Če je vaše delo povezano s poslovno korespondenco, zagotovo pišete pisma z zahtevki , občasno ali redno. lahko gre za prošnjo za zaposlitev, napredovanje ali sestanek, prošnjo za informacije ali napotitev, pismo o naklonjenosti ali referenco o značaju. Takšna pisma je težko napisati, še težje pa jih je napisati tako, da prejemnike spodbudijo k voljnemu in navdušenemu odzivu.

Kar zadeva pisma z zahtevki za denar , vse vrste prošenj za sponzorstvo, donacije ali zbiranje sredstev, se boste strinjali, da je pogosto potreben čudež, da dobite odgovor : ) Seveda vam ne morem zagotoviti, da boste z našimi nasveti in vzorci pisem naredili čudež, zagotovo pa vam bodo prihranili nekaj časa in vam olajšali delo pri pisanju.

Nasvet za prihranek časa ! Če komunicirate po elektronski pošti, lahko prihranite še več časa, če vse te vzorce poslovnih pisem dodate neposredno v Outlook. In potem boste lahko z enim klikom miške pošiljali prilagojena poslovna e-poštna sporočila po meri!

Vse, kar potrebujete, je dodatek za skupne predloge e-pošte, ki ga vidite na desni strani. Ko ga boste imeli v programu Outlook, vam ne bo treba vedno znova vnašati istih stavkov.

Samo dvakrat kliknite predlogo in v trenutku boste našli besedilo, vstavljeno v telo sporočila. Vse vaše oblikovanje, hiperpovezave, slike in podpisi bodo na svojem mestu!

Ne oklevajte in jo preizkusite takoj; brezplačna različica je na voljo za prenos v trgovini Microsoft AppStore.

Če se vrnemo k pisanju poslovnih pisem, boste v nadaljevanju članka našli:

Oblika poslovnega pisma

Poslovno pismo je formalen način komunikacije, zato zahteva posebno obliko. Če pošiljate elektronsko pošto, vas oblika pisma morda ne zanima preveč, če pa pišete poslovno pismo na klasičen papir, so vam lahko v pomoč spodnja priporočila. Za dobro prakso velja, da se poslovno pismo natisne na standardni bel papir velikosti 8,5 x 11 palcev (215,9 mm x 279,4 mm).

1. Naslov pošiljatelja. Običajno začnete z vnosom svojega naslova. V britanski angleščini je naslov pošiljatelja običajno zapisan v zgornjem desnem kotu pisma. V ameriški angleščini je naslov pošiljatelja v zgornjem levem kotu.

   Imena ali naziva pošiljatelja vam ni treba napisati, saj je vključen v zaključek pisma. Vpišite le naslov ulice, mesta in poštne številke ter po želji telefonsko številko in e-poštni naslov.

   Če pišete na pisalni papir z glavo, to preskočite.

2. Datum . nekaj vrstic pod glavo dopisa ali povratnim naslovom vpišite datum. Standard je 2-3 vrstice (sprejemljive so od ene do štirih vrstic).
3. Referenčna linija (neobvezno) Če je pismo povezano z določenimi podatki, kot je referenca delovnega mesta ali številka računa, jih dodajte pod datum. Če odgovarjate na pismo, se sklicujte nanj, na primer,
   • Zadeva: Račun # 000987
   • Zadeva: Vaše pismo z dne 4. 1. 2014
4. Obvestila ob prihodu (neobvezno) Če želite vključiti opombo o zasebni ali zaupni korespondenci, jo vpišite pod referenčno vrstico z velikimi črkami, če je to primerno. Na primer PERSONAL ali CONFIDENTIAL.
5. Notranji naslov To je naslov prejemnika vašega poslovnega pisma, posameznika ali podjetja. Vedno je najbolje pisati določeni osebi v podjetju, ki mu pišete.

   Standard je 2 vrstici pod prejšnjim elementom, ki ste ga natipkali, sprejemljivih pa je od ene do šest vrstic.

