Si votre travail implique la correspondance d'affaires, alors vous écrivez certainement lettres de demande Il peut s'agir d'une demande d'emploi, d'une demande de promotion ou de réunion, d'une demande d'information ou de référence, d'une lettre de faveur ou d'une lettre de recommandation. Ces lettres sont difficiles à rédiger et encore plus difficiles à rédiger de manière à encourager les destinataires à y répondre volontiers et avec enthousiasme.

Quant à lettres de demande d'argent Si vous faites des demandes de parrainage, de dons ou de collecte de fonds, vous conviendrez qu'il faut souvent un miracle pour obtenir une réponse : ) Bien sûr, je ne peux pas garantir que nos conseils et nos lettres types feront le miracle, mais ils vous feront certainement gagner du temps et rendront votre travail de rédaction moins pénible.

Conseil pour gagner du temps Si vous communiquez par courrier électronique, vous pouvez gagner encore plus de temps en ajoutant tous ces modèles de lettres d'affaires directement à votre Outlook. Vous pourrez alors envoyer des courriers électroniques d'affaires personnalisés en un clic de souris !

Tout ce qu'il faut, c'est le module complémentaire Modèles d'e-mails partagés que vous pouvez voir sur la droite. Une fois que vous l'aurez installé dans votre Outlook, vous n'aurez plus à taper les mêmes phrases encore et encore.

Il suffit de double-cliquer sur le modèle pour que le texte soit inséré dans le corps du message en un instant. Tous vos formatages, hyperliens, images et signatures seront en place !

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Pour en revenir à la rédaction de lettres d'affaires, vous trouverez plus loin dans l'article :

Format de la lettre d'affaires

Une lettre d'affaires est un moyen de communication formel et c'est pourquoi elle requiert un format spécial. Vous ne vous souciez peut-être pas trop du format de la lettre si vous envoyez un courrier électronique, mais si vous rédigez une lettre d'affaires traditionnelle sur papier, les recommandations ci-dessous peuvent s'avérer utiles. Il est considéré comme une bonne pratique d'imprimer une lettre d'affaires sur du papier blanc standard de 8,5" x 11" (215,9 mm x 279,4 mm).

1. Adresse de l'expéditeur. En général, vous commencez par taper votre propre adresse. En anglais britannique, l'adresse de l'expéditeur est généralement inscrite dans le coin supérieur droit de la lettre. En anglais américain, l'adresse de l'expéditeur est placée dans le coin supérieur gauche.

   Vous n'avez pas besoin d'écrire le nom ou le titre de l'expéditeur, car ils sont inclus dans la clôture de la lettre. Tapez uniquement l'adresse postale, la ville et le code postal et, en option, le numéro de téléphone et l'adresse électronique.

   Si vous écrivez sur du papier à en-tête, passez outre.

   Voir également: Fonction HYPERLINK d'Excel pour créer et modifier rapidement plusieurs liens
2. Date Inscrivez la date quelques lignes en dessous de l'en-tête ou de l'adresse de retour. La norme est de 2 à 3 lignes (une à quatre lignes sont acceptables).
3. Ligne de référence (facultatif) Si votre lettre est liée à une information spécifique, comme une référence d'emploi ou un numéro de facture, ajoutez-le sous la date. Si vous répondez à une lettre, faites-y référence, par exemple,
   • Re : Facture n° 000987
   • Objet : Votre lettre datée du 4/1/2014
4. Avis à l'arrivée (facultatif) Si vous souhaitez inclure une note sur la correspondance privée ou confidentielle, tapez-la sous la ligne de référence en majuscules, le cas échéant. Par exemple, PERSONAL ou CONFIDENTIEL.
5. Adresse intérieure Il s'agit de l'adresse du destinataire de votre lettre commerciale, qu'il s'agisse d'un particulier ou d'une entreprise. Il est toujours préférable d'écrire à une personne précise de l'entreprise à laquelle vous écrivez.

   La norme est de 2 lignes en dessous de l'élément précédent que vous avez tapé, une à six lignes sont acceptables.

