إذا كانت وظيفتك تتضمن مراسلات تجارية ، فأنت بالتأكيد تكتب خطابات طلب ، من حين لآخر أو على أساس منتظم. قد يكون هذا طلب عمل أو ترقية أو طلبات اجتماع أو طلب معلومات أو إحالة أو خطاب تفضيل أو مرجع حرف. من الصعب كتابة مثل هذه الرسائل بل وأكثر صعوبة في كتابتها بطريقة تشجع المستلمين على الرد عن طيب خاطر وحماس.

بالنسبة إلى طلب خطابات المال ، جميع أنواع طلبات الرعاية أو التبرع أو جمع التبرعات ، فأنت توافق على أنه غالبًا ما يتطلب الأمر معجزة للحصول على رد:) بالطبع ، لا يمكنني ضمان أن نصائحنا وعينات الرسائل الخاصة بنا ستفعل المعجزة ، لكنهم سيفعلون ذلك. بالتأكيد يوفر لك بعض الوقت ويجعل عملك الكتابي أقل إيلامًا.

نصيحة لتوفير الوقت ! إذا كنت تتواصل عبر البريد الإلكتروني ، فيمكنك توفير المزيد من الوقت عن طريق إضافة كل نماذج رسائل العمل هذه مباشرةً إلى Outlook الخاص بك. وبعد ذلك ، ستكون قادرًا على إرسال رسائل بريد إلكتروني مخصصة للأعمال بنقرة واحدة!

كل ما يتطلبه الأمر هو الوظيفة الإضافية لقوالب البريد الإلكتروني المشتركة التي يمكنك رؤيتها على اليمين. بمجرد أن يكون لديك في Outlook الخاص بك ، لن تضطر إلى كتابة نفس العبارات مرارًا وتكرارًا.

فقط انقر نقرًا مزدوجًا فوق القالب وابحث عن النص المدرج في نص الرسالة في لحظة. ستكون جميع التنسيقات والارتباطات التشعبية والصور والتوقيعات بتنسيقعضو زميل في مجتمعنا. أنا متأكد من أنك تقدر العيش في مثل هذا الحي الهادئ والهادئ ، تمامًا مثلما أفعل.

كما تعلم ، أحيانًا من أجل الحفاظ على مجتمع المرء هادئًا ومسالمًا ، يجب على المرء أن يتخذ إجراءً. كما تعلم ، اجتمعت لجنة المجتمع المحلي لدينا على مدار الشهرين الماضيين لمحاولة إيجاد طرق لتقليل معدل الاختراق في منطقتنا. أصدروا الأسبوع الماضي توصياتهم حول أفضل السبل لمكافحة هذه المشكلة.

تدعو توصيتهم الأساسية إلى زيادة دوريات الشرطة والأمن لتكملة برنامج مراقبة الجوار المحلي. لسوء الحظ ، لم يتم تضمين المبلغ المطلوب في تخصيص ميزانية البلدية لهذا العام.

لذلك ، بصفتي عضوًا معنيًا في هذا المجتمع ، فقد قررت أن أعمالي سوف أتبرع بالدولار مقابل كل دولار يتم جمعه في المجتمع لتغطية المبلغ الإضافي تكاليف الأمن. أحثك على الانضمام إلي اليوم في دعم هذه القضية الجديرة بالخير من أجل مصلحتنا المشتركة.

لتقديم تبرعك اليوم ، يمكنك زيارة أي من متجرين لدينا وإيداع تبرعك في الصناديق المتوفرة بالقرب من الواجهة الصراف. إذا لم تتمكن من الوصول إلى المتجر ، فيرجى إرسال شيك أو حوالة بريدية ، تم إرسالها إلى "XYZ" وإرسالها بالبريد إلى العنوان المذكور أعلاه.

شكرًا لك مقدمًا.

طلب خدمة

أكتب إليك لأطلب منك معروفًا أتمنى أن تفعله لي.

في أقل من ثلاثة أشهر سأكونأخذ ، على أمل الدخول ، حيث لديهم أفضل برنامج للدراسات العليا للدورة التي أهتم بها.

