Om du arbetar med affärskorrespondens skriver du säkert brev med begäran Det kan handla om en begäran om arbete, en befordran eller ett möte, en begäran om information eller en hänvisning, ett brev om en tjänst eller en personlighetsreferens. Sådana brev är svåra att skriva och ännu svårare att skriva på ett sådant sätt att de uppmuntrar mottagaren att svara villigt och entusiastiskt.

När det gäller brev med begäran om pengar , alla typer av förfrågningar om sponsring, donationer eller insamlingar, så håller du säkert med om att det ofta krävs ett mirakel för att få ett svar : ) Jag kan naturligtvis inte garantera att våra tips och brevprover kommer att göra miraklet, men de kommer definitivt att spara tid och göra ditt skrivande mindre smärtsamt.

Tidsbesparande tips Om du kommunicerar via e-post kan du spara ännu mer tid genom att lägga till alla dessa exempel på affärsbrev direkt i din Outlook. Sedan kan du skicka personliga, skräddarsydda affärsbrev med ett musklick!

Allt du behöver är tillägget Delade e-postmallar som du kan se till höger. När du har det i din Outlook behöver du inte skriva samma fraser om och om igen.

Dubbelklicka bara på mallen och på ett ögonblick kommer texten att infogas i meddelandekroppen. Alla dina formateringar, hyperlänkar, bilder och signaturer kommer att vara på plats!

Tveka inte att kolla in den redan nu; en gratis version finns att ladda ner i Microsoft AppStore.

Tillbaka till skrivandet av affärsbrev, längre fram i artikeln hittar du:

Format för affärsbrev

Ett affärsbrev är ett formellt sätt att kommunicera och därför kräver det ett särskilt format. Du kanske inte bryr dig så mycket om brevformatet om du skickar ett e-postmeddelande, men om du skriver ett traditionellt affärsbrev på papper kan nedanstående rekommendationer vara till hjälp. Det anses vara en bra metod att skriva ut ett affärsbrev på vitt standardpapper i storleken 215,9 mm x 279,4 mm (8,5" x 11").

1. Avsändarens adress. Vanligtvis börjar du med att skriva din egen adress. På brittisk engelska skrivs avsändaradressen vanligtvis i det övre högra hörnet av brevet. På amerikansk engelska placeras avsändaradressen i det övre vänstra hörnet.

   Du behöver inte skriva avsändarens namn eller titel, eftersom det ingår i brevets avslutning. Skriv endast gatuadress, stad och postnummer och eventuellt telefonnummer och e-postadress.

   Om du skriver på brevpapper med brevhuvud kan du hoppa över detta.

2. Datum Skriv in ett datum på några rader under brevhuvudet eller avreseadressen. Standard är 2-3 rader (en till fyra rader är godtagbara).
3. Referenslinje (valfritt) . Om ditt brev har anknytning till någon specifik information, t.ex. en arbetsreferens eller ett fakturanummer, lägg till det under datumet. Om du svarar på ett brev, hänvisar du till det. Till exempel,
   • Re: Faktura nr 000987
   • Angående: Ditt brev av den 4/1/2014
4. Meddelanden vid ankomst (valfritt) Om du vill ange en anteckning om privat eller konfidentiell korrespondens skriver du den under referensraden med versaler, om det är lämpligt, till exempel PERSONAL eller CONFIDENTIAL.
5. Inre adress Detta är adressen till mottagaren av ditt affärsbrev, en privatperson eller ett företag. Det är alltid bäst att skriva till en specifik person på det företag du skriver till.

   Standarden är två rader under det föregående som du skrev, men en till sex rader är acceptabelt.