6. Ligne d'attention (facultatif). Tapez le nom de la personne que vous essayez de joindre. Si vous avez écrit le nom de la personne dans l'adresse interne, sautez la ligne d'attention.
7. Salutation Utilisez le même nom que l'adresse intérieure, y compris le titre. Si vous connaissez la personne à laquelle vous écrivez et que vous avez l'habitude de vous adresser à elle par son prénom, vous pouvez taper ce dernier dans la salutation, par exemple : Chère Jane. Dans tous les autres cas, il est d'usage de s'adresser à une personne en indiquant son titre et son nom de famille, suivis d'une virgule ou de deux points, par exemple :
   • M. Brown :
   • Cher Dr. Brown :
   • Chère Mme Smith,

   Si vous ne connaissez pas le nom du destinataire ou si vous n'êtes pas sûr de son orthographe, utilisez l'une des salutations suivantes :

   • Mesdames
   • Messieurs
   • Cher Monsieur
   • Madame, Monsieur
   • A qui de droit
8. Ligne d'objet (facultatif) : Laissez deux ou trois lignes vierges après la salutation et tapez l'essentiel de votre lettre en majuscules, soit aligné à gauche, soit centré. Si vous avez ajouté la ligne de référence (3), la ligne Objet peut être superflue. Voici quelques exemples :
   • LETTRE DE RÉFÉRENCE
   • LETTRE DE COUVERTURE
   • DEMANDE DEMANDE DE REMPLACEMENT D'UN PRODUIT
   • DEMANDE D'EMPLOI
9. Corps Il s'agit de la partie principale de votre lettre, qui se compose généralement de 2 à 5 paragraphes, avec une ligne blanche entre chaque paragraphe. Dans le premier paragraphe, rédigez une introduction amicale, puis énoncez votre point principal. Dans les paragraphes suivants, fournissez des informations générales et des détails à l'appui. Enfin, rédigez le paragraphe de clôture dans lequel vous réaffirmez l'objectif de la lettre et demandez une action, si nécessaire.Voir les conseils pour rédiger des lettres commerciales convaincantes pour plus de détails.
10. Fermeture. Comme vous le savez, il existe quelques fermetures complémentaires généralement acceptées. Celle que vous choisissez dépend du ton de votre lettre. Par exemple,
    • Respectueusement vôtre (très formel)
    • Sincèrement ou Cordialement ou Sincèrement vôtre (les fermetures les plus utiles dans les lettres d'affaires)
    • Cordialement vôtre (un peu plus personnel et amical).

    La clôture est généralement tapée au même point vertical que la date et une ligne après le dernier paragraphe du corps du texte. Mettez la majuscule au premier mot seulement et laissez trois ou quatre lignes entre la clôture et le bloc-signature. Si la salutation est suivie de deux points, ajoutez une virgule après la clôture ; sinon, aucune ponctuation après la clôture n'est requise.

11. Signature. En règle générale, une signature vient quatre lignes vierges après la clôture complémentaire. Tapez votre nom sous une signature et ajoutez un titre, si nécessaire.
12. Pièces jointes. Cette ligne indique au destinataire quels autres documents, comme un curriculum vitae, sont joints à votre lettre. Les styles les plus courants sont présentés ci-dessous :
    • Encl.
    • Attachez.
    • Enceintes : 2
    • Enceintes (2)
13. Initiales du dactylo (facultatif) Cet élément est utilisé pour indiquer la personne qui a tapé la lettre pour vous. Si vous avez tapé la lettre vous-même, ne le mentionnez pas. En général, les initiales d'identification comprennent trois de vos initiales en majuscules, puis deux ou trois de celles de la dactylo en minuscules. Par exemple, JAM/dmc , JAM:cm Mais cette composante est assez rarement utilisée de nos jours, dans les lettres d'affaires très formelles.

    Vous trouverez ci-dessous un exemple de lettre de don correctement formatée. Il est toujours plus facile de comprendre à partir d'exemples, n'est-ce pas ?

    

10 conseils pour rédiger des lettres de demande convaincantes

Vous trouverez ci-dessous 10 stratégies pour rédiger vos lettres de demande de manière à convaincre votre lecteur de répondre ou d'agir.

