Зміст
Якщо ваша робота пов'язана з діловим листуванням, то ви неодмінно пишете листи-запити Це може бути прохання про роботу, просування по службі або прохання про зустріч, запит на інформацію або рекомендацію, лист про надання послуг або рекомендаційний лист. Такі листи важко писати і ще важче писати так, щоб заохотити одержувачів відповідати на них охоче і з ентузіазмом.
Щодо запит на грошові акредитиви Якщо ви пишете прохання про спонсорство, пожертвування чи збір коштів, то погодьтеся, що часто для того, щоб отримати відповідь, потрібно диво :) Звичайно, я не можу гарантувати, що наші поради та зразки листів зроблять це диво, але вони точно заощадять вам час і зроблять вашу роботу з написання листів менш болісною.
Порада для економії часу Якщо ви спілкуєтеся електронною поштою, то можете заощадити ще більше часу, додавши всі ці зразки ділових листів безпосередньо в Outlook. І тоді ви зможете надсилати персоналізовані ділові листи одним клацанням миші!
Усе, що для цього потрібно, - це надбудова "Загальні шаблони електронної пошти", яку ви бачите праворуч. Після того, як ви встановите її в Outlook, вам більше не доведеться вводити одні й ті ж фрази знову і знову.
Просто двічі клацніть по шаблону і за мить знайдіть текст, що вставляється в тіло повідомлення. Все ваше форматування, гіперпосилання, зображення та підписи будуть на місці!
Не зволікайте, перевірте її прямо зараз: безкоштовна версія доступна для завантаження в Microsoft AppStore.
Що ж, повернемося до написання ділових листів, про що далі в статті:
Формат ділового листа
Діловий лист - це офіційний спосіб спілкування, і саме тому він вимагає особливого формату. Ви можете не надто перейматися форматом листа, якщо надсилаєте його електронною поштою, але якщо Ви пишете традиційного паперового ділового листа, наведені нижче рекомендації можуть виявитися корисними. Вважається, що діловий лист слід роздруковувати на стандартному білому папері розміром 8,5" x 11" (215,9 мм x 279,4 мм).
- Адреса відправника. Зазвичай ви починаєте з написання власної адреси. У британській англійській мові адреса відправника зазвичай пишеться у верхньому правому куті листа. В американській англійській мові адреса відправника розміщується у верхньому лівому куті.
Вам не потрібно писати ім'я або посаду відправника, оскільки вона міститься в кінці листа. Вказуйте лише вулицю, місто та поштовий індекс, а також, за бажанням, номер телефону та адресу електронної пошти.
Якщо ви пишете на канцелярському папері з фірмовим бланком, то пропустіть цей пункт.
- Дата На кілька рядків нижче бланку або зворотної адреси вкажіть дату. Стандарт - 2-3 рядки (допускається від одного до чотирьох рядків).
- Контрольна лінія (необов'язково) Якщо Ваш лист пов'язаний з якоюсь конкретною інформацією, наприклад, з посиланням на роботу або номером рахунку-фактури, додайте її під датою. Якщо Ви відповідаєте на лист, зробіть посилання на нього, наприклад,
- Щодо рахунку-фактури № 000987
- Щодо Вашого листа від 4/1/2014
- Повідомлення про прибуття (необов'язково) Якщо ви хочете додати позначку про приватну або конфіденційну кореспонденцію, надрукуйте її нижче рядка посилання великими літерами, якщо це доречно. Наприклад, ОСОБИСТЕ або КОНФІДЕНЦІЙНЕ.
- Внутрішня адреса Це адреса одержувача Вашого ділового листа, фізичної або юридичної особи. Завжди краще писати конкретній особі в компанії, до якої Ви звертаєтесь.
Стандарт - на 2 рядки нижче попереднього набраного вами пункту, допускається від одного до шести рядків.
- Рядок уваги (необов'язково). Введіть ім'я особи, до якої ви намагаєтеся додзвонитися. Якщо ви написали ім'я особи у внутрішній адресі, пропустіть рядок "Увага".