6. Uppmärksamhetslinje (valfritt). Skriv namnet på den person som du försöker nå. Om du skrev personens namn i den inre adressen hoppar du över raden Uppmärksamhet.
7. Hälsning Använd samma namn som den inre adressen, inklusive titeln. Om du känner personen du skriver till och brukar tilltala den med förnamnet kan du skriva förnamnet i hälsningen, till exempel: Kära Jane. I alla andra fall är det vanligt att tilltala en person med den personliga titeln och efternamnet följt av t.ex. ett kommatecken eller kolon:
   • Herr Brown:
   • Kära dr Brown:
   • Kära fru Smith,

   Om du inte känner till mottagarens namn eller är osäker på hur det ska stavas kan du använda något av följande hälsningar:

   • Ladies
   • Gentlemen
   • Kära herrn
   • Kära herr eller fru
   • Till den som berörs
8. Ämnesrad (valfritt): Lämna två eller tre tomma rader efter hälsningsfrasen och skriv kärnan i brevet med versaler, antingen med vänster eller centrerat. Om du har lagt till referensraden (3) kan ämnesraden vara överflödig. Här är några exempel:
   • REFERENSBREV
   • FÖRSÄTTELSEBREV
   • BEGÄRAN OM UTBYTE AV EN PRODUKT
   • JOBBFÖRSÖKNING
9. Kropp Detta är huvuddelen av brevet, som vanligtvis består av två till fem stycken, med en tom rad mellan varje stycke. I det första stycket ska du skriva en vänlig inledning och sedan ange din huvudpunkt. I de följande styckena ska du ge bakgrundsinformation och stödjande detaljer. Slutligen ska du skriva det avslutande stycket, där du upprepar syftet med brevet och ber om en åtgärd, om den är nödvändig.Se tips om hur du skriver övertygande affärsbrev för mer information.
10. Stängning. Som du vet finns det några allmänt accepterade kompletterande avslutningar. Vilken du väljer beror på tonen i ditt brev, till exempel,
    • Med vänliga hälsningar (mycket formellt)
    • Med vänliga hälsningar, vänligaste hälsningar eller med vänliga hälsningar (de mest användbara avslutningarna i affärsbrev).
    • Med vänliga hälsningar, hjärtligt välkommen (något mer personligt och vänligt)

    Avslutningen skrivs vanligtvis på samma vertikala punkt som datumet och en rad efter det sista stycket i huvuddelen. Skriv endast det första ordet med versaler och lämna tre eller fyra rader mellan avslutningen och signaturblocket. Om hälsningen följs av ett kolon ska du lägga till ett kommatecken efter avslutningen, annars krävs ingen interpunktion efter avslutningen.

11. Underskrift. En signatur kommer i regel fyra tomma rader efter Complimentary Close. Skriv ditt namn under signaturen och lägg till en titel om det behövs.
12. Bilagor. Denna rad talar om för mottagaren vilka andra dokument, t.ex. ett CV, som bifogas brevet. De vanligaste stilarna följer nedan:
    • Bilagan.
    • Bifoga.
    • Kapslar: 2
    • Kapslingar (2)
13. Initialer för maskinskrivare (valfritt) Denna komponent används för att ange den person som skrivit brevet åt dig. Om du skrivit brevet själv, utelämnar du denna komponent. Vanligtvis består identifieringsinitialer av tre av dina initialer i versaler och sedan två eller tre av skrivmaskinistens initialer med små bokstäver, JAM/dmc , JAM:cm Denna komponent används dock ganska sällan nuförtiden, bara i mycket formella affärsbrev.

    Nedan kan du se ett korrekt format exempel på ett donationsbrev. Det är alltid lättare att förstå med hjälp av exempel, eller hur?

    

10 tips för att skriva övertygande förfrågningsbrev

Nedan hittar du 10 strategier för att skriva dina brev med förfrågningar på ett sådant sätt att de övertygar läsaren att svara eller agera.