1. Connaître son destinataire Avant de commencer à rédiger votre lettre de demande, posez-vous les questions suivantes : qui est mon lecteur et comment peut-il m'aider ? S'agit-il d'un décideur ou se contentera-t-il de transmettre ma demande à un officier supérieur ? Le style et le contenu de votre lettre de demande dépendront de la position du lecteur.
2. Ne soyez pas verbeux Soyez clair, bref et précis. Une règle de base est la suivante : n'utilisez pas deux mots quand un seul suffirait. Rappelez-vous la célèbre citation de Mark Twain : "Je n'avais pas le temps d'écrire une lettre courte, alors j'ai écrit une longue lettre à la place". Une personne dans sa position pouvait se permettre cela, et... il ne demandait rien :)
3. Faites en sorte que votre lettre soit facile à lire Lorsque vous écrivez une lettre de demande, ne faites pas de digressions et n'embrouillez pas votre lecteur en vous éloignant de votre point principal. Évitez les phrases et les paragraphes longs et chargés, car ils sont intimidants et difficiles à digérer. Utilisez plutôt des phrases simples et déclaratives et séparez les phrases longues par des virgules, des deux-points et des points-virgules. Commencez un nouveau paragraphe lorsque vous changez de pensée ou d'idée.

   Voici un très mauvais exemple de lettre de motivation :

   " À tous égards, mes qualifications semblent correspondre aux souhaits exprimés dans votre annonce et, sur la base de la voix des blogs de votre entreprise, je pense vraiment que je suis destiné à occuper un [poste] dans votre entreprise."

   Et c'en est une bonne :

   " J'ai de bonnes compétences et de l'expérience dans [votre domaine d'expertise] et je vous serais très reconnaissant de me considérer pour tout poste approprié."

   N'oubliez pas que si votre lettre de demande est facile à lire, elle a plus de chances d'être lue !

4. Ajouter un appel à l'action Mettez de l'action dans vos lettres de demande chaque fois que c'est possible. Le plus simple est d'utiliser des verbes d'action et la voix active plutôt que passive.
5. Convaincre mais ne pas exiger Ne traitez pas vos destinataires comme s'ils vous devaient quelque chose. Au contraire, attirez l'attention du lecteur en mentionnant les points communs et en soulignant les avantages d'agir.
6. Ne soyez pas pesant Donnez aux lecteurs toutes les informations nécessaires et dites ce que vous voulez exactement qu'ils fassent. Simplifiez le travail de la personne qui doit répondre - incluez les informations de contact, les numéros de téléphone directs, donnez des liens ou joignez des fichiers, selon ce qui convient.
7. Écrivez de manière conviviale et faites appel aux sentiments du lecteur. Même si vous écrivez une lettre d'affaires, ne soyez pas inutilement professionnel. Les lettres amicales font des amis, alors écrivez vos lettres de demande de manière amicale comme si vous parliez à votre véritable ami ou à une vieille connaissance. Nous sommes tous humains, et il peut être bon de faire appel à l'humanité, à la générosité ou à la sympathie de votre correspondant.
8. Restez polis et professionnels Même si vous écrivez une demande d'annulation de commande ou une lettre de plainte, restez poli et courtois, exposez simplement le ou les problèmes, fournissez toutes les informations pertinentes et veillez à éviter les menaces et les calomnies.
9. Attention à la grammaire Une mauvaise grammaire, tout comme de mauvaises manières, peuvent tout gâcher, alors assurez-vous de relire toutes les lettres d'affaires que vous envoyez.
10. Révision avant l'envoi Une fois que vous avez terminé de rédiger votre lettre, lisez-la à haute voix. Si votre point clé n'est pas très clair, écrivez-le à nouveau. Il vaut mieux investir un certain temps dans la réécriture et obtenir une réponse, que de faire vite et de voir votre lettre jetée à la poubelle immédiatement.

Enfin, si vous avez obtenu une réponse à votre lettre de demande ou si l'action souhaitée a été réalisée, n'oubliez pas de remercier la personne. Vous trouverez ici des modèles de lettres de remerciement pour toutes les occasions.

Exemples de lettres de demande

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de lettres de demande pour différentes occasions.

Exemple de demande de lettre de recommandation

Cher M. Brown :

J'espère que vous vous portez bien. Je garde un souvenir chaleureux de votre remarquable leadership et du soutien que vous avez apporté aux enseignants pendant mon emploi au lycée XYZ.

Je suis actuellement en train de postuler pour le district scolaire XYZ et je dois soumettre trois lettres de recommandation. Je vous écris pour vous demander si vous pourriez écrire une lettre de recommandation en mon nom.

