Jei jūsų darbas susijęs su verslo korespondencija, tikrai rašote prašymų laiškai , retkarčiais arba reguliariai. Tai gali būti prašymas dėl darbo, paaukštinimo ar susitikimo, prašymas suteikti informaciją ar rekomendaciją, laiškas dėl palankumo ar rekomendacija dėl charakterio. Tokius laiškus sunku parašyti, o dar sunkiau parašyti taip, kad paskatintų gavėjus noriai ir entuziastingai atsakyti.

Dėl pinigų prašymo laiškai , įvairiausių rėmimo, dovanojimo ar lėšų rinkimo prašymų, sutiksite, kad norint gauti atsakymą dažnai reikia stebuklo : ) Žinoma, negaliu garantuoti, kad mūsų patarimai ir laiškų pavyzdžiai jums padarys stebuklą, tačiau jie tikrai sutaupys šiek tiek laiko ir padarys jūsų rašymo darbą ne tokį skausmingą.

Laiko taupymo patarimas ! Jei bendraujate el. paštu, galite sutaupyti dar daugiau laiko, jei visus šiuos verslo laiškų pavyzdžius pridėsite tiesiai į "Outlook". Tada galėsite siųsti asmeninius individualiai pritaikytus verslo laiškus vienu pelės spustelėjimu!

Viskas, ko reikia, tai bendrų el. pašto šablonų priedas, kurį matote dešinėje. Įdiegę jį "Outlook" programoje, nebereikės vėl ir vėl rašyti tų pačių frazių.

Tiesiog dukart spustelėkite šabloną ir po akimirkos rasite tekstą, įterptą į žinutės korpusą. Visi jūsų formatavimai, hipersaitai, paveikslėliai ir parašai bus vietoje!

Nedvejodami išbandykite ją dabar; nemokamą versiją galima atsisiųsti iš "Microsoft AppStore".

Na, o grįžtant prie verslo laiškų rašymo, toliau straipsnyje rasite:

Verslo laiško formatas

Verslo laiškas yra oficialus bendravimo būdas, todėl jam reikia specialaus formato. Jei siunčiate el. laišką, laiško formatas jums gali pernelyg nerūpėti, tačiau jei rašote tradicinį popierinį verslo laišką, toliau pateiktos rekomendacijos gali būti naudingos. Laikoma, kad verslo laišką verta spausdinti ant standartinio 8,5 x 11 colių (215,9 x 279,4 mm) balto popieriaus.

1. Siuntėjo adresas. Paprastai pradedama nuo savo adreso rašymo. Britų anglų kalba siuntėjo adresas paprastai rašomas viršutiniame dešiniajame laiško kampe. Amerikiečių anglų kalba siuntėjo adresas rašomas viršutiniame kairiajame kampe.

   Nereikia rašyti siuntėjo vardo, pavardės ar pareigų, nes jos įtraukiamos į laiško pabaigą. Įrašykite tik gatvės adresą, miestą ir pašto kodą, pasirinktinai - telefono numerį ir el. pašto adresą.

   Jei rašote ant kanceliarinio blanko, šį punktą praleiskite.

2. Data . po firminio blanko arba atgalinio adreso keliomis eilutėmis įrašykite datą. Standartas - 2-3 eilutės (priimtina nuo vienos iki keturių eilučių).
3. Referencinė linija (neprivaloma) . jei jūsų laiškas susijęs su tam tikra konkrečia informacija, pavyzdžiui, darbo vietos nuoroda arba sąskaitos faktūros numeriu, įrašykite ją po data. jei atsakote į laišką, pateikite nuorodą į jį. pvz,
   • Re: Sąskaita faktūra Nr. 000987
   • Dėl: Jūsų 2014 m. sausio 4 d. laiško
4. Pranešimai apie atvykimą (neprivaloma) . Jei norite įrašyti pastabą apie privačią ar konfidencialią korespondenciją, įrašykite ją po nuorodos eilute didžiosiomis raidėmis, jei reikia. Pavyzdžiui, PERSONAL arba CONFIDENTIAL.
5. Vidinis adresas . tai jūsų verslo laiško gavėjo - fizinio asmens arba įmonės - adresas. visada geriausia rašyti konkrečiam asmeniui įmonėje, kuriai rašote.