1. Känn till din adressat Innan du börjar skriva ditt brev, ställ dig följande frågor: Vem är min läsare och hur exakt kan de hjälpa mig? Är de beslutsfattare eller kommer de bara att vidarebefordra min begäran till en högre tjänsteman? Både stilen och innehållet i ditt brev beror på läsarens position.
2. Var inte uttömmande. Var tydlig, kortfattad och tydlig. En tumregel är följande - använd inte två ord när ett ord räcker. Kom ihåg det berömda citatet av Mark Twain - "Jag hade inte tid att skriva ett kort brev, så jag skrev ett långt i stället". En person i hans ställning hade råd med det, och... han bad inte om någonting : )
3. Gör ditt brev lättläst När du skriver ett brev med en förfrågan ska du inte dra ut på tiden och inte förvirra läsaren genom att avvika från din huvudpoäng. Undvik långa, överfulla meningar och stycken, eftersom de är skrämmande och svåra att smälta. Använd istället enkla, förklarande meningar och bryt långa meningar med kommatecken, kolon och semikolon. Börja ett nytt stycke när du ändrar en tanke eller idé.

   Här är ett mycket dåligt exempel på ett personligt brev:

   " I alla avseenden verkar mina kvalifikationer stämma överens med de önskemål som uttrycks i er annons, och baserat på rösterna i ert företags bloggar tror jag verkligen att jag är ämnad för att bli en [Position] i ert företag."

   Och det här är en bra fråga:

   " Jag har god kompetens och erfarenhet inom [ditt expertområde] och jag skulle vara mycket tacksam om du kunde tänka dig att söka en lämplig tjänst för mig."

   Kom ihåg att om ditt brev ser lättläst ut har det större chans att bli läst!

4. Lägg till en uppmaning till handling Skapa handling i dina förfrågningsbrev så långt det är möjligt. Det enklaste sättet är att använda handlingsverb och aktiv röst i stället för passiv.
5. Övertyga men inte kräva Behandla inte dina mottagare som om de är skyldiga dig något, utan fånga läsarens uppmärksamhet genom att nämna gemensamma grunder och betona fördelarna med att agera.
6. Var inte betungande Ge läsarna all information som behövs och berätta exakt vad du vill att de ska göra. Förenkla arbetet för den person som ska svara - inkludera kontaktinformation, direkt telefonnummer, ge länkar eller bifoga filer, vad som helst som är lämpligt.
7. Skriv på ett vänligt sätt och vädja till läsarens känslor. Även om du skriver ett affärsbrev ska du inte vara överdrivet affärsmässig. Vänliga brev skapar vänner, så skriv dina brev med förfrågningar på ett vänligt sätt som om du talade med en riktig vän eller en gammal bekant. Vi är alla människor, och det kan vara en bra idé att vädja till din brevskrivares humanitet, generositet eller sympati.
8. Förbli artig och professionell Även om du skriver en begäran om annullering av en beställning eller ett klagomålsbrev ska du vara artig och tillmötesgående, ange problemet/frågorna, ge all relevant information och undvika hot och förtal.
9. Tänk på din grammatik ! För att omformulera ett välkänt ordspråk - "grammatik är avgörande för det första intrycket" - kan dålig grammatik, liksom dåligt uppförande, förstöra allt, så se till att korrekturläsa alla affärsbrev du skickar.
10. Granska innan du skickar När du har skrivit klart brevet, läs det högt. Om din huvudpunkt inte är kristallklar, skriv om den. Det är bättre att lägga lite tid på att skriva om och få svar än att göra det snabbt och få brevet slängt i papperskorgen direkt.

Och slutligen, om du har fått ett svar på ditt brev eller om den önskade åtgärden har vidtagits, glöm inte att tacka personen. Här hittar du exempel på tackbrev för alla tillfällen.

Exempel på brev med förfrågningar

Nedan hittar du några exempel på förfrågningsbrev för olika tillfällen.

Exempel på begäran om rekommendationsbrev

Kära herr Brown:

Jag hoppas att du mår bra. Jag har varma minnen av ditt anmärkningsvärda ledarskap och stöd till lärarna under min anställning på XYZ High School.

Jag söker för närvarande till XYZ skoldistrikt och måste lämna in tre rekommendationsbrev. Jag skriver för att fråga om du kan skriva ett rekommendationsbrev för min räkning.

Jag vill ge dig lite bakgrundsinformation som kan hjälpa dig om du beslutar dig för att skriva detta brev.

