L'esercitazione vi insegnerà come rimuovere gli spazi vuoti in Excel per dare ai vostri fogli di lavoro un aspetto chiaro e professionale.

Le celle vuote non sono un male se vengono lasciate intenzionalmente nei posti giusti per motivi estetici, ma le celle vuote nei posti sbagliati sono certamente indesiderabili. Fortunatamente, esiste un modo relativamente facile per rimuovere gli spazi vuoti in Excel e tra poco conoscerete tutti i dettagli di questa tecnica.

Come rimuovere le celle vuote in Excel

Eliminare le celle vuote in Excel è facile. Tuttavia, questo metodo non è applicabile in tutte le situazioni. Per essere sicuri, assicuratevi di fare una copia di backup del foglio di lavoro e leggere queste avvertenze prima di fare qualsiasi altra cosa.

Con una copia di backup memorizzata in una posizione di salvataggio, eseguite i seguenti passaggi per eliminare le celle vuote in Excel:

1. Per selezionare rapidamente tutte le celle con dati, fare clic sulla cella in alto a sinistra e premere Ctrl + Maiusc + Fine. In questo modo la selezione si estende all'ultima cella utilizzata.
2. Premere F5 e fare clic su Speciale... Oppure andare al Casa scheda> Formati e fare clic su Trova e seleziona > Vai a Speciale :

   

3. Nel Vai allo speciale selezionare la finestra di dialogo Pezzi grezzi e fare clic su OK In questo modo verranno selezionate tutte le celle vuote dell'intervallo.

   

4. Fare clic con il tasto destro del mouse su uno qualsiasi degli spazi vuoti selezionati e scegliere Cancellare... dal menu contestuale:

   

   Guarda anche: Come creare un bordo di cella in Excel
5. A seconda della disposizione dei dati, scegliere di sposta le celle a sinistra o spostare le cellule verso l'alto e fare clic su OK In questo esempio, sceglieremo la prima opzione:

   

Tutto qui: avete rimosso con successo gli spazi vuoti nella vostra tabella:

Suggerimenti:

• Se qualcosa è andato storto, non fatevi prendere dal panico e premete immediatamente Ctrl + Z per recuperare i vostri dati.
• Se volete solo evidenziare le celle vuote piuttosto che rimuoverle, troverete alcuni metodi diversi in questo articolo: Come selezionare ed evidenziare le celle vuote in Excel.

Quando non rimuovere le celle vuote selezionando gli spazi vuoti

Il Vai allo speciale > Pezzi grezzi La tecnica funziona bene per una singola colonna o riga e può anche eliminare con successo le celle vuote in un intervallo di righe o colonne indipendenti, come nell'esempio precedente. Tuttavia, potrebbe essere dannosa per i dati strutturati. Per evitare che ciò accada, fate molta attenzione quando rimuovete gli spazi vuoti nei vostri fogli di lavoro e tenete presente le seguenti avvertenze:

1. Eliminare le righe e le colonne vuote invece delle celle

Se i dati sono organizzati in una tabella in cui le colonne e le righe contengono informazioni correlate, l'eliminazione di celle vuote può incasinare i dati. In questo caso, è necessario rimuovere solo le righe vuote e le colonne vuote. Le esercitazioni collegate spiegano come farlo in modo rapido e sicuro.

2. Non funziona con le tabelle di Excel

Non è possibile eliminare singole celle in una tabella di Excel (rispetto a un intervallo), è possibile solo rimuovere intere righe di tabella. In alternativa, è possibile convertire prima la tabella in un intervallo e poi rimuovere le celle vuote.

3. Può danneggiare formule e intervalli denominati

Le formule di Excel possono adattarsi a molte modifiche apportate ai dati di riferimento. Molte, ma non tutte. In alcune situazioni, le formule che facevano riferimento alle celle eliminate potrebbero essere interrotte. Quindi, dopo aver rimosso gli spazi vuoti, date una rapida occhiata alle formule correlate e/o agli intervalli denominati per assicurarvi che funzionino normalmente.

Come estrarre un elenco di dati ignorando gli spazi vuoti

Se si teme che la rimozione delle celle vuote in una colonna possa alterare i dati, si può lasciare la colonna originale così com'è ed estrarre le celle non vuote in un altro punto. Questo metodo è utile quando si crea un elenco personalizzato o un elenco di convalida dei dati a discesa e si desidera assicurarsi che non ci siano spazi vuoti.

Con l'elenco di origine in A2:A11, inserite la formula di matrice sottostante in C2, premete Ctrl + Maiusc + Invio per completarla correttamente e quindi copiate la formula in altre celle. Il numero di celle in cui copiate la formula deve essere uguale o superiore al numero di elementi dell'elenco.

Formula per estrarre le celle non vuote:

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$11, SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1)),")

La seguente schermata mostra il risultato:

Come funziona la formula

A prima vista, la logica della formula è facile da seguire. In parole povere, la formula in C2 recita: restituire il primo valore dell'intervallo A2:A11 se la cella non è vuota. In caso di errore, restituire una stringa vuota ("").

Per gli utenti di Excel che sono curiosi di conoscere i dettagli di ogni nuova formula, ecco una descrizione dettagliata:

La funzione INDEX restituisce un valore da $A$2:$A$11 in base al numero di riga specificato (non un numero di riga reale, ma un numero di riga relativo nell'intervallo). In uno scenario più semplice, potremmo inserire INDEX($A$2:$A$11, 1) in C2 e ottenere un valore in A2. Il problema è che dobbiamo tenere conto di altre due cose:

• Assicurarsi che A2 non sia vuoto
• Restituisce il secondo valore non vuoto in C3, il terzo valore non vuoto in C4 e così via.