- Привітання Використовуйте те саме ім'я, що й у внутрішній адресі, включаючи посаду. Якщо ви знаєте особу, якій пишете, і зазвичай звертаєтеся до неї на ім'я, ви можете вказати її ім'я, наприклад, у привітанні: Люба Джейн. У всіх інших випадках прийнято звертатися до особи, використовуючи, наприклад, особисту назву посади та прізвище, після яких ставиться кома або двокрапка:
- Містере Браун:
- Шановний докторе Браун:
- Шановна пані Сміт,
Якщо Ви не знаєте імені одержувача або не впевнені, як воно пишеться, використовуйте одне з наступних привітань:
- Пані!
- Панове
- Шановний пане
- Шановний пане або пані
- Кому це може стосуватися
- Тема листа (необов'язково): Після привітання залиште два-три порожніх рядки і надрукуйте суть Вашого листа великими літерами з вирівнюванням по центру або зліва. Якщо Ви додали довідковий рядок (3), то рядок "Тема" може бути зайвим. Нижче наведено кілька прикладів:
- РЕКОМЕНДАЦІЙНИЙ ЛИСТ
- СУПРОВІДНИЙ ЛИСТ
- ЗАПИТ НА ЗАМІНУ ТОВАРУ
- ОГОЛОШЕННЯ ПРО РОБОТУ
- Тіло Це основна частина вашого листа, яка зазвичай складається з 2 - 5 абзаців, з порожнім рядком між кожним абзацом. У першому абзаці напишіть дружнє вступне слово, а потім викладіть свою основну думку. У наступних кількох абзацах надайте довідкову інформацію та допоміжні деталі. Нарешті, напишіть заключний абзац, де ви повторно сформулюєте мету листа і попросіть про певні дії, якщо це необхідно.Більш детально див. поради щодо написання переконливих ділових листів.
- Закриваємо. Як відомо, існує кілька загальноприйнятих комплементарних завершень. Яке з них ви оберете, залежить від тональності вашого листа. Наприклад,
- З повагою, Ваш (дуже офіційно)
- З повагою або З найкращими побажаннями або Yours truly (найкорисніші завершення в ділових листах)
- З повагою, Сердечно Ваш (дещо більш особистий і дружній)
Закінчення зазвичай друкується в тій же вертикальній точці, що і дата, і через один рядок після останнього абзацу основного тексту. Тільки перше слово пишеться з великої літери, а між закінченням і блоком підпису залишають три-чотири рядки. Якщо після привітання ставиться двокрапка, то після закінчення ставиться кома; в іншому випадку ніяких розділових знаків після закінчення ставити не потрібно.
- Підпис. Як правило, підпис розміщується через чотири порожні рядки після закриття компліменту. Під підписом вкажіть своє ім'я та назву посади, якщо це необхідно.
- Вольєри. Цей рядок інформує одержувача про те, які інші документи, наприклад, резюме, додаються до Вашого листа. Нижче наведені загальні стилі:
- Приєднуйтесь.
- Приєднати.
- Корпусів: 2
- Додатки (2)
- Ініціали друкарки (необов'язково) Цей компонент використовується для зазначення особи, яка надрукувала лист для Вас. Якщо Ви надрукували лист самостійно, опускайте його. Зазвичай ідентифікаційні ініціали включають три Ваші ініціали великими літерами, а потім два або три ініціали друкарки малими літерами. Наприклад, JAM/dmc , JAM:см Але цей компонент сьогодні використовується досить рідко, в дуже формальних ділових листах.
Нижче ви можете побачити правильно оформлений зразок листа про пожертвування. На прикладах завжди легше зрозуміти, чи не так?
10 порад щодо написання переконливих листів-прохань
Нижче ви знайдете 10 стратегій написання листів-звернень таким чином, щоб вони переконали вашого читача відповісти або діяти.
- Знати свого адресата Перш ніж приступити до написання листа-запиту, поставте собі такі запитання: хто є моїм читачем і як саме він може мені допомогти? Чи є він особою, яка приймає рішення, чи просто передасть моє прохання старшому за посадою? Стиль і зміст вашого листа-запиту залежатимуть від позиції читача.
