Dacă slujba ta implică corespondență de afaceri, atunci cu siguranță scrii scrisori de solicitare , ocazional sau în mod regulat. Poate fi vorba de o cerere de angajare, o cerere de promovare sau de întâlnire, o cerere de informații sau de recomandare, o scrisoare de favoare sau o referință de caracter. Astfel de scrisori sunt dificil de redactat și chiar mai dificil de redactat în așa fel încât să încurajeze destinatarii să răspundă de bunăvoie și cu entuziasm.

În ceea ce privește scrisori de solicitare a banilor , tot felul de solicitări de sponsorizare, donații sau strângere de fonduri, veți fi de acord că adesea este nevoie de un miracol pentru a obține un răspuns : ) Desigur, nu pot garanta că sfaturile și modelele noastre de scrisori vor face minunea, dar cu siguranță vă vor economisi ceva timp și vă vor face munca de redactare mai puțin dureroasă.

Sfat de economisire a timpului Dacă comunicați prin e-mail, atunci puteți economisi și mai mult timp adăugând toate aceste modele de scrisori de afaceri direct în Outlook și apoi veți putea trimite e-mailuri de afaceri personalizate cu un singur clic!

Este nevoie doar de add-in-ul Shared Email Templates pe care îl puteți vedea în dreapta. Odată ce îl aveți în Outlook, nu va mai trebui să tastați aceleași fraze la nesfârșit.

Dați dublu clic pe șablon și găsiți textul inserat în corpul mesajului într-o clipă. Toate formatele, hyperlink-urile, imaginile și semnăturile dvs. vor fi la locul lor!

Nu ezitați să o verificați chiar acum; o versiune gratuită este disponibilă pentru descărcare pe Microsoft AppStore.

Ei bine, revenind la scrierea scrisorilor de afaceri, mai departe în articol veți găsi:

Formatul scrisorii de afaceri

O scrisoare de afaceri este o modalitate formală de comunicare și de aceea necesită un format special. Este posibil să nu vă pese prea mult de formatul scrisorii dacă trimiteți un e-mail, dar dacă scrieți o scrisoare de afaceri tradițională pe hârtie, recomandările de mai jos se pot dovedi utile. Este considerată o bună practică să tipăriți o scrisoare de afaceri pe hârtie albă standard de 8,5" x 11" (215,9 mm x 279,4 mm).

1. Adresa expeditorului. De obicei, începeți prin a vă scrie propria adresă. În engleza britanică, adresa expeditorului este de obicei scrisă în colțul din dreapta sus al scrisorii. În engleza americană, adresa expeditorului este plasată în colțul din stânga sus.

   Nu este necesar să scrieți numele sau titlul expeditorului, deoarece acestea sunt incluse în încheierea scrisorii. Introduceți doar adresa, orașul și codul poștal și, opțional, numărul de telefon și adresa de e-mail.

   Dacă scrieți pe o hârtie de scrisoare cu antet, atunci săriți peste acest lucru.

2. Data Scrieți data la câteva rânduri sub antetul scrisorii sau adresa de expediere. Standardul este de 2-3 rânduri (se acceptă între unu și patru rânduri).
3. Linia de referință (opțional) Dacă scrisoarea dvs. se referă la o informație specifică, cum ar fi referința unui loc de muncă sau numărul facturii, adăugați-o sub dată. Dacă răspundeți la o scrisoare, faceți referire la aceasta, de exemplu,
   • Obiectul: Factura nr. 000987
   • Obiectul: Scrisoarea dumneavoastră din data de 4/1/2014
4. Anunțuri la sosire (opțional) Dacă doriți să includeți o mențiune privind corespondența privată sau confidențială, scrieți-o sub linia de referință cu majuscule, dacă este cazul. De exemplu, PERSONAL sau CONFIDENȚIAL.
5. Adresa interioară Aceasta este adresa destinatarului scrisorii dvs. de afaceri, o persoană fizică sau juridică. Întotdeauna este mai bine să scrieți unei anumite persoane din cadrul companiei căreia îi scrieți.

   Standardul este de 2 rânduri sub elementul anterior pe care l-ați scris, dar se acceptă între 1 și 6 rânduri.

