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यदि आपकी नौकरी में व्यावसायिक पत्राचार शामिल है, तो आप निश्चित रूप से अनुरोध पत्र , कभी-कभी या नियमित रूप से लिखते हैं। यह एक नौकरी अनुरोध, पदोन्नति या बैठक अनुरोध, सूचना या रेफरल के लिए अनुरोध, पक्ष पत्र या चरित्र संदर्भ हो सकता है। इस तरह के पत्र लिखना मुश्किल है और इस तरह से लिखना और भी मुश्किल है जो प्राप्तकर्ताओं को स्वेच्छा से और उत्साह से जवाब देने के लिए प्रोत्साहित करता है।
जैसा कि धन पत्रों के लिए अनुरोध , सभी प्रकार के प्रायोजन, दान, या धन उगाहने के अनुरोध, आप सहमत होंगे कि प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए अक्सर चमत्कार की आवश्यकता होती है: ) बेशक, मैं गारंटी नहीं दे सकता कि हमारे सुझाव और पत्र के नमूने आप चमत्कार करेंगे, लेकिन वे करेंगे निश्चित रूप से आपका कुछ समय बचता है और आपके लेखन कार्य को कम दर्दनाक बनाता है।
समय बचाने की युक्ति ! यदि आप ईमेल द्वारा संचार कर रहे हैं, तो आप इन सभी नमूना व्यावसायिक पत्रों को सीधे अपने आउटलुक में जोड़कर और भी अधिक समय बचा सकते हैं। और फिर, आप एक माउस क्लिक के साथ वैयक्तिकृत कस्टम-अनुरूप व्यवसाय ईमेल भेजने में सक्षम होंगे!
इसके लिए केवल साझा ईमेल टेम्प्लेट ऐड-इन की आवश्यकता होती है जिसे आप दाईं ओर देख सकते हैं। एक बार जब आप इसे अपने आउटलुक में प्राप्त कर लेते हैं, तो आपको एक ही वाक्यांश को बार-बार टाइप करने की आवश्यकता नहीं होगी।
बस टेम्प्लेट पर डबल क्लिक करें और एक पल में संदेश के मुख्य भाग में डाला गया टेक्स्ट ढूंढें। आपके सभी फॉर्मेटिंग, हाइपरलिंक्स, इमेज और सिग्नेचर इसमें होंगेहमारे समुदाय का एक साथी सदस्य। मुझे यकीन है कि आप मेरे जैसे एक शांत और शांत पड़ोस में रहने को महत्व देते हैं।
आप जानते हैं, कभी-कभी अपने समुदाय को शांत और शांतिपूर्ण रखने के लिए कार्रवाई करनी पड़ती है। जैसा कि आप जानते होंगे, हमारे क्षेत्र में ब्रेक-इन दर को कम करने के तरीके खोजने के लिए हमारी स्थानीय सामुदायिक समिति पिछले दो महीनों से बैठक कर रही है। पिछले हफ्ते उन्होंने अपनी सिफारिशें जारी कीं कि इस समस्या का सबसे अच्छा मुकाबला कैसे किया जाए।
उनकी प्राथमिक सिफारिश स्थानीय नेबरहुड वॉच कार्यक्रम के पूरक के लिए पुलिस और सुरक्षा गश्त बढ़ाने की मांग करती है। दुर्भाग्य से, आवश्यक राशि इस वर्ष के नगरपालिका बजट आवंटन में शामिल नहीं है।