Bifogat finner du en kopia av mitt senaste CV. Du får gärna kontakta mig om du behöver ytterligare information. Jag ser fram emot att höra av dig och tackar på förhand för att du tar dig tid.

Begäran om information

Tack för att du skickar in ditt CV till oss som svar på den utannonserade tjänsten. Förutom ditt CV behöver vi också tre referenser och en lista över tidigare arbetsgivare för de senaste tre åren, tillsammans med deras telefonnummer.

Vår policy är att grundligt granska varje kandidats bakgrund för att kunna välja den mest lämpliga personen för jobbet.

Tack för hjälpen och vi ser fram emot att höra av oss till dig.

Begäran om en personlighetsreferens

har ansökt om en tjänst i vårt företag . Han/hon har angett ditt namn som personlighetsreferens. Skulle du vara vänlig nog att ge oss din skriftliga utvärdering av den här personen.

Du kan vara säker på att ditt svar kommer att behandlas konfidentiellt. Tack på förhand.

Begäran om donation

Jag skickar detta till dig som en medlem av vårt samhälle och jag är säker på att du uppskattar att bo i ett så lugnt och fridfullt område, precis som jag gör.

Ibland måste man vidta åtgärder för att hålla sitt samhälle lugnt och fridfullt. Som ni kanske vet har vår lokala samhällskommitté träffats under de senaste två månaderna för att försöka hitta sätt att minska antalet inbrott i vårt område. Förra veckan offentliggjorde de sina rekommendationer om hur man bäst kan bekämpa problemet.

Deras främsta rekommendation är att öka antalet polis- och säkerhetspatruller för att komplettera det lokala grannskapsövervakningsprogrammet. Tyvärr ingår inte den nödvändiga summan i årets kommunala budgetanslag.

Därför har jag, som en angelägen medlem av samhället, beslutat att mitt företag kommer att skänka en dollar för varje dollar som samlas in i samhället för att täcka de extra säkerhetskostnaderna. Jag uppmanar er att tillsammans med mig i dag stödja denna värdefulla sak för vårt gemensamma bästa.

Om du vill göra din donation idag kan du komma in i någon av våra två butiker och lägga din donation i de lådor som finns vid kassorna. Om du inte kan komma till butiken kan du skicka en check eller en postanvisning till "XYZ" och posta den till den adress som anges ovan.

Tack på förhand.

Be om en tjänst

Jag skriver till dig för att be dig om en tjänst som jag hoppas att du kan göra mig.

Om mindre än tre månader kommer jag att avlägga examen , med förhoppningen att komma in på , där de har det bästa forskarutbildningsprogrammet för den kurs jag är intresserad av.

Skolan lägger mycket stor vikt vid att en student lyckas med provet, vilket är anledningen till att jag känner mig extremt pressad att få ett resultat över genomsnittet på Graduate Record Examination.

Eftersom du nyligen tog examen i , är du naturligtvis den första person jag tänkte på när jag funderade på vem jag skulle kunna vända mig till för att få hjälp. Jag ber inte om för mycket tid, men jag skulle verkligen uppskatta om du kunde ge mig några tips och några lektioner i , som jag tycker är mina svagaste punkter.

Jag hoppas att ni kommer att ge mig ett positivt svar. Tack på förhand.

Begäran om återlämning/utbyte av en produkt

Jag beställde den , fick den den . Jag har upptäckt att den köpta produkten har följande problem:

Eftersom den levererade produkten inte är av tillfredsställande kvalitet har jag rätt att få tillbaka den och jag ber dig bekräfta att du kommer att göra detta inom de närmaste sju dagarna. Jag ber dig också bekräfta om du kommer att låta hämta den eller om du kommer att ersätta mig för kostnaderna för att skicka tillbaka den.

Jag ser fram emot att få ta del av era tillfredsställande förslag till lösning av min fordran inom sju dagar från och med dagen för detta brev.

*****

Förhoppningsvis kan den här informationen hjälpa dig att skriva korrekt formaterade affärsbrev i allmänhet och övertygande förfrågningsbrev i synnerhet, så att du alltid får det önskade svaret. Tack för att du läste!