Hvis dit job indebærer forretningskorrespondance, skriver du helt sikkert anmodningsskrivelser Det kan være en jobansøgning, en anmodning om forfremmelse eller et møde, en anmodning om oplysninger eller en henvisning, et brev om en tjenesteydelse eller en anbefaling af en person. Sådanne breve er vanskelige at skrive og endnu vanskeligere at skrive på en sådan måde, at modtagerne bliver tilskyndet til at svare villigt og entusiastisk.

Med hensyn til breve med anmodning om penge , alle former for anmodninger om sponsorater, donationer eller fundraising, vil du være enig i, at det ofte kræver et mirakel at få et svar : ) Jeg kan selvfølgelig ikke garantere, at vores tips og breveksempler vil gøre miraklet, men de vil helt sikkert spare dig tid og gøre dit skrivearbejde mindre smertefuldt.

Tidsbesparende tip Hvis du kommunikerer via e-mail, kan du spare endnu mere tid ved at tilføje alle disse eksempler på forretningsbreve direkte til din Outlook. Og så kan du sende personlige, skræddersyede forretningsmails med et enkelt museklik!

Det kræver blot tilføjelsen Shared Email Templates, som du kan se til højre. Når du har den i din Outlook, behøver du ikke at skrive de samme sætninger igen og igen.

Du skal blot dobbeltklikke på skabelonen, og teksten indsættes i meddelelsesteksten om et øjeblik. Alle dine formateringer, hyperlinks, billeder og signaturer vil være på plads!

Tøv ikke med at tjekke det ud lige nu; en gratis version kan downloades i Microsoft AppStore.

Nå, tilbage til at skrive forretningsbreve, længere nede i artiklen finder du:

Format til forretningsbrev

Et forretningsbrev er en formel kommunikationsform, og derfor kræver det et særligt format. Du bekymrer dig måske ikke så meget om brevformatet, hvis du sender en e-mail, men hvis du skriver et traditionelt forretningsbrev på papir, kan nedenstående anbefalinger være nyttige. Det anses for god praksis at udskrive et forretningsbrev på hvidt standardpapir på 8,5" x 11" (215,9 mm x 279,4 mm).

1. Afsenderens adresse. Normalt starter du med at skrive din egen adresse. På britisk engelsk skrives afsenderens adresse normalt i øverste højre hjørne af brevet. På amerikansk engelsk skrives afsenderens adresse i øverste venstre hjørne.

   Du behøver ikke at skrive afsenderens navn eller titel, da det indgår i brevets afslutning. Skriv kun gadeadresse, by og postnummer og eventuelt telefonnummer og e-mailadresse.

   Hvis du skriver på brevpapir med brevhoved, kan du springe dette over.

2. Dato Skriv en dato et par linjer under brevhovedet eller afsenderadressen. 2-3 linjer er standard (1-4 linjer er acceptable).
3. Referencelinje (valgfrit) Hvis dit brev vedrører nogle specifikke oplysninger, f.eks. en jobreference eller et fakturanummer, skal du tilføje det under datoen. Hvis du svarer på et brev, skal du henvise til det. F.eks,
   • Re: Faktura nr. 000987
   • Re: Dit brev af 4/1/2014
4. Meddelelser ved ankomst (valgfrit) Hvis du ønsker at anføre en bemærkning om privat eller fortrolig korrespondance, skal du skrive den under referenceretten med store bogstaver, hvis det er relevant, f.eks. PERSONLIGT eller FORTROLIGT.
5. Indvendig adresse Dette er adressen på modtageren af dit forretningsbrev, en person eller en virksomhed. Det er altid bedst at skrive til en bestemt person i den virksomhed, du skriver til.

   Standarden er 2 linjer under det foregående punkt, du har skrevet, men en til seks linjer er acceptable.

