Ak vaša práca zahŕňa obchodnú korešpondenciu, určite píšete listy so žiadosťou , príležitostne alebo pravidelne. Môže ísť o žiadosť o zamestnanie, o povýšenie alebo o stretnutie, o žiadosť o informácie alebo odporúčanie, o list o priazni alebo o charakterové odporúčanie. Takéto listy je ťažké napísať a ešte ťažšie je napísať ich takým spôsobom, ktorý povzbudí príjemcov, aby ochotne a s nadšením odpovedali.

Pokiaľ ide o listy so žiadosťou o peniaze , najrôznejších žiadostí o sponzorstvo, dar alebo finančnú zbierku, iste mi dáte za pravdu, že na získanie odpovede je často potrebný zázrak : ) Samozrejme, nemôžem vám zaručiť, že naše tipy a vzory listov ten zázrak urobia, ale určite vám ušetria čas a uľahčia prácu pri písaní.

Tip na úsporu času ! Ak komunikujete prostredníctvom e-mailu, môžete ušetriť ešte viac času pridaním všetkých týchto vzorových obchodných listov priamo do aplikácie Outlook. A potom budete môcť odosielať personalizované obchodné e-maily na mieru jedným kliknutím myši!

Stačí na to doplnok Zdieľané šablóny e-mailov, ktorý vidíte vpravo. Keď ho budete mať v programe Outlook, nebudete musieť stále dokola zadávať tie isté frázy.

Stačí dvakrát kliknúť na šablónu a za chvíľu nájdete text vložený v tele správy. Všetky vaše formátovania, hypertextové odkazy, obrázky a podpisy budú na svojom mieste!

Neváhajte a vyskúšajte ju hneď teraz; bezplatná verzia je k dispozícii na stiahnutie v obchode Microsoft AppStore.

No, ale späť k písaniu obchodných listov, ďalej v článku nájdete:

Formát obchodného listu

Obchodný list je formálny spôsob komunikácie, a preto si vyžaduje osobitný formát. Ak posielate e-mail, možno sa o formát listu príliš nestaráte, ale ak píšete tradičný papierový obchodný list, môžu vám pomôcť nižšie uvedené odporúčania. Za osvedčený postup sa považuje vytlačiť obchodný list na štandardný biely papier s rozmermi 8,5" x 11" (215,9 mm x 279,4 mm).

1. Adresa odosielateľa. Zvyčajne začínate napísaním vlastnej adresy. V britskej angličtine sa adresa odosielateľa zvyčajne píše do pravého horného rohu listu. V americkej angličtine sa adresa odosielateľa umiestňuje do ľavého horného rohu.

   Nemusíte písať meno ani titul odosielateľa, pretože je zahrnutý v závere listu. Zadajte len adresu ulice, mesta a poštového smerovacieho čísla a prípadne telefónne číslo a e-mailovú adresu.

   Ak píšete na kancelárskom papieri s hlavičkovým papierom, tento krok vynechajte.

2. Dátum . napíšte dátum na niekoľko riadkov pod hlavičkou listu alebo spiatočnou adresou. Štandardom sú 2-3 riadky (prípustné sú jeden až štyri riadky).
3. Referenčná linka (voliteľné) . ak sa váš list týka nejakej konkrétnej informácie, ako je napríklad referencia na pracovné miesto alebo číslo faktúry, doplňte ju pod dátum. ak odpovedáte na nejaký list, odvolajte sa naň. napríklad
   • Predmet: Faktúra č. 000987
   • Vec: Váš list zo 4. 1. 2014
4. Oznámenia pri príchode (nepovinné) . ak chcete uviesť poznámku o súkromnej alebo dôvernej korešpondencii, napíšte ju pod riadok odkazu veľkými písmenami, ak je to vhodné. Napríklad: PERSONAL alebo CONFIDENTIAL.
5. Vnútorná adresa . toto je adresa príjemcu vášho obchodného listu, jednotlivca alebo spoločnosti. vždy je najlepšie písať konkrétnej osobe v spoločnosti, ktorej píšete.

   Štandardom sú 2 riadky pod predchádzajúcou položkou, ktorú ste napísali, prijateľných je jeden až šesť riadkov.