6. Linia de atenție (opțional). Scrieți numele persoanei pe care încercați să o contactați. Dacă ați scris numele persoanei în adresa interioară, săriți linia Atenție.
7. Salutare Dacă cunoașteți persoana căreia îi scrieți și vă adresați de obicei cu prenumele, puteți scrie prenumele în salut, de exemplu: Dragă Jane. În toate celelalte cazuri, este o practică obișnuită să te adresezi unei persoane cu titlul personal și numele de familie, urmate de o virgulă sau două puncte, de exemplu:
   • Domnule Brown:
   • Dragă Dr. Brown:
   • Dragă doamnă Smith,

   Dacă nu cunoașteți numele destinatarului sau nu sunteți sigur cum se scrie, folosiți una dintre următoarele formule de salut:

   • Doamnelor
   • Domnilor
   • Stimate domnule
   • Stimate domnule sau doamnă
   • Către cine este interesat
8. Linia subiectului (opțional): Lăsați două sau trei rânduri libere după salut și scrieți esențialul scrisorii cu majuscule, fie aliniat la stânga, fie centrat. Dacă ați adăugat linia de referință (3), linia Subiect poate fi redundantă. Iată câteva exemple:
   • SCRISOARE DE RECOMANDARE
   • SCRISOARE DE ÎNSOȚIRE
   • CERERE DE ÎNLOCUIRE A PRODUSULUI
   • CERERE DE LOCURI DE MUNCĂ
9. Corp Aceasta este partea principală a scrisorii dumneavoastră, de obicei formată din 2 - 5 paragrafe, cu o linie albă între fiecare paragraf. În primul paragraf, scrieți o deschidere prietenoasă și apoi expuneți punctul principal. În următoarele câteva paragrafe, furnizați informații de fond și detalii de susținere. În cele din urmă, scrieți paragraful de încheiere în care reiterați scopul scrisorii și solicitați o acțiune, dacă este cazul.Pentru mai multe detalii, consultați sfaturile privind redactarea scrisorilor de afaceri convingătoare.
10. Închiderea. După cum știți, există câteva închideri complementare general acceptate. Pe care o alegeți depinde de tonul scrisorii dvs. De exemplu,
    • Cu respect (foarte formal)
    • Sincerely sau Kind regards sau Yours truly (cele mai utile încheieri în scrisorile de afaceri)
    • Vă salutăm cu drag și vă salutăm cordial (puțin mai personal și mai prietenos)

    Încheierea se scrie de obicei în același punct vertical ca și data și la un rând după ultimul paragraf din corpul textului. Scrieți cu majuscule numai primul cuvânt și lăsați trei sau patru rânduri între încheiere și blocul de semnătură. Dacă salutul este urmat de două puncte, adăugați o virgulă după încheiere; în caz contrar, nu este necesară nicio punctuație după încheiere.

11. Semnătură. De regulă, semnătura trebuie să apară la patru rânduri libere după rubrica Complimentary Close. Scrieți-vă numele sub semnătură și adăugați un titlu, dacă este necesar.
12. Închideri. Această linie indică destinatarului ce alte documente, cum ar fi un curriculum vitae, sunt anexate la scrisoare. Stilurile obișnuite sunt prezentate mai jos:
    • Anexe.
    • Atașați.
    • Carcase: 2
    • Carcase (2)
13. Inițialele dactilografului (opțional) Această componentă este utilizată pentru a indica persoana care a dactilografiat scrisoarea pentru dvs. Dacă ați dactilografiat scrisoarea dvs. personal, omiteți această componentă. De obicei, inițialele de identificare includ trei dintre inițialele dvs. cu majuscule, apoi două sau trei ale dactilografului cu minuscule. De exemplu, JAM/dmc , JAM:cm Dar această componentă este destul de rar folosită în zilele noastre, în scrisorile de afaceri foarte formale.

    Mai jos puteți vedea un exemplu de scrisoare de donație formatată corespunzător. Întotdeauna este mai ușor să înțelegi din exemple, nu-i așa?

    

10 sfaturi pentru a scrie scrisori de cerere convingătoare

Mai jos veți găsi 10 strategii pentru a vă scrie scrisorile de solicitare în așa fel încât să convingeți cititorul să răspundă sau să acționeze.