6. Vrstica za pozornost (neobvezno). Vnesite ime osebe, ki jo želite doseči. Če ste ime osebe zapisali v vrstico Notranji naslov, preskočite vrstico Pozornost.
7. Pozdrav . uporabite isto ime kot v notranjem naslovu, vključno z naslovom. Če poznate osebo, ki ji pišete, in jo običajno naslavljate z imenom, lahko v pozdrav vpišete na primer ime: Draga Jane. V vseh drugih primerih je običajna praksa, da osebo nagovarjamo z osebnim nazivom in priimkom, ki jima na primer sledi vejica ali dvopičje:
   • Gospod Brown:
   • Spoštovani Dr. Brown:
   • Spoštovana gospa Smith,

   Če prejemnikovega imena ne poznate ali niste prepričani, kako ga zapisati, uporabite enega od naslednjih pozdravov:

   • Dame
   • Gentlemani
   • Spoštovani gospod
   • Spoštovani gospod ali gospa
   • Komur je to pomembno
8. Predmetna vrstica (neobvezno): Za pozdravom pustite dve ali tri prazne vrstice in napišite bistvo pisma z velikimi tiskanimi črkami, levo podčrtano ali sredinsko. Če ste dodali referenčno vrstico (3), je lahko vrstica Zadeva odveč. Tukaj je nekaj primerov:
   • REFERENČNO PISMO
   • POVRATNO PISMO
   • ZAHTEVEK ZA ZAMENJAVO IZDELKA
   • POVPRAŠEVANJE O DELOVNEM MESTU
9. Telo To je glavni del vašega pisma, ki je običajno sestavljen iz 2 do 5 odstavkov, med vsakim odstavkom pa je prazna vrstica. v prvem odstavku napišite prijazen uvod in nato navedite svojo glavno točko. v naslednjih nekaj odstavkih navedite informacije o ozadju in podporne podrobnosti. na koncu napišite zaključni odstavek, v katerem ponovno navedete namen pisma in zahtevate določeno ukrepanje, čevelja. Za več podrobnosti glejte nasvete o pisanju prepričljivih poslovnih pisem.
10. Zaključek. Kot veste, obstaja nekaj splošno sprejetih dopolnilnih zaključkov. Katerega boste izbrali, je odvisno od tona vašega pisma, na primer,
    • Spoštljivo vaš (zelo formalno)
    • Iskreno ali Lep pozdrav ali Resnično (najbolj uporabni zaključki v poslovnih pismih)
    • Lep pozdrav, srčno vaš (nekoliko bolj osebno in prijazno)

    Zaključek se običajno natipka na isti navpični točki kot datum in v eni vrstici za zadnjim odstavkom besedila. Z veliko začetnico napišite samo prvo besedo, med zaključkom in podpisnim poljem pa pustite tri ali štiri vrstice. Če pozdravu sledi dvopičje, za zaključkom dodajte vejico, sicer pa ločila za zaključkom niso potrebna.

11. Podpis. Praviloma je podpis štiri prazne vrstice za brezplačnim zaprtjem. Pod podpisom vpišite svoje ime in po potrebi dodajte naslov.
12. Ovojnice. Ta vrstica prejemniku pove, kateri drugi dokumenti, na primer življenjepis, so priloženi vašemu pismu. Običajni slogi so navedeni v nadaljevanju:
    • Vključeno.
    • Priložite.
    • Ohišja: 2
    • Ohišja (2)
13. Začetnice strojepisca (neobvezno) . Ta sestavina se uporablja za navedbo osebe, ki je za vas natipkala pismo. Če ste pismo natipkali sami, to izpustite. Običajno identifikacijske začetnice vključujejo tri vaše začetnice z velikimi črkami, nato dve ali tri začetnice strojepisca z malimi črkami. Na primer, JAM/dmc , JAM:cm Vendar se ta sestavina danes uporablja zelo redko, le v zelo uradnih poslovnih pismih.

    Spodaj si lahko ogledate pravilno oblikovan vzorec pisma o donaciji. Vedno je lažje razumeti iz primerov, kajne?

    

10 nasvetov za pisanje prepričljivih pisem z zahtevki

V nadaljevanju boste našli 10 strategij za pisanje pisemskih prošenj, ki bodo bralca prepričale, da se odzove ali ukrepa.

