Ja jūsu darbs ir saistīts ar lietišķo saraksti, jūs noteikti rakstāt pieprasījuma vēstules , laiku pa laikam vai regulāri. Tas var būt darba pieprasījums, paaugstināšana amatā vai tikšanās pieprasījums, informācijas vai ieteikuma pieprasījums, labvēlības vēstule vai rakstura ieteikums. Šādas vēstules ir grūti rakstīt, un vēl grūtāk ir rakstīt tā, lai mudinātu saņēmējus atbildēt labprāt un ar entuziasmu.

Attiecībā uz naudas pieprasījuma vēstules , dažāda veida sponsorēšanas, ziedojumu vai līdzekļu vākšanas pieprasījumiem, jūs piekritīsiet, ka bieži vien ir nepieciešams brīnums, lai saņemtu atbildi : ) Protams, es nevaru garantēt, ka ar mūsu padomiem un vēstuļu paraugiem jūs paveiksiet brīnumu, taču tie noteikti ietaupīs jūsu laiku un padarīs rakstīšanas darbu mazāk sāpīgu.

Padoms laika taupīšanai ! Ja sazināties pa e-pastu, varat ietaupīt vēl vairāk laika, pievienojot visus šos lietišķo vēstuļu paraugus tieši savai Outlook programmai. Un tad ar vienu peles klikšķi varēsiet nosūtīt personalizētus pielāgotus lietišķos e-pastus!

Viss, kas nepieciešams, ir kopīgo e-pasta veidņu papildinājums, ko redzat pa labi. Kad tas būs ievietots programmā Outlook, jums vairs nebūs atkal un atkal jāievada vienas un tās pašas frāzes.

Vienkārši divreiz noklikšķiniet uz veidnes un pēc brīža atradīsiet tekstu, kas ievietots ziņojuma korpusā. Visi jūsu formatējumi, hipersaites, attēli un paraksti būs savā vietā!

Nevilcinieties un pārbaudiet to jau tagad; bezmaksas versija ir pieejama lejupielādei Microsoft AppStore.

Nu, bet, atgriežoties pie biznesa vēstuļu rakstīšanas, tālāk rakstā atradīsiet:

Biznesa vēstules formāts

Biznesa vēstule ir formāls saziņas veids, tāpēc tai ir nepieciešams īpašs formāts. Iespējams, ka jums nav pārāk svarīgi vēstules formāts, ja sūtāt e-pastu, bet, ja rakstāt tradicionālu papīra formāta biznesa vēstuli, turpmāk sniegtie ieteikumi var būt noderīgi. Par labu praksi tiek uzskatīts izdrukāt biznesa vēstuli uz standarta 8,5" x 11" (215,9 mm x 279,4 mm) balta papīra.

1. Sūtītāja adrese. Parasti sākat ar savas adreses ierakstīšanu. Britu angļu valodā sūtītāja adrese parasti tiek rakstīta vēstules augšējā labajā stūrī. Amerikāņu angļu valodā sūtītāja adrese tiek ievietota augšējā kreisajā stūrī.

   Jums nav jāraksta sūtītāja vārds un uzvārds vai amats, jo tas ir iekļauts vēstules noslēgumā. Ierakstiet tikai ielas adresi, pilsētu un pasta indeksu, kā arī pēc izvēles tālruņa numuru un e-pasta adresi.

   Ja rakstāt uz kancelejas papīriem ar firmas veidlapu, tad to izlaidiet.

2. Datums . Ierakstiet datumu dažas rindas zem vēstules veidlapas vai atpakaļnosūtīšanas adreses. Standarts ir 2-3 rindas (pieļaujama viena līdz četras rindas).
3. Atsauces līnija (pēc izvēles) . ja jūsu vēstule ir saistīta ar kādu konkrētu informāciju, piemēram, darba vietas norādi vai rēķina numuru, pievienojiet to zem datuma. ja atbildat uz kādu vēstuli, atsaucieties uz to. piemēram,
   • Re: Rēķins Nr. 000987
   • Re: Jūsu vēstule, datēta ar 4.1.2014.
4. Paziņojumi par ierašanos (pēc izvēles) Ja vēlaties iekļaut atzīmi par privātu vai konfidenciālu saraksti, ierakstiet to zem atsauces rindas ar lielajiem burtiem, ja nepieciešams. Piemēram, PERSONAL vai CONFIDENTIAL.
5. Iekšējā adrese . Šī ir jūsu biznesa vēstules saņēmēja adrese - privātpersonas vai uzņēmuma. Vislabāk ir rakstīt konkrētai personai uzņēmumā, kuram rakstāt.