इसलिए, इस समुदाय के एक संबंधित सदस्य के रूप में मैंने निर्णय लिया है कि मेरा व्यवसाय अतिरिक्त राशि को कवर करने के लिए समुदाय में उठाए गए प्रत्येक $ के लिए $ दान करेगा। सुरक्षा लागत। मैं आपसे आग्रह करता हूं कि हमारे आम अच्छे के लिए इस योग्य कारण का समर्थन करने के लिए आज ही मेरे साथ शामिल हों।
अपना दान करने के लिए आज आप हमारे दो स्टोरों में से किसी एक में जा सकते हैं और सामने के पास दिए गए बक्से में अपना दान जमा कर सकते हैं। कैश। यदि आप स्टोर नहीं पहुंच सकते हैं, तो कृपया "XYZ" को चेक या मनी ऑर्डर भेजें और इसे ऊपर सूचीबद्ध पते पर मेल करें।
अग्रिम रूप से धन्यवाद।
एक एहसान का अनुरोध करना
मैं आपसे एक एहसान माँगने के लिए लिख रहा हूँ जो मुझे आशा है कि आप मेरे लिए कर सकते हैं।
तीन महीने से भी कम समय में मैंमें प्रवेश करने की आशा के साथ , जहां उनके पास उस पाठ्यक्रम के लिए सबसे अच्छा स्नातक विद्यालय कार्यक्रम है जिसमें मेरी रुचि है।
विद्यालय परीक्षा में छात्र की सफलता पर अत्यधिक जोर देता है, जो कि क्यों मैं स्नातक रिकॉर्ड परीक्षा में एक औसत से अधिक अंक प्राप्त करने के लिए अत्यधिक दबाव महसूस करता हूं।
चूंकि आपने हाल ही में एक डिग्री के साथ स्नातक किया है, स्वाभाविक रूप से आप पहले व्यक्ति हैं जिनके बारे में विचार करते समय मैंने सोचा था कि मैं अपनी सहायता के लिए किससे संपर्क कर सकता हूं। . मैं बहुत अधिक समय नहीं मांग रहा हूं, मैं वास्तव में किसी भी संकेत की सराहना करूंगा जो आप मुझे दे सकते हैं और कुछ सबक जो मुझे लगता है कि मेरे सबसे कमजोर बिंदु हैं।
मुझे उम्मीद है कि आप मुझे सकारात्मक प्रतिक्रिया देंगे . अग्रिम धन्यवाद।
उत्पाद वापसी / प्रतिस्थापन के लिए अनुरोध
मैंने के लिए एक आदेश दिया, इसे प्राप्त किया। मुझे पता चला है कि खरीदे गए उत्पाद में निम्न समस्या है:
चूंकि आपके द्वारा दिया गया उत्पाद संतोषजनक गुणवत्ता का नहीं है, इसलिए मैं इसे पाने का हकदार हूं और मैं आपसे अनुरोध करता हूं कि आप पुष्टि करें कि आप इसे अगले में करेंगे सात दिन। मुझे आपसे यह पुष्टि करने की भी आवश्यकता है कि क्या आप इसे एकत्र करने की व्यवस्था करेंगे या इसे वापस करने की लागत के लिए मुझे प्रतिपूर्ति करेंगे।
मैं सात दिनों के भीतर अपने दावे के निपटान के लिए आपके संतोषजनक प्रस्ताव प्राप्त करने की आशा करता हूं। इस पत्र की तारीख।
*****
और आज के लिए बस इतना ही। उम्मीद है, यहजानकारी आपको सामान्य रूप से उचित रूप से स्वरूपित व्यावसायिक पत्र और विशेष रूप से प्रेरक अनुरोध पत्रों की रचना करने में मदद करेगी, और हमेशा वांछित प्रतिक्रिया प्राप्त करेगी। पढ़ने के लिए धन्यवाद!
