Als je werk zakelijke correspondentie inhoudt, dan schrijf je zeker verzoekbrieven Het kan gaan om een verzoek om een baan, een verzoek om promotie of een vergadering, een verzoek om informatie of een verwijzing, een gunstbrief of een karakterreferentie. Dergelijke brieven zijn moeilijk te schrijven en nog moeilijker om ze zo te schrijven dat de ontvangers bereidwillig en enthousiast reageren.

Wat betreft verzoek om geld brieven , allerlei verzoeken om sponsoring, donaties of fondsenwerving, zult u het ermee eens zijn dat er vaak een wonder voor nodig is om een reactie te krijgen : ) Natuurlijk kan ik niet garanderen dat onze tips en briefvoorbeelden u het wonder zullen doen, maar ze zullen u zeker wat tijd besparen en uw schrijfwerk minder pijnlijk maken.

Tijdbesparende tip Communiceert u via e-mail, dan kunt u nog meer tijd besparen door al deze voorbeeldbrieven direct aan uw Outlook toe te voegen. En dan kunt u met een muisklik gepersonaliseerde zakelijke e-mails op maat versturen!

Alles wat daarvoor nodig is, is de invoegtoepassing Gedeelde e-mailsjablonen die u rechts ziet. Als u die eenmaal in uw Outlook hebt, hoeft u niet steeds dezelfde zinnen in te typen.

Dubbelklik gewoon op het sjabloon en de tekst wordt zo in de berichttekst ingevoegd. Al uw opmaak, hyperlinks, afbeeldingen en handtekeningen staan op hun plaats!

Aarzel niet om het nu te bekijken; een gratis versie is te downloaden in de Microsoft AppStore.

Goed, terug naar het schrijven van zakelijke brieven, verderop in het artikel vindt u:

Formaat zakelijke brief

Een zakelijke brief is een formele manier van communiceren en vereist daarom een speciaal formaat. Als u een e-mail stuurt, maakt u zich misschien niet al te veel zorgen over het formaat van de brief, maar als u een traditionele papieren zakelijke brief schrijft, kunnen de onderstaande aanbevelingen nuttig zijn. Het wordt beschouwd als een goede gewoonte om een zakelijke brief af te drukken op standaard wit papier van 215,9 mm x 279,4 mm.

1. Adres van de afzender. Meestal begin je met het typen van je eigen adres. In Brits Engels staat het adres van de afzender meestal in de rechterbovenhoek van de brief. In Amerikaans Engels staat het adres van de afzender in de linkerbovenhoek.

   U hoeft de naam of titel van de afzender niet op te schrijven, want die is opgenomen in de afsluiting van de brief. Typ alleen het straatadres, de stad en de postcode en optioneel het telefoonnummer en e-mailadres.

   Schrijf je op briefpapier met briefhoofd, sla dit dan over.

2. Datum Typ een datum enkele regels onder het briefhoofd of het retouradres. De norm is 2-3 regels (één tot vier regels zijn aanvaardbaar).
3. Referentielijn (optioneel) Als uw brief betrekking heeft op specifieke informatie, zoals een jobreferentie of factuurnummer, voeg die dan toe onder de datum. Als u op een brief antwoordt, verwijs dan naar die brief. Bijvoorbeeld,
   • Re: Factuur # 000987
   • Re: Uw brief van 4/1/2014
4. Berichten bij aankomst (optioneel) Als u een aantekening over privé- of vertrouwelijke correspondentie wilt opnemen, typt u deze onder de referentieregel in hoofdletters, indien van toepassing. Bijvoorbeeld PERSOONLIJK of VERTROUWELIJK.
5. Binnenadres Dit is het adres van de ontvanger van uw zakelijke brief, een persoon of een bedrijf. Het is altijd het beste om te schrijven naar een specifieke persoon bij het bedrijf waaraan u schrijft.

   De norm is 2 regels onder het vorige item dat u hebt getypt, één tot zes regels zijn aanvaardbaar.