   Standarts ir 2 rindas zem iepriekšējā ierakstītā elementa, bet pieļaujamas ir no vienas līdz sešām rindām.

6. Uzmanības līnija (pēc izvēles). Ierakstiet tās personas vārdu, ar kuru mēģināt sazināties. Ja esat ierakstījis personas vārdu Iekšējā adresē, izlaidiet Uzmanības rindu.
7. Sveiciens . izmantojiet to pašu vārdu, kas ir iekšējās adreses nosaukums, ieskaitot virsrakstu. Ja jūs pazīstat personu, kurai rakstāt, un parasti to uzrunājat pēc vārda, varat, piemēram, sveicienā ierakstīt vārdu: Dārgā Džeina. Visos citos gadījumos ir ierasts uzrunāt personu ar personvārdu un uzvārdu, kam seko, piemēram, komats vai divstūris:
   • Brauna kungs:
   • Dārgais Dr. Brown:
   • Cienījamā kundze Smit,

   Ja nezināt saņēmēja vārdu vai nezināt, kā to rakstīt, izmantojiet kādu no šiem sveicieniem:

   • Dāmas
   • Džentlmeņi
   • Cienījamais kungs
   • Cienījamais kungs vai kundze
   • Kam tas var attiekties
8. Tēmas līnija (pēc izvēles): Pēc apsveikuma atstājiet divas vai trīs tukšas rindas un ierakstiet vēstules būtību ar lielajiem burtiem, izcelti pa kreisi vai centrēti. Ja esat pievienojis atsauces rindu (3), temata rinda var būt lieka. Šeit ir daži piemēri:
   • REKOMENDĀCIJAS VĒSTULE
   • VĀKA VĒSTULE
   • PRODUKTA NOMAIŅAS PIEPRASĪJUMS
   • DARBA PIEPRASĪJUMS
9. Ķermenis . šī ir jūsu vēstules galvenā daļa, kas parasti sastāv no 2 - 5 rindkopām, starp katru rindkopu atstājot tukšu rindu. pirmajā rindkopā uzrakstiet draudzīgu ievaddaļu un pēc tam izklāstiet savu galveno domu. nākamajās rindkopās sniedziet pamatinformāciju un apstiprinošu informāciju. visbeidzot, uzrakstiet nobeiguma rindkopu, kurā vēlreiz izklāsta vēstules mērķi un pieprasa kādu rīcību, ja tā ir nepieciešama.Piemērojams. Sīkāku informāciju skatiet padomos par pārliecinošu lietišķu vēstuļu rakstīšanu.
10. Slēgšana. Kā jūs zināt, ir vairāki vispārpieņemti papildinošie noslēgumi. Kuru no tiem jūs izvēlēsieties, ir atkarīgs no jūsu vēstules toņa. Piemēram,
    • Ar cieņu (ļoti formāli)
    • Sirsnīgi vai Ar cieņu, vai Ar cieņu (visnoderīgākie noslēguma vārdi lietišķās vēstulēs).
    • Ar sveicieniem, Sirsnīgi Jūsu (nedaudz personiskāk un draudzīgāk)

    Noslēgumu parasti raksta tajā pašā vertikālajā punktā, kur datumu, un vienu rindu aiz pēdējās pamatdaļas. Ar lielo burtu raksta tikai pirmo vārdu un atstāj trīs vai četras rindas starp noslēgumu un paraksta bloku. Ja pēc apsveikuma seko divstūris, pēc noslēguma pievieno komatu; pretējā gadījumā pēc noslēguma nav nepieciešama interpunkcija.