6. Opmærksomhedslinje (valgfri). Skriv navnet på den person, som du forsøger at få fat i. Hvis du har skrevet personens navn i den interne adresse, skal du springe over opmærksomhedslinjen.
7. Hilsen Brug det samme navn som den indvendige adresse, herunder titlen. Hvis du kender den person, du skriver til, og du plejer at tiltale vedkommende med fornavnet, kan du f.eks. skrive fornavnet i hilsenen: Kære Jane. I alle andre tilfælde er det almindelig praksis at tiltale en person med den personlige titel og efternavnet efterfulgt af f.eks. et komma eller kolon:
   • Hr. Brown:
   • Kære Dr. Brown:
   • Kære fru Smith,

   Hvis du ikke kender modtagerens navn eller ikke er sikker på, hvordan det staves, kan du bruge en af følgende hilsner:

   • Damer
   • Gentlemen
   • Kære hr.
   • Kære frue eller herre
   • Til hvem det måtte vedrøre
8. Emnelinje (valgfri): Lad to eller tre tomme linjer være efter hilsen og skriv hovedindholdet af dit brev med store bogstaver, enten med venstre side eller centreret. Hvis du har tilføjet en referencerække (3), kan emnelinjen være overflødig. Her er et par eksempler:
   • REFERENCEBREV
   • OMSLAG
   • ANMODNING OM UDSKIFTNING AF ET PRODUKT
   • JOBBESØGNING
9. Krop Dette er hovedparten af dit brev, som normalt består af 2 - 5 afsnit med en tom linje mellem hvert afsnit. I det første afsnit skal du skrive en venlig indledning og derefter angive dit hovedpunkt. I de næste par afsnit skal du give baggrundsoplysninger og underbyggende detaljer. Til sidst skal du skrive det afsluttende afsnit, hvor du gentager formålet med brevet og anmoder om en handling, hvis det er nødvendigt.Se tips til at skrive overbevisende forretningsbreve for at få flere oplysninger.
10. Lukning. Som du ved, findes der nogle få almindeligt accepterede komplementære lukninger. Hvilken du vælger afhænger af tonen i dit brev, f.eks,
    • Med venlig hilsen (meget formelt)
    • Med venlig hilsen eller Med venlig hilsen eller Med venlig hilsen (de mest nyttige afslutninger i forretningsbreve)
    • Med venlig hilsen, hjertelig hilsen (lidt mere personligt og venligt)

    Afslutningen skrives typisk i samme lodrette punkt som datoen og en linje efter det sidste afsnit. Skriv kun det første ord med stort, og lad der være tre eller fire linjer mellem afslutningen og underskriftsblokken. Hvis hilsenen efterfølges af et kolon, skal der sættes et komma efter afslutningen; ellers er det ikke nødvendigt med tegnsætning efter afslutningen.

11. Underskrift. Som regel kommer en underskrift fire tomme linjer efter Complimentary Close. Skriv dit navn under en underskrift og tilføj evt. en titel.
12. Bilag. Denne linje fortæller modtageren, hvilke andre dokumenter, f.eks. et CV, der er vedlagt dit brev. De almindelige stilarter er angivet nedenfor:
    • Vedlagt.
    • Vedhæft.
    • Indhegninger: 2
    • Kabinetter (2)
13. Initialer for maskinskriveren (valgfrit) Denne komponent bruges til at angive den person, der har skrevet brevet for dig. Hvis du selv har skrevet brevet, udelader du denne komponent. Normalt omfatter identifikationsinitialerne tre af dine initialer med store bogstaver og derefter to eller tre af maskinskriverens med små bogstaver, JAM/dmc , JAM:cm Men denne komponent bruges sjældent i dag, kun i meget formelle forretningsbreve.

    Nedenfor kan du se et korrekt formateret eksempel på et donationsbrev. Det er altid nemmere at forstå fra eksempler, ikke sandt?

    

10 tips til at skrive overbevisende anmodningsbreve

Nedenfor finder du 10 strategier til at skrive dine anmodningsbreve på en sådan måde, at de overbeviser din læser om at reagere eller handle.

