Mục lục
Nếu công việc của bạn liên quan đến thư từ kinh doanh, thì bạn chắc chắn phải viết thư yêu cầu , thỉnh thoảng hoặc thường xuyên. Đây có thể là yêu cầu công việc, yêu cầu thăng chức hoặc gặp mặt, yêu cầu cung cấp thông tin hoặc giới thiệu, thư ưu tiên hoặc tham chiếu nhân vật. Những bức thư như vậy rất khó viết và thậm chí còn khó hơn để viết theo cách khuyến khích người nhận trả lời một cách sẵn sàng và nhiệt tình.
Đối với yêu cầu thư chuyển tiền , tất cả các loại yêu cầu tài trợ, quyên góp hoặc gây quỹ, bạn sẽ đồng ý rằng thường cần một phép màu để nhận được phản hồi :) Tất nhiên, tôi không thể đảm bảo rằng các mẹo và mẫu thư của chúng tôi sẽ làm nên điều kỳ diệu, nhưng chúng sẽ chắc chắn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và làm cho công việc viết lách của bạn đỡ vất vả hơn.
Mẹo tiết kiệm thời gian ! Nếu bạn đang giao tiếp qua email, thì bạn có thể tiết kiệm nhiều thời gian hơn nữa bằng cách thêm trực tiếp tất cả các thư kinh doanh mẫu này vào Outlook của mình. Và sau đó, bạn sẽ có thể gửi email doanh nghiệp tùy chỉnh được cá nhân hóa chỉ bằng một cú nhấp chuột!
Tất cả những gì bạn cần làm là bổ trợ Mẫu email được chia sẻ mà bạn có thể thấy ở bên phải. Sau khi bạn có nó trong Outlook của mình, bạn sẽ không phải nhập đi nhập lại cùng một cụm từ.
Chỉ cần nhấp đúp vào mẫu và tìm văn bản được chèn vào nội dung thư trong giây lát. Tất cả định dạng, siêu liên kết, hình ảnh và chữ ký của bạn sẽ ở trongmột thành viên trong cộng đồng của chúng tôi. Tôi chắc rằng bạn đánh giá cao việc sống trong một khu phố yên tĩnh và thanh bình như vậy, giống như tôi.
Bạn biết đấy, đôi khi để giữ cho cộng đồng của mình yên tĩnh và thanh bình, người ta phải hành động. Như bạn có thể biết, Ủy ban cộng đồng địa phương của chúng tôi đã họp trong hai tháng qua để cố gắng tìm cách giảm tỷ lệ đột nhập trong khu vực của chúng tôi. Tuần trước, họ đã đưa ra các đề xuất về cách tốt nhất để giải quyết vấn đề đó.
Đề xuất chính của họ kêu gọi tăng cường tuần tra an ninh và cảnh sát để bổ sung cho chương trình Giám sát Khu phố tại địa phương. Thật không may, số tiền cần thiết không được bao gồm trong phân bổ ngân sách thành phố năm nay.
Do đó, với tư cách là một thành viên có liên quan của cộng đồng này, tôi đã quyết định rằng doanh nghiệp của mình sẽ quyên góp $ cho mỗi $ được huy động trong cộng đồng để trang trải thêm chi phí an ninh. Tôi mong bạn hãy tham gia cùng tôi hôm nay để hỗ trợ mục đích xứng đáng này vì lợi ích chung của chúng ta.
Để quyên góp ngay hôm nay, bạn có thể ghé qua một trong hai cửa hàng của chúng tôi và gửi khoản quyên góp của bạn vào các hộp được cung cấp gần phía trước tiền mặt. Nếu bạn không thể đến cửa hàng, vui lòng gửi séc hoặc lệnh chuyển tiền, ghi địa chỉ "XYZ" và gửi đến địa chỉ được liệt kê ở trên.
Cảm ơn bạn trước.
Yêu cầu một việc
Tôi viết thư này để nhờ bạn một việc mà tôi hy vọng bạn có thể làm cho tôi.
Trong vòng chưa đầy ba tháng nữa, tôi sẽtham gia , với hy vọng vào được , nơi họ có chương trình sau đại học tốt nhất cho khóa học mà tôi quan tâm.
Nhà trường đặc biệt chú trọng đến sự thành công của học sinh trong kỳ thi, đó là tại sao tôi cảm thấy vô cùng áp lực khi phải đạt điểm trên trung bình trong Kỳ thi tốt nghiệp.
