Kui teie töö hõlmab ärikirjavahetust, siis kirjutate kindlasti taotluskirjad , aeg-ajalt või korrapäraselt. See võib olla tööpakkumine, palve edutamise või kohtumise taotlemine, teabe- või soovituse taotlus, kinkekiri või iseloomustuskiri. Selliseid kirju on raske kirjutada ja veel raskem on neid kirjutada nii, et nad julgustaksid adressaate vabatahtlikult ja entusiastlikult vastama.

Mis puutub rahataotluse kirjad , kõikvõimalikud sponsorlus-, annetus- või rahakogumisavaldused, siis nõustute, et vastuse saamiseks on sageli vaja imet : ) Muidugi ei saa ma garanteerida, et meie nõuanded ja kirjamustrid teile seda imet teevad, kuid need säästavad kindlasti aega ja teevad teie kirjatöö vähem valusaks.

Aja kokkuhoiu nõuanne ! Kui te suhtlete e-posti teel, siis saate veelgi rohkem aega säästa, lisades kõik need ärikirja näidised otse oma Outlooki. Ja siis saate saata isikupärastatud, kohandatud ärikirja ühe hiireklikiga!

Kõik, mida selleks on vaja, on Shared Email Templates add-in, mida näete paremal. Kui teil on see Outlookis olemas, ei pea te enam ikka ja jälle samu fraase tippima.

Lihtsalt tehke topeltklõps mallile ja leiate hetkega sõnumi kehasse sisestatud teksti. Kõik teie vormindused, hüperlingid, pildid ja allkirjad on paigas!

Ärge kartke seda kohe kontrollida; tasuta versiooni saab alla laadida Microsoft AppStore'ist.

Noh, tagasi ärikirjade kirjutamise juurde, edasi artiklis leiate:

Ärikirja vorming

Ärikiri on ametlik suhtlusviis ja seetõttu nõuab see erilist formaati. Kui saadate e-kirja, ei pruugi kirja formaat teid eriti huvitada, kuid kui kirjutate traditsioonilist paberil ärikirja, võivad allpool esitatud soovitused osutuda kasulikuks. Heaks tavaks peetakse ärikirja trükkimist tavalisele 8,5" x 11" (215,9 mm x 279,4 mm) suurusele valgele paberile.

1. Saatja aadress. Tavaliselt alustatakse oma aadressi kirjutamisega. Briti inglise keeles kirjutatakse saatja aadress tavaliselt kirja paremasse ülanurka. Ameerika inglise keeles pannakse saatja aadress vasakusse ülanurka.

   Sa ei pea kirjutama saatja nime ega ametinimetust, sest see sisaldub kirja lõpetamisel. Kirjutage ainult tänava-, linna- ja postiindeks ning valikuliselt telefoninumber ja e-posti aadress.

   Kui te kirjutate kirjapaberile, millel on kirjavorm, siis jätke see vahele.

2. Kuupäev Kirjutage kuupäev mõne rea võrra kirja või tagasiside aadressi alla. Standard on 2-3 rida (üks kuni neli rida on vastuvõetav).
3. Referentsliin (valikuline) . Kui teie kiri on seotud mingi konkreetse teabega, näiteks tööviide või arve number, lisage see kuupäeva alla. Kui te vastate mõnele kirjale, viita sellele. Näiteks,
   • Re: Arve nr 000987
   • Re: Teie kiri 4/1/2014
4. Saabumisteated (vabatahtlik) Kui soovite lisada märkuse eraviisilise või konfidentsiaalse kirjavahetuse kohta, kirjutage see vajaduse korral suurtähtedega viiterea alla. Näiteks PERSONAL või CONFIDENTIAL.
5. Sisemine aadress See on teie ärikirja adressaadi aadress, kas üksikisiku või ettevõtte. Alati on kõige parem kirjutada konkreetsele isikule ettevõttes, kellele te kirjutate.

   Standard on 2 rida allpool eelmist trükitud kirjet, üks kuni kuus rida on vastuvõetav.