1. Kend din adressat Før du begynder at skrive dit anmodningsbrev, skal du stille dig selv følgende spørgsmål: Hvem er min læser, og hvordan kan de hjælpe mig? Er de beslutningstagere, eller vil de blot videregive min anmodning til en højtstående embedsmand? Både stilen og indholdet af dit anmodningsbrev afhænger af læserens stilling.
2. Vær ikke så mundret Vær klar, kortfattet og præcis. En tommelfingerregel er følgende - brug ikke to ord, når ét ord er tilstrækkeligt. Husk det berømte citat af Mark Twain - "Jeg havde ikke tid til at skrive et kort brev, så jeg skrev et langt i stedet". En person i hans stilling kunne tillade sig det, og... han bad ikke om noget : )
3. Gør dit brev let at læse Når du skriver et brev med en anmodning, skal du ikke afvige fra det væsentlige og ikke forvirre din læser ved at afvige fra dit hovedpunkt. Undgå lange, sammenklemte sætninger og afsnit, fordi de er skræmmende og svære at fordøje. Brug i stedet enkle, deklarative sætninger, og afbryd lange sætninger med kommaer, kolon og semikolon. Start et nyt afsnit, når du ændrer en tanke eller idé.

   Her er et meget dårligt eksempel på et følgebrev:

   " I alle henseender synes mine kvalifikationer at være i overensstemmelse med de ønsker, der er udtrykt i jeres annonce, og baseret på stemmen fra jeres virksomheds blogs tror jeg virkelig, at jeg er skabt til at være en [Position] i jeres virksomhed."

   Og det er en god en:

   " Jeg har gode færdigheder og erfaring inden for [dit fagområde], og jeg vil være meget taknemmelig, hvis du overvejer at ansætte mig i en passende stilling."

   Husk, at hvis dit henvendelsesbrev ser letlæseligt ud, har det større chance for at blive læst!

4. Tilføj opfordring til handling Sæt handling ind i dine henvendelser, hvor det er muligt. Det er nemmest at bruge handlingsverber og den aktive stemme frem for den passive stemme.
5. Overbevis, men kræv ikke Du skal ikke behandle dine adressater, som om de skylder dig noget, men i stedet fange læserens opmærksomhed ved at nævne det fælles grundlag og fremhæve fordelene ved at handle.
6. Vær ikke besværlig Giv læserne alle de nødvendige oplysninger, og fortæl, hvad du præcist ønsker, at de skal gøre. Gør det nemmere for personen at svare - giv kontaktoplysninger, direkte telefonnumre, giv links eller vedhæft filer, hvad der er passende.
7. Skriv på en venlig måde og appeller til læserens følelser Selv om du skriver et forretningsbrev, skal du ikke være overdrevent forretningsmæssig. Venlige breve skaber venner, så skriv dine forespørgselsbreve på en venlig måde, som om du taler med din rigtige ven eller en gammel bekendt. Vi er alle mennesker, og det kan være en god idé at appellere til din korrespondents menneskelighed, generøsitet eller sympati.
8. Forbliv høflig og professionel Selv hvis du skriver en anmodning om annullering af en ordre eller et klagebrev, skal du være høflig og høflig, blot angive problemet/problemerne, give alle relevante oplysninger og sørge for at undgå trusler og bagvaskelse.
9. Pas på din grammatik Dårlig grammatik kan ligesom dårlige manerer ødelægge det hele, så sørg for at læse alle forretningsbreve, du sender, korrektur.
10. Gennemgang før afsendelse Når du er færdig med at skrive brevet, skal du læse det højt. Hvis dit hovedpunkt ikke er helt klart, kan du skrive det om. Det er bedre at investere lidt tid i at skrive det om og få svar, end at skrive hurtigt og få brevet smidt i skraldespanden med det samme.

Og endelig, hvis du har fået svar på dit brev med anmodningen, eller hvis den ønskede handling er blevet udført, må du ikke glemme at takke personen. Her kan du finde eksempler på takkebreve til alle lejligheder.

Eksempler på anmodningsbreve

Nedenfor finder du et par eksempler på anmodningsbreve til forskellige lejligheder.

Eksempel på anmodning om anbefalingsbrev

Kære hr. Brown:

Jeg håber, du har det godt. Jeg har gode minder om dit bemærkelsesværdige lederskab og din støtte til lærerne under min ansættelse på XYZ High School.

Jeg er i øjeblikket ved at søge ind på XYZ-skoledistrikt og skal indsende tre anbefalingsbreve. Jeg skriver for at spørge, om du vil skrive et anbefalingsbrev på mine vegne.

Jeg vil gerne give dig nogle baggrundsoplysninger, som kan hjælpe dig, hvis du beslutter dig for at skrive dette brev.