Bởi vì bạn vừa tốt nghiệp với tấm bằng , nên bạn đương nhiên là người đầu tiên tôi nghĩ đến khi cân nhắc người mà tôi có thể tiếp cận để hỗ trợ mình . Tôi không yêu cầu quá nhiều thời gian, tôi thực sự đánh giá cao bất kỳ gợi ý nào bạn có thể cho tôi và một vài bài học về , mà tôi cảm thấy là điểm yếu nhất của mình.
Tôi hy vọng rằng bạn sẽ phản hồi tích cực cho tôi . Cảm ơn bạn trước.
Yêu cầu trả lại / thay thế sản phẩm
Tôi đã đặt hàng vào ngày , tôi đã nhận được hàng vào ngày . Tôi phát hiện ra rằng sản phẩm đã mua có vấn đề sau:
Vì sản phẩm bạn giao không đạt chất lượng nên tôi có quyền lấy nó và tôi yêu cầu bạn xác nhận rằng bạn sẽ thực hiện việc này trong lần tiếp theo Bảy ngày. Tôi cũng yêu cầu bạn xác nhận xem bạn sẽ thu xếp để thu lại hay sẽ hoàn trả cho tôi chi phí trả lại.
Tôi mong nhận được các đề xuất thỏa đáng của bạn để giải quyết khiếu nại của tôi trong vòng bảy ngày kể từ ngày ngày của bức thư này.
*****
Và đây là tất cả cho ngày hôm nay. Hy vọng rằng, điều nàythông tin sẽ giúp bạn soạn thư thương mại nói chung và thư yêu cầu thuyết phục nói riêng theo đúng định dạng và luôn nhận được phản hồi mong muốn. Cảm ơn bạn đã đọc!
địa điểm!Đừng ngần ngại kiểm tra nó ngay bây giờ; phiên bản miễn phí có sẵn để tải xuống trên Microsoft AppStore.
Vâng, quay lại viết thư kinh doanh, trong phần tiếp theo của bài viết, bạn sẽ tìm thấy:
Định dạng thư kinh doanh
Thư thương mại là một cách giao tiếp trang trọng và đó là lý do tại sao nó cần một định dạng đặc biệt. Bạn có thể không quan tâm quá nhiều đến định dạng thư nếu bạn đang gửi e-mail, nhưng nếu bạn đang viết một bức thư kinh doanh bằng giấy truyền thống, các đề xuất dưới đây có thể hữu ích. Bạn nên in thư kinh doanh trên giấy trắng tiêu chuẩn 8,5" x 11" (215,9 mm x 279,4 mm).
- Địa chỉ của người gửi. Thông thường, bạn bắt đầu bằng cách gõ địa chỉ của riêng bạn. Trong tiếng Anh của người Anh, địa chỉ của người gửi thường được viết ở góc trên cùng bên phải của bức thư. Trong tiếng Anh Mỹ, địa chỉ của người gửi được đặt ở góc trên cùng bên trái.
Bạn không cần viết tên hoặc chức danh của người gửi, vì nó đã được bao gồm trong phần kết thư. Chỉ nhập địa chỉ đường phố, thành phố, mã zip và tùy chọn, số điện thoại và địa chỉ email.
Nếu bạn đang viết trên văn phòng phẩm có tiêu đề thư, hãy bỏ qua bước này.
- Ngày . Nhập một ngày một vài dòng bên dưới tiêu đề thư hoặc địa chỉ trả lại. Tiêu chuẩn là 2-3 dòng (có thể chấp nhận từ 1 đến 4 dòng).
- Dòng tham chiếu (tùy chọn) . Nếu thư của bạn có liên quan đến một số cụ thểthông tin, chẳng hạn như tham chiếu công việc hoặc số hóa đơn, hãy thêm thông tin đó vào bên dưới ngày. Nếu bạn đang trả lời một lá thư, hãy tham khảo nó. Ví dụ:
- Về: Hóa đơn số 000987
- Về: Thư của bạn ngày 1/4/2014
- Thông báo khi hàng đến ( tùy chọn) . Nếu bạn muốn bao gồm một ký hiệu về thư riêng tư hoặc bí mật, hãy nhập nó bên dưới dòng tham chiếu bằng chữ in hoa, nếu thích hợp. Ví dụ: CÁ NHÂN hoặc BÍ MẬT.