1. Poznavanje naslovnika Preden začnete sestavljati pismo z zaprosilom, si zastavite naslednja vprašanja: Kdo je moj bralec in kako natančno mi lahko pomaga? Ali so to osebe, ki sprejemajo odločitve, ali bodo mojo prošnjo le posredovale višjemu uradniku? Tako slog kot vsebina vašega pisma z zaprosilom bosta odvisna od položaja bralca.
2. Ne bodite jedrnati . bodite jasni, kratki in jedrnati. pravilo je naslednje - ne uporabljajte dveh besed, če bi zadostovala ena. spomnite se slavnega citata Marka Twaina - "Nisem imel časa, da bi napisal kratko pismo, zato sem namesto tega napisal dolgo". oseba na njegovem položaju si je to lahko privoščila in ... ni ničesar zahtevala : )
3. Pismo naj bo enostavno za branje . pri pisanju pisma z zahtevo ne odstopajte od glavnega namena in ne zmedite bralca. izogibajte se dolgim, natrpanim stavkom in odstavkom, ker so zastrašujoči in težko prebavljivi. namesto tega uporabljajte preproste, izjavne stavke in dolge stavke razbijte z vejicami, podpičji in podpičji. ko spremenite misel ali idejo, začnite nov odstavek.

   Tukaj je zelo slab primer spremnega pisma:

   " Moje kvalifikacije se v vseh pogledih ujemajo z željami, izraženimi v vašem oglasu, in glede na glas blogov vašega podjetja resnično mislim, da mi je bilo namenjeno [delovno mesto] v vašem podjetju."

   In to je dober primer:

   " Imam dobra znanja in izkušnje na področju [vaše strokovno področje] in bi vam bil zelo hvaležen, če bi me upoštevali za katero koli ustrezno delovno mesto."

   Ne pozabite, da če je vaše pismo z zahtevo videti enostavno za branje, je večja verjetnost, da bo prebrano!

4. Dodajte poziv k akciji . v pismih z zahtevki, kjer je to mogoče, vključite dejanja. najlažje je uporabiti glagole dejanj in aktivni glas namesto pasivnega.
5. Prepričajte, vendar ne zahtevajte. . naslovnikov ne obravnavajte, kot da so vam nekaj dolžni. namesto tega pritegnite pozornost bralca z omembo skupnih točk in poudarite prednosti delovanja.
6. Ne bodite obremenjujoči . bralcem zagotovite vse potrebne informacije in povejte, kaj točno želite, da storijo. poenostavite delo osebi, ki bo odgovorila - vključite kontaktne podatke, neposredne telefonske številke, navedite povezave ali priložite datoteke, kar je primerno.
7. Pišite prijazno in nagovarjajte čustva bralca. . čeprav pišete poslovno pismo, ne bodite odvečno poslovni. prijazna pisma ustvarjajo prijatelje, zato pišite pisma s prošnjami na prijazen način, kot da govorite s svojim resničnim prijateljem ali starim znancem. vsi smo ljudje in morda je dobro, da se sklicujete na človečnost, velikodušnost ali sočutje svojega dopisovalca.
8. Ostanite vljudni in profesionalni. Tudi če pišete zahtevek za preklic naročila ali pritožbo, ostanite vljudni in prijazni, preprosto navedite težave, zagotovite vse ustrezne informacije in se izogibajte grožnjam in žaljivkam.
9. Pazi na slovnico ! Če povzamemo znani rek: "Slovnica je pomembna za prvi vtis." Slaba slovnica, tako kot slabe manire, lahko vse pokvari, zato obvezno popravite vsa poslovna pisma, ki jih pošiljate.
10. Pregled pred pošiljanjem . ko končate s sestavljanjem pisma, ga preberite na glas. če vaša ključna misel ni povsem jasna, jo napišite znova. bolje je vložiti nekaj časa v ponovno pisanje in dobiti odgovor, kot pa, da ga napišete hitro in da vaše pismo takoj odvržejo v koš za smeti.

In končno, če ste dobili odgovor na pismo s prošnjo ali je bilo sprejeto želeno dejanje, se osebi ne pozabite zahvaliti. Tukaj najdete vzorce zahvalnih pisem za vse priložnosti.

Vzorci dopisov s prošnjami

Spodaj je nekaj primerov pisem z zaprosili za različne priložnosti.

Vzorec prošnje za priporočilno pismo

Spoštovani gospod Brown:

Upam, da se dobro počutite. Topli so mi spomini na vaše izjemno vodenje in podporo učiteljem v času mojega službovanja na srednji šoli XYZ.

Trenutno se prijavljam na šolski okraj XYZ in moram predložiti tri priporočilna pisma. Pišem vam, da bi vas prosil, če bi napisali priporočilno pismo v mojem imenu.

Če se odločite napisati to pismo, vam želim zagotoviti nekaj informacij, ki vam bodo morda v pomoč.