जगह!इसे अभी देखने में संकोच न करें; Microsoft AppStore पर डाउनलोड के लिए एक मुफ्त संस्करण उपलब्ध है।
ठीक है, व्यावसायिक पत्र लिखने के लिए वापस, लेख में आगे आप पाएंगे:
व्यावसायिक पत्र प्रारूप
व्यावसायिक पत्र संचार का एक औपचारिक तरीका है और इसीलिए इसके लिए एक विशेष प्रारूप की आवश्यकता होती है। यदि आप एक ई-मेल भेज रहे हैं तो आप पत्र प्रारूप की बहुत अधिक परवाह नहीं कर सकते हैं, लेकिन यदि आप एक पारंपरिक पेपर बिजनेस लेटर लिख रहे हैं, तो नीचे दी गई सिफारिशें मददगार साबित हो सकती हैं। मानक 8.5" x 11" (215.9 मिमी x 279.4 मिमी) श्वेत पत्र पर व्यावसायिक पत्र प्रिंट करना एक अच्छा अभ्यास माना जाता है।
- प्रेषक का पता। आमतौर पर आप शुरू करते हैं अपना पता टाइप करके। ब्रिटिश अंग्रेजी में, प्रेषक का पता आमतौर पर पत्र के ऊपरी दाएं कोने में लिखा जाता है। अमेरिकी अंग्रेजी में, प्रेषक का पता ऊपरी बाएँ कोने में रखा गया है।
आपको प्रेषक का नाम या शीर्षक लिखने की आवश्यकता नहीं है, क्योंकि यह पत्र के समापन में शामिल है। केवल सड़क का पता, शहर और ज़िप कोड और वैकल्पिक रूप से, फ़ोन नंबर और ईमेल पता टाइप करें।
यदि आप लेटरहेड के साथ स्टेशनरी पर लिख रहे हैं, तो इसे छोड़ दें।
- दिनांक . लेटरहेड या रिटर्न एड्रेस के नीचे कुछ पंक्तियों में दिनांक टाइप करें। मानक 2-3 पंक्तियाँ हैं (एक से चार पंक्तियाँ स्वीकार्य हैं)।
- संदर्भ रेखा (वैकल्पिक) । यदि आपका पत्र किसी विशिष्ट से संबंधित हैजानकारी, जैसे नौकरी संदर्भ या चालान संख्या, इसे दिनांक के नीचे जोड़ें। यदि आप किसी पत्र का उत्तर दे रहे हैं, तो उसे देखें। उदाहरण के लिए,
- Re: Invoice # 000987
- Re: Your letter दिनांक 4/1/2014
- ऑन-अराइवल नोटिस ( वैकल्पिक) . यदि आप निजी या गोपनीय पत्राचार पर एक अंकन शामिल करना चाहते हैं, तो इसे अपरकेस में संदर्भ पंक्ति के नीचे टाइप करें, यदि उपयुक्त हो। उदाहरण के लिए, व्यक्तिगत या गोपनीय।
- अंदरूनी पता । यह आपके व्यावसायिक पत्र के प्राप्तकर्ता, किसी व्यक्ति या कंपनी का पता है। जिस कंपनी को आप लिख रहे हैं, उस कंपनी में किसी विशिष्ट व्यक्ति को लिखना हमेशा सबसे अच्छा होता है।
मानक आपके द्वारा लिखे गए पिछले आइटम से 2 पंक्ति नीचे है, एक से छह पंक्तियां स्वीकार्य हैं।
- ध्यान रेखा (वैकल्पिक)। उस व्यक्ति का नाम लिखें जिसे आप पहुँचने का प्रयास कर रहे हैं। यदि आपने अंदर के पते में व्यक्ति का नाम लिखा है, तो ध्यानाकर्षण रेखा को छोड़ दें।
- प्रणाम । शीर्षक सहित अंदर के पते के समान नाम का उपयोग करें। यदि आप उस व्यक्ति को जानते हैं जिसे आप लिख रहे हैं और आमतौर पर उन्हें पहले नाम से संबोधित करते हैं, तो आप अभिवादन में पहला नाम टाइप कर सकते हैं, उदाहरण के लिए: प्रिय जेन। अन्य सभी मामलों में, यह एक सामान्य अभ्यास है किसी व्यक्ति को व्यक्तिगत शीर्षक और अंतिम नाम के साथ अल्पविराम या कोलन के साथ संबोधित करने के लिए, उदाहरण के लिए:
- श्रीमान। ब्राउन:
- प्रिय डॉ. ब्राउन:
- प्रिय सुश्री.स्मिथ,
यदि आप प्राप्तकर्ता का नाम नहीं जानते हैं या यह सुनिश्चित नहीं है कि इसे कैसे लिखा जाए, तो निम्न में से किसी एक अभिवादन का उपयोग करें:
- महिलाएं<11
- सज्जनों
- प्रिय महोदय
- प्रिय महोदय या महोदया
- यह किससे संबंधित हो सकता है
- विषय पंक्ति (वैकल्पिक): प्रणाम के बाद दो या तीन खाली पंक्तियां छोड़ें और अपरकेस में अपने पत्र का सार टाइप करें, या तो बाईं ओर या मध्य में। यदि आपने संदर्भ पंक्ति (3) जोड़ी है, तो विषय पंक्ति बेमानी हो सकती है। यहां कुछ उदाहरण दिए गए हैं:
- संदर्भ पत्र
- कवर लेटर
- उत्पाद बदलने के लिए अनुरोध
- जॉब पूछताछ
- बॉडी . यह आपके पत्र का मुख्य भाग है, जिसमें आमतौर पर 2 - 5 पैराग्राफ होते हैं, प्रत्येक पैराग्राफ के बीच एक खाली रेखा होती है। पहले पैराग्राफ में, एक दोस्ताना उद्घाटन लिखें और फिर अपना मुख्य बिंदु बताएं। अगले कुछ पैराग्राफ में, पृष्ठभूमि की जानकारी और सहायक विवरण प्रदान किए। अंत में, समापन पैराग्राफ लिखें जहां आप पत्र के उद्देश्य को दोहराते हैं और यदि लागू हो तो कुछ कार्रवाई का अनुरोध करें। अधिक विवरण के लिए प्रेरक व्यावसायिक पत्र लिखने की युक्तियां देखें।
- समापन। जैसा कि आप जानते हैं, कुछ आम तौर पर स्वीकृत पूरक समापन हैं। आप किसे चुनते हैं यह आपके पत्र के लहज़े पर निर्भर करता है। उदाहरण के लिए,
- आदरपूर्वक आपका (बहुत औपचारिक)
- साभार या आपका सादरव्यावसायिक पत्र)
- सादर, सौहार्दपूर्ण रूप से आपका (थोड़ा अधिक व्यक्तिगत और मैत्रीपूर्ण)
समापन आमतौर पर दिनांक के समान लंबवत बिंदु पर टाइप किया जाता है और अंतिम भाग के बाद एक पंक्ति पैराग्राफ। केवल पहले शब्द को कैपिटलाइज़ करें और समापन और हस्ताक्षर ब्लॉक के बीच तीन या चार पंक्तियाँ छोड़ें। यदि अभिवादन के बाद कोलन आता है, तो समापन के बाद अल्पविराम लगाएं; अन्यथा, समापन के बाद किसी विराम चिह्न की आवश्यकता नहीं है।
- हस्ताक्षर। एक नियम के रूप में, मानार्थ समापन के बाद एक हस्ताक्षर में चार खाली पंक्तियां आती हैं। एक हस्ताक्षर के नीचे अपना नाम टाइप करें और यदि आवश्यक हो तो एक शीर्षक जोड़ें।
- संलग्नक। यह पंक्ति प्राप्तकर्ता को बताती है कि आपके पत्र के साथ कौन से अन्य दस्तावेज़ संलग्न हैं, जैसे कि एक बायोडाटा। सामान्य शैलियाँ नीचे दी गई हैं:
- संलग्नक।
- संलग्न करें।
- संलग्नक: 2
- संलग्नक (2)
- टाइपिस्ट के नाम के पहले अक्षर (वैकल्पिक) । इस घटक का उपयोग उस व्यक्ति को इंगित करने के लिए किया जाता है जिसने आपके लिए पत्र टाइप किया था। यदि आपने स्वयं पत्र टाइप किया है, तो इसे छोड़ दें। आम तौर पर पहचान आद्याक्षर में आपके तीन आद्याक्षर अपरकेस में होते हैं, फिर टाइपिस्ट के दो या तीन लोअरकेस में होते हैं। उदाहरण के लिए, जेएएम/डीएमसी , जेएएम:सेमी । लेकिन इन दिनों इस घटक का बहुत ही कम उपयोग किया जाता है, बहुत ही औपचारिक व्यावसायिक पत्रों में।
नीचे आप ठीक से प्रारूपित नमूना दान पत्र देख सकते हैं। उदाहरणों से समझना हमेशा आसान होता है, है नाit?