6. Riadok pozornosti (nepovinné). Zadajte meno osoby, ktorú sa snažíte osloviť. Ak ste meno osoby napísali do časti Vnútorná adresa, riadok Pozor vynechajte.
7. Pozdrav . použite rovnaké meno ako vo vnútornom oslovení, vrátane názvu. Ak osobu, ktorej píšete, poznáte a zvyčajne ju oslovujete krstným menom, môžete do pozdravu napísať napríklad krstné meno: Drahá Jane. Vo všetkých ostatných prípadoch je bežnou praxou oslovovať osobu osobným titulom a priezviskom, za ktorým nasleduje napríklad čiarka alebo dvojbodka:
   • Pán Brown:
   • Vážený pán doktor Brown:
   • Vážená pani Smithová,

   Ak nepoznáte meno príjemcu alebo si nie ste istí, ako sa píše, použite jeden z nasledujúcich pozdravov:

   • Dámy
   • Páni
   • Vážený pán
   • Vážený pán alebo pani
   • Komukoľvek, koho sa to týka
8. Predmet (nepovinné): Za pozdravom nechajte dva alebo tri prázdne riadky a podstatu listu napíšte veľkými písmenami, buď zarovnanými vľavo, alebo vystredenými. Ak ste pridali riadok s odkazom (3), riadok Predmet môže byť zbytočný. Tu je niekoľko príkladov:
   • REFERENČNÝ LIST
   • OBÁLKOVÝ LIST
   • ŽIADOSŤ O VÝMENU VÝROBKU
   • DOPYT NA PRACOVNÉ MIESTO
9. Telo Toto je hlavná časť vášho listu, ktorá zvyčajne pozostáva z 2 - 5 odsekov, pričom medzi jednotlivými odsekmi je prázdny riadok. V prvom odseku napíšte priateľský úvod a potom uveďte svoju hlavnú myšlienku. V ďalších niekoľkých odsekoch uveďte základné informácie a podporné detaily. Nakoniec napíšte záverečný odsek, v ktorom zopakujete účel listu a požiadate o nejaký krok, akViac informácií nájdete v časti Tipy na písanie presvedčivých obchodných listov.
10. Uzavretie. Ako viete, existuje niekoľko všeobecne uznávaných doplňujúcich uzáverov. Ktorý z nich si vyberiete, závisí od tónu vášho listu. Napríklad
    • S úctou váš (veľmi formálne)
    • S úctou, s pozdravom alebo s pozdravom (najužitočnejšie zakončenia v obchodných listoch)
    • S pozdravom, srdečne Váš (trochu osobnejšie a priateľskejšie)

    Záver sa zvyčajne píše na rovnakom zvislom mieste ako dátum a jeden riadok za posledným odsekom textu. Veľkým písmenom sa píše len prvé slovo a medzi záverom a podpisovým blokom sa ponechávajú tri alebo štyri riadky. Ak za pozdravom nasleduje dvojbodka, za záver sa pridáva čiarka; inak sa za záverom nevyžaduje žiadna interpunkcia.

11. Podpis. Podpis sa spravidla uvádza na štyroch prázdnych riadkoch po Complimentary Close (Bezplatné uzavretie). Napíšte svoje meno pod podpis a prípadne pridajte titul.
12. Prílohy. Tento riadok informuje príjemcu o tom, aké ďalšie dokumenty, ako napríklad životopis, sú priložené k vášmu listu. Bežné štýly sú uvedené nižšie:
    • Pripojiť.
    • Pripojte.
    • Skrine: 2
    • Skrine (2)
13. Iniciály pisára (nepovinné) . táto zložka sa používa na označenie osoby, ktorá pre vás napísala list. ak ste list napísali sami, túto zložku vynechajte. zvyčajne identifikačné iniciály obsahujú tri vaše iniciály veľkými písmenami a potom dve alebo tri iniciály pisára malými písmenami. napríklad JAM/dmc , JAM:cm . Táto zložka sa však v súčasnosti používa pomerne zriedkavo, vo veľmi formálnych obchodných listoch.

    Nižšie si môžete pozrieť správne naformátovaný vzor darovacieho listu. Z príkladov sa to vždy ľahšie pochopí, však?

    

10 tipov na písanie presvedčivých žiadostí

Nižšie nájdete 10 stratégií, ako písať listy so žiadosťami tak, aby presvedčili čitateľa, aby reagoval alebo konal.

1. Poznajte svojho adresáta . Predtým, ako začnete zostavovať list so žiadosťou, položte si tieto otázky: Kto je môj čitateľ a ako presne mi môže pomôcť? Sú to osoby s rozhodovacími právomocami alebo len postúpia moju žiadosť vyššiemu úradníkovi? Štýl aj obsah vášho listu so žiadosťou bude závisieť od postavenia čitateľa.
2. Nebuďte struční . buďte jasní, struční a vecní. Platí pravidlo - nepoužívajte dve slová, keď by stačilo jedno. Len si spomeňte na slávny citát Marka Twaina - "Nemal som čas napísať krátky list, tak som namiesto toho napísal dlhý." Človek v jeho postavení si to mohol dovoliť a... nič nežiadal : )
3. Urobte svoj list ľahko čitateľným . pri písaní listu so žiadosťou neodbočujte a nemýľte čitateľa tým, že sa odkloníte od hlavnej myšlienky. vyhýbajte sa dlhým, preplneným vetám a odsekom, pretože sú zastrašujúce a ťažko stráviteľné. namiesto toho používajte jednoduché, deklaratívne vety a dlhé vety prerušujte čiarkami, dvojbodkami a bodkočiarkovaním. pri zmene myšlienky alebo nápadu začnite nový odsek.