تضع المدرسة تركيزًا كبيرًا للغاية على نجاح الطالب في الاختبار ، وهو لماذا أشعر بضغوط شديدة للحصول على درجة أعلى من المتوسط ​​في امتحان سجل الخريجين.

نظرًا لأنك تخرجت مؤخرًا بدرجة في ، فأنت بطبيعة الحال أول شخص أفكر فيه عند التفكير في من يمكنني الاتصال به لمساعدتي . أنا لا أطلب الكثير من الوقت ، وسأكون ممتنًا حقًا لأي مؤشرات يمكن أن تقدمها لي وبعض الدروس حولها ، والتي أشعر أنها أضعف نقاطي.

آمل أن تعطيني ردًا إيجابيًا . شكرًا لك مقدمًا.

طلب إرجاع / استبدال المنتج

في لقد قدمت طلبًا لـ ، استلمته في. لقد اكتشفت أن المنتج الذي تم شراؤه به المشكلة التالية:

نظرًا لأن المنتج الذي قمت بتسليمه ليس بجودة مرضية ، يحق لي الحصول عليه وسأطلب منك تأكيد أنك ستفعل ذلك في غضون اليوم التالي سبعة أيام. أطلب منك أيضًا تأكيد ما إذا كنت سترتب ليتم تحصيلها أم ستعوضني عن تكلفة إعادتها.

أتطلع إلى تلقي مقترحاتك المرضية لتسوية مطالبتي في غضون سبعة أيام من تاريخ تاريخ هذه الرسالة.

*****

وهذا كل شيء لليوم. نأمل هذاستساعدك المعلومات في كتابة خطاب عمل منسق بشكل صحيح بشكل عام وخطابات طلب مقنعة بشكل خاص ، والحصول دائمًا على الاستجابة المطلوبة. شكرا على القراءة!

لا تتردد في التحقق من ذلك الآن ؛ يتوفر إصدار مجاني للتنزيل على Microsoft AppStore.

حسنًا ، بالعودة إلى كتابة خطابات الأعمال ، ستجد في المقالة التالية:

تنسيق خطاب العمل

خطاب العمل هو طريقة رسمية للاتصال وهذا هو السبب في أنه يتطلب تنسيقًا خاصًا. قد لا تهتم بتنسيق الخطاب كثيرًا إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا ، ولكن إذا كنت تكتب خطاب عمل ورقي تقليدي ، فقد تكون التوصيات الواردة أدناه مفيدة. يُعد طباعة خطاب عمل على ورق أبيض قياسي 8.5 بوصة × 11 بوصة (215.9 ملم × 279.4 ملم) من الممارسات الجيدة.

1. عنوان المرسل. عادة تبدأ عن طريق كتابة العنوان الخاص بك. في اللغة الإنجليزية البريطانية ، عادة ما يكون عنوان المرسل مكتوبًا في الزاوية اليمنى العليا من الرسالة. في اللغة الإنجليزية الأمريكية ، يتم وضع عنوان المرسل في الزاوية اليسرى العليا.

   لا تحتاج إلى كتابة اسم المرسل أو المسمى الوظيفي ، كما هو مضمن في ختام الرسالة. اكتب فقط عنوان الشارع والمدينة والرمز البريدي واختياريًا ، رقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني.

   إذا كنت تكتب على قرطاسية ذات ترويسة ، فتخط هذا.

2. التاريخ . اكتب تاريخًا على بعد بضعة أسطر من الورق ذي الرأسية أو عنوان المرسل. المعيار هو 2-3 أسطر (واحد إلى أربعة أسطر مقبولة).
3. الخط المرجعي (اختياري) . إذا كانت رسالتك تتعلق ببعض محددةالمعلومات ، مثل مرجع الوظيفة أو رقم الفاتورة ، قم بإضافتها أسفل التاريخ. إذا كنت ترد على رسالة ، فارجع إليها. على سبيل المثال ،
   • Re: Invoice # 000987
   • Re: رسالتك بتاريخ 4/1/2014
4. إشعارات عند الوصول ( اختياري) . إذا كنت تريد تضمين تدوين في مراسلات خاصة أو سرية ، فاكتبها أسفل السطر المرجعي بأحرف كبيرة ، إذا كان ذلك مناسبًا. على سبيل المثال ، شخصي أو سري.
5. داخل العنوان . هذا هو عنوان مستلم خطاب عملك ، فردًا أو شركة. من الأفضل دائمًا الكتابة إلى شخص معين في الشركة التي تكتب إليها.