1. Cunoașteți-vă destinatarul Înainte de a începe să redactați scrisoarea de solicitare, puneți-vă următoarele întrebări: Cine este cititorul meu și cum anume mă poate ajuta? Sunt persoane cu putere de decizie sau doar vor transmite cererea mea unui ofițer superior? Atât stilul, cât și conținutul scrisorii de solicitare vor depinde de poziția cititorului.
2. Nu fiți verbos . fiți clar, scurt și la obiect. O regulă de bază este aceasta - nu folosiți două cuvinte când unul ar fi suficient. Amintiți-vă de celebrul citat al lui Mark Twain - "Nu am avut timp să scriu o scrisoare scurtă, așa că am scris una lungă în schimb." O persoană în poziția sa își putea permite asta și... nu cerea nimic : )
3. Asigurați-vă că scrisoarea este ușor de citit Atunci când scrieți o scrisoare de solicitare, nu divagați și nu vă confundați cititorul, abătându-vă de la punctul principal. Evitați propozițiile și paragrafele lungi și aglomerate, deoarece sunt intimidante și greu de digerat. Folosiți în schimb propoziții simple, declarative și rupeți propozițiile lungi cu virgule, două puncte și punct și virgulă. Începeți un nou paragraf atunci când schimbați un gând sau o idee.

   Iată un exemplu foarte prost de scrisoare de intenție:

   " Din toate punctele de vedere, calificările mele par a fi în concordanță cu dorințele exprimate în anunțul dumneavoastră și, pe baza vocii de pe blogurile companiei dumneavoastră, cred cu adevărat că am fost menit să fiu un [Post] în compania dumneavoastră."

   Și aceasta este una bună:

   " Am bune competențe și experiență în [domeniul dvs. de expertiză] și v-aș fi foarte recunoscător dacă m-ați lua în considerare pentru orice post potrivit."

   Nu uitați, dacă scrisoarea de solicitare pare ușor de citit, are mai multe șanse să fie citită!

4. Adăugați un apel la acțiune Puneți acțiune în scrisorile de solicitare ori de câte ori este posibil. Cel mai simplu este să folosiți verbe de acțiune și vocea activă, mai degrabă decât cea pasivă.
5. Convingeți, dar nu cereți Nu vă tratați destinatarii ca și cum v-ar datora ceva, ci atrageți atenția cititorului prin menționarea unor puncte comune și subliniați beneficiile acțiunii.
6. Nu fiți împovărător . oferiți cititorilor toate informațiile necesare și spuneți-le ce anume doriți să facă. Simplificați sarcina persoanei care trebuie să răspundă - includeți informații de contact, numere de telefon directe, dați link-uri sau atașați fișiere, orice este adecvat
7. Scrieți într-un mod prietenos și faceți apel la sentimentele cititorului . deși scrieți o scrisoare de afaceri, nu fiți superfluu. Scrisorile prietenoase fac prieteni, așa că scrieți scrisorile de cerere într-un mod prietenos, ca și cum ați vorbi cu un prieten adevărat sau cu o veche cunoștință. Suntem cu toții oameni și poate fi o idee bună să faceți apel la umanitatea, generozitatea sau simpatia corespondentului dumneavoastră.
8. Rămâneți politicos și profesionist Chiar dacă scrieți o cerere de anulare a unei comenzi sau o scrisoare de reclamație, rămâneți politicos și amabil, expuneți pur și simplu problema (problemele), furnizați toate informațiile relevante și evitați amenințările și calomniile.
9. Ai grijă la gramatică ! reformulând o zicală binecunoscută - "gramatica contează pentru prima impresie". O gramatică proastă, ca și manierele proaste, pot strica totul, așa că asigurați-vă că corectați toate scrisorile de afaceri pe care le trimiteți.
10. Revizuirea înainte de trimitere După ce ați terminat de redactat scrisoarea, citiți-o cu voce tare. Dacă punctul cheie nu este foarte clar, rescrieți-o. Este mai bine să investiți ceva timp în rescrierea ei și să primiți un răspuns, decât să o faceți repede și să vă fie aruncată scrisoarea la gunoi imediat.

Și, în cele din urmă, dacă ați primit un răspuns la scrisoarea de solicitare sau dacă acțiunea dorită a fost întreprinsă, nu uitați să mulțumiți persoanei. Aici puteți găsi modele de scrisori de mulțumire pentru toate ocaziile.

Modele de scrisori de solicitare

Mai jos veți găsi câteva exemple de scrisori de cerere pentru diferite ocazii.

Exemplu de scrisoare de cerere de recomandare

Dragă domnule Brown:

Sper că vă simțiți bine. Îmi amintesc cu plăcere de remarcabila dvs. conducere și de sprijinul acordat profesorilor în perioada în care am lucrat la Liceul XYZ.

În prezent, candidez la școala din districtul XYZ și mi se cere să prezint trei scrisori de recomandare. Vă scriu pentru a vă ruga dacă ați putea scrie o scrisoare de recomandare în numele meu.

Aș dori să vă furnizez câteva informații de fond care vă pot ajuta, dacă vă decideți să scrieți această scrisoare.