- Не будьте багатослівними Говоріть чітко, лаконічно і по суті. Емпіричне правило - не використовуйте два слова там, де достатньо одного. Згадайте відому цитату Марка Твена - "У мене не було часу написати короткого листа, тому я написав довгий". Людина на його посаді могла собі це дозволити, і... він нічого не просив :)
- Зробіть свій лист легким для читання Під час написання листа-прохання не відволікайтеся і не заплутуйте читача, відхиляючись від основної думки. Уникайте довгих, перевантажених речень і абзаців, оскільки вони залякують і важко сприймаються. Натомість використовуйте прості, декларативні речення і розбивайте довгі речення комами, двокрапкою і крапкою з комою. Починайте новий абзац, коли змінюєте думку або ідею.
Ось дуже поганий приклад супровідного листа:
" В усіх відношеннях моя кваліфікація відповідає бажанням, висловленим у вашій рекламі, і, виходячи з відгуків у блогах вашої компанії, я дійсно вважаю, що я був створений для того, щоб зайняти [Посада] у вашій компанії".
І це добре:
" Я маю хороші навички та досвід у [Вашій сфері компетенції] і був би дуже вдячний, якби Ви розглянули мою кандидатуру на будь-яку відповідну посаду".
Пам'ятайте, якщо ваш лист-звернення виглядає легко читабельним, він має більше шансів бути прочитаним!
- Додати заклик до дії У своїх листах-зверненнях, де це можливо, використовуйте дієслова дії та активний стан, а не пасивний, як це було раніше.
- Переконувати, але не вимагати Не ставтеся до своїх адресатів так, ніби вони вам щось винні. Замість цього приверніть увагу читача, згадавши про спільні точки дотику, і підкресліть переваги дії.
- Не будьте обтяжливими Надайте читачам всю необхідну інформацію і скажіть, що саме ви хочете, щоб вони зробили. Спростіть завдання для людини, яка має відповісти - вкажіть контактну інформацію, прямі номери телефонів, дайте посилання або прикріпіть файли, якщо це доречно.
- Пишіть доброзичливо та апелюйте до почуттів читача Хоча ви пишете ділового листа, не будьте надмірно діловими. Дружні листи створюють друзів, тому пишіть свої листи-прохання в дружній формі, як якщо б ви зверталися до свого справжнього друга або старого знайомого. Всі ми люди, і, можливо, буде гарною ідеєю звернутися до людяності, великодушності або співчуття вашого кореспондента.
- Залишатися ввічливими та професійними Навіть якщо ви пишете заяву про скасування наказу або лист зі скаргою, залишайтеся ввічливими та чемними, просто викладіть проблему (проблеми), надайте всю необхідну інформацію та обов'язково уникайте погроз та наклепів.
- Слідкуйте за граматикою Перефразовуючи відому приказку - "граматика вирішує перше враження". Погана граматика, як і погані манери, може зіпсувати все, тому обов'язково вичитуйте всі ділові листи, які ви надсилаєте.
- Перегляд перед відправкою Закінчивши написання листа, прочитайте його вголос. Якщо ваша ключова думка не зовсім зрозуміла, перепишіть її. Краще витратити трохи часу на переписування і отримати відповідь, ніж зробити це швидко і одразу викинути лист у смітник.
І, нарешті, якщо ви отримали відповідь на свій лист-прохання або бажана дія була виконана, не забудьте подякувати людині. Тут ви можете знайти зразки листів-подяк на всі випадки життя.
Зразки листів-запитів
Нижче ви знайдете кілька прикладів листів-запитів на різні випадки життя.
Зразок запиту на рекомендаційний лист
Шановний містере Браун:
Сподіваюся, у Вас все добре. У мене залишилися теплі спогади про Ваше чудове керівництво та підтримку вчителів під час моєї роботи в середній школі XYZ.
В даний час я подаю документи до шкільного округу XYZ і повинен надати три рекомендаційні листи. Я пишу, щоб попросити Вас написати рекомендаційний лист від мого імені.
Я хотів би надати Вам деяку довідкову інформацію, яка може допомогти Вам, якщо Ви вирішите написати цього листа.
У додатку Ви знайдете копію мого останнього резюме. Будь ласка, не соромтеся звертатися до мене, якщо Вам знадобиться будь-яка додаткова інформація. Я з нетерпінням чекаю відповіді від Вас і заздалегідь дякую за Ваш час.