6. Tähelepanurida (vabatahtlik). Kirjutage selle isiku nimi, kellega soovite ühendust võtta. Kui kirjutasite isiku nime sisemise aadressi sisse, jätke tähelepanurida vahele.
7. Tervitus . Kasutage sama nime kui sisemise aadressi puhul, sealhulgas pealkirja. Kui tunnete isikut, kellele kirjutate, ja tavaliselt kõnetate teda eesnimega, võite kirjutada tervitusse näiteks eesnime: Kallis Jane. Kõigil muudel juhtudel on tavaks pöörduda isiku poole isikliku tiitli ja perekonnanimega, millele järgneb näiteks koma või koolon:
   • Härra Brown:
   • Lugupeetud dr Brown:
   • Lugupeetud proua Smith,

   Kui te ei tea saaja nime või ei ole kindel, kuidas seda kirjutada, kasutage ühte järgmistest tervitusviisidest:

   • Daamid
   • Härrased
   • Lugupeetud härra
   • Lugupeetud härra või proua
   • Keda see puudutab
8. Teema (vabatahtlik): Jätke pärast tervitust kaks või kolm tühja rida ja kirjutage oma kirja põhisisu suurtähtedega kas vasakule või keskele. Kui olete lisanud viiterida (3), võib teemarida olla üleliigne. Siin on mõned näited:
   • SOOVITUSKIRI
   • KAANEKIRI
   • TOOTE ASENDAMISE TAOTLUS
   • TÖÖTAOTLUS
9. Keha See on teie kirja põhiosa, mis koosneb tavaliselt 2 - 5 lõikest, kusjuures iga lõigu vahel on tühi rida. Esimeses lõigus kirjutage sõbralik sissejuhatus ja seejärel esitage oma põhipunkt. Järgmistes lõikudes esitage taustateave ja toetavad üksikasjad. Lõpuks kirjutage lõpplõige, kus te kordate kirja eesmärki ja palute mõningaid meetmeid, kui see on vajalik.kohaldatav. Vt nõuandeid veenvate ärikirjade kirjutamise kohta.
10. Sulgemine. Nagu te teate, on olemas mõned üldtunnustatud täiendavad sulgemised. Millise te valite, sõltub teie kirja toonist. Näiteks,
    • Lugupidamisega (väga ametlikult)
    • Lugupidamisega või Lugupidamisega või Teie siiralt (kõige kasulikumad lõpukirjad ärikirjades).
    • Parimate soovidega, südamlikult teie (veidi isiklikumalt ja sõbralikumalt)

    Lõppsõna kirjutatakse tavaliselt samasse vertikaalsesse punkti kui kuupäev ja üks rida pärast viimast põhikirja lõiku. Kirjutage ainult esimene sõna suurtähtedega ja jätke lõppsõna ja allkirjabloki vahele kolm või neli rida. Kui tervitusele järgneb koolon, lisage pärast lõppsõna koma; muidu ei ole lõppsõna järel kirjavahemärgid nõutavad.

11. Allkiri. Reeglina tuleb allkiri neli tühja rida pärast Complimentary Close. Kirjutage oma nimi allkirja alla ja lisage vajadusel pealkiri.
12. Kaasused. See rida teatab saajale, millised muud dokumendid, näiteks elulookirjeldus, on teie kirjale lisatud. Järgnevalt on esitatud tavalised stiilid:
    • Lisatud.
    • Kinnitage.
    • Karbid: 2
    • Karbid (2)
13. Kirjutaja initsiaalid (valikuline) Seda komponenti kasutatakse selleks, et näidata isikut, kes kirjutas kirja teie eest. Kui kirjutate kirja ise, jätke see välja. Tavaliselt sisaldavad identifitseerimisinitsiaalid kolm teie initsiaali suurtähtedega, seejärel kaks või kolm masinakirjutaja initsiaali väiketähtedega. Näiteks, JAM/dmc , JAM:cm Kuid seda komponenti kasutatakse tänapäeval üsna harva, väga ametlikes ärikirjades.

    Allpool näete korralikult vormistatud annetuskirja näidist. Näidetest on alati lihtsam aru saada, kas pole?

    

10 nõuannet veenvate taotluste kirjutamiseks

Järgnevalt leiad 10 strateegiat, kuidas kirjutada oma palvekirju nii, et need veenaksid lugejat vastama või tegutsema.

