Tutorial ini menunjukkan berbagai cara untuk membuat kalender bersama di Outlook untuk Office 365 dan akun berbasis Exchange, menjelaskan cara berbagi kalender di Outlook tanpa Exchange dan memecahkan berbagai masalah sinkronisasi.

Ingin memberi tahu kolega, teman, dan anggota keluarga Anda tentang jadwal Anda sehingga mereka dapat melihat waktu luang Anda? Cara termudah adalah berbagi kalender Outlook Anda dengan mereka. Tergantung pada apakah Anda menggunakan aplikasi desktop yang diinstal secara lokal atau Outlook Online, akun Exchange Server dalam organisasi Anda atau akun POP3 / IMAP pribadi di rumah, opsi yang berbeda akan tersedia untukAnda.

Tutorial ini berfokus pada Outlook desktop digunakan bersama dengan server Exchange dan Outlook untuk Office 365. Jika Anda menggunakan Outlook Online, silakan lihat Cara berbagi kalender di Outlook di web.

Berbagi kalender Outlook

Karena Microsoft Outlook menyediakan beberapa opsi berbagi kalender yang berbeda, maka sangat penting untuk memahami dengan tepat apa yang dilakukan setiap opsi agar dapat memilih salah satu yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.

Mengirim undangan berbagi kalender

Dengan mengirimkan undangan ke pengguna lain, Anda memungkinkan mereka untuk melihat kalender Anda di Outlook mereka sendiri. Anda dapat menentukan tingkat akses yang berbeda untuk setiap penerima, dan kalender bersama akan diperbarui secara otomatis di sisi mereka. Opsi ini tersedia untuk akun Exchange dan Office 365 serta Outlook.com dan Outlook Online (alias Outlook di web atau OWA). Lihat cara berbagi kalender Outlook.

Menerbitkan kalender di web

Dengan mempublikasikan kalender Outlook Anda secara online, Anda dapat memberi kesempatan kepada siapa pun untuk melihatnya sebagai halaman web di browser atau mengimpor tautan ICS ke dalam Outlook mereka. Fitur ini tersedia di akun berbasis Exchange, akun yang memiliki akses ke server web yang mendukung protokol WebDAV, Outlook di web, dan Outlook.com. Lihat cara mempublikasikan kalender Outlook.

Mengirimkan snapshot kalender melalui email

Salinan statis kalender Anda dikirim ke penerima sebagai lampiran email. Penerima hanya akan melihat cuplikan janji temu Anda pada saat Anda mengirim email, tidak ada pembaruan yang Anda buat setelahnya yang akan tersedia untuk mereka. Opsi ini disediakan di Outlook 2016, Outlook 2013, dan Outlook 2010, tetapi tidak lagi didukung di Office 365 dan Outlook 2019. Lihat cara mengirim email kalender Outlook.

Cara berbagi kalender Outlook

Untuk akun berbasis Office 365 atau Exchange, Microsoft menyediakan opsi untuk berbagi kalender yang diperbarui secara otomatis. Untuk ini, Anda cukup mengirim undangan berbagi ke rekan kerja atau orang di luar perusahaan Anda.

Catatan. Tangkapan layar kami diambil di Outlook untuk Office 365. Langkah-langkah untuk akun Exchange Server dengan Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, dan Outlook 2010 pada dasarnya sama, meskipun mungkin ada sedikit perbedaan dalam antarmuka.

Untuk berbagi kalender Outlook Anda, lakukan langkah-langkah ini:

1. Buka kalender Anda di Outlook.
2. Pada Rumah tab, di tab Kelola Kalender kelompok, klik Bagikan Kalender dan pilih yang diinginkan dari menu drop-down.

Untuk mengirim undangan berbagi kepada individu di dalam atau di luar organisasi Anda, klik tombol Tambahkan tombol.

Catatan. Tanda larangan (lingkaran-backslash) di samping nama seseorang mengindikasikan bahwa kalender tidak dapat dibagikan dengan pengguna tersebut.

Undangan berbagi akan dikirim ke setiap penerima yang telah Anda tambahkan. Setelah pengguna di organisasi Anda mengklik Terima kalender Anda akan muncul di Outlook mereka di bawah Kalender Bersama Untuk pengguna eksternal, prosesnya sedikit berbeda, untuk detail lengkapnya silakan lihat Cara menambahkan kalender bersama ke Outlook.

Tip. Berbagi tidak terbatas pada kalender default yang secara otomatis dibuat untuk setiap profil Outlook. Anda juga bisa membuat kalender bersama yang baru Untuk ini, dari folder Calendar (Kalender) Anda, klik Rumah tab> Tambahkan kalender > Buat Kalender Kosong Baru simpan ke folder apa pun yang Anda pilih, kemudian bagikan seperti yang dijelaskan di atas.

Berhenti berbagi kalender Outlook

Untuk berhenti berbagi kalender Anda dengan pengguna tertentu, inilah yang perlu Anda lakukan:

1. Buka Izin Kalender jendela dialog ( Rumah tab> Bagikan Kalender ).
2. Pada Izin pilih pengguna yang aksesnya ingin Anda cabut dan klik Hapus .
3. Klik OK .

