บทช่วยสอนอธิบายพื้นฐานของฟังก์ชันการเติมแบบรวดเร็วและให้ตัวอย่างการใช้การเติมแบบรวดเร็วใน Excel

การเติมแบบรวดเร็วเป็นหนึ่งในคุณสมบัติที่น่าทึ่งที่สุดของ Excel มันคว้างานที่น่าเบื่อซึ่งต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการดำเนินการด้วยตนเองและดำเนินการโดยอัตโนมัติในพริบตา (เพราะฉะนั้นชื่อ) และทำได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายโดยที่คุณไม่ต้องทำอะไรเลย เพียงแต่ให้ตัวอย่างสิ่งที่คุณต้องการเท่านั้น

Flash Fill ใน Excel คืออะไร

Excel Flash Fill เป็นเครื่องมือพิเศษที่วิเคราะห์ข้อมูลที่คุณกำลังป้อนและเติมข้อมูลโดยอัตโนมัติเมื่อระบุรูปแบบ

ฟีเจอร์ Flash Fill ถูกนำมาใช้ใน Excel 2013 และมีอยู่ใน Excel 2016 เวอร์ชันที่ใหม่กว่าทั้งหมด Excel 2019, Excel 2021 และ Excel สำหรับ Microsoft 365

เริ่มต้นในเดือนธันวาคม 2009 โดยเป็นความพยายามของ Sumit Gulwani นักวิจัยอาวุโสของ Microsoft เพื่อช่วยนักธุรกิจหญิงที่เขาบังเอิญพบที่สนามบินด้วยความท้าทายในการควบรวมกิจการ ไม่กี่ปีต่อมาได้พัฒนาเป็นความสามารถที่ทรงพลังในการทำงานบ้าน Excel หลายอย่างโดยอัตโนมัติ

Flash Fill รับมือกับงานต่างๆ มากมายได้อย่างง่ายดาย ซึ่งมิฉะนั้นอาจต้องใช้สูตรที่ซับซ้อนหรือแม้แต่โค้ด VBA เช่น การแยกและการรวมสตริงข้อความ ล้างข้อมูลและแก้ไขความไม่สอดคล้องกัน จัดรูปแบบข้อความและตัวเลข แปลงวันที่เป็น t รูปแบบที่เขาต้องการ และอื่นๆ อีกมากมาย

แต่ละครั้ง Flash Fill จะรวมข้อมูลนับล้านโปรแกรมขนาดเล็กที่อาจทำงานให้สำเร็จ จากนั้นจัดเรียงข้อมูลโค้ดเหล่านั้นโดยใช้เทคนิคการเรียนรู้ของเครื่อง และค้นหาโปรแกรมที่เหมาะกับงานมากที่สุด ทั้งหมดนี้ดำเนินการในเบื้องหลังเป็นมิลลิวินาที และผู้ใช้จะเห็นผลลัพธ์เกือบจะทันที

การเติมแบบรวดเร็วใน Excel อยู่ที่ไหน

ใน Excel 2013 และใหม่กว่า เครื่องมือการเติมแบบรวดเร็วจะอยู่บน แท็บข้อมูล ในกลุ่ม เครื่องมือข้อมูล :

ทางลัด Excel Flash Fill

พวกคุณ ที่ชอบทำงานจากแป้นพิมพ์เป็นส่วนใหญ่ สามารถเรียกใช้การเติมแบบรวดเร็วด้วยคีย์ผสมนี้: Ctrl + E

วิธีใช้การเติมแบบรวดเร็วใน Excel

โดยปกติแล้วการเติมแบบรวดเร็วจะเริ่มทำงานโดยอัตโนมัติ และคุณ ต้องระบุรูปแบบเท่านั้น มีวิธีการดังนี้:

1. แทรกคอลัมน์ใหม่ที่อยู่ติดกับคอลัมน์ด้วยแหล่งข้อมูลของคุณ
2. ในเซลล์แรกของคอลัมน์ที่เพิ่มใหม่ ให้พิมพ์ค่าที่ต้องการ
3. เริ่มพิมพ์ในเซลล์ถัดไป และถ้า Excel ตรวจพบรูปแบบ ระบบจะแสดงตัวอย่างข้อมูลที่ป้อนอัตโนมัติในเซลล์ด้านล่าง
4. กดปุ่ม Enter เพื่อยอมรับการแสดงตัวอย่าง เสร็จแล้ว!

เคล็ดลับ:

• หากคุณไม่พอใจกับผลลัพธ์ของ Flash Fill คุณสามารถเลิกทำได้โดยกด Ctrl + Z หรือผ่านเมนูตัวเลือกการเติมแบบรวดเร็ว
• หากการเติมแบบรวดเร็วไม่เริ่มทำงานโดยอัตโนมัติ ให้ลองใช้เทคนิคการแก้ปัญหาง่ายๆ เหล่านี้

วิธีการเติมแบบรวดเร็