- Địa chỉ Nội bộ . Đây là địa chỉ của người nhận thư kinh doanh của bạn, một cá nhân hoặc một công ty. Tốt nhất bạn nên viết thư cho một người cụ thể tại công ty mà bạn đang viết thư.
Tiêu chuẩn là 2 dòng bên dưới mục trước đó bạn đã nhập, có thể chấp nhận từ một đến sáu dòng.
- Dòng chú ý (tùy chọn). Nhập tên của người mà bạn nhập bạn đang cố gắng tiếp cận. Nếu bạn đã viết tên của người đó trong Địa chỉ bên trong, hãy bỏ qua Dòng chú ý.
- Lời chào . Sử dụng cùng tên với địa chỉ bên trong, bao gồm cả tiêu đề. Nếu bạn biết người mà bạn đang viết thư cho và thường xưng hô với họ bằng tên, bạn có thể nhập tên trong lời chào, ví dụ: Dear Jane. Trong tất cả các trường hợp khác, đó là thông lệ phổ biến để xưng hô với một người bằng chức danh cá nhân và họ theo sau là dấu phẩy hoặc dấu hai chấm, ví dụ:
- Mr. Brown:
- Kính gửi Tiến sĩ Brown:
- Kính gửi cô.Smith,
Nếu bạn không biết tên của người nhận hoặc không chắc cách đánh vần tên đó, hãy sử dụng một trong những lời chào sau:
- Thưa quý khách
- Quý ông
- Thưa ông
- Thưa ông hoặc bà
- Gửi những người có thể quan tâm
- Chủ đề Dòng (tùy chọn): Để lại hai hoặc ba dòng trống sau lời chào và nhập ý chính của bức thư của bạn bằng chữ in hoa, sang trái hoặc căn giữa. Nếu bạn đã thêm Dòng tham chiếu (3), dòng Chủ đề có thể thừa. Dưới đây là một vài ví dụ:
- THƯ GIỚI THIỆU
- THƯ BÌA
- YÊU CẦU THAY THẾ SẢN PHẨM
- CÂU HỎI VIỆC LÀM
- Cơ thể . Đây là phần chính trong bức thư của bạn, thường bao gồm 2 - 5 đoạn văn, giữa mỗi đoạn văn có một dòng trống. Trong đoạn đầu tiên, hãy viết phần mở đầu thân thiện và sau đó nêu quan điểm chính của bạn. Trong một vài đoạn tiếp theo, cung cấp thông tin cơ bản và các chi tiết hỗ trợ. Cuối cùng, viết đoạn kết trong đó bạn trình bày lại mục đích của bức thư và yêu cầu một số hành động, nếu có. Xem các mẹo viết thư kinh doanh thuyết phục để biết thêm chi tiết.
- Kết thúc. Như bạn biết, có một số kết thúc bổ trợ thường được chấp nhận. Cái nào bạn chọn phụ thuộc vào giọng điệu của bức thư của bạn. Ví dụ:
- Trân trọng của bạn (rất trang trọng)
- Trân trọng hoặc Trân trọng hoặc Trân trọng (kết thúc hữu ích nhất trongthư kinh doanh)
- Trân trọng, Trân trọng (thân mật và thân thiện hơn một chút)
Phần kết thư thường được nhập ở cùng một điểm thẳng đứng với ngày tháng và một dòng sau nội dung cuối cùng đoạn văn. Chỉ viết hoa từ đầu tiên và để lại ba hoặc bốn dòng giữa phần đóng và khối chữ ký. Nếu sau lời chào có dấu hai chấm thì thêm dấu phẩy sau lời kết; mặt khác, không cần có dấu chấm câu sau khi đóng.
- Chữ ký. Theo quy định, chữ ký xuất hiện bốn dòng trống sau khi Đóng miễn phí. Nhập tên của bạn bên dưới chữ ký và thêm tiêu đề, nếu cần.
- Đính kèm. Dòng này cho người nhận biết các tài liệu khác, chẳng hạn như sơ yếu lý lịch, được đính kèm với thư của bạn. Các kiểu phổ biến như sau:
- Encl.
- Attach.