   Tu je veľmi zlý príklad sprievodného listu:

   " V každom ohľade sa zdá, že moja kvalifikácia zodpovedá želaniam vyjadreným vo vašom inzeráte, a na základe hlasu z blogov vašej spoločnosti si naozaj myslím, že som bol stvorený na [pozíciu] vo vašej spoločnosti."

   A toto je dobrý príklad:

   " Mám dobré zručnosti a skúsenosti v oblasti [Vaša oblasť pôsobnosti] a bol by som Vám veľmi vďačný, keby ste ma zvážili pre akúkoľvek vhodnú pozíciu."

   Nezabudnite, že ak váš list so žiadosťou vyzerá ľahko, má väčšiu šancu, že bude prečítaný!

4. Pridať výzvu na akciu . do svojich listov so žiadosťou vložte akciu všade tam, kde je to možné. Najjednoduchšie je používať akčné slovesá a aktívny hlas namiesto pasívneho.
5. Presviedčajte, ale nevyžadujte . nejednajte s adresátmi, akoby vám boli niečo dlžní. Namiesto toho upútajte pozornosť čitateľa zmienkou o spoločných záujmoch a zdôraznite výhody konania.
6. Nebuďte zaťažujúci . čitateľom poskytnite všetky potrebné informácie a povedzte, čo presne chcete, aby urobili. Zjednodušte prácu osobe, ktorá má odpovedať - uveďte kontaktné informácie, priame telefónne čísla, uveďte odkazy alebo priložte súbory, čokoľvek je vhodné.
7. Píšte priateľsky a apelujte na city čitateľa . hoci píšete obchodný list, nebuďte zbytočne obchodný. Priateľské listy robia priateľov, preto píšte svoje listy so žiadosťami priateľsky, akoby ste sa rozprávali so svojím skutočným priateľom alebo starým známym. Všetci sme ľudia a môže byť dobré apelovať na ľudskosť, veľkorysosť alebo sympatie vášho korešpondenta.
8. Zachovajte zdvorilosť a profesionalitu Aj keď píšete žiadosť o zrušenie objednávky alebo sťažnosť, zostaňte slušní a zdvorilí, jednoducho uveďte problém(y), poskytnite všetky relevantné informácie a určite sa vyhnite vyhrážkam a ohováraniu.
9. Pozor na gramatiku ! Zopakujme si známe príslovie: "Gramatika sa počíta na prvý dojem." Zlá gramatika, rovnako ako zlé spôsoby, môže všetko pokaziť, preto si nezabudnite opraviť všetky obchodné listy, ktoré posielate.
10. Preskúmanie pred odoslaním . po dokončení zostavenia listu si ho prečítajte nahlas. ak vaša kľúčová myšlienka nie je úplne jasná, napíšte ju znova. je lepšie investovať nejaký čas do opätovného napísania a získať odpoveď, ako to urobiť rýchlo a nechať si list hneď vyhodiť do koša.

A nakoniec, ak ste dostali odpoveď na svoj list so žiadosťou alebo ak sa požadovaný úkon uskutočnil, nezabudnite osobe poďakovať. Tu nájdete vzory ďakovných listov pre všetky príležitosti.

Príklady listov so žiadosťou

Nižšie nájdete niekoľko príkladov listov so žiadosťami na rôzne príležitosti.

Vzor žiadosti o odporúčací list

Vážený pán Brown:

Dúfam, že sa vám darí dobre. Mám na vaše pozoruhodné vedenie a podporu učiteľov počas môjho pôsobenia na strednej škole XYZ vrúcne spomienky.

V súčasnosti sa uchádzam o prijatie do školského obvodu XYZ a musím predložiť tri odporúčacie listy. Obraciam sa na vás s prosbou, či by ste v mojom mene nenapísali odporúčací list.

Rád by som vám poskytol niekoľko základných informácií, ktoré vám môžu pomôcť, ak sa rozhodnete napísať tento list.