Vedlagt finder du en kopi af mit seneste CV. Du er velkommen til at kontakte mig, hvis du har brug for yderligere oplysninger. Jeg ser frem til at høre fra dig, og jeg takker på forhånd for din tid.

Anmodning om oplysninger

Tak, fordi du har indsendt dit CV som svar på det opslåede job. Ud over dit CV har vi også brug for tre referencer og en liste over tidligere arbejdsgivere for de seneste tre år samt deres telefonnumre.

Vores politik er at gennemgå hver enkelt kandidats baggrund grundigt for at udvælge den bedst egnede person til jobbet.

Tak for hjælpen, og vi ser frem til at høre fra dig.

Anmodning om en karakterreference

har ansøgt vores virksomhed om en stilling i vores . Han/hun har opgivet dit navn som en karakterreference. Vil du være så venlig at give os din skriftlige vurdering af denne person.

Du kan være sikker på, at dit svar vil blive behandlet fortroligt. På forhånd tak.

Anmodning om donationer

Jeg sender dette til dig som en af vores medborgere, og jeg er sikker på, at du sætter pris på at bo i et så roligt og fredeligt kvarter, ligesom jeg gør.

Nogle gange er man nødt til at gribe ind for at bevare roen og freden i sit lokalsamfund. Som De måske ved, har vores lokale fællesskabsudvalg holdt møde i de sidste to måneder for at forsøge at finde måder at reducere antallet af indbrud i vores område på. I sidste uge offentliggjorde de deres anbefalinger om, hvordan man bedst bekæmper dette problem.

Deres primære anbefaling er øget politi- og sikkerhedspatruljering som supplement til det lokale naboovervågningsprogram. Desværre er det nødvendige beløb ikke inkluderet i dette års kommunale budgetbevilling.

Som et bekymret medlem af dette samfund har jeg derfor besluttet, at min virksomhed vil donere $ for hver $, der indsamles i samfundet, til dækning af de ekstra sikkerhedsomkostninger. Jeg opfordrer Dem indtrængende til at slutte Dem til mig i dag og støtte denne værdige sag til gavn for vores fælles bedste.

Hvis du vil give din donation i dag, kan du komme ind i en af vores to butikker og lægge din donation i kasserne ved kassen foran butikken. Hvis du ikke kan komme i butikken, kan du sende en check eller en postanvisning, udstedt til "XYZ", til ovenstående adresse.

På forhånd tak.

Anmodning om en tjeneste

Jeg skriver til dig for at bede dig om en tjeneste, som jeg håber, at du kan gøre mig.

Om mindre end tre måneder skal jeg tage eksamensbeviset , med håb om at komme ind på , hvor de har det bedste graduate school-program for det fag, jeg er interesseret i.

Skolen lægger ekstremt stor vægt på, at en studerende klarer sig godt til eksamen, og derfor føler jeg mig ekstremt presset til at få en score over gennemsnittet på Graduate Record Examination.

Da du for nylig er blevet færdiguddannet i , er du naturligvis den første person, jeg tænkte på, da jeg overvejede, hvem jeg kunne henvende mig til for at få hjælp. Jeg beder ikke om for meget tid, men jeg ville virkelig sætte pris på alle de tips, du kan give mig, og et par lektioner i , som jeg føler er mine svageste punkter.

Jeg håber, at De vil give mig et positivt svar, og jeg takker Dem på forhånd.

Anmodning om returnering/udskiftning af produkter

Jeg har opdaget, at det købte produkt har følgende problem:

Da det produkt, du har leveret, ikke er af tilfredsstillende kvalitet, har jeg ret til at få det tilbage, og jeg beder dig bekræfte, at du vil gøre dette inden for de næste syv dage. Jeg beder dig også bekræfte, om du vil sørge for, at produktet bliver afhentet, eller om du vil refundere mig omkostningerne ved returnering.

Jeg ser frem til at modtage Deres tilfredsstillende forslag til løsning af mit krav inden for syv dage fra datoen for dette brev.

*****

Og det er alt for i dag. Forhåbentlig vil disse oplysninger hjælpe dig med at skrive korrekt formaterede forretningsbreve i almindelighed og overbevisende anmodningsbreve i særdeleshed, så du altid får det ønskede svar. Tak fordi du læste med!