Entrambi questi compiti sono gestiti dalla funzione SMALL(array,k):

SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))

Nel nostro caso, il array viene generato dinamicamente nel modo seguente:

• NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)) identifica quali celle dell'intervallo di destinazione non sono vuote e restituisce VERO per esse, altrimenti FALSO. L'array risultante di VERO e FALSO va al test logico della funzione IF.
• IF valuta ogni elemento dell'array TRUE/FALSE e restituisce un numero corrispondente per TRUE, una stringa vuota per FALSE:

  IF({VERO;FALSO;VERO;FALSO;VERO;VERO;FALSO;VERO;FALSO;VERO}, ROW($A$1:$A$10),"")

RIGA($A$1:$A$10) è necessario solo per restituire un array di numeri da 1 a 10 (perché ci sono 10 celle nel nostro intervallo) da cui IF può scegliere un numero per i valori TRUE.

Come risultato, otteniamo l'array {1;"";3;"";5;6;"";8;"";10} e la nostra complessa funzione SMALL si trasforma in questa semplice:

SMALL({1;"";3;"";5;6;"";8;"";10}, ROW(A1))

Come vedete, il array contiene solo i numeri delle celle non vuote (si badi bene, queste sono relativo posizioni degli elementi della matrice, ad esempio A2 è l'elemento 1, A3 è l'elemento 2 e così via).

Nel k si inserisce ROW(A1) che indica alla funzione SMALL di restituire il numero più piccolo di 1. Grazie all'uso del riferimento relativo alla cella, il numero di riga aumenta con incrementi di 1 man mano che si copia la formula verso il basso. Quindi, in C3, k cambierà in ROW(A2) e la formula restituirà il numero della seconda cella non vuota, e così via.

Tuttavia, non abbiamo bisogno dei numeri di cella non vuoti, ma dei loro valori. Quindi, andiamo avanti e annidiamo la funzione SMALL nella classe numero_riga di INDEX, costringendolo a restituire un valore dalla riga corrispondente dell'intervallo.

Come tocco finale, racchiudiamo l'intera costruzione nella funzione IFERROR per sostituire gli errori con stringhe vuote. Gli errori sono inevitabili perché non si può sapere quante celle non vuote ci sono nell'intervallo di destinazione, quindi si copia la formula in un numero maggiore di celle.

In base a quanto detto sopra, possiamo costruire questa formula generica per estrarre i valori ignorando gli spazi vuoti:

Dove "intervallo" è l'intervallo con i dati originali. Tenete presente che ROW($A$1:$A$10) e ROW(A1) sono parti costanti e non cambiano mai, indipendentemente dall'inizio dei dati e dal numero di celle incluse.

Come eliminare le celle vuote dopo l'ultima cella con dati

Le celle vuote che contengono formattazione o caratteri non stampabili possono causare molti problemi in Excel. Ad esempio, si può finire per avere un file di dimensioni molto più grandi del necessario o stampare alcune pagine vuote. Per evitare questi problemi, elimineremo (o cancelleremo) le righe e le colonne vuote che contengono formattazione, spazi o caratteri invisibili sconosciuti.

Come individuare l'ultima cella utilizzata nel foglio

Per spostarsi all'ultima cella del foglio che contiene dati o formattazione, fare clic su una cella qualsiasi e premere Ctrl + Fine .

Se la scorciatoia di cui sopra ha selezionato l'ultima cella con i dati, significa che le righe e le colonne rimanenti sono davvero vuote e non sono necessarie ulteriori manipolazioni. Se invece vi ha portato a una cella visivamente vuota, sappiate che Excel non la considera vuota. Potrebbe trattarsi di un semplice carattere di spazio prodotto da una pressione accidentale di un tasto, di un formato di numero personalizzato impostato per quella cella o di un carattere non stampabile.Qualunque sia il motivo, la cella non è vuota.

Elimina le celle dopo l'ultima cella con dati

Per cancellare tutto il contenuto e la formattazione dopo l'ultima cella contenente dati, procedere come segue:

1. Fate clic sull'intestazione della prima colonna vuota a destra dei vostri dati e premete Ctrl + Maiusc + Fine per selezionare un intervallo di celle tra i vostri dati e l'ultima cella utilizzata nel foglio.
2. Sul Casa nella scheda Editing gruppo, fare clic su Libero > Cancella tutto Oppure fare clic con il tasto destro del mouse sulla selezione e fare clic su Cancellare... > Intera colonna :

   

3. Fare clic sull'intestazione della prima riga vuota sotto i dati e premere Ctrl + Shift + Fine .
4. Cliccare Libero > Cancella tutto sul Casa oppure fare clic con il tasto destro del mouse sulla selezione e scegliere Cancellare... > Intera fila.
5. Premere Ctrl + S per salvare la cartella di lavoro.

Verificate che l'intervallo utilizzato contenga solo celle con dati e non spazi vuoti. Se la scorciatoia Ctrl + Fine seleziona nuovamente una cella vuota, salvate la cartella di lavoro e chiudetela. Quando riaprite il foglio di lavoro, l'ultima cella utilizzata dovrebbe essere l'ultima cella con dati.

Suggerimento: poiché Microsoft Excel 2007 e versioni successive contengono oltre 1.000.000 di righe e più di 16.000 colonne, è possibile ridurre le dimensioni dell'area di lavoro per evitare che gli utenti inseriscano involontariamente dati nelle celle sbagliate. A tale scopo, è sufficiente rimuovere le celle vuote dalla loro visualizzazione, come spiegato in Come nascondere le righe e le colonne inutilizzate (vuote).

Ecco come si elimina il vuoto in Excel. Vi ringrazio per la lettura e spero di vedervi sul nostro blog la prossima settimana!