1. Tunne oma adressaati Enne kui hakkate oma palvekirja koostama, esitage endale järgmised küsimused: Kes on minu lugeja ja kuidas täpselt saavad nad mind aidata? Kas nad on otsustajad või edastavad nad minu palve lihtsalt kõrgemale ametnikule? Nii teie palvekirja stiil kui ka sisu sõltuvad lugeja positsioonist.
2. Ärge olge paljusõnalised . olge selge, lühike ja sisuline. Rusikareegel on selline - ärge kasutage kahte sõna, kui piisab ühest. Tuletage meelde Mark Twaini kuulsat tsitaati - "Mul ei olnud aega kirjutada lühikest kirja, seega kirjutasin hoopis pika kirja". Tema positsioonil olev inimene võis seda endale lubada ja... ta ei palunud midagi : )
3. Tehke oma kiri kergesti loetavaks . Taotluskirja kirjutades ärge kalduge kõrvale ja ärge ajage lugejat segadusse, kaldudes kõrvale oma põhipunktist. Vältige pikki, kokkusurutud lauseid ja lõike, sest need on hirmutavad ja raskesti seeditavad. Kasutage selle asemel lihtsaid, deklaratiivseid lauseid ja katkestage pikad laused komade, koolonite ja semikoolonitega. Alustage uut lõiku, kui muudate mõtet või ideed.

   Siin on väga kehv näide kaaskirjast:

   " Minu kvalifikatsioon näib igas mõttes olevat kooskõlas teie kuulutuses väljendatud soovidega ja teie ettevõtte blogide hääle põhjal arvan tõesti, et ma olen mõeldud [ametikohale] teie ettevõttes."

   Ja see on hea:

   " Mul on head oskused ja kogemused [Teie eriala] ja ma oleksin väga tänulik, kui kaaluksite mind sobiva ametikoha puhul."

   Pidage meeles, et kui teie taotluskiri on kergesti loetav, on ka suurem tõenäosus, et seda loetakse!

4. Lisage üleskutse tegevusele Pange oma palvekirjadesse tegevust, kus iganes see on võimalik. Kõige lihtsam on kasutada tegevusverbe ja aktiivset häält, mitte passiivi.
5. Veenda, kuid ära nõua Ärge käsitlege oma adressaate nii, nagu oleksid nad teile midagi võlgu. Selle asemel äratage lugeja tähelepanu, mainides ühisosa ja rõhutades tegutsemisest saadavat kasu.
6. Ära ole koormav . Andke lugejale kogu vajalik teave ja öelge, mida täpselt soovite, et nad teeksid. Lihtsustage tööd, et inimene saaks vastata - lisage kontaktandmed, otsesed telefoninumbrid, andke lingid või lisage failid, mis iganes on asjakohane.
7. Kirjutage sõbralikult ja apelleerige lugeja tunnetele. . kuigi te kirjutate ärikirja, ärge olge üleliia äriline. Sõbralikud kirjad teevad sõpru, seega kirjutage oma palvekirju sõbralikult, nagu räägiksite oma tõelise sõbra või vana tuttavaga. Me kõik oleme inimesed ja võib olla hea mõte pöörduda oma kirjasaatja inimlikkusele, suuremeelsusele või kaastundele.
8. Jääge viisakaks ja professionaalseks Isegi kui kirjutate tellimuse tühistamise taotluse või kaebuse, jääge viisakaks ja viisakaks, esitage lihtsalt probleem(id), esitage kogu asjakohane teave ja vältige kindlasti ähvardusi ja laimamist.
9. Jälgige oma grammatikat Tuntud ütlust ümber sõnastades - "grammatika loeb esmamuljet". Halb grammatika nagu ka halvad kombed võivad kõik ära rikkuda, seega kontrollige kindlasti kõiki ärikirju, mida saadate.
10. Läbivaatamine enne saatmist . Kui olete kirja koostamise lõpetanud, lugege see valjusti ette. Kui teie põhipunkt ei ole kristallselge, kirjutage see uuesti. Parem on investeerida veidi aega ümberkirjutamisse ja saada vastus, kui teha see kiiresti ja lasta oma kiri kohe prügikasti visata.

Ja lõpuks, kui olete saanud vastuse oma palvekirjale või soovitud tegevus on tehtud, ärge unustage tänada isikut. Siit leiate tänukirjade näidiseid igaks juhuks.

Taotluskirja näidised

Allpool leiate mõned näited erinevatel puhkudel esitatavatest palvekirjadest.

Soovituskirja taotluse näidis

Lugupeetud härra Brown:

Loodan, et teil läheb hästi. Mul on soojad mälestused teie tähelepanuväärsest juhtimisest ja toetusest õpetajatele ajal, mil ma töötasin XYZ keskkoolis.

Kandideerin praegu XYZ koolipiirkonda ja pean esitama kolm soovituskirja. Kirjutan, et küsida, kas te kirjutaksite minu nimel soovituskirja.

Sooviksin anda teile mõningat taustateavet, mis võib teid aidata, kui otsustate selle kirja kirjutada.

