёне.

Ведаеце, часам, каб захаваць цішыню і спакой у суполцы, трэба дзейнічаць. Як вы, магчыма, ведаеце, наш мясцовы грамадскі камітэт збіраўся на працягу апошніх двух месяцаў, каб паспрабаваць знайсці спосабы паменшыць узровень узломаў у нашым раёне. На мінулым тыдні яны апублікавалі свае рэкамендацыі аб тым, як найлепшым чынам змагацца з гэтай праблемай.

Іх асноўная рэкамендацыя прадугледжвае ўзмацненне паліцыі і патрулёў бяспекі ў дадатак да мясцовай праграмы "Нагляд за суседзямі". На жаль, неабходная сума не ўключана ў асігнаванні муніцыпальнага бюджэту ў гэтым годзе.

Таму, як неабыякавы член гэтай суполкі, я вырашыў, што мой бізнес будзе ахвяраваць $ за кожны $, сабраны ў суполцы, каб пакрыць дадатковыя выдаткі на бяспеку. Я заклікаю вас далучыцца да мяне сёння ў падтрымцы гэтай годнай справы для нашага агульнага дабра.

Каб зрабіць сваё ахвяраванне сёння, вы можаце зайсці ў любую з нашых дзвюх крам і ўнесці сваё ахвяраванне ў скрыні побач з пярэдняй часткай грашовыя сродкі. Калі вы не можаце дабрацца да крамы, калі ласка, дашліце чэк або грашовы перавод на "XYZ" і адпраўце па адрасе, указаным вышэй.

Загадзя дзякуй.

Запытваю паслугу

Я пішу вам, каб папрасіць вас аб ласцы, якую, я спадзяюся, вы маглі б зрабіць для мяне.

Менш чым праз тры месяцы я будуз надзеяй паступіць у , дзе ёсць лепшая праграма аспірантуры для курса, які мяне цікавіць.

Школа надае надзвычай вялікую ўвагу поспеху студэнта на экзамене, які чаму я адчуваю вялікі ціск, каб атрымаць вышэйшы за сярэдні бал на экзамене па аспірантуры.

Паколькі вы нядаўна скончылі навучанне са ступенню ў галіне , вы, натуральна, першы чалавек, пра якога я падумаў, калі разважаў, да каго я мог бы звярнуцца, каб дапамагчы мне . Я не прашу занадта шмат часу, я быў бы вельмі ўдзячны за любыя падказкі, якія вы маглі б мне даць, і некалькі ўрокаў па , якія, як мне здаецца, з'яўляюцца маімі самымі слабымі месцамі.

Я спадзяюся, што вы дасце мне станоўчы адказ . Загадзя дзякуй.

Запыт на вяртанне/замену прадукту

Я размясціў заказ на , атрымаў яго . Я выявіў, што набыты прадукт мае наступную праблему:

Паколькі прадукт, які вы даставілі, не здавальняючай якасці, я маю права атрымаць яго і прашу вас пацвердзіць, што вы зробіце гэта на працягу наступнага сем дзён. Я таксама прашу вас пацвердзіць, ці будзеце вы арганізоўваць збор, ці кампенсуеце мне выдаткі на яго вяртанне.

Я з нецярпеннем чакаю атрымання ад вас задавальняючых прапаноў па ўрэгуляванні маёй прэтэнзіі на працягу сямі дзён пасля дата гэтага ліста.

*****

І гэта ўсё на сёння. Спадзяюся, гэтаінфармацыя дапаможа вам скласці правільна аформлены дзелавы ліст у цэлым і пераканаўчыя лісты-запыты ў прыватнасці і заўсёды атрымаць жаданы адказ. Дзякуй за чытанне!

Не саромейцеся праверыць гэта прама зараз; бясплатную версію можна загрузіць у Microsoft AppStore.

Ну, вернемся да напісання дзелавых лістоў, далей у артыкуле вы знойдзеце:

Фармат дзелавых лістоў

Дзелавы ліст з'яўляецца афіцыйным спосабам зносін, і таму ён патрабуе асаблівага фармату. Магчыма, вам не надта важны фармат ліста, калі вы адпраўляеце электронны ліст, але калі вы пішаце традыцыйны папяровы дзелавы ліст, прыведзеныя ніжэй рэкамендацыі могуць апынуцца карыснымі. Лічыцца добрай практыкай раздрукоўваць дзелавы ліст на стандартнай белай паперы памерам 8,5" x 11" (215,9 мм x 279,4 мм).

