Daftar Isi
Tutorial ini menjelaskan dasar-dasar fungsionalitas Isi Flash dan memberikan contoh penggunaan Isi Flash di Excel.
Flash Fill adalah salah satu fitur Excel yang paling menakjubkan. Ini mengambil tugas membosankan yang akan memakan waktu berjam-jam untuk dilakukan secara manual dan mengeksekusinya secara otomatis dalam sekejap (karena itulah namanya). Dan itu melakukannya dengan cepat dan sederhana tanpa Anda harus melakukan apa pun, tetapi hanya memberikan contoh dari apa yang Anda inginkan.
Apa itu Isi Flash di Excel?
Excel Flash Fill adalah alat khusus yang menganalisis informasi yang Anda masukkan dan secara otomatis mengisi data ketika mengidentifikasi suatu pola.
Fitur Flash Fill diperkenalkan di Excel 2013 dan tersedia di semua versi Excel 2016, Excel 2019, Excel 2021, dan Excel untuk Microsoft 365 yang lebih baru.
Dimulai pada bulan Desember 2009 sebagai upaya Sumit Gulwani, seorang peneliti senior di Microsoft, untuk membantu seorang wanita pengusaha yang secara tidak sengaja dia temui di bandara dengan tantangan penggabungannya, beberapa tahun kemudian telah berkembang menjadi kemampuan yang kuat untuk mengotomatisasi banyak tugas Excel.
Flash Fill dengan mudah mengatasi lusinan tugas berbeda yang jika tidak, akan memerlukan rumus kompleks atau bahkan kode VBA seperti memisahkan dan menggabungkan string teks, membersihkan data dan mengoreksi ketidakkonsistenan, memformat teks dan angka, mengonversi tanggal ke format yang diinginkan, dan banyak lagi.
Setiap kali, Flash Fill menggabungkan jutaan program kecil yang mungkin menyelesaikan tugas, kemudian mengurutkan potongan kode tersebut menggunakan teknik pembelajaran mesin dan menemukan satu yang paling cocok untuk pekerjaan itu. Semua ini dilakukan dalam milidetik di latar belakang, dan pengguna melihat hasilnya hampir seketika!
Di mana Flash Fill di Excel?
Di Excel 2013 dan yang lebih baru, alat Isi Flash berada di Tab data , di dalam Alat data kelompok:
Pintasan Isi Kilat Excel
Bagi Anda yang lebih suka bekerja dari keyboard hampir sepanjang waktu, dapat menjalankan Flash Fill dengan kombinasi tombol ini: Ctrl + E
Cara menggunakan Isi Flash di Excel
Biasanya Flash Fill dimulai secara otomatis, dan Anda hanya perlu memberikan pola. Berikut caranya:
- Sisipkan kolom baru yang berdekatan dengan kolom dengan data sumber Anda.
- Di sel pertama kolom yang baru ditambahkan, ketik nilai yang diinginkan.
- Mulailah mengetik di sel berikutnya, dan jika Excel merasakan adanya pola, itu akan menampilkan pratinjau data yang akan diisi secara otomatis di sel di bawah ini.
- Tekan tombol Enter untuk menerima pratinjau. Selesai!
Tips:
- Jika Anda tidak puas dengan hasil Flash Fill, Anda bisa membatalkannya dengan menekan Ctrl + Z atau melalui menu opsi Flash Fill.
- Jika Flash Fill tidak memulai secara otomatis, cobalah teknik pemecahan masalah sederhana ini.
Cara Flash Fill di Excel dengan klik tombol atau pintasan
Dalam sebagian besar situasi, Flash Fill akan aktif secara otomatis segera setelah Excel menetapkan pola dalam data yang Anda masukkan. Jika pratinjau tidak muncul, Anda dapat mengaktifkan Flash Fill secara manual dengan cara ini:
- Isi sel pertama dan tekan Enter.
- Klik Isi Kilat tombol pada Data atau tekan pintasan Ctrl + E.
Opsi Isi Kilat Excel
Apabila menggunakan Flash Fill di Excel untuk mengotomatisasi entri data, maka Opsi Isi Lampu Kilat Tombol ini akan muncul di dekat sel yang terisi otomatis. Mengklik tombol ini akan membuka menu yang memungkinkan Anda melakukan hal berikut:
- Batalkan hasil Flash Fill.
- Pilih sel kosong yang gagal diisi oleh Excel.
- Pilih sel yang diubah, misalnya, untuk memformat semuanya sekaligus.
Contoh Isi Kilat Excel
Seperti yang sudah disebutkan, Flash Fill adalah alat bantu yang sangat serbaguna. Contoh-contoh di bawah ini mendemonstrasikan sebagian kemampuannya, tetapi masih banyak lagi kemampuannya!