   Standartas - 2 eilutės po ankstesniu įvestu elementu, tačiau priimtina nuo vienos iki šešių eilučių.

6. Dėmesio linija (neprivaloma). Įveskite asmens, su kuriuo bandote susisiekti, vardą ir pavardę. Jei asmens vardą ir pavardę parašėte vidiniame adrese, praleiskite dėmesio eilutę.
7. Pasveikinimas . vidiniame adrese naudokite tą patį vardą, įskaitant pavadinimą. Jei pažįstate asmenį, kuriam rašote, ir paprastai į jį kreipiatės vardu, sveikinime galite įrašyti vardą, pvz: Miela Jane. Visais kitais atvejais įprasta kreiptis į asmenį nurodant jo vardą ir pavardę, po kurių rašomas kablelis arba dvitaškis, pvz:
   • Ponas Brownas:
   • Gerbiamasis Dr. Brown:
   • Gerbiama ponia Smith,

   Jei nežinote gavėjo vardo arba nežinote, kaip jį parašyti, naudokite vieną iš toliau pateiktų sveikinimų:

   • Moterys
   • Džentelmenai
   • Gerbiamasis pone
   • Gerbiamasis pone arba ponia
   • Kam tai gali būti svarbu
8. Temos eilutė (neprivaloma): Po pasveikinimo palikite dvi ar tris tuščias eilutes ir rašykite laiško esmę didžiosiomis raidėmis, lygiuotai kairėje arba centruotai. Jei pridėjote nuorodų eilutę (3), temos eilutė gali būti nereikalinga. Štai keletas pavyzdžių:
   • REKOMENDACINIS LAIŠKAS
   • VIRŠINIS LAIŠKAS
   • PRAŠYMAS PAKEISTI GAMINĮ
   • UŽKLAUSA DĖL DARBO VIETOS
9. Kūnas . tai pagrindinė laiško dalis, paprastai susidedanti iš 2 - 5 pastraipų, tarp kiekvienos pastraipos paliekant tuščią eilutę. pirmoje pastraipoje parašykite draugišką įžanginį žodį, o tada išdėstykite pagrindinę mintį. kitose keliose pastraipose pateikite pagrindinę informaciją ir patvirtinančią informaciją. galiausiai parašykite baigiamąją pastraipą, kurioje dar kartą išdėstysite laiško tikslą ir paprašysite imtis tam tikrų veiksmų, jeitaikoma. Daugiau informacijos rasite patarimuose, kaip rašyti įtikinamus verslo laiškus.
10. Uždarymas. Kaip žinote, yra kelios visuotinai priimtinos papildymo uždaros formos. Kurią iš jų pasirinksite, priklauso nuo jūsų laiško tono. pvz,
    • Pagarbiai Jūsų (labai oficialiai)
    • Nuoširdžiai arba Su pagarba, arba Jūsų nuoširdžiai (naudingiausios verslo laiškų pabaigos)
    • Su geriausiais linkėjimais, Nuoširdžiai Jūsų (šiek tiek asmeniškiau ir draugiškiau)

    Baigiamasis sakinys paprastai rašomas tame pačiame vertikaliame taške kaip ir data ir viena eilute po paskutinės pagrindinės pastraipos. Didžiąja raide rašomas tik pirmasis žodis, o tarp baigiamojo sakinio ir parašo bloko paliekamos trys arba keturios eilutės. Jei po sveikinimo sakinio rašomas dvitaškis, po baigiamojo sakinio dedamas kablelis; kitais atvejais po baigiamojo sakinio skyrybos ženklų nereikia.