1. Адрас адпраўшчыка. Звычайна вы пачынаеце увёўшы свой адрас. У брытанскай англійскай мове адрас адпраўніка звычайна пішацца ў правым верхнім куце ліста. У амерыканскай англійскай мове адрас адпраўніка змяшчаецца ў левым верхнім куце.

   Вам не трэба пісаць імя або загаловак адпраўніка, бо яны ўключаны ў завяршальны ліст. Увядзіце толькі адрас, горад і паштовы індэкс і, пры жаданні, нумар тэлефона і адрас электроннай пошты.

   Калі вы пішаце на канцтаварах з фірмовым бланкам, прапусціце гэта.

2. Дата . Увядзіце дату ў некалькіх радках ніжэй бланка або зваротнага адраса. Стандарт - 2-3 радкі (дапушчальна ад аднаго да чатырох радкоў).
3. Апорны радок (неабавязкова) . Калі ваш ліст звязаны з нейкім канкрэтнымінфармацыю, такую ​​як даведка аб вакансіі або нумар рахунку-фактуры, дадайце яе пад датай. Калі вы адказваеце на ліст, звярніцеся да яго. Напрыклад,
   • Re: Рахунак № 000987
   • Re: Ваш ліст ад 01.04.2014
4. Паведамленні аб прыбыцці ( неабавязковы) . Калі вы жадаеце пазначыць прыватную або канфідэнцыйную перапіску, увядзіце яе пад радком спасылкі вялікімі літарамі, калі неабходна. Напрыклад, АСАБІСТЫ або КАНФІДЭНЦЫЙНЫ.
5. Унутраны адрас . Гэта адрас атрымальніка вашага дзелавога ліста, прыватнай асобы або кампаніі. Заўсёды лепш напісаць канкрэтнаму чалавеку ў кампаніі, якой вы пішаце.

   Стандарт - гэта 2 радкі ніжэй папярэдняга ўведзенага элемента, прымальна ад аднаго да шасці радкоў.

6. Радок увагі (неабавязкова). Увядзіце імя чалавека, які вы спрабуеце дасягнуць. Калі вы напісалі імя чалавека ва ўнутраным адрасе, прапусціце радок увагі.
7. Прывітанне . Выкарыстоўвайце тое ж імя, што і ўнутраны адрас, уключаючы назву. Калі вы ведаеце чалавека, якому пішаце, і звычайна звяртаецеся да яго па імені, вы можаце ўвесці імя ў прывітанні, напрыклад: Дарагая Джэйн. Ва ўсіх астатніх выпадках гэта звычайная практыка звяртацца да асобы з дапамогай асабістага звання і прозвішча пасля коскі або двукроп'я, напрыклад:
   • Mr. Браўн:
   • Паважаны доктар Браўн:
   • Паважаная спадарыня.Сміт,

   Калі вы не ведаеце імя атрымальніка або не ведаеце, як яно пішацца, выкарыстоўвайце адно з наступных прывітанняў:

   • Дамы
   • Спадары
   • Паважаныя сэр
   • Паважаныя сэр і спадары
   • Каго гэта можа тычыцца
8. Тэма Радок (неабавязкова): Пакіньце два-тры пустыя радкі пасля прывітання і набярыце сутнасць ліста ў верхнім рэгістры, альбо злева, альбо па цэнтры. Калі вы дадалі апорны радок (3), радок тэмы можа быць залішнім. Вось некалькі прыкладаў:
   • РЭКАМЕНДЫЙНЫ ЛІСТ
   • СУПРАЦОЎНЫ ЛІСТ
   • ЗАПЫТ НА ЗАМЕНУ ПРАДУКТУ
   • ЗАПЫТ НА РАБОТУ
9. Цела . Гэта асноўная частка вашага ліста, якая звычайна складаецца з 2-5 абзацаў, з пустым радком паміж кожным абзацам. У першым абзацы напішыце дружалюбнае пачатак, а потым выкладзіце сваю галоўную думку. У наступных некалькіх абзацах прадстаўлена даведачная інфармацыя і дапаможныя дэталі. Нарэшце, напішыце завяршальны абзац, дзе вы яшчэ раз сфармулюеце мэту ліста і запытаеце некаторыя меры, калі гэта магчыма. Для больш падрабязнай інфармацыі глядзіце парады па напісанні пераканаўчых дзелавых лістоў.
10. Закрыццё. Як вы ведаеце, існуе некалькі агульнапрынятых дадатковых закрыццяў. Які з іх вы вылучыце, залежыць ад тону вашага ліста. Напрыклад,
    • З павагай (вельмі афіцыйна)
    • З павагай або з павагай або з павагай (самыя карысныя закрыцці ўдзелавыя лісты)
    • З найлепшымі пажаданнямі, з павагай (крыху больш асабістым і прыязным)

    Канчальнік звычайна друкуецца ў той жа вертыкальнай кропцы, што і дата, і праз адзін радок пасля апошняй асноўнай часткі пункт. Пішыце з вялікай літары толькі першае слова і пакіньце тры-чатыры радкі паміж закрыццём і блокам подпісу. Калі пасля прывітання стаіць двукроп'е, пасля зачыняемага ставіцца коска; у адваротным выпадку знак прыпынку пасля закрыцця не патрабуецца.