प्रेरक अनुरोध पत्र लिखने की 10 युक्तियाँ
नीचे आपको अपने अनुरोध पत्र लिखने की 10 रणनीतियाँ मिलेंगी जिस तरह से वे आपके पाठक को प्रतिक्रिया देने या कार्य करने के लिए मनाते हैं।
- अपना प्राप्तकर्ता जानें । इससे पहले कि आप अपना अनुरोध पत्र लिखना शुरू करें, अपने आप से ये प्रश्न पूछें। मेरे पाठक कौन हैं और वे वास्तव में मेरी किस प्रकार सहायता कर सकते हैं? क्या वे निर्णय लेने वाले हैं या वे मेरे अनुरोध को एक वरिष्ठ अधिकारी तक पहुंचा देंगे? आपके अनुरोध पत्र की शैली और सामग्री दोनों ही पाठक की स्थिति पर निर्भर करेगी।
- शब्दशः न करें । स्पष्ट, संक्षिप्त और बिंदु तक रहें। अंगूठे का एक नियम यह है - जब एक पर्याप्त होगा तो दो शब्दों का प्रयोग न करें। मार्क ट्वेन के प्रसिद्ध उद्धरण को याद करें - "मेरे पास एक छोटा पत्र लिखने का समय नहीं था, इसलिए मैंने इसके बजाय एक लंबा पत्र लिखा"। उसकी स्थिति में एक व्यक्ति इसे वहन कर सकता था, और ... वह कुछ भी अनुरोध नहीं कर रहा था:)
- अपने पत्र को पढ़ने में आसान बनाएं । अनुरोध पत्र लिखते समय, अपने मुख्य बिंदु से भटक कर अपने पाठक को न भटकाएं और न ही भ्रमित करें। लंबे, भरे हुए वाक्यों और पैराग्राफों से बचें क्योंकि वे डराने वाले और पचाने में कठिन होते हैं। इसके बजाय सरल, घोषणात्मक वाक्यों का प्रयोग करें और अल्पविराम, कोलन और अर्धविराम से लंबे वाक्यों को तोड़ दें। जब आप कोई विचार या विचार बदलते हैं तो एक नया पैराग्राफ शुरू करें।
यहां कवर लेटर का एक बहुत ही घटिया उदाहरण दिया गया है:
" हर मामले में, मेरी योग्यताएं दिखाई देती हैंआपके विज्ञापन द्वारा व्यक्त की गई इच्छाओं के अनुरूप होना और आपकी कंपनी के ब्लॉगों की आवाज़ के आधार पर, मुझे वास्तव में लगता है कि मैं आपकी कंपनी में एक [पद] होना चाहता था।"
और यह एक है अच्छा वाला:
" मेरे पास [आपकी विशेषज्ञता के क्षेत्र] में अच्छा कौशल और अनुभव है और यदि आप मुझे किसी उपयुक्त पद के लिए विचार करेंगे तो मैं आपका बहुत आभारी रहूंगा।"
याद रखें, अगर आपका अनुरोध पत्र पढ़ने में आसान लगता है, तो इसे पढ़ने का एक बेहतर मौका मिलता है!
- एड कॉल टू एक्शन । जहां भी संभव हो अपने अनुरोध पत्र में कार्रवाई करें सबसे आसान तरीका निष्क्रिय के बजाय क्रिया क्रियाओं और सक्रिय आवाज का उपयोग करना है।
- समझाना लेकिन मांगना नहीं । सामान्य आधार का उल्लेख करके पाठक का ध्यान आकर्षित करें और अभिनय के लाभों पर जोर दें।
- बोझदार न बनें । पाठकों को आवश्यक सभी जानकारी दें और बताएं कि आप वास्तव में उनसे क्या करवाना चाहते हैं। कार्य को सरल बनाएं व्यक्ति को उत्तर देने के लिए - संपर्क जानकारी, सीधे फोन नंबर शामिल करें, लिंक दें या फाइल संलग्न करें, जो भी उचित हो
- मित्रवत तरीके से लिखें और पाठक की भावनाओं को अपील करें । यद्यपि आप एक व्यावसायिक पत्र लिख रहे हैं, फिर भी ज़रूरत से ज़्यादा व्यवसायिक मत बनिए। मित्रवत पत्र मित्र बनाते हैं, इसलिए अपने अनुरोध पत्रों को मित्रवत तरीके से लिखें जैसे कि आप अपने वास्तविक मित्र या किसी पुराने परिचित से बात कर रहे हों।हम सभी मनुष्य हैं, और अपने संवाददाता से मानवता, उदारता, या सहानुभूति की अपील करना एक अच्छा विचार हो सकता है।