V prilogi najdete kopijo mojega najnovejšega življenjepisa. Če potrebujete dodatne informacije, me prosim kontaktirajte. Veselim se vašega odgovora in se vam že vnaprej zahvaljujem za vaš čas.

Zahtevek za informacije

Zahvaljujemo se vam, ker ste nam poslali svoj življenjepis na razpisano delovno mesto. Poleg vašega življenjepisa potrebujemo tudi tri reference in seznam preteklih delodajalcev za zadnja tri leta ter njihove telefonske številke.

Naša politika je, da temeljito pregledamo ozadje vsakega kandidata, da bi izbrali najprimernejšo osebo za to delovno mesto.

Zahvaljujemo se vam za pomoč. Veselimo se vašega sporočila.

Zahtevek za referenco osebnosti

se je pri našem podjetju prijavil na razpis za delovno mesto v našem podjetju. Kot referenco za svojo osebnost je navedel vaše ime. Ali bi bili tako prijazni in nam posredovali vašo pisno oceno te osebe.

Zagotavljamo vam, da bo vaš odgovor obravnavan zaupno. Vnaprej se vam zahvaljujemo.

Prošnja za donacijo

To vam pošiljam kot članu naše skupnosti. Prepričan sem, da tako kot jaz cenite življenje v tako mirni in tihi soseski.

Veste, da je včasih treba ukrepati, če želimo ohraniti tišino in mir v svoji skupnosti. Kot morda veste, se je naš lokalni odbor skupnosti sestajal zadnja dva meseca, da bi našel načine za zmanjšanje števila vlomov na našem območju. Prejšnji teden so objavili svoja priporočila, kako se najbolje spopasti s to težavo.

Njihovo glavno priporočilo je povečanje števila policijskih in varnostnih patrulj za dopolnitev lokalnega programa sosedske straže. Žal potrebni znesek ni vključen v letošnja sredstva občinskega proračuna.

Zato sem se kot zaskrbljen član te skupnosti odločil, da bo moje podjetje podarilo $ za vsak $, ki se zbere v skupnosti, za kritje dodatnih stroškov varnosti. Pozivam vas, da se mi danes pridružite in podprete ta vreden namen za naše skupno dobro.

Če želite donacijo izročiti danes, lahko pridete v eno od naših dveh trgovin in jo oddate v škatle, ki so na voljo ob vhodnih blagajnah. Če ne morete priti v trgovino, pošljite ček ali denarno nakazilo, ki ga napišite na "XYZ", in ga pošljite po pošti na zgoraj naveden naslov.

Vnaprej se vam zahvaljujem.

Prošnja za uslugo

Pišem vam, da bi vas prosil za uslugo, za katero upam, da bi jo lahko storili zame.

Čez manj kot tri mesece bom opravil izpit , pri čemer upam, da se bom vpisal na fakulteto , kjer imajo najboljši podiplomski program za predmet, ki me zanima.

Šola daje izredno velik poudarek uspehu študenta na izpitu, zato čutim velik pritisk, da moram na izpitu za diplomante doseči nadpovprečen rezultat.

Ker ste pred kratkim diplomirali iz , ste seveda prva oseba, na katero sem pomislil, ko sem razmišljal, koga bi lahko nagovoril, da mi pomaga. Ne prosim za preveč časa, zelo bi bil hvaležen za kakršne koli napotke, ki mi jih lahko daste, in nekaj lekcij o , ki so po mojem mnenju moje najšibkejše točke.

Upam, da mi boste odgovorili pozitivno. Vnaprej se vam zahvaljujem.

Zahtevek za vračilo/nadomestitev izdelka

Dne sem naročil izdelek, ki sem ga prejel dne . Ugotovil sem, da ima kupljeni izdelek naslednjo težavo:

Ker izdelek, ki ste ga dostavili, ni zadovoljive kakovosti , ga imam pravico dobiti, zato vas prosim, da potrdite, da boste to storili v naslednjih sedmih dneh. Prav tako vas prosim, da potrdite, ali boste poskrbeli za prevzem izdelka ali mi boste povrnili stroške vračila izdelka.

V sedmih dneh od datuma tega pisma pričakujem vaše zadovoljive predloge za poravnavo mojega zahtevka.

*****

Upajmo, da vam bodo te informacije pomagale sestaviti pravilno oblikovano poslovno pismo na splošno in zlasti prepričljivo pismo z zahtevo ter vedno dobiti želeni odgovor. Hvala za branje!