Atașat, veți găsi o copie a celui mai recent CV al meu. Vă rog să nu ezitați să mă contactați dacă aveți nevoie de informații suplimentare. Aștept cu nerăbdare să mă contactați și vă mulțumesc în avans pentru timpul acordat.

Cerere de informații

Vă mulțumim pentru că ați trimis CV-ul dvs. ca răspuns la postul anunțat. În plus față de CV-ul dvs., avem nevoie de trei referințe și de o listă a foștilor angajatori din ultimii trei ani, împreună cu numerele de telefon ale acestora.

Politica noastră este de a examina în detaliu trecutul fiecărui candidat pentru a selecta persoana cea mai potrivită pentru acest post.

Vă mulțumim pentru asistență și așteptăm cu nerăbdare să ne contactați.

Cerere de referință de caracter

a depus o cerere de angajare la compania noastră pentru un post în cadrul companiei noastre. Ați fi amabil să ne oferiți o evaluare scrisă a acestei persoane.

Vă rugăm să fiți sigur că răspunsul dumneavoastră va fi tratat cu confidențialitate. Vă mulțumim în avans.

Cerere de donație

Vă trimit această scrisoare în calitate de membru al comunității noastre. Sunt sigur că, la fel ca și mine, apreciați faptul că locuiți într-un cartier atât de liniștit și pașnic.

Știți, uneori, pentru a păstra liniștea și pacea în comunitate, trebuie să se ia măsuri. După cum probabil știți, comitetul nostru comunitar local s-a reunit în ultimele două luni pentru a încerca să găsească modalități de a reduce rata spargerilor în zona noastră. Săptămâna trecută, au făcut publice recomandările lor cu privire la cea mai bună modalitate de a combate această problemă.

Principala lor recomandare prevede creșterea numărului de patrule de poliție și de securitate pentru a completa programul local de supraveghere a cartierului. Din păcate, suma necesară nu este inclusă în alocarea bugetară municipală din acest an.

Prin urmare, în calitate de membru preocupat al acestei comunități, am decis ca afacerea mea să doneze $ pentru fiecare $ strâns în comunitate pentru a acoperi costurile suplimentare de securitate. Vă îndemn să vă alăturați mie astăzi în susținerea acestei cauze demne de urmat pentru binele nostru comun.

Pentru a face o donație astăzi, puteți veni la oricare dintre cele două magazine și să depuneți donația în cutiile puse la dispoziție lângă casieriile din față. Dacă nu puteți ajunge la magazin, vă rugăm să trimiteți un cec sau un mandat poștal, pe numele "XYZ" și să-l trimiteți prin poștă la adresa menționată mai sus.

Vă mulțumesc anticipat.

Solicitarea unei favoruri

Vă scriu pentru a vă cere o favoare pe care sper că ați putea să mi-o faceți.

În mai puțin de trei luni voi da examenul de , cu speranța de a intra la , unde au cel mai bun program de studii postuniversitare pentru cursul care mă interesează.

Școala pune un accent extrem de mare pe succesul unui student la examen, motiv pentru care mă simt extrem de presat să obțin un punctaj peste medie la Graduate Record Examination.

Pentru că ați absolvit recent o diplomă în , sunteți în mod natural prima persoană la care m-am gândit când m-am gândit la cine aș putea aborda pentru a mă ajuta. Nu vă cer prea mult timp, aș aprecia foarte mult orice indicații pe care mi le-ați putea da și câteva lecții pe , care consider că sunt punctele mele cele mai slabe.

Sper că îmi veți da un răspuns pozitiv. Vă mulțumesc anticipat.

Cerere de returnare / înlocuire a produsului

Pe Am plasat o comandă pentru , am primit-o pe . Am descoperit că produsul achiziționat are următoarea problemă:

Deoarece produsul pe care l-ați livrat nu este de calitate satisfăcătoare, sunt îndreptățit să mi-l restituiți și vă rog să confirmați că veți face acest lucru în următoarele șapte zile. De asemenea, vă cer să confirmați dacă veți aranja ridicarea acestuia sau dacă îmi veți rambursa costurile de returnare.

Aștept cu nerăbdare să primesc propunerile dumneavoastră satisfăcătoare de soluționare a cererii mele în termen de șapte zile de la data prezentei scrisori.

*****

Și asta e tot pentru astăzi. Sperăm că aceste informații vă vor ajuta să compuneți scrisori de afaceri corect formatate în general și scrisori de solicitare convingătoare în special, și să obțineți întotdeauna răspunsul dorit. Vă mulțumim pentru lectură!