   المعيار عبارة عن سطرين أسفل العنصر السابق الذي كتبته ، ويُقبل من سطر إلى ستة أسطر.

6. سطر الانتباه (اختياري). اكتب اسم الشخص الذي تحاول الوصول إليه. إذا كتبت اسم الشخص في العنوان الداخلي ، فتخط سطر الانتباه.
7. التحية . استخدم نفس اسم العنوان الداخلي ، بما في ذلك العنوان. إذا كنت تعرف الشخص الذي تكتب إليه وعادة ما تخاطبه بالاسم الأول ، فيمكنك كتابة الاسم الأول في التحية ، على سبيل المثال: عزيزتي جين. في جميع الحالات الأخرى ، إنها ممارسة شائعة لمخاطبة شخص بعنوان شخصي واسم عائلته متبوعين بفاصلة أو نقطتين ، على سبيل المثال:
   • Mr. براون:
   • عزيزي الدكتور براون:
   • عزيزتي السيدة.Smith ،

   إذا كنت لا تعرف اسم المستلم أو لم تكن متأكدًا من كيفية تهجئته ، فاستخدم إحدى التحيات التالية:

   • Ladies
   • السادة
   • سيدي العزيز
   • سيدي أو سيدتي العزيز
   • لمن يهمه الأمر
8. الموضوع سطر (اختياري): اترك سطرين أو ثلاثة سطرين فارغين بعد التحية واكتب جوهر رسالتك بأحرف كبيرة ، إما متجهًا إلى اليسار أو في المنتصف. إذا كنت قد أضفت السطر المرجعي (3) ، فقد يكون سطر الموضوع زائداً عن الحاجة. فيما يلي بعض الأمثلة:
   • خطاب مرجعي
   • رسالة الغلاف
   • طلب استبدال المنتج
   • استفسار عن الوظيفة
9. الجسم . هذا هو الجزء الرئيسي من رسالتك ، ويتكون عادةً من فقرتين إلى خمس فقرات ، مع وجود سطر فارغ بين كل فقرة. في الفقرة الأولى ، اكتب افتتاحية ودية ثم حدد وجهة نظرك الرئيسية. في الفقرات القليلة التالية ، قدم معلومات أساسية وتفاصيل داعمة. أخيرًا ، اكتب الفقرة الختامية حيث تعيد ذكر الغرض من الرسالة واطلب بعض الإجراءات ، إن أمكن. انظر نصائح حول كتابة خطابات عمل مقنعة لمزيد من التفاصيل. أي واحد تختاره يعتمد على نغمة رسالتك. على سبيل المثال ،
   • مع احترامك (رسمي جدًا)
   • مع خالص التقدير أو تحياتي الطيبة أو لك حقًا (أكثر عمليات الإغلاق مفيدة فيرسائل عمل)
   • مع أطيب التحيات ، تحياتي المخلص (أكثر شخصية وودودة قليلاً)

   عادةً ما يتم كتابة الإغلاق في نفس النقطة الرأسية مثل التاريخ وسطر واحد بعد آخر نص فقرة. اجعل الكلمة الأولى كبيرة فقط واترك ثلاثة أو أربعة أسطر بين الإغلاق وكتلة التوقيع. إذا تبعت التحية بنقطتين ، أضف فاصلة بعد الإغلاق ؛ بخلاف ذلك ، لا يلزم وجود علامات ترقيم بعد الإغلاق.