Ekstrak teks dari sel (kolom terpisah)
Sebelum Flash Fill hadir, untuk membagi isi satu sel menjadi beberapa sel diperlukan penggunaan fitur Text to Columns atau fungsi Excel Text. Dengan Flash Fill, Anda bisa mendapatkan hasilnya secara instan tanpa manipulasi teks yang rumit.
Misalkan Anda memiliki kolom alamat dan Anda ingin mengekstrak kode pos ke dalam kolom terpisah. Tunjukkan tujuan Anda dengan mengetikkan kode pos di sel pertama. Segera setelah Excel memahami apa yang Anda coba lakukan, Excel mengisi semua baris di bawah contoh dengan kode pos yang diekstrak. Anda hanya perlu menekan Enter untuk menerima semuanya.
Rumus untuk membagi sel dan mengekstrak teks:
- Ekstrak substring - rumus untuk mengekstrak teks dengan panjang tertentu atau mendapatkan substring sebelum atau sesudah karakter tertentu.
- Ekstrak angka dari string - rumus untuk mengekstrak angka dari string alfanumerik.
- Pisahkan nama di Excel - rumus untuk mengekstrak nama depan, belakang, dan tengah.
Mengekstrak dan memisahkan alat:
- Toolkit Teks untuk Excel - 25 alat untuk melakukan berbagai manipulasi teks termasuk memisahkan sel dengan karakter apa pun seperti koma, spasi, jeda baris; mengekstraksi teks dan angka.
- Pisahkan Nama alat - cara cepat dan mudah untuk memisahkan nama di Excel.
Menggabungkan data dari beberapa sel (menggabungkan kolom)
Jika Anda memiliki tugas yang berlawanan untuk dilakukan, tidak masalah, Flash Fill juga dapat menggabungkan sel. Selain itu, ini dapat memisahkan nilai gabungan dengan spasi, koma, titik koma, atau karakter lainnya - Anda hanya perlu menunjukkan tanda baca yang diperlukan di sel pertama kepada Excel:
Metode ini sangat berguna untuk menggabungkan berbagai bagian nama ke dalam satu sel seperti yang ditunjukkan pada Cara menggabungkan nama depan dan belakang dengan Flash Fill.
Rumus untuk menggabungkan nilai sel:
- Fungsi CONCATENATE di Excel - rumus untuk menggabungkan string teks, sel, dan kolom.
Alat penggabungan:
- Merge Tables Wizard - cara cepat untuk menggabungkan dua tabel dengan kolom yang sama.
- Gabungkan Duplikat Wizard - Gabungkan baris yang serupa menjadi satu dengan kolom kunci.
Data bersih
Jika beberapa entri data di lembar kerja Anda dimulai dengan spasi di depan, Flash Fill dapat menghilangkannya dalam sekejap. Ketik nilai pertama tanpa spasi sebelumnya, dan semua spasi ekstra di sel lain juga hilang:
Rumus untuk membersihkan data:
- Fungsi Excel TRIM - rumus untuk menghapus spasi berlebih di Excel.
Alat pembersih data:
- Text Toolkit for Excel - pangkas semua spasi di depan, di belakang, dan di antara spasi tetapi satu karakter spasi di antara kata-kata.
Memformat teks, angka, dan tanggal
Seringkali data dalam spreadsheet Anda diformat dengan satu cara sementara Anda menginginkannya dengan cara lain. Mulailah mengetikkan nilai persis seperti yang Anda inginkan, dan Flash Fill akan melakukan sisanya.
Mungkin Anda memiliki kolom nama depan dan belakang dalam huruf kecil. Anda ingin nama belakang dan depan dalam huruf besar, dipisahkan dengan koma. Sepotong kue untuk Flash Fill :)
Mungkin Anda bekerja dengan kolom angka yang perlu diformat sebagai nomor telepon. Tugas tersebut dapat diselesaikan dengan menggunakan format khusus yang telah ditentukan atau membuat format angka khusus. Atau Anda dapat melakukannya dengan cara yang mudah dengan Flash Fill:
Untuk memformat ulang tanggal sesuai keinginan Anda, Anda dapat menerapkan format Tanggal yang sesuai atau mengetikkan tanggal yang diformat dengan benar ke dalam sel pertama. Ups, tidak ada saran yang muncul... Bagaimana jika kita menekan pintasan Isi Flash ( Ctrl + E ) atau klik tombolnya di pita? Yap, ini berfungsi dengan baik!
Mengganti bagian dari isi sel
Mengganti bagian dari string dengan beberapa teks lain adalah operasi yang sangat umum di Excel, yang juga dapat diotomatiskan oleh Flash Fill.
Katakanlah, Anda memiliki kolom nomor jaminan sosial dan Anda ingin menyensor informasi sensitif ini dengan mengganti 4 digit terakhir dengan XXXX.
Untuk menyelesaikannya, gunakan fungsi REPLACE atau ketik nilai yang diinginkan di sel pertama dan biarkan Flash Fill mengisi otomatis sel yang tersisa:
Kombinasi lanjutan
Flash Fill di Excel tidak hanya dapat menyelesaikan tugas langsung seperti yang ditunjukkan pada contoh di atas, tetapi juga melakukan pengaturan ulang data yang lebih canggih.