Catatan. Mungkin perlu beberapa saat bagi Office 365 untuk menyinkronkan dan menghapus kalender Anda dari Outlook pengguna.

Izin kalender bersama Outlook

Dalam kalender Outlook bersama, izin berarti tingkat akses yang ingin Anda berikan kepada pengguna lain. Pilihannya berbeda untuk pengguna di dalam dan di luar organisasi Anda.

Tiga level pertama bisa disediakan bagi pengguna internal dan eksternal:

• Dapat melihat ketika saya sibuk - penerima hanya bisa melihat waktu ketika Anda sedang sibuk.
• Dapat melihat judul dan lokasi - penerima akan melihat ketersediaan Anda serta subjek dan lokasi pertemuan.
• Dapat melihat semua detail - penerima akan melihat semua informasi yang berkaitan dengan acara Anda, sama seperti Anda melihatnya.

Tersedia dua opsi tambahan untuk orang-orang di dalam perusahaan Anda:

• Bisa mengedit - penerima dapat mengedit detail janji temu Anda.
• Delegasi - memungkinkan bertindak atas nama Anda, misalnya menanggapi permintaan rapat untuk Anda dan membuat janji temu baru.

Satu opsi lagi tersedia untuk seluruh organisasi Anda, bukan pengguna individual:

• Tidak ada - tidak ada akses ke kalender Anda.

Cara mengubah izin kalender bersama

Untuk mengubah izin seseorang yang saat ini memiliki akses ke kalender Anda, lakukan yang berikut ini:

1. Klik kanan kalender target di panel Navigasi dan pilih Izin Berbagi dari menu konteks. (Atau klik Bagikan Kalender pada Rumah tab dan pilih kalender).

Ini akan membuka Properti Kalender kotak dialog pada Izin tab, menunjukkan semua pengguna yang saat ini berbagi kalender Anda dan izinnya.

Penerima akan diberi tahu bahwa izin mereka telah diubah, dan tampilan kalender yang diperbarui akan ditampilkan di Outlook mereka.

Izin kalender bersama Outlook tidak berfungsi

Sebagian besar masalah dan kesalahan terjadi karena berbagai konfigurasi atau masalah izin. Di bawah ini Anda akan menemukan masalah yang paling umum dan cara mengatasinya.

Kalender berbagi Outlook berwarna abu-abu atau hilang

Jika Bagikan Kalender berwarna abu-abu atau tidak tersedia di Outlook Anda, kemungkinan besar Anda tidak memiliki akun Exchange, atau administrator jaringan Anda telah menonaktifkan berbagi kalender untuk akun Anda.

Kesalahan "Kalender ini tidak dapat dibagikan"

Jika Anda tidak dapat mengirim undangan berbagi karena kesalahan "Kalender ini tidak dapat dibagikan dengan satu atau beberapa orang...", mungkin alamat email yang Anda tambahkan tidak valid, atau di Grup Office 365, atau sudah ada dalam daftar berbagi Anda.

Izin kalender berbagi tidak diperbarui

Sering kali, entri usang dan duplikat dalam daftar Permissions menyebabkan masalah. Untuk memperbaikinya, buka file Properti Kalender kotak dialog pada Izin Selain itu, hapus pengguna yang keluar dari organisasi Anda atau tidak diizinkan untuk mengakses kalender. Beberapa forum melaporkan bahwa menghapus semua izin saat ini selain yang default menyelesaikan masalah. Jika tidak ada saran di atas yang membantu, coba perbaikan Outlook umum ini:

• Matikan mode Exchange cache. Instruksi terperinci dapat ditemukan di sini.
• Perbarui Office Anda ke versi terbaru.
• Mulai Outlook dalam mode aman. Untuk ini, tempelkan pandangan / aman dalam kotak pencarian dan tekan Enter.

Jika masalah berlanjut, alasannya mungkin ada di sisi Exchange Server, jadi cobalah menghubungi orang IT Anda untuk mendapatkan bantuan.

Cara berbagi kalender Outlook tanpa Exchange

Fitur berbagi yang dijelaskan di bagian sebelumnya hanya tersedia dengan akun Office 365 dan Outlook berbasis Exchange. Jika Anda menggunakan Outlook sebagai aplikasi mandiri dengan akun POP3 atau IMAP pribadi, pertimbangkan alternatif berikut.

Publikasikan kalender Anda secara online

Publikasikan kalender Outlook Anda di web, lalu bagikan tautan HTML untuk membuka kalender di browser atau tautan ICS untuk berlangganan kalender Internet. Untuk informasi lebih lanjut, silakan lihat:

• Cara mempublikasikan kalender di Outlook Online
• Cara menambahkan Kalender Internet ke desktop Outlook
• Cara berlangganan Kalender Internet di Outlook di web

Pindahkan kalender Anda ke Outlook.com dan kemudian bagikan

Jika penerbitan tidak berhasil untuk Anda, cara termudah mungkin membuat kalender baru atau mengimpor kalender yang sudah ada ke Outlook.com, kemudian menggunakan fitur berbagi kalendernya.