11. Parašas. Paprastai parašas dedamas keturiose tuščiose eilutėse po "Complimentary Close". Įrašykite savo vardą ir pavardę po parašu ir, jei reikia, pridėkite pavadinimą.
12. Korpusai. Šioje eilutėje gavėjui nurodoma, kokie kiti dokumentai, pavyzdžiui, gyvenimo aprašymas, pridedami prie jūsų laiško. Toliau pateikiami įprasti stiliai:
    • Pridėti.
    • Pridėti.
    • Korpusai: 2
    • Korpusai (2)
13. Rašytojo inicialai (neprivaloma) . Šis komponentas naudojamas nurodyti asmeniui, kuris už jus spausdino laišką. Jei laišką spausdinote pats, šio komponento nepateikite. Paprastai identifikavimo inicialus sudaro trys jūsų inicialai didžiosiomis raidėmis, tada du arba trys mašininkės inicialai mažosiomis raidėmis. Pvz, JAM/dmc , JAM:cm . Tačiau ši sudedamoji dalis šiais laikais vartojama gana retai, tik labai oficialiuose verslo laiškuose.

    Toliau pateikiamas tinkamai suformatuotas dovanojimo laiško pavyzdys. Iš pavyzdžių visada lengviau suprasti, ar ne?

    

10 patarimų, kaip rašyti įtikinamus laiškus su prašymais

Toliau rasite 10 strategijų, kaip rašyti laiškus su prašymais taip, kad jie įtikintų skaitytoją atsakyti arba imtis veiksmų.

1. Pažinkite adresatą . Prieš pradėdami rašyti prašymo laišką, užduokite sau šiuos klausimus: Kas yra mano laiško skaitytojas ir kuo konkrečiai jis gali man padėti? Ar jis priima sprendimus, ar tik perduos mano prašymą aukštesniam pareigūnui? Tiek jūsų prašymo laiško stilius, tiek turinys priklausys nuo skaitytojo pareigų.
2. Nebūkite daugžodžiaujantys . būkite aiškūs, trumpi ir dalykiški. Galioja tokia taisyklė - nevartokite dviejų žodžių, kai užtektų vieno. Tiesiog prisiminkite garsiąją Marko Tveno citatą - "Neturėjau laiko rašyti trumpo laiško, todėl vietoj jo parašiau ilgą." Žmogus, užimantis jo pareigas, galėjo sau tai leisti, ir... jis nieko neprašė : )
3. Pasirūpinkite, kad laišką būtų lengva skaityti . rašydami prašymo laišką nenukrypkite ir neklaidinkite skaitytojo nukrypdami nuo pagrindinės minties. venkite ilgų, įmantrių sakinių ir pastraipų, nes jie gąsdina ir sunkiai virškinami. vietoj jų vartokite paprastus, deklaratyvius sakinius, o ilgus sakinius skaidykite kableliais, dvitaškiais ir kabliataškiais. keisdami mintį ar idėją pradėkite naują pastraipą.

   Štai labai prastas motyvacinio laiško pavyzdys:

   " Visais atžvilgiais mano kvalifikacija atitinka jūsų skelbime nurodytus pageidavimus, o remdamasis jūsų įmonės tinklaraščiuose skelbiamais žodžiais tikrai manau, kad man buvo skirta [pozicija] jūsų įmonėje."

   Ir tai yra geras pavyzdys:

   " Turiu gerų įgūdžių ir patirties [Jūsų kompetencijos sritis] ir būčiau labai dėkingas, jei apsvarstytumėte mano kandidatūrą į bet kokias tinkamas pareigas."

   Atminkite, kad jei jūsų prašymo laiškas atrodo lengvai skaitomas, yra didesnė tikimybė, kad jis bus perskaitytas!