- Enclosures: 2
- Enclosures (2)
- Tên viết tắt của người đánh máy (tùy chọn) . Thành phần này dùng để chỉ người đánh máy thư cho bạn. Nếu bạn tự đánh máy bức thư, hãy bỏ qua điều này. Thông thường, tên viết tắt nhận dạng bao gồm ba tên viết tắt của bạn bằng chữ in hoa, sau đó là hai hoặc ba tên viết thường của người đánh máy. Ví dụ: JAM/dmc , JAM:cm . Nhưng thành phần này ngày nay khá hiếm khi được sử dụng, trong các bức thư kinh doanh rất trang trọng.
Dưới đây, bạn có thể xem mẫu thư quyên góp được định dạng đúng. Nó luôn luôn dễ hiểu hơn từ các ví dụ, phải khôngnó?
10 mẹo để viết thư yêu cầu thuyết phục
Dưới đây, bạn sẽ tìm thấy 10 chiến lược để viết thư yêu cầu theo cách như vậy cách họ thuyết phục người đọc của bạn phản hồi hoặc hành động.
- Biết người nhận của bạn . Trước khi bạn bắt đầu soạn thư yêu cầu, hãy tự hỏi mình những câu hỏi này. Độc giả của tôi là ai và họ có thể giúp tôi chính xác như thế nào? Họ có phải là người ra quyết định hay họ sẽ chuyển yêu cầu của tôi cho một sĩ quan cấp cao? Cả phong cách và nội dung của thư yêu cầu của bạn sẽ phụ thuộc vào vị trí của người đọc.
- Đừng dài dòng . Hãy rõ ràng, ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề. Một nguyên tắc chung là - không sử dụng hai từ khi một từ là đủ. Chỉ cần nhớ câu nói nổi tiếng của Mark Twain - "Tôi không có thời gian để viết một bức thư ngắn, vì vậy tôi đã viết một bức thư dài". Một người ở vị trí của anh ấy có thể chi trả được điều đó và… anh ấy không yêu cầu bất cứ điều gì :)
- Hãy làm cho bức thư của bạn dễ đọc . Khi viết một lá thư yêu cầu, đừng lạc đề và đừng khiến người đọc bối rối khi đi chệch khỏi điểm chính của bạn. Tránh các câu và đoạn văn dài, nhồi nhét vì chúng gây khó hiểu và khó hiểu. Thay vào đó, hãy sử dụng các câu tường thuật, đơn giản và ngắt các câu dài bằng dấu phẩy, dấu hai chấm và dấu chấm phẩy. Bắt đầu một đoạn văn mới khi bạn thay đổi một suy nghĩ hoặc ý tưởng.
Đây là một ví dụ rất tồi về thư xin việc:
" Về mọi mặt, trình độ chuyên môn của tôi dường nhưnhất quán với những mong muốn được thể hiện trong quảng cáo của bạn và dựa trên tiếng nói của các blog của công ty bạn, tôi thực sự nghĩ rằng tôi được định trở thành một [Vị trí] trong công ty của bạn."
Và đây là một tốt:
" Tôi có kỹ năng và kinh nghiệm tốt trong [Lĩnh vực chuyên môn của bạn] và tôi sẽ rất biết ơn nếu bạn xem xét tôi cho bất kỳ vị trí phù hợp nào."
Hãy nhớ rằng nếu thư yêu cầu của bạn trông dễ đọc thì nó sẽ có cơ hội được đọc nhiều hơn!
Xem thêm: Hàm AVERAGE trong Excel với các ví dụ - Thêm lời kêu gọi hành động . Hãy đưa hành động vào thư yêu cầu của bạn bất cứ khi nào có thể . Cách dễ nhất là sử dụng các động từ chỉ hành động và thể chủ động thay vì bị động.
- Thuyết phục nhưng không đòi hỏi . Đừng đối xử với người nhận như thể họ nợ bạn điều gì đó. Thay vào đó, hãy nắm bắt thu hút sự chú ý của người đọc bằng cách đề cập đến điểm chung và nhấn mạnh lợi ích của việc hành động.