10. التوقيع. كقاعدة عامة ، يأتي التوقيع بأربعة أسطر فارغة بعد الإغلاق المجاني. اكتب اسمك أسفل التوقيع وأضف عنوانًا ، إذا لزم الأمر.
11. المرفقات. يخبر هذا السطر المستلم بالمستندات الأخرى المرفقة مع رسالتك ، مثل السيرة الذاتية. الأنماط الشائعة تتبع أدناه:
    • Encl.
    • إرفاق.
    • المرفقات: 2
    • حاويات (2)
12. الأحرف الأولى من الكتابة (اختياري) . يستخدم هذا المكون للإشارة إلى الشخص الذي كتب الحرف نيابة عنك. إذا قمت بكتابة الرسالة بنفسك ، فاحذفها. عادةً ما تتضمن الأحرف الأولى للتعريف ثلاثة أحرف كبيرة من الأحرف الأولى ، ثم حرفين أو ثلاثة أحرف صغيرة. على سبيل المثال ، JAM / dmc ، JAM: cm . لكن نادرًا ما يتم استخدام هذا المكون هذه الأيام ، في خطابات عمل رسمية للغاية.

    أدناه يمكنك رؤية نموذج خطاب تبرع منسق بشكل صحيح. من الأسهل دائمًا أن نفهم من الأمثلة ، أليس كذلك؟

    

10 نصائح لكتابة خطابات طلب مقنعة

أدناه ستجد 10 استراتيجيات لكتابة خطابات الطلب في مثل هذا الطريقة التي يقنعون بها القارئ بالاستجابة أو التصرف.

1. اعرف المرسل إليه . قبل أن تبدأ في كتابة الخطاب ، اسأل نفسك هذه الأسئلة. من هو القارئ وكيف يمكنهم مساعدتي بالضبط؟ هل هم صناع قرار أم أنهم سيمررون طلبي إلى مسؤول كبير؟ يعتمد أسلوب ومحتويات خطاب الطلب على موضع القارئ.
2. لا تكن مطولًا . كن واضحًا ومختصرًا ودقيقًا. قاعدة الإبهام هي هذا - لا تستخدم كلمتين عندما تكفي إحداهما. فقط تذكر الاقتباس الشهير لمارك توين - "لم يكن لدي الوقت لكتابة رسالة قصيرة ، لذلك كتبت رسالة طويلة بدلاً من ذلك". يمكن لشخص في منصبه أن يتحمل ذلك ، و ... لم يطلب أي شيء:)
3. اجعل رسالتك سهلة القراءة . عند كتابة خطاب طلب ، لا تستطرد ولا تربك القارئ عن طريق الانحراف عن وجهة نظرك الرئيسية. تجنب الجمل والفقرات الطويلة والمكتظة لأنها مخيفة وصعبة الهضم. استخدم الجمل التقريرية البسيطة بدلاً من ذلك وقم بتقسيم الجمل الطويلة بفاصلات ونقطتين وفواصل منقوطة. ابدأ فقرة جديدة عند تغيير فكرة أو فكرة.

   في ما يلي مثال سيئ جدًا لرسالة الغلاف:

   " من جميع النواحي ، يبدو أن مؤهلاتيكن متسقًا مع الرغبات التي يعبر عنها إعلانك واستنادًا إلى صوت مدونات شركتك ، أعتقد حقًا أنه كان من المفترض أن أكون [منصبًا] في شركتك. "

   وهذا هو شخص جيد:

   " لدي مهارات وخبرة جيدة في [مجال خبرتك] وسأكون ممتنًا للغاية إذا اعتبرتني في أي منصب مناسب."

   تذكر ، إذا كان خطاب الطلب الخاص بك يبدو سهل القراءة ، فلديه فرصة أفضل لقراءته!