4. Pridėti raginimą imtis veiksmų . Į laiškus su prašymais, kur tik įmanoma, įtraukite veiksmą. Lengviausia yra vartoti veiksmažodžius ir veikiamąjį, o ne pasyvųjį balsį.
5. Įtikinkite, bet nereikalaukite . nesielkite su adresatais taip, tarsi jie būtų jums kažką skolingi. Vietoj to patraukite skaitytojo dėmesį paminėdami bendrus dalykus ir pabrėžkite veikimo naudą.
6. Nebūkite našta . pateikite skaitytojams visą reikiamą informaciją ir pasakykite, ko tiksliai norite, kad jie padarytų. Supaprastinkite darbą asmeniui, kuris turi atsakyti - nurodykite kontaktinę informaciją, tiesioginius telefono numerius, pateikite nuorodas arba prisekite failus, kas tinkama.
7. Rašykite draugiškai ir kreipkitės į skaitytojo jausmus. . nors rašote dalykinį laišką, nebūkite pernelyg dalykiški. Draugiški laiškai sukuria draugus, todėl prašomuosius laiškus rašykite draugiškai, tarsi kalbėtumėte su tikru draugu ar senu pažįstamu. Visi esame žmonės, todėl gali būti gera mintis apeliuoti į korespondento žmogiškumą, dosnumą ar užuojautą.
8. Išlikite mandagūs ir profesionalūs Net jei rašote prašymą atšaukti užsakymą ar skundą, išlikite mandagūs ir mandagūs, tiesiog nurodykite problemą (-as), pateikite visą svarbią informaciją ir būtinai venkite grasinimų ir šmeižto.
9. Atkreipkite dėmesį į savo gramatiką ! Perfrazuojant gerai žinomą posakį - "gramatika lemia pirmą įspūdį". Prasta gramatika, kaip ir prastos manieros, gali viską sugadinti, todėl būtinai koreguokite visus siunčiamus dalykinius laiškus.
10. Peržiūrėkite prieš siųsdami . baigę rašyti laišką, perskaitykite jį garsiai. Jei jūsų pagrindinė mintis nėra visiškai aiški, parašykite ją iš naujo. Geriau skirti šiek tiek laiko pakartotiniam rašymui ir sulaukti atsakymo, nei padaryti tai greitai ir iš karto išmesti laišką į šiukšlių dėžę.

Ir galiausiai, jei gavote atsakymą į savo laišką su prašymu arba buvo imtasi pageidaujamų veiksmų, nepamirškite padėkoti asmeniui. Čia rasite padėkos laiškų pavyzdžių, skirtų visoms progoms.

Prašymų laiškų pavyzdžiai

Toliau rasite keletą įvairioms progoms skirtų laiškų su prašymais pavyzdžių.

Pavyzdinis rekomendacinio laiško prašymas

Gerbiamas pone Browne:

Tikiuosi, kad jums sekasi gerai. Šiltai prisimenu jūsų puikų vadovavimą ir paramą mokytojams, kai dirbau XYZ vidurinėje mokykloje.

Šiuo metu teikiu paraišką į XYZ mokyklos rajoną ir turiu pateikti tris rekomendacinius laiškus. Rašau norėdamas paklausti, ar galėtumėte parašyti rekomendacinį laišką mano vardu.

Norėčiau pateikti jums šiek tiek informacijos, kuri gali jums padėti, jei nuspręstumėte rašyti šį laišką.

Pridedamas mano naujausio gyvenimo aprašymo kopija. Jei prireiktų papildomos informacijos, maloniai prašau susisiekti su manimi. Tikiuosi sulaukti jūsų atsakymo ir iš anksto dėkoju už jūsų laiką.

Informacijos prašymas

Dėkojame, kad pateikėte savo gyvenimo aprašymą pagal mūsų skelbimą. Be gyvenimo aprašymo, mums taip pat reikia trijų rekomendacijų ir pastarųjų trejų metų buvusių darbdavių sąrašo bei jų telefonų numerių.

Laikomės principo, kad nuodugniai išnagrinėtume kiekvieno kandidato biografiją ir atrinktume tinkamiausią asmenį šiam darbui.

Dėkojame už pagalbą. Laukiame jūsų atsakymo.