J'aimerais vous fournir quelques informations de base qui pourraient vous aider, si vous décidez d'écrire cette lettre .

Vous trouverez ci-joint une copie de mon curriculum vitae le plus récent. N'hésitez pas à me contacter si vous avez besoin de renseignements supplémentaires. Dans l'attente de votre réponse, je vous remercie par avance de votre temps.

Demande d'informations

En plus de votre curriculum vitae, nous avons besoin de trois références et d'une liste de vos anciens employeurs des trois dernières années, ainsi que de leurs numéros de téléphone.

Notre politique consiste à examiner en profondeur les antécédents de chaque candidat afin de sélectionner la personne la plus apte à occuper ce poste.

Nous vous remercions de votre aide et nous attendons votre réponse avec impatience.

Demande de certificat de moralité

a posé sa candidature à un poste dans notre entreprise. Il/elle a donné votre nom comme référence de caractère. Auriez-vous l'amabilité de nous fournir votre évaluation écrite de cette personne.

Soyez assuré que votre réponse sera traitée en toute confidentialité. Merci d'avance.

Demande de don

Je vous envoie ceci en tant que membre de notre communauté. Je suis sûr que vous appréciez, tout comme moi, de vivre dans un quartier aussi calme et paisible.

Vous savez, parfois, pour préserver la tranquillité de sa communauté, il faut agir. Comme vous le savez peut-être, notre comité communautaire local s'est réuni au cours des deux derniers mois pour tenter de trouver des moyens de réduire le taux de cambriolage dans notre quartier. La semaine dernière, il a publié ses recommandations sur la meilleure façon de combattre ce problème.

Leur principale recommandation porte sur l'augmentation des patrouilles de police et de sécurité pour compléter le programme local de surveillance des quartiers. Malheureusement, le montant nécessaire n'est pas inclus dans l'allocation budgétaire municipale de cette année.

Par conséquent, en tant que membre concerné de cette communauté, j'ai décidé que mon entreprise fera un don de $ pour chaque $ collecté dans la communauté afin de couvrir les coûts de sécurité supplémentaires. Je vous invite à vous joindre à moi aujourd'hui pour soutenir cette noble cause pour notre bien commun.

Pour faire votre don aujourd'hui, vous pouvez vous rendre dans l'un de nos deux magasins et déposer votre don dans les boîtes prévues à cet effet près des caisses de devant. Si vous ne pouvez pas vous rendre au magasin, veuillez envoyer un chèque ou un mandat à l'ordre de "XYZ" et le poster à l'adresse indiquée ci-dessus.

Merci d'avance.

Demander une faveur

Je vous écris pour vous demander une faveur que j'espère que vous pourrez faire pour moi.

Dans moins de trois mois, je passerai le , dans l'espoir d'entrer au , où ils ont le meilleur programme d'études supérieures pour le cours qui m'intéresse.

L'école accorde une très grande importance à la réussite des étudiants à l'examen, c'est pourquoi je me sens extrêmement poussée à obtenir une note supérieure à la moyenne au Graduate Record Examination.

Parce que vous avez récemment obtenu un diplôme en , vous êtes naturellement la première personne à laquelle j'ai pensé lorsque j'ai réfléchi à qui je pouvais m'adresser pour m'aider. Je ne vous demande pas trop de temps, j'apprécierais vraiment tous les conseils que vous pourriez me donner et quelques leçons sur le , qui sont, selon moi, mes points faibles.

En espérant que vous me donnerez une réponse positive, je vous remercie par avance.

Demande de retour / remplacement de produit

Le j'ai commandé le , je l'ai reçu le J'ai découvert que le produit acheté présente le problème suivant :

Le produit que vous avez livré n'étant pas de qualité satisfaisante, j'ai le droit de le récupérer et je vous demande de me confirmer que vous le ferez dans les sept prochains jours. Je vous demande également de me confirmer si vous vous chargez de le récupérer ou si vous me remboursez les frais de retour.

J'attends de recevoir vos propositions satisfaisantes de règlement de ma demande dans les sept jours suivant la date de la présente lettre.

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Et c'est tout pour aujourd'hui. Nous espérons que ces informations vous aideront à rédiger des lettres d'affaires correctement formatées en général et des lettres de demande persuasives en particulier, et à obtenir toujours la réponse souhaitée. Merci de nous avoir lu !