4. أضف عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء . ضع إجراءً في خطابات الطلب حيثما كان ذلك ممكنًا . أسهل طريقة هي استخدام أفعال العمل والصوت النشط بدلاً من المبني للمجهول.
5. إقناع ولكن لا تطلب . لا تعامل المرسل إليهم كما لو أنهم مدينون لك بشيء. وبدلاً من ذلك ، التقط انتباه القارئ من خلال ذكر الأرضية المشتركة والتأكيد على فوائد التمثيل.
6. لا تكن مرهقًا . امنح القراء جميع المعلومات المطلوبة وأخبرهم بالضبط بما تريد منهم القيام به. قم بتبسيط المهمة حتى يستجيب الشخص - قم بتضمين معلومات الاتصال ، وأرقام الهواتف المباشرة ، وإعطاء روابط أو إرفاق ملفات ، كل ما هو مناسب
7. اكتب بطريقة ودية وجذب مشاعر القارئ . على الرغم من أنك تكتب خطاب عمل ، فلا داعي للعمل بشكل زائد. تكوِّن الرسائل الودية صداقات ، لذا اكتب رسائل طلبك بطريقة ودية كما لو كنت تتحدث إلى صديقك الحقيقي أو أحد معارفك القدامى.نحن جميعًا بشر ، وقد يكون من الجيد أن نناشد الإنسانية أو الكرم أو التعاطف مع مراسلك.
8. ابق مهذبًا ومهنيًا . حتى إذا كنت تكتب طلب إلغاء أمر أو خطاب شكوى ، فابق مهذبًا ومهذبًا ، ما عليك سوى ذكر المشكلة (المشكلات) ، وتوفير جميع المعلومات ذات الصلة وتأكد من تجنب التهديدات والافتراء.
9. اهتم القواعد ! إعادة صياغة مقولة مشهورة - "القواعد مهمة للانطباعات الأولى". قد تفسد القواعد النحوية السيئة مثل الأخلاق السيئة كل شيء ، لذا تأكد من تدقيق جميع خطابات العمل التي ترسلها.
10. راجع قبل إرسال . عند الانتهاء من كتابة الرسالة ، اقرأها بصوت عالٍ. إذا لم تكن النقطة الأساسية الخاصة بك واضحة تمامًا ، فاكتبها. من الأفضل استثمار بعض الوقت في إعادة الكتابة والحصول على رد ، بدلاً من جعلها سريعة وإلقاء رسالتك في سلة المهملات على الفور.

وأخيرًا ، إذا تلقيت ردًا إلى خطاب الطلب الخاص بك أو تم اتخاذ الإجراء المطلوب ، لا تنس أن تشكر الشخص. هنا يمكنك العثور على نماذج رسائل شكر لجميع المناسبات.

نماذج من خطابات الطلب

أدناه ستجد بعض الأمثلة على خطابات الطلب لمناسبات مختلفة.

نموذج الرسالة طلب التوصية

عزيزي السيد براون:

أتمنى أن تكون بخير. لدي ذكريات دافئة عن قيادتك الرائعة ودعمك للمعلمين أثناء عملي في XYZ Highالمدرسة.

في الوقت الحالي ، أتقدم بطلب إلى المنطقة التعليمية XYZ ومطلوب من تقديم ثلاثة خطابات توصية. أكتب لأطلب منك كتابة خطاب توصية نيابة عني.

أود أن أقدم لك بعض المعلومات الأساسية التي قد تساعدك ، إذا قررت كتابة هذه الرسالة.

مرفق ، ستجد نسخة من أحدث سيرتي الذاتية. لا تتردد في الاتصال بي إذا كنت بحاجة إلى أي معلومات إضافية. أتطلع إلى تلقي رد منك ، وأشكرك مقدمًا على وقتك.

طلب معلومات

شكرًا لك على إرسال سيرتك الذاتية ردًا على الإعلان. بالإضافة إلى سيرتك الذاتية ، نحتاج أيضًا إلى ثلاثة مراجع وقائمة بأصحاب العمل السابقين على مدار السنوات الثلاث الماضية ، جنبًا إلى جنب مع أرقام هواتفهم.

سياستنا هي إجراء مراجعة شاملة لخلفية كل مرشح من أجل التحديد أنسب شخص لهذه الوظيفة.

شكرًا لك على مساعدتك. نحن نتطلع إلى تلقي رد منك.

طلب مرجع الحرف

قد تقدم بطلب مع شركتنا للحصول على منصب في. لقد أعطى / أعطت اسمك كمرجع للشخصية. هل تتفضل بتزويدنا بتقييمك الكتابي لهذا الشخص.

يُرجى الاطمئنان إلى أن ردك سيتم التعامل معه بسرية. شكرا لكم مقدما.

طلب التبرع

أنا أرسل هذا إليك