11. Подпіс. Як правіла, подпіс ставіцца праз чатыры пустыя радкі пасля бясплатнага закрыцця. Увядзіце сваё імя пад подпісам і пры неабходнасці дадайце назву.
12. Дадаткі. Гэты радок паведамляе атрымальніку, якія яшчэ дакументы, такія як рэзюмэ, прыкладаюцца да вашага ліста. Агульныя стылі прыведзены ніжэй:
    • Дадатак.
    • Далучыць.
    • Дадаткі: 2
    • Дадаткі (2)
13. Ініцыялы машыністкі (неабавязкова) . Гэты кампанент выкарыстоўваецца для ўказання асобы, якая набрала для вас ліст. Калі вы набралі літару самастойна, прапусціце гэта. Звычайна ідэнтыфікацыйныя ініцыялы ўключаюць у сябе тры вашыя ініцыялы ў верхнім рэгістры, затым два ці тры ініцыялы машыністкі ў малым рэгістры. Напрыклад, JAM/dmc , JAM:cm . Але гэты кампанент даволі рэдка выкарыстоўваецца ў нашы дні, у вельмі афіцыйных дзелавых лістах.

    Ніжэй вы можаце ўбачыць правільна адфарматаваны ўзор ліста аб ахвяраванні. Гэта заўсёды прасцей зразумець на прыкладах, ці не такгэта?

    

10 парад па напісанню пераканаўчых лістоў з просьбамі

Ніжэй вы знойдзеце 10 стратэгій напісання лістоў з просьбамі такім чынам спосаб, якім яны пераканаюць вашага чытача адказаць або дзейнічаць.

1. Ведайце свайго адрасата . Перш чым пачаць складаць ліст-запыт, задайце сабе гэтыя пытанні. Хто мой чытач і чым менавіта ён можа мне дапамагчы? Яны асобы, якія прымаюць рашэнні, ці проста перададуць мой запыт старэйшаму афіцэру? І стыль, і змест вашага ліста-запыту будуць залежаць ад пазіцыі чытача.
2. Не будзьце шматслоўнымі . Будзьце яснымі, кароткімі і па сутнасці. Практычнае правіла такое - не выкарыстоўвайце два словы, калі аднаго будзе дастаткова. Дастаткова ўспомніць вядомую цытату Марка Твена - «У мяне не было часу напісаць кароткі ліст, таму я напісаў замест гэтага доўгі». Чалавек у яго становішчы мог сабе гэта дазволіць, і… ён нічога не патрабаваў : )
3. Зрабіце ваш ліст лёгкім для чытання . Пішучы ліст з просьбай, не адцягвайцеся ад тэмы і не заблытвайце чытача, адхіляючыся ад сваёй асноўнай думкі. Пазбягайце доўгіх, перапоўненых прапаноў і абзацаў, таму што яны палохаюць і цяжка засвойваюцца. Замест гэтага выкарыстоўвайце простыя дэкларатыўныя сказы і разбівайце доўгія сказы коскамі, двукроп'ем і кропкай з коскай. Пачынайце новы абзац, калі змяняеце думку ці ідэю.

   Вось вельмі дрэнны прыклад суправаджальнага ліста:

   " Ва ўсіх адносінах мая кваліфікацыя, здаецца,быць у адпаведнасці з жаданнямі, выказанымі ў вашай рэкламе, і, зыходзячы з галасоў у блогах вашай кампаніі, я сапраўды лічу, што я павінен быў заняць [Пасаду] у вашай кампаніі."

   І гэта добры:

   " У мяне добрыя навыкі і вопыт у [Вашай вобласці ведаў], і я быў бы вельмі ўдзячны, калі б вы разгледзелі мяне на любую прыдатную пасаду."

   Памятайце, калі ваш ліст-запыт выглядае лёгкім для чытання, у яго больш шанцаў быць прачытаным!