11. Paraksts. Parasti paraksts ir četras tukšas rindas aiz "Complimentary Close". Ierakstiet savu vārdu zem paraksta un, ja nepieciešams, pievienojiet nosaukumu.
12. Apvalki. Šajā rindā saņēmējam norādiet, kādi citi dokumenti, piemēram, CV, ir pievienoti jūsu vēstulei. Tālāk ir norādīti izplatītākie stili:
    • Pielikums.
    • Pievienojiet.
    • Apvalki: 2
    • Korpusi (2)
13. Mašīnrakstītāja iniciāļi (pēc izvēles) . šo komponentu izmanto, lai norādītu personu, kas vēstuli drukāja jūsu vietā. Ja vēstuli drukāts pats, šo komponentu izlaidiet. Parasti identifikācijas iniciāļi ietver trīs jūsu iniciāļus ar lielajiem burtiem, pēc tam divus vai trīs drukātāja iniciāļus ar mazajiem burtiem. piemēram, JAM/dmc , JAM:cm . Taču mūsdienās šis komponents tiek lietots diezgan reti, tikai ļoti formālās lietišķās vēstulēs.

    Zemāk varat aplūkot pareizi noformētu ziedojuma vēstules paraugu. No piemēriem vienmēr ir vieglāk saprast, vai ne?

    Skatīt arī: Kā konvertēt Excel failus uz PDF

    

10 padomi, kā rakstīt pārliecinošas pieprasījuma vēstules

Zemāk atradīsiet 10 stratēģijas, kā rakstīt pieprasījuma vēstules tā, lai tās pārliecinātu lasītāju atbildēt vai rīkoties.

1. Adresāta pazīšana . Pirms sākat rakstīt pieprasījuma vēstuli, uzdodiet sev šādus jautājumus. Kas ir mans lasītājs un kā tieši viņš var man palīdzēt? Vai viņš ir lēmumu pieņēmējs vai vienkārši nodos manu pieprasījumu augstākam ierēdnim? Gan jūsu pieprasījuma vēstules stils, gan saturs būs atkarīgs no lasītāja amata.
2. Neesiet daudzrunīgi . Esi skaidrs, īss un precīzs. Pamatnoteikums ir šāds - nelieto divus vārdus, ja pietiktu ar vienu. Atceries slaveno Marka Tvena citātu - "Man nebija laika rakstīt īsu vēstuli, tāpēc tā vietā es uzrakstīju garu vēstuli." Cilvēks viņa amatā to varēja atļauties, un... viņš neko neprasīja : )
3. Padariet savu vēstuli viegli lasāmu . rakstot lūguma vēstuli, nenovirzieties un nemulsiniet lasītāju, novirzoties no galvenās domas. Izvairieties no gariem, saspiestiem teikumiem un rindkopām, jo tie ir biedējoši un grūti sagremojami. Tā vietā lietojiet vienkāršus, deklaratīvus teikumus un garus teikumus sadaliet ar komatiem, divpunktniekiem un semikoloniem. Ja maināt domu vai ideju, sāciet jaunu rindkopu.

   Lūk, ļoti slikts motivācijas vēstules piemērs:

   " Katrā ziņā mana kvalifikācija šķiet atbilstoša jūsu sludinājumā izteiktajām vēlmēm, un, pamatojoties uz jūsu uzņēmuma blogos pausto, es patiešām domāju, ka man bija paredzēts [amats] jūsu uzņēmumā."

   Un šis ir labs piemērs:

   " Man ir labas prasmes un pieredze [Jūsu kompetences joma], un es būšu ļoti pateicīgs, ja apsvērsiet man piemērotāko amatu."

   Atcerieties, ka, ja jūsu pieprasījuma vēstule izskatās viegli lasāma, ir lielāka iespēja, ka tā tiks izlasīta!