Prašymas pateikti charakteristiką

jis (ji) pateikė mūsų įmonei paraišką dėl darbo mūsų įmonėje. Jis (ji) nurodė jūsų vardą ir pavardę kaip rekomendaciją dėl charakterio. Ar būtumėte malonus (-i) pateikti mums raštišką šio asmens įvertinimą.

Būkite tikri, kad jūsų atsakymas bus laikomas konfidencialia informacija. Iš anksto dėkojame.

Dovanojimo prašymas

Siunčiu jums tai kaip mūsų bendruomenės nariui. Esu tikras, kad jums, kaip ir man, svarbu gyventi tokioje tylioje ir ramioje kaimynystėje.

Žinote, kartais, norint, kad bendruomenėje būtų ramu ir taiku, tenka imtis veiksmų. Kaip tikriausiai žinote, per pastaruosius du mėnesius vyko mūsų vietos bendruomenės komiteto posėdžiai, kuriuose buvo ieškoma būdų, kaip sumažinti įsilaužimų skaičių mūsų rajone. Praėjusią savaitę jie paskelbė rekomendacijas, kaip geriausiai kovoti su šia problema.

Jų pagrindinė rekomendacija - padidinti policijos ir saugumo patrulių skaičių, kad būtų papildyta vietos kaimynystės stebėjimo programa. Deja, reikiama suma nėra numatyta šių metų savivaldybės biudžeto asignavimuose.

Todėl kaip susirūpinęs šios bendruomenės narys nusprendžiau, kad mano verslas už kiekvieną bendruomenėje surinktą dolerį paaukos $ papildomoms saugumo išlaidoms padengti. Raginu jus šiandien prisijungti prie manęs ir paremti šią vertingą priežastį mūsų bendram labui.

Norėdami paaukoti šiandien, galite užsukti į vieną iš dviejų mūsų parduotuvių ir įnešti savo auką į dėžutes, esančias prie kasų. Jei negalite atvykti į parduotuvę, atsiųskite čekį arba pinigų perlaidą, užrašytą "XYZ", ir atsiųskite ją paštu pirmiau nurodytu adresu.

Iš anksto dėkojame.

Malonės prašymas

Rašau jums, norėdamas paprašyti paslaugos, kurią, tikiuosi, galėtumėte padaryti dėl manęs.

Po mažiau nei trijų mėnesių laikysiu , tikėdamasi įstoti į , kur yra geriausia magistrantūros studijų programa, skirta mane dominančiam kursui.

Mokykloje itin didelis dėmesys skiriamas studento sėkmei egzamine, todėl jaučiu didžiulį spaudimą gauti aukštesnį nei vidutinį aukštosios mokyklos baigiamojo egzamino įvertinimą.

Kadangi neseniai baigėte studijas , natūralu, kad svarstydamas, į ką galėčiau kreiptis pagalbos, pirmiausia pagalvojau apie jus. neprašau per daug laiko, būčiau labai dėkingas už bet kokias patarimus, kuriuos galėtumėte man duoti, ir kelias pamokas apie , kurios, mano manymu, yra mano silpniausios vietos.

Tikiuosi, kad atsakysite teigiamai. Iš anksto dėkoju.

Prašymas grąžinti / pakeisti gaminį

Pateikiau užsakymą , gavau jį . Nustatau, kad įsigytas produktas turi šią problemą:

Kadangi jūsų pristatytas gaminys yra nepatenkinamos kokybės , turiu teisę jį atsiimti, todėl prašau patvirtinti, kad tai padarysite per artimiausias septynias dienas. Taip pat prašau patvirtinti, ar pasirūpinsite, kad jis būtų atsiimtas, ar atlyginsite man jo grąžinimo išlaidas.

Tikiuosi per septynias dienas nuo šio laiško datos gauti jus tenkinančius pasiūlymus dėl mano reikalavimo patenkinimo.

*****

Ir tai viskas šiai dienai. Tikimės, kad ši informacija padės jums parengti tinkamai suformatuotą verslo laišką apskritai ir ypač įtikinamą prašymo laišką, ir visada sulauksite norimo atsakymo. Dėkojame, kad perskaitėte!