4. Дадайце заклік да дзеяння . Па магчымасці ўказвайце дзеянне ў лістах-запытах Самы просты спосаб - выкарыстоўваць дзеясловы дзеяння і актыўны склон, а не пасіўны стан.
5. Пераконвайце, але не патрабуйце . Не абыходзіцеся са сваімі адрасатамі так, быццам яны вам нешта павінны. Замест гэтага ловіце прыцягніце ўвагу чытача, згадваючы агульную мову і падкрэсліваючы перавагі акцёрскага майстэрства.
6. Не будзьце абцяжарваючымі . Дайце чытачам усю неабходную інфармацыю і раскажыце, што менавіта вы хочаце, каб яны зрабілі. Спрасціце працу каб чалавек адказаў - уключайце кантактную інфармацыю, прамыя нумары тэлефонаў, давайце спасылкі або далучайце файлы, што заўгодна
7. Пішыце па-сяброўску і звяртайцеся да пачуццяў чытача . Хоць вы пішаце дзелавое пісьмо, не будзьце залішне дзелавітымі. Дружалюбныя лісты ствараюць сяброў, таму пішыце свае лісты-запыты па-сяброўску, як быццам вы размаўляеце са сваім сапраўдным сябрам або старым знаёмым.Мы ўсе людзі, і можа быць добрай ідэяй звярнуцца да чалавечнасці, шчодрасці або сімпатыі вашага карэспандэнта.
8. Заставайцеся ветлівымі і прафесійнымі . Нават калі вы пішаце запыт на адмену заказу або ліст-скаргу, заставайцеся ветлівымі і ветлівымі, проста выкладзіце праблему(-і), падайце ўсю адпаведную інфармацыю і пазбягайце пагроз і паклёпу.
9. Беражыце сваё граматыка ! Перафразуючы вядомую прымаўку - "граматыка мае значэнне для першага ўражання". Дрэнная граматыка, як і дрэнныя манеры, можа ўсё сапсаваць, таму не забудзьцеся прачытаць усе дзелавыя лісты, якія вы адпраўляеце.
10. Праверце перад адпраўкай . Калі вы скончыце складаць ліст, прачытайце яго ўслых. Калі ваш ключавы пункт не зусім ясны, перапішыце яго. Лепш выдаткаваць некаторы час на тое, каб перапісаць і атрымаць адказ, чым зрабіць гэта хутка і ваш ліст адразу выкінуць у сметніцу.

І, нарэшце, калі вы атрымалі адказ на ваш ліст-запыт або выкананне жаданага дзеяння, не забудзьцеся падзякаваць чалавека. Тут вы можаце знайсці ўзоры падзячных лістоў на ўсе выпадкі жыцця.

Узоры лістоў-запытаў

Ніжэй вы знойдзеце некалькі прыкладаў лістоў-запытаў на розныя выпадкі жыцця.

Узоры лістоў запыту рэкамендацыі

Паважаны містэр Браўн:

Я спадзяюся, што ў вас усё добра. У мяне засталіся цёплыя ўспаміны аб вашым выдатным кіраўніцтве і падтрымцы настаўнікаў падчас маёй працы ў XYZ HighШкола.

У цяперашні час я падаю заяўку ў школьны акруга XYZ і ад мяне патрабуецца падаць тры рэкамендацыйныя лісты. Я пішу, каб спытаць, ці не напішаце вы рэкамендацыйны ліст ад майго імя.

Я хацеў бы даць вам некаторую даведачную інфармацыю, якая можа дапамагчы вам, калі вы вырашыце напісаць гэты ліст.

У дадатку вы знойдзеце копію майго апошняга рэзюмэ. Калі вам патрэбна дадатковая інфармацыя, не саромейцеся звяртацца да мяне. Я з нецярпеннем чакаю ад вас паведамлення і загадзя дзякую вам за ваш час.

Запыт інфармацыі

Дзякуем, што адправілі сваё рэзюмэ ў адказ на аб'яву, якую мы аб'явілі. У дадатак да вашага рэзюмэ нам таксама патрэбныя тры рэкамендацыі і спіс былых працадаўцаў за апошнія тры гады, а таксама іх нумары тэлефонаў.

Наша палітыка заключаецца ў тым, каб уважліва разглядаць вопыт кожнага кандыдата, каб выбраць найбольш прыдатны чалавек для гэтай працы.

Дзякуй за дапамогу. Мы з нецярпеннем чакаем ад вас.

Запыт на даведку аб характары

падала заяўку ў нашу кампанію на пасаду ў нашым. Ён / яна даў ваша імя ў якасці спасылкі на персанажа. Будзьце ласкавы даць нам сваю пісьмовую ацэнку гэтага чалавека.

Калі ласка, будзьце ўпэўненыя, што ваш адказ будзе разглядацца ў канфідэнцыяльнасці. Загадзя дзякуй.

Запыт на ахвяраванне

Я дасылаю гэта вам як