4. Pievienojiet aicinājumu rīkoties . lūgumu vēstulēs, kur vien iespējams, ievietojiet darbību. Visvienkāršāk ir izmantot darbības darbības vārdus un aktīvās, nevis pasīvās balss formu.
5. Pārlieciniet, bet neprasiet . neizturieties pret adresātiem tā, it kā viņi būtu jums kaut ko parādā. Tā vietā pievērsiet lasītāja uzmanību, pieminot kopīgo un uzsverot rīcības priekšrocības.
6. Neesiet apgrūtinoši . sniedziet lasītājiem visu vajadzīgo informāciju un norādiet, ko tieši vēlaties, lai viņi dara. vienkāršojiet darbu, lai persona varētu atbildēt - norādiet kontaktinformāciju, tiešos tālruņa numurus, sniedziet saites vai pievienojiet failus, neatkarīgi no tā, kas ir piemērots.
7. Rakstiet draudzīgi un uzrunājiet lasītāja jūtas. . lai gan jūs rakstāt lietišķu vēstuli, neesiet lieki lieki lietišķs. Draudzīgas vēstules rada draugus, tāpēc rakstiet lūguma vēstules draudzīgi, it kā jūs runātu ar savu īsto draugu vai senu paziņu. Mēs visi esam cilvēki, un var būt labi, ja jūs aicināsiet uz sava korespondenta cilvēcību, dāsnumu vai līdzjūtību.
8. Palieciet pieklājīgi un profesionāli Pat ja rakstāt pasūtījuma atcelšanas pieprasījumu vai sūdzības vēstuli, saglabājiet pieklājību un pieklājību, vienkārši izklāstiet problēmu(-as), sniedziet visu būtisko informāciju un izvairieties no draudiem un apmelojumiem.
9. Ņemiet vērā savu gramatiku ! Pārfrāzējot labi zināmu teicienu - "gramatika ir svarīga pirmajam iespaidam". Slikta gramatika, tāpat kā sliktas manieres, var visu sabojāt, tāpēc pārliecinieties, ka visas nosūtītās lietišķās vēstules ir korektas.
10. Pārskats pirms nosūtīšanas . Kad esat pabeidzis vēstules sastādīšanu, izlasiet to skaļi. Ja jūsu galvenais punkts nav kristālskaidrs, uzrakstiet to vēlreiz. Labāk ieguldīt laiku vēstules pārrakstīšanā un saņemt atbildi, nekā to izdarīt ātri un vēstuli uzreiz izmest atkritumu urnā.

Un visbeidzot, ja esat saņēmis atbildi uz savu pieprasījuma vēstuli vai ir veikta vēlamā darbība, neaizmirstiet pateikties personai. Šeit varat atrast pateicības vēstuļu paraugus visiem gadījumiem.

Pieprasījuma vēstuļu paraugi

Zemāk atradīsiet dažus lūgumu vēstuļu piemērus dažādiem gadījumiem.

Ieteikuma vēstules pieprasījuma paraugs

Dārgais Brauna kungs:

Es ceru, ka jums klājas labi. Man ir siltas atmiņas par jūsu izcilo vadību un atbalstu skolotājiem, kad strādāju XYZ vidusskolā.

Pašlaik es piesakos uz XYZ skolas rajonu, un man ir jāiesniedz trīs rekomendācijas vēstules. Es rakstu, lai lūgtu, vai jūs varētu uzrakstīt rekomendācijas vēstuli manā vārdā.

Vēlos sniegt jums papildu informāciju, kas varētu jums palīdzēt, ja nolemjat rakstīt šo vēstuli.

Pielikumā atradīsiet mana jaunākā CV kopiju. Lūdzu, nekautrējieties sazināties ar mani, ja jums nepieciešama papildu informācija. Es gaidu jūsu atbildes un jau iepriekš pateicos par jūsu laiku.

Informācijas pieprasījums

Pateicamies, ka iesniedzat savu CV, atbildot uz mūsu izsludināto vakanci. Papildus jūsu CV mums ir nepieciešamas arī trīs atsauksmes un iepriekšējo darba devēju saraksts par pēdējiem trim gadiem, kā arī to tālruņu numuri.

Mūsu politika ir rūpīgi pārbaudīt katra kandidāta pagātni, lai izvēlētos šim darbam vispiemērotāko personu.

Pateicamies par palīdzību. Mēs ceram uz ziņu no jums.

Pieprasījums pēc rakstura atsauces

Viņš/viņa ir pieteicies/-a mūsu uzņēmumā, lai ieņemtu amatu mūsu uzņēmumā. Viņš/viņa ir norādījis/-a jūsu vārdu kā rekomendāciju par savu personību. Vai jūs būtu tik laipni un sniegtu mums savu rakstisku vērtējumu par šo personu.