Sebagai contoh, mari kita gabungkan potongan informasi yang berbeda dari 3 kolom dan menambahkan beberapa karakter khusus ke hasilnya.
Misalkan, Anda memiliki nama depan di kolom A, nama belakang di kolom B, dan nama domain di kolom C. Berdasarkan informasi ini, Anda ingin menghasilkan alamat email dalam format ini: [email protected] .
Untuk pengguna Excel yang berpengalaman, tidak ada masalah untuk mengekstrak inisial dengan fungsi LEFT, ubah semua karakter menjadi huruf kecil dengan fungsi LOWER dan gabungkan semua bagian dengan menggunakan operator penggabungan:
=LOWER(LEFT(B2,1))&"."&LOWER(A2)&"@"&LOWER(C2)&".com"
Tapi bisakah Excel Flash Fill membuat alamat email ini untuk kita secara otomatis? Tentu saja!
Keterbatasan dan peringatan Excel Flash Fill
Flash Fill adalah alat yang mengagumkan, tetapi memiliki beberapa keterbatasan yang harus Anda ketahui sebelum Anda mulai menggunakan fitur ini pada set data nyata Anda.
1. Hasil Flash Fill tidak diperbarui secara otomatis
Tidak seperti formula, hasil Flash Fill bersifat statis. Jika Anda membuat perubahan apa pun pada data asli, perubahan tersebut tidak akan tercermin dalam hasil Flash Fill.
2. Mungkin gagal mengidentifikasi suatu pola
Dalam beberapa situasi, khususnya apabila data asli Anda disusun atau diformat secara berbeda, Flash Fill mungkin akan tersandung dan memberikan hasil yang salah.
Misalnya, jika Anda menggunakan Flash Fill untuk mengekstrak nama tengah dari daftar di mana beberapa entri hanya berisi nama depan dan belakang, hasil untuk sel tersebut akan salah. Jadi, sebaiknya selalu meninjau output Flash Fill.
3. Mengabaikan sel dengan karakter yang tidak dapat dicetak
Jika beberapa sel yang akan diisi otomatis berisi spasi atau karakter lain yang tidak dapat dicetak, Flash Fill akan melewatkan sel tersebut.
Jadi, jika ada sel yang dihasilkan kosong, kosongkan sel tersebut ( Rumah tab> Format kelompok> Bersih > Hapus Semua ) dan jalankan Flash Fill lagi.
4. Dapat mengonversi angka ke string
Saat menggunakan Flash Fill untuk memformat ulang angka, harap diperhatikan bahwa Flash Fill dapat mengubah angka Anda menjadi string alfanumerik. Jika Anda lebih suka menyimpan angka, gunakan kemampuan format Excel yang hanya mengubah representasi visual, tetapi bukan nilai yang mendasarinya.
Cara mengaktifkan dan menonaktifkan Flash Fill
Flash Fill di Excel diaktifkan secara default. Jika Anda tidak menginginkan saran atau perubahan otomatis di lembar kerja Anda, Anda dapat menonaktifkan Flash Fill dengan cara ini:
- Di Excel Anda, buka Berkas > Opsi .
- Pada panel kiri, klik Lanjutan .
- Di bawah Opsi pengeditan , bersihkan Isi Lampu Kilat Secara Otomatis kotak.
- Klik OK untuk menyimpan perubahan.
Untuk mengaktifkan kembali Flash Fill, cukup pilih kotak ini lagi.
Isi Flash Excel tidak berfungsi
Dalam kebanyakan kasus, Flash Fill berfungsi tanpa hambatan. Ketika gagal, kesalahan di bawah ini mungkin muncul, dan tips berikut akan membantu Anda memperbaikinya.
1. Berikan lebih banyak contoh
Flash Fill belajar dari contoh. Jika tidak dapat mengenali pola dalam datamu, isilah beberapa cell lagi secara manual, sehingga Excel bisa mencoba berbagai pola dan menemukan pola yang paling cocok untuk kebutuhanmu.
2. Paksa untuk menjalankannya
Jika saran Flash Fill tidak muncul secara otomatis saat Anda mengetik, cobalah menjalankannya secara manual.
3. Pastikan Flash Fill diaktifkan
Jika tidak memulai secara otomatis atau manual, periksa apakah fungsi Flash Fill diaktifkan di Excel Anda.
4. Kesalahan Isi Flash tetap ada
Jika tidak ada saran di atas yang berhasil dan Excel Flash Fill masih melempar kesalahan, tidak ada lagi yang dapat Anda lakukan selain memasukkan data secara manual atau dengan rumus.
Itulah cara Anda menggunakan Flash Fill di Excel. Saya berterima kasih telah membaca dan berharap dapat melihat Anda di blog kami minggu depan!