Запит на інформацію
Дякуємо, що Ви надіслали своє резюме у відповідь на оголошену нами вакансію. Окрім Вашого резюме, нам також потрібні три рекомендації та список попередніх роботодавців за останні три роки з номерами їх телефонів.
Наша політика полягає в тому, щоб ретельно перевіряти біографію кожного кандидата, щоб вибрати найбільш підходящу людину для цієї роботи.
Дякуємо за Вашу допомогу і чекаємо на подальші контакти.
Запит на отримання довідки про персонажа
звернувся до нашої компанії з проханням про працевлаштування на посаду в нашій компанії. Він/вона вказав/ла Ваше ім'я в якості рекомендаційного листа. Чи не були б Ви так люб'язні надати нам Вашу письмову оцінку цієї людини.
Запевняємо, що Ваша відповідь буде розглянута з дотриманням конфіденційності. Заздалегідь дякуємо.
Прохання про пожертву
Я надсилаю це Вам як члену нашої громади. Я впевнений, що Ви, як і я, цінуєте життя в такому тихому і мирному районі.
Ви знаєте, іноді для того, щоб зберегти спокій і мир у громаді, потрібно діяти. Як ви знаєте, наш місцевий громадський комітет зустрічався протягом останніх двох місяців, щоб спробувати знайти шляхи зниження рівня крадіжок у нашому районі. Минулого тижня вони оприлюднили свої рекомендації щодо того, як найкраще боротися з цією проблемою.
Їх основна рекомендація - збільшити кількість поліцейських та охоронних патрулів на додаток до місцевої програми "Сусідська варта". На жаль, необхідна сума не передбачена в цьогорічному міському бюджеті.
Тому, як небайдужий член цієї громади, я вирішив, що мій бізнес пожертвує 1 долар з кожного долара, зібраного в громаді, для покриття додаткових витрат на безпеку. Я закликаю вас приєднатися до мене сьогодні, щоб підтримати цю гідну справу для нашого спільного блага.
Щоб зробити пожертву сьогодні, ви можете завітати до одного з наших двох магазинів і покласти її у скриньки, розташовані біля кас. Якщо ви не можете завітати до магазину, будь ласка, надішліть чек або грошовий переказ, виписаний на ім'я "XYZ", та надішліть його за вказаною вище адресою.
Заздалегідь дякую.
Прохання про послугу
Звертаюся до Вас з проханням про послугу, яку, сподіваюся, Ви могли б зробити для мене.
Менш ніж через три місяці я буду здавати , з надією вступити до , де є найкраща аспірантська програма за курсом, який мене цікавить.
Школа приділяє надзвичайно велику увагу успіху студента на іспиті, тому я відчуваю надзвичайний тиск, щоб отримати бал вище середнього на випускному іспиті.
Оскільки Ви нещодавно закінчили навчання за спеціальністю, Ви, природно, перша людина, про яку я подумав, коли розглядав питання про те, до кого я міг би звернутися за допомогою. Я не прошу занадто багато часу, я був би дуже вдячний за будь-які вказівки, які Ви могли б дати мені, і кілька уроків з тих питань, які, на мою думку, є моїми слабкими сторонами.
Сподіваюся, що Ви надасте мені позитивну відповідь. Заздалегідь дякую.
Запит на повернення/заміну товару
Мною було зроблено замовлення на , отримавши його на , я виявив, що придбаний товар має наступну проблему:
Оскільки поставлений Вами товар є незадовільної якості, я маю право отримати його і прошу Вас підтвердити, що Ви зробите це протягом наступних семи днів. Я також вимагаю, щоб Ви підтвердили, чи організуєте Ви його отримання, чи відшкодуєте мені витрати на його повернення.
Сподіваюся на отримання Ваших задовільних пропозицій щодо врегулювання моєї претензії протягом семи днів з дати цього листа.
*****
На цьому на сьогодні все. Сподіваємось, ця інформація допоможе Вам складати правильно оформлені ділові листи взагалі та переконливі листи-прохання зокрема, і завжди отримувати бажану відповідь. Дякуємо за увагу!