Lūdzu, esiet droši, ka jūsu atbilde tiks uzskatīta par konfidenciālu. Iepriekš pateicamies.

Ziedojuma pieprasījums

Es to sūtu jums kā mūsu kopienas biedram. Esmu pārliecināts, ka jūs, tāpat kā es, novērtējat dzīvi tik klusā un mierīgā rajonā.

Ziniet, dažreiz, lai saglabātu klusumu un mieru savā kopienā, ir jārīkojas. Kā jūs, iespējams, zināt, mūsu vietējā Kopienas komiteja pēdējos divus mēnešus ir tikusies, lai mēģinātu atrast veidus, kā samazināt ielaušanos skaitu mūsu rajonā. Pagājušajā nedēļā viņi publicēja savus ieteikumus, kā vislabāk cīnīties ar šo problēmu.

Galvenais ieteikums ir palielināt policijas un drošības patruļu skaitu, lai papildinātu vietējo kaimiņu uzraudzības programmu. Diemžēl nepieciešamā summa nav iekļauta šā gada pašvaldības budžeta piešķīrumā.

Tāpēc es kā šīs kopienas ieinteresēts loceklis esmu nolēmis, ka mans uzņēmums ziedos $ par katru kopienā savākto $, lai segtu papildu drošības izmaksas. Es aicinu jūs šodien pievienoties man, lai atbalstītu šo mūsu kopīgajam labumam veltīgo pasākumu.

Lai veiktu ziedojumu šodien, varat ierasties kādā no abiem mūsu veikaliem un iemest ziedojumu kastītēs, kas atrodas pie kasēm. Ja nevarat ierasties veikalā, lūdzu, nosūtiet čeku vai naudas pārvedumu, kas noformēts uz "XYZ", un nosūtiet to uz iepriekš norādīto adresi.

Iepriekš paldies.

Lūgums sniegt pakalpojumu

Rakstu jums, lai lūgtu jums pakalpojumu, ko, ceru, jūs varētu man izdarīt.

Pēc nepilniem trim mēnešiem es kārtošu , ar cerību iestāties , kur viņiem ir vislabākā augstskolas programma kursam, kas mani interesē.

Skola ļoti lielu uzsvaru liek uz studenta panākumiem eksāmenā, tāpēc es jūtos ļoti spiests iegūt virs vidējā vērtējuma Absolventu eksāmenā (Graduate Record Examination).

Tā kā jūs nesen esat ieguvis grādu , jūs, protams, esat pirmā persona, par kuru es domāju, apsverot, pie kā es varētu vērsties, lai man palīdzētu. Es nelūdzu pārāk daudz laika, es patiešām būtu pateicīgs par jebkādām norādēm, ko jūs varētu man sniegt, un par dažām nodarbībām par , kas, manuprāt, ir manas vājākās vietas.

Es ceru, ka jūs sniegsiet man pozitīvu atbildi. Iepriekš paldies.

Pieprasījums atgriezt / aizstāt produktu

Es pasūtīju produktu , saņēmu to . Es atklāju, ka iegādātajam produktam ir šāda problēma:

Tā kā jūsu piegādātā prece nav apmierinošas kvalitātes, man ir tiesības to saņemt, un es vēlos, lai jūs apstiprinātu, ka to izdarīsiet nākamo septiņu dienu laikā. Es arī vēlos, lai jūs apstiprinātu, vai jūs organizēsiet preces saņemšanu vai atlīdzināsiet man tās atgriešanas izmaksas.

Es gaidu, ka septiņu dienu laikā no šīs vēstules datuma saņemšu jūsu apmierinošus priekšlikumus par manas prasības nokārtošanu.

*****

Un uz šodienu tas ir viss. Cerams, ka šī informācija palīdzēs jums sastādīt pareizi noformētu lietišķu vēstuli kopumā un jo īpaši pārliecinošas pieprasījuma vēstules, un vienmēr saņemt vēlamo atbildi. Paldies, ka izlasījāt!