6. Aandachtslijn (optioneel). Typ de naam van de persoon die u probeert te bereiken. Als u de naam van de persoon in het binnenadres hebt geschreven, slaat u de regel Aandacht over.
7. Groet Gebruik dezelfde naam als het binnenadres, inclusief de titel. Als u de persoon aan wie u schrijft kent en hem of haar gewoonlijk met de voornaam aanspreekt, kunt u bijvoorbeeld de voornaam in de aanhef typen: Lieve Jane. In alle andere gevallen is het gebruikelijk een persoon aan te spreken met de persoonlijke titel en achternaam, gevolgd door bijvoorbeeld een komma of dubbele punt:
   • Mr. Brown:
   • Beste Dr. Brown:
   • Beste mevrouw Smith,

   Als u de naam van de ontvanger niet kent of niet zeker weet hoe u die moet spellen, gebruik dan een van de volgende begroetingen:

   • Dames
   • Heren
   • Geachte heer.
   • Geachte heer of mevrouw
   • Aan wie het aanbelangt
8. Onderwerpregel (optioneel): Laat twee of drie lege regels na de aanhef en typ de hoofdzaak van uw brief in hoofdletters, links of gecentreerd. Als u de Referentieregel (3) hebt toegevoegd, kan de Onderwerpregel overbodig zijn. Hier volgen enkele voorbeelden:
   • REFERENTIEBRIEF
   • BEGELEIDENDE BRIEF
   • VERZOEK OM VERVANGING VAN HET PRODUCT
   • WERKGEVRAAGD
9. Lichaam Dit is het belangrijkste deel van je brief, meestal bestaande uit 2 tot 5 alinea's, met een witregel tussen elke alinea. In de eerste alinea schrijf je een vriendelijke opening en vervolgens je belangrijkste punt. In de volgende alinea's geef je achtergrondinformatie en ondersteunende details. Tot slot schrijf je de afsluitende alinea, waarin je het doel van de brief herhaalt en vraagt om actie, als dat nodig is.toepasbaar. Zie tips voor het schrijven van overtuigende zakelijke brieven voor meer details.
10. Sluiting. Zoals u weet, zijn er een paar algemeen aanvaarde sluitingen. Welke u kiest hangt af van de toon van uw brief. Bijvoorbeeld,
    • Hoogachtend (zeer formeel)
    • Hoogachtend of Met vriendelijke groet of Hoogachtend (meest bruikbare afsluitingen in zakelijke brieven)
    • Met vriendelijke groet, Hartelijke groeten (iets persoonlijker en vriendelijker)

    De afsluiting wordt gewoonlijk op hetzelfde verticale punt getypt als de datum en één regel na de laatste alinea van de tekst. Zet alleen het eerste woord met een hoofdletter en laat drie of vier regels tussen de afsluiting en het handtekeningblok. Als de aanhef wordt gevolgd door een dubbele punt, voeg dan een komma toe na de afsluiting; anders is geen interpunctie na de afsluiting vereist.

11. Handtekening. In de regel komt een handtekening vier lege regels na de Complimentary Close. Typ uw naam onder een handtekening en voeg eventueel een titel toe.
12. Bijlagen. Deze regel vertelt de ontvanger welke andere documenten, zoals een cv, bij uw brief zijn gevoegd. Hieronder volgen de gangbare stijlen:
    • Encl.
    • Bevestig.
    • Bijlagen: 2
    • Bijlagen (2)
13. Typist Initialen (optioneel) Dit onderdeel wordt gebruikt om de persoon aan te geven die de brief voor u heeft getypt. Als u de brief zelf heeft getypt, laat u dit weg. Meestal bestaan de identificatie-initialen uit drie van uw initialen in hoofdletters en vervolgens twee of drie van die van de typist in kleine letters. Bijvoorbeeld, JAM/dmc , JAM:cm Maar deze component wordt tegenwoordig vrij zelden gebruikt, in zeer formele zakelijke brieven.

    Hieronder ziet u een goed opgemaakt voorbeeld van een schenkingsbrief. Het is altijd gemakkelijker om het te begrijpen aan de hand van voorbeelden, nietwaar?

    

10 tips om overtuigende verzoekbrieven te schrijven

Hieronder vindt u 10 strategieën om uw verzoekbrieven zo te schrijven dat ze uw lezer overtuigen om te reageren of te handelen.