Lisatud on minu kõige värskem elulookirjeldus. Palun võtke minuga julgelt ühendust, kui vajate lisateavet. Ootan teiega suhtlemist ja tänan teid juba ette teie aja eest.

Teabenõue

Täname teid, et esitate oma elulookirjelduse vastuseks meie kuulutustele. Lisaks teie elulookirjeldusele vajame ka kolme viidet ja nimekirja varasematest tööandjatest viimase kolme aasta kohta koos nende telefoninumbritega.

Meie põhimõte on vaadata põhjalikult läbi iga kandidaadi taust, et valida kõige sobivam inimene sellele ametikohale.

Täname teid abi eest. Ootame teiega ühendust.

Taotlus iseloomustuse saamiseks

on kandideerinud meie ettevõttesse ametikohale meie . Ta on andnud teie nime iseloomuliku referentsina. Kas oleksite nii lahke ja annaksite meile oma kirjaliku hinnangu selle isiku kohta.

Võite olla kindel, et teie vastust käsitletakse konfidentsiaalselt. Tänan teid juba ette.

Annetuse taotlus

Ma saadan selle teile kui meie kogukonna kaaslasele. Olen kindel, et te hindate elamist sellises vaikses ja rahulikus naabruses, nagu ka mina.

Teate, mõnikord tuleb oma kogukonna rahulikuks ja vaikseks hoidmiseks võtta meetmeid. Nagu te ehk teate, on meie kohalik kogukonnakomitee viimase kahe kuu jooksul kohtunud, et leida viise, kuidas vähendada sissemurdmiste arvu meie piirkonnas. Eelmisel nädalal avaldasid nad oma soovitused, kuidas selle probleemiga kõige paremini võidelda.

Nende peamine soovitus on suurendada politsei- ja turvapatrullide arvu, et täiendada kohalikku naabrivalve programmi. Kahjuks ei ole vajalik summa selle aasta kohaliku omavalitsuse eelarves ette nähtud.

Seetõttu olen selle kogukonna mureliku liikmena otsustanud, et minu ettevõte annetab iga kogukonnas kogutud dollari eest $, et katta täiendavad turvakulud. Ma kutsun teid tungivalt üles ühinema minuga täna, et toetada seda väärtuslikku asja meie ühiseks hüvanguks.

Annetuse tegemiseks võite täna tulla ükskõik millisesse meie kahest kauplusest ja panna oma annetuse kassade juures olevatesse kastidesse. Kui te ei saa tulla kauplusesse, siis saatke palun tšekk või maksekorraldus, mis on väljastatud "XYZ" nimele, ja saatke see postiga eespool nimetatud aadressile.

Tänan teid juba ette.

Palve teene esitamine

Ma kirjutan teile, et paluda teilt teene, mida ma loodan, et te saaksite minu jaoks teha.

Vähem kui kolme kuu pärast võtan , lootusega, et saan sisse , kus neil on parim kõrgkooliprogramm selle kursuse jaoks, mis mind huvitab.

Kool pöörab väga suurt rõhku õpilase edukale eksamile, mistõttu tunnen ma suurt survet, et saada keskmisest kõrgem tulemus kõrghariduseksamil.

Kuna te lõpetasite hiljuti , olete loomulikult esimene inimene, kellele ma mõtlesin, kui kaalusin, kelle poole ma võiksin pöörduda, et mind aidata. Ma ei küsi liiga palju aega, ma oleksin tõesti tänulik mis tahes vihjeid, mida te saaksite mulle anda, ja mõned õppetunnid , mis minu arvates on minu nõrgimad kohad.

Loodan, et annate mulle positiivse vastuse. Tänan teid juba ette.

Toote tagastamise / asendamise taotlus

On Ma tegin tellimuse , sain selle . Olen avastanud, et ostetud tootega on järgmine probleem:

Kuna teie tarnitud toode ei ole rahuldava kvaliteediga, on mul õigus seda saada ja ma palun teil kinnitada, et teete seda järgmise seitsme päeva jooksul. Samuti palun teil kinnitada, kas te korraldate selle tagastamist või hüvitate mulle selle tagastamiskulud.

Ootan teie rahuldavaid ettepanekuid minu nõude lahendamiseks seitsme päeva jooksul alates käesoleva kirja kuupäevast.

*****

Ja see on kõik tänaseks päevaks. Loodetavasti aitab see teave koostada õigesti vormistatud ärikirju üldiselt ja veenvaid palvekirju eriti ning saada alati soovitud vastust. Tänan teid lugemise eest!