- विनम्र और पेशेवर बने रहें । यहां तक कि अगर आप एक आदेश रद्द करने का अनुरोध या शिकायत पत्र लिख रहे हैं, विनम्र और विनम्र बने रहें, बस समस्या(ओं) को बताएं, सभी प्रासंगिक जानकारी प्रदान करें और धमकियों और बदनामी से बचना सुनिश्चित करें।
- अपना ध्यान रखें व्याकरण ! एक प्रसिद्ध कहावत - "व्याकरण पहले छापों के लिए मायने रखता है"। खराब व्याकरण जैसे खराब शिष्टाचार सब कुछ खराब कर सकते हैं, इसलिए आपके द्वारा भेजे जाने वाले सभी व्यावसायिक पत्रों को प्रूफरीड करना सुनिश्चित करें।
- भेजने से पहले समीक्षा करें । जब आप पत्र लिखना समाप्त कर लें, तो इसे ज़ोर से पढ़ें। यदि आपका मुख्य बिंदु बिल्कुल स्पष्ट नहीं है, तो उसे लिख लें। इसे तेजी से लिखने और अपने पत्र को तुरंत कूड़ेदान में फेंकने के बजाय, इसे फिर से लिखने और प्रतिक्रिया प्राप्त करने में कुछ समय निवेश करना बेहतर है।
और अंत में, यदि आपको कोई प्रतिक्रिया मिली है आपके अनुरोध पत्र पर या वांछित कार्रवाई की जाती है, उस व्यक्ति को धन्यवाद देना न भूलें। यहां आप सभी अवसरों के लिए धन्यवाद पत्रों का नमूना पा सकते हैं।
अनुरोध पत्रों के नमूने
नीचे आपको विभिन्न अवसरों के लिए अनुरोध पत्रों के कुछ उदाहरण मिलेंगे।
नमूना पत्र अनुशंसा अनुरोध का
प्रिय श्रीमान ब्राउन:
मुझे आशा है कि आप अच्छा कर रहे हैं। XYZ High में मेरे रोजगार के दौरान आपके उल्लेखनीय नेतृत्व और शिक्षकों के समर्थन की सुखद यादें हैंस्कूल।
वर्तमान में, मैं XYZ स्कूल जिले में आवेदन कर रहा हूं और मुझे सिफारिश के तीन पत्र जमा करने होंगे। मैं यह पूछने के लिए लिख रहा हूं कि क्या आप मेरी ओर से अनुशंसा पत्र लिखेंगे।
मैं आपको कुछ पृष्ठभूमि की जानकारी प्रदान करना चाहता हूं जो आपकी सहायता कर सकती है, यदि आप इस पत्र को लिखने का निर्णय लेते हैं।
संलग्न, आपको मेरे सबसे हाल के रिज्यूमे की एक प्रति मिल जाएगी। यदि आपको कोई अतिरिक्त जानकारी चाहिए तो कृपया बेझिझक मुझसे संपर्क करें। मैं आपसे सुनने के लिए उत्सुक हूं, और मैं आपके समय के लिए अग्रिम धन्यवाद देता हूं।
जानकारी के लिए अनुरोध
हमारे द्वारा विज्ञापित के जवाब में अपना बायोडाटा जमा करने के लिए धन्यवाद। आपके रिज्यूमे के अलावा, हमें तीन संदर्भों और पिछले तीन वर्षों के पिछले नियोक्ताओं की एक सूची की भी आवश्यकता है, साथ ही उनके फोन नंबर भी।
हमारी नीति चयन करने के लिए प्रत्येक उम्मीदवार की पृष्ठभूमि की पूरी तरह से समीक्षा करना है। इस नौकरी के लिए सबसे उपयुक्त व्यक्ति।
आपकी सहायता के लिए धन्यवाद। हम आपसे सुनने की उम्मीद कर रहे हैं।
चरित्र संदर्भ के लिए अनुरोध
ने हमारी कंपनी में एक पद के लिए आवेदन किया है। उसने चरित्र संदर्भ के रूप में आपका नाम दिया है। क्या आप हमें इस व्यक्ति का लिखित मूल्यांकन प्रदान करने की कृपा करेंगे।
कृपया निश्चिंत रहें कि आपके उत्तर को गोपनीय रखा जाएगा। अग्रिम धन्यवाद।
दान अनुरोध
मैं इसे आपको इस रूप में भेज रहा हूं