- Đừng trở thành gánh nặng . Cung cấp cho người đọc tất cả thông tin cần thiết và cho biết chính xác bạn muốn họ làm gì. Đơn giản hóa công việc để người đó trả lời - bao gồm thông tin liên hệ, số điện thoại trực tiếp, cung cấp liên kết hoặc tệp đính kèm, bất cứ điều gì phù hợp
- Viết một cách thân thiện và thu hút cảm xúc của người đọc . Mặc dù bạn đang viết một lá thư kinh doanh, nhưng đừng có thái độ kinh doanh thái quá. Những lá thư thân thiện kết bạn, vì vậy hãy viết những lá thư yêu cầu của bạn một cách thân thiện như thể bạn đang nói chuyện với một người bạn thực sự hoặc một người quen cũ.Tất cả chúng ta đều là con người và có thể là một ý kiến hay nếu bạn kêu gọi sự nhân đạo, sự rộng lượng hoặc sự cảm thông từ phóng viên của bạn.
- Hãy luôn lịch sự và chuyên nghiệp . Ngay cả khi bạn đang viết yêu cầu hủy đơn đặt hàng hoặc thư khiếu nại, hãy giữ thái độ lịch sự và nhã nhặn, chỉ cần nêu (các) vấn đề, cung cấp tất cả thông tin liên quan và đảm bảo tránh đe dọa và vu khống.
- Xin lưu ý ngữ pháp ! Viết lại một câu nói nổi tiếng - "ngữ pháp được tính cho ấn tượng đầu tiên". Ngữ pháp kém như cách cư xử kém có thể làm hỏng mọi thứ, vì vậy hãy nhớ đọc lại tất cả các thư kinh doanh bạn gửi.
- Xem lại trước khi gửi . Khi bạn viết xong bức thư, hãy đọc to nó lên. Nếu điểm chính của bạn không rõ ràng, hãy viết lại. Tốt hơn hết là bạn nên đầu tư thời gian để viết lại và nhận được phản hồi, hơn là viết thật nhanh và thư của bạn bị ném ngay vào thùng rác.
Và cuối cùng, nếu bạn đã nhận được phản hồi thư yêu cầu của bạn hoặc hành động mong muốn được thực hiện, đừng quên cảm ơn người đó. Tại đây, bạn có thể tìm thấy các mẫu thư cảm ơn cho mọi dịp.
Các mẫu thư yêu cầu
Dưới đây, bạn sẽ tìm thấy một vài ví dụ về thư yêu cầu cho các dịp khác nhau.
Thư mẫu của yêu cầu giới thiệu
Ông Brown thân mến:
Tôi hy vọng ông đang làm tốt. Tôi có những kỷ niệm ấm áp về sự lãnh đạo xuất sắc của bạn và sự hỗ trợ dành cho các giáo viên trong thời gian tôi làm việc tại Trường Trung học XYZTrường học.
Hiện tại, tôi đang nộp đơn vào học khu XYZ và được yêu cầu gửi ba thư giới thiệu. Tôi viết thư này để hỏi xem liệu bạn có thể thay mặt tôi viết thư giới thiệu hay không.
Tôi muốn cung cấp cho bạn một số thông tin cơ bản có thể hỗ trợ bạn nếu bạn quyết định viết thư này.
Đính kèm, bạn sẽ tìm thấy bản sao sơ yếu lý lịch gần đây nhất của tôi. Xin vui lòng liên hệ với tôi nếu bạn cần bất kỳ thông tin bổ sung. Tôi rất mong nhận được phản hồi từ bạn và tôi xin cảm ơn bạn trước vì đã dành thời gian cho chúng tôi.
Yêu cầu cung cấp thông tin
Cảm ơn bạn đã gửi hồ sơ của mình để phản hồi thông tin mà chúng tôi đã quảng cáo. Ngoài sơ yếu lý lịch của bạn, chúng tôi cũng cần ba tài liệu tham khảo và danh sách các nhà tuyển dụng trước đây trong ba năm qua, cùng với số điện thoại của họ.
Chính sách của chúng tôi là xem xét kỹ lưỡng lý lịch của từng ứng viên để lựa chọn người phù hợp nhất cho công việc này.
Cảm ơn sự hỗ trợ của bạn. Chúng tôi rất mong nhận được phản hồi từ bạn.
Yêu cầu tham khảo nhân vật
đã nộp đơn với công ty chúng tôi cho một vị trí trong . Anh ấy / cô ấy đã đưa ra tên của bạn như một tài liệu tham khảo nhân vật. Vui lòng cung cấp cho chúng tôi bản đánh giá bằng văn bản của bạn về người này.
Hãy yên tâm rằng phản hồi của bạn sẽ được bảo mật. Cảm ơn bạn trước.
Yêu cầu quyên góp
Tôi gửi thư này cho bạn với tư cách là