Harap diingat bahwa Anda perlu menyimpan salinan aktual kalender Anda di Outlook.com jika Anda ingin pembaruan lebih lanjut disinkronkan secara otomatis.

Untuk petunjuk terperinci, silakan lihat:

• Bagaimana cara menyimpan kalender Outlook sebagai file .ics
• Cara mengimpor file iCal ke Outlook.com
• Cara berbagi kalender di Outlook.com

Cara mempublikasikan kalender Outlook

Apabila Anda ingin berbagi kalender dengan banyak pengguna tanpa mengirim undangan individual, Anda bisa mempublikasikan kalender di web dan menyediakan tautan langsung bagi orang-orang untuk melihatnya secara langsung.

Berikut adalah langkah-langkah untuk menerbitkan kalender dari Outlook:

1. Dari folder Calendar (Kalender), buka folder Rumah tab> Berbagi kelompok, dan klik Terbitkan Online > Publikasikan ke Server WebDAV ...

• Dalam Lokasi Penerbitan kotak, masukkan lokasi server WebDAV Anda.
• Pilih Rentang Waktu .
• Dari Detail daftar drop-down, pilih jenis akses apa yang ingin Anda berikan: Hanya ketersediaan , Detail terbatas (ketersediaan dan subjek) atau Rincian lengkap .

Outlook akan memberi tahu Anda apakah penerbitan telah berhasil diselesaikan atau belum.

Catatan:

1. Untuk menggunakan fitur ini, Anda harus memiliki akses ke server web yang mendukung protokol World Wide Web Distributed Authoring and Versioning (WebDAV).
2. Pada sebuah Pertukaran akun email, Anda akan melihat Publikasikan Kalender Ini yang memungkinkan Anda mempublikasikan kalender secara langsung ke Exchange Server Anda, bukan server WebDAV.
3. Dengan Kantor 365 Anda juga dapat mempublikasikan ke server WebDAV, asalkan {Anonymous:CalendarSharingFreeBusySimple} dihapus dari kebijakan berbagi. Silakan hubungi administrator Anda untuk informasi lebih lanjut.
4. Jika tidak ada opsi seperti itu tersedia di Outlook Anda, gunakan Outlook di web atau Outlook.com untuk mempublikasikan kalender Anda secara online.

Cara berbagi snapshot kalender Outlook dalam email

Jika Anda ingin berbagi salinan kalender Anda yang tidak dapat diperbarui, cukup kirimkan email sebagai lampiran. Opsi ini mungkin berguna, misalnya, apabila Anda telah membuat versi final dari beberapa kalender acara, yang tidak dapat diubah lagi, dan ingin semua peserta memiliki salinannya.

Untuk mengirim email snapshot dari kalender Outlook Anda, lakukan langkah-langkah ini:

1. Dari folder Calendar (Kalender), buka folder Rumah tab> Berbagi kelompok, dan klik Kalender E-mail . (Atau, klik kanan kalender pada panel Navigasi, kemudian klik Berbagi > Kalender E-mail... )

• Dari Kalender daftar drop-down, pilih kalender yang akan dibagikan.
• Dalam Rentang Tanggal kotak, tentukan periode waktu.
• Dari Detail daftar drop-down, pilih jumlah detail yang akan dibagikan: Hanya Ketersediaan , Perincian Terbatas atau Detail Lengkap .

Secara opsional, klik tombol Tunjukkan tombol di samping Lanjutan dan mengonfigurasi opsi tambahan:

• Pilih apakah akan menyertakan item dan lampiran pribadi.
• Pilih tata letak email: jadwal harian atau daftar acara.

Setelah selesai, klik OK.

Penerima Anda akan mendapatkan email dan dapat melihat detail kalender secara langsung di badan pesan. Atau mereka dapat mengklik tombol Buka Kalender ini di bagian atas atau klik dua kali file .ics terlampir untuk menambahkan kalender ke Outlook mereka.

Catatan:

1. Fitur ini didukung di Outlook 2016, Outlook 2013 dan Outlook 2010 tetapi tidak lagi tersedia dengan Outlook 2019 dan Outlook untuk Office 365. Di versi baru, Anda dapat mengekspor kalender Anda sebagai file ICS, dan membagikan file itu dengan orang lain, sehingga mereka dapat mengimpornya ke Outlook mereka sendiri atau aplikasi kalender lainnya.
2. Para penerima mendapatkan salinan statis kalender Anda untuk rentang tanggal yang ditentukan, tetapi mereka tidak akan melihat perubahan apa pun yang Anda buat pada kalender setelah mengirimkannya melalui email.

Itulah cara membuat kalender bersama di Outlook. Saya berterima kasih telah membaca dan berharap dapat bertemu Anda di blog kami minggu depan!