V prílohe nájdete kópiu môjho najnovšieho životopisu. V prípade potreby ďalších informácií ma neváhajte kontaktovať. Teším sa na vaše reakcie a vopred vám ďakujem za váš čas.

Žiadosť o informácie

Ďakujeme, že ste nám poslali svoj životopis v reakcii na našu inzerciu. Okrem vášho životopisu potrebujeme aj tri referencie a zoznam predchádzajúcich zamestnávateľov za posledné tri roky spolu s ich telefónnymi číslami.

Našou zásadou je dôkladne preskúmať minulosť každého uchádzača s cieľom vybrať najvhodnejšiu osobu pre túto prácu.

Ďakujeme za vašu pomoc. Tešíme sa na vaše správy.

Žiadosť o referenciu charakteru

sa uchádzal v našej spoločnosti o pracovné miesto v našej . uviedol Vaše meno ako referenciu na charakter. Boli by ste takí láskaví a poskytli nám Vaše písomné hodnotenie tejto osoby.

Uisťujeme vás, že vaša odpoveď bude považovaná za dôvernú. Vopred vám ďakujeme.

Žiadosť o dar

Posielam vám to ako kolegovi z našej komunity. Som si istý, že si rovnako ako ja ceníte život v takejto tichej a pokojnej štvrti.

Viete, niekedy je potrebné konať, aby sa v obci zachoval pokoj a mier. Ako možno viete, náš miestny výbor pre komunitu sa stretával posledné dva mesiace, aby sa pokúsil nájsť spôsoby, ako znížiť počet vlámaní v našej oblasti. Minulý týždeň zverejnili svoje odporúčania, ako najlepšie bojovať proti tomuto problému.

Ich hlavné odporúčanie požaduje zvýšenie počtu policajných a bezpečnostných hliadok na doplnenie miestneho programu susedských hliadok. Bohužiaľ, potrebná suma nie je zahrnutá v tohtoročných rozpočtových prostriedkoch obce.

Preto som sa ako znepokojený člen tejto komunity rozhodol, že moja firma prispeje sumou $ za každý $ vyzbieraný v komunite na pokrytie dodatočných nákladov na bezpečnosť. Vyzývam vás, aby ste sa ku mne dnes pripojili a podporili tento záslužný čin pre naše spoločné dobro.

Ak chcete prispieť ešte dnes, môžete sa zastaviť v niektorej z našich dvoch predajní a vložiť svoj dar do schránok umiestnených v blízkosti predných pokladní. Ak sa nemôžete dostaviť do predajne, pošlite šek alebo peňažnú poukážku vystavenú na spoločnosť "XYZ" a pošlite ju na vyššie uvedenú adresu.

Vopred vám ďakujeme.

Žiadosť o láskavosť

Píšem vám, aby som vás požiadal o láskavosť, ktorú by ste pre mňa mohli urobiť.

Za necelé tri mesiace budem robiť , s nádejou, že sa dostanem na , kde majú najlepší program pre absolventov škôl v odbore, o ktorý mám záujem.

Škola kladie extrémne veľký dôraz na úspešnosť študenta pri skúške, preto cítim obrovský tlak na to, aby som na absolventskej skúške dosiahol nadpriemerný výsledok.

Keďže ste nedávno ukončili štúdium v odbore , ste prirodzene prvou osobou, na ktorú som si spomenul, keď som zvažoval, koho by som mohol osloviť, aby mi pomohol. Nežiadam vás o príliš veľa času, veľmi by som ocenil akékoľvek tipy, ktoré by ste mi mohli dať, a niekoľko lekcií o , ktoré považujem za svoje najslabšie miesta.

Dúfam, že mi dáte kladnú odpoveď. Vopred vám ďakujem.

Žiadosť o vrátenie/výmenu výrobku

Dňa som si objednala výrobok , ktorý mi bol doručený dňa Zistila som, že zakúpený výrobok má nasledujúci problém:

Keďže výrobok, ktorý ste dodali, nie je vyhovujúcej kvality , mám nárok na jeho vrátenie a žiadam vás, aby ste potvrdili, že tak urobíte v priebehu nasledujúcich siedmich dní. Taktiež vás žiadam o potvrdenie, či zabezpečíte jeho vyzdvihnutie alebo mi uhradíte náklady na jeho vrátenie.

Očakávam, že do siedmich dní od dátumu tohto listu obdržím vaše uspokojivé návrhy na riešenie mojej pohľadávky.

*****

A to je pre dnešok všetko. Dúfame, že vám tieto informácie pomôžu zostaviť správne naformátovaný obchodný list vo všeobecnosti a najmä presvedčivé listy so žiadosťou a vždy získať požadovanú odpoveď. Ďakujeme za prečítanie!