1. Ken uw geadresseerde Stel jezelf de volgende vragen voordat je begint met het opstellen van je verzoekbrief: wie is mijn lezer en hoe kunnen zij mij precies helpen? Zijn zij besluitvormers of geven zij mijn verzoek gewoon door aan een hogere functionaris? Zowel de stijl als de inhoud van je verzoekbrief hangen af van de functie van de lezer.
2. Wees niet langdradig Wees duidelijk, kort en bondig. Een vuistregel is deze: gebruik geen twee woorden als één volstaat. Denk maar aan de beroemde uitspraak van Mark Twain: "Ik had geen tijd om een korte brief te schrijven, dus schreef ik een lange". Iemand in zijn positie kon zich dat veroorloven, en... hij vroeg niets : )
3. Maak uw brief gemakkelijk leesbaar Wanneer u een verzoekbrief schrijft, ga dan niet uitweiden en breng uw lezer niet in verwarring door van uw hoofdzaak af te dwalen. Vermijd lange, volgepropte zinnen en alinea's, want die zijn intimiderend en moeilijk te verteren. Gebruik in plaats daarvan eenvoudige, declaratieve zinnen en breek lange zinnen af met komma's, dubbele punten en puntkomma's. Begin een nieuwe alinea wanneer u een gedachte of idee verandert.

   Hier is een heel slecht voorbeeld van een sollicitatiebrief:

   " In elk opzicht lijken mijn kwalificaties overeen te komen met de wensen die in uw advertentie worden geuit en op basis van de stem van de blogs van uw bedrijf denk ik echt dat ik bedoeld ben voor een [functie] in uw bedrijf."

   En dit is een goede:

   Zie ook: Excel INDEX MATCH vs. VLOOKUP - formulevoorbeelden

   " Ik heb goede vaardigheden en ervaring in [uw vakgebied] en ik zou u zeer erkentelijk zijn als u mij in aanmerking neemt voor een passende functie."

   Denk eraan, als uw verzoekbrief er goed leesbaar uitziet, heeft hij meer kans om gelezen te worden!

4. Oproep tot actie toevoegen De gemakkelijkste manier is het gebruik van actiewerkwoorden en de actieve stem in plaats van de passieve.
5. Overtuig maar eis niet Behandel je geadresseerden niet alsof ze je iets schuldig zijn, maar trek de aandacht van de lezer door gemeenschappelijke punten te noemen en de voordelen van handelen te benadrukken.
6. Wees niet belastend Geef de lezers alle benodigde informatie en vertel wat u precies wilt dat ze doen. Maak het voor de persoon die moet reageren eenvoudiger - vermeld contactinformatie, directe telefoonnummers, geef links of voeg bestanden toe, wat ook maar gepast is.
7. Schrijf op een vriendelijke manier en doe een beroep op de gevoelens van de lezer Al schrijf je een zakelijke brief, wees niet overbodig zakelijk. Vriendelijke brieven maken vrienden, dus schrijf je verzoekbrieven op een vriendelijke manier alsof je met je echte vriend of een oude kennis praat. We zijn allemaal mensen, en het kan een goed idee zijn een beroep te doen op de menselijkheid, vrijgevigheid of sympathie van je correspondent.
8. Blijf beleefd en professioneel Ook als u een verzoek tot annulering van een bestelling of een klachtenbrief schrijft, blijf dan beleefd en hoffelijk, vermeld gewoon de kwestie(s), geef alle relevante informatie en vermijd bedreigingen en laster.
9. Let op uw grammatica Om een bekend gezegde te herhalen - "grammatica telt voor de eerste indruk". Slechte grammatica kan net als slechte manieren alles bederven, dus zorg ervoor dat je alle zakelijke brieven die je verstuurt proefleest.
10. Herzien voor verzending Als u klaar bent met uw brief, lees hem dan hardop. Als uw belangrijkste punt niet glashelder is, schrijf hem dan over. Het is beter om wat tijd te investeren in het herschrijven en een antwoord te krijgen, dan dat u hem snel maakt en uw brief meteen in de prullenbak gooit.

En tot slot, als je een reactie hebt gekregen op je verzoekbrief of de gewenste actie is ondernomen, vergeet dan niet de persoon te bedanken. Hier vind je voorbeeldbrieven voor alle gelegenheden.

Voorbeelden van aanvraagbrieven

Hieronder vindt u enkele voorbeelden van verzoekbrieven voor verschillende gelegenheden.

Voorbeeldbrief voor een verzoek om aanbeveling

Beste Mr. Brown:

Ik hoop dat het u goed gaat. Ik heb warme herinneringen aan uw opmerkelijke leiderschap en steun voor leraren tijdens mijn dienstverband op XYZ High School.

Ik solliciteer momenteel bij het XYZ schooldistrict en moet drie aanbevelingsbrieven indienen. Ik vraag u of u namens mij een aanbevelingsbrief wilt schrijven.

Ik wil u graag wat achtergrondinformatie geven die u kan helpen, mocht u besluiten deze brief te schrijven.

Bijgevoegd vindt u een kopie van mijn meest recente cv. Neemt u gerust contact met mij op als u aanvullende informatie nodig heeft. Ik kijk ernaar uit van u te horen en dank u bij voorbaat voor uw tijd.

Verzoek om informatie

Dank u voor het inzenden van uw cv als reactie op de vacature. Naast uw cv hebben we ook drie referenties en een lijst van vroegere werkgevers van de afgelopen drie jaar nodig, samen met hun telefoonnummers.

Het is ons beleid om de achtergrond van elke kandidaat grondig te onderzoeken om de meest geschikte persoon voor deze functie te selecteren.

Dank u voor uw hulp. We horen graag van u.

Verzoek om karakter referentie

heeft bij ons bedrijf gesolliciteerd naar een functie in ons bedrijf. Hij/zij heeft uw naam opgegeven als karakter referentie. Zou u zo vriendelijk willen zijn om ons uw schriftelijke evaluatie van deze persoon te geven.

Uw antwoord wordt vertrouwelijk behandeld. Bij voorbaat dank.

Verzoek om donatie

Ik stuur u dit als een medelid van onze gemeenschap. Ik weet zeker dat u het waardeert om in zo'n rustige en vredige buurt te wonen, net als ik.

Weet je, soms moet je actie ondernemen om je gemeenschap rustig en vredig te houden. Zoals je misschien weet, heeft ons plaatselijk comité van de Gemeenschap de afgelopen twee maanden vergaderd om manieren te vinden om het aantal inbraken in onze buurt te verminderen. Vorige week hebben ze hun aanbevelingen bekendgemaakt over hoe dat probleem het best kan worden bestreden.

Hun belangrijkste aanbeveling is meer politie- en veiligheidspatrouilles ter aanvulling van het lokale buurtwachtprogramma. Helaas is het benodigde bedrag niet opgenomen in de gemeentelijke begroting voor dit jaar.

Daarom heb ik als bezorgd lid van deze gemeenschap besloten dat mijn bedrijf $ zal doneren voor elke $ die in de gemeenschap wordt opgehaald om de extra beveiligingskosten te dekken. Ik verzoek u dringend om samen met mij vandaag deze waardige zaak voor ons algemeen welzijn te steunen.

Om vandaag te doneren kunt u binnenlopen in een van onze twee winkels en uw donatie deponeren in de daarvoor bestemde dozen bij de kassa's. Als u niet naar de winkel kunt komen, stuur dan een cheque of postwissel, op naam van "XYZ" en stuur deze naar bovenstaand adres.

Alvast bedankt.

Een gunst vragen

Ik schrijf u om u om een gunst te vragen die u hopelijk voor mij kunt doen.

In minder dan drie maanden zal ik de , met de hoop om de , waar ze hebben de beste graduate school programma voor de cursus die ik geïnteresseerd ben in.

De school legt een zeer grote nadruk op het succes van een student in het examen, en daarom voel ik me enorm onder druk gezet om een bovengemiddelde score te halen op het Graduate Record Examination.

Omdat u onlangs bent afgestudeerd met een graad in , bent u natuurlijk de eerste aan wie ik dacht toen ik overwoog wie ik zou kunnen benaderen om mij te helpen. Ik vraag niet om te veel tijd, ik zou het zeer op prijs stellen als u mij aanwijzingen zou kunnen geven en een paar lessen over de , die volgens mij mijn zwakste punten zijn.

Ik hoop dat u mij een positief antwoord geeft. Bij voorbaat dank.

Verzoek om productretour / vervanging

Ik heb een bestelling geplaatst voor de , ontvangen op . Ik heb ontdekt dat het gekochte product het volgende probleem heeft:

Aangezien het door u geleverde product niet van bevredigende kwaliteit is, heb ik er recht op en verzoek ik u te bevestigen dat u dit binnen de komende zeven dagen zult doen. Ook verzoek ik u te bevestigen of u het zult laten ophalen of mij de kosten van terugzending zult vergoeden.

Ik zie uit naar uw bevredigende voorstellen voor de regeling van mijn vordering binnen zeven dagen na de datum van deze brief.

*****

En dit is alles voor vandaag. Hopelijk helpt deze informatie u bij het opstellen van goed geformatteerde zakelijke brieven in het algemeen en overtuigende verzoekbrieven in het bijzonder, en krijgt u altijd de gewenste reactie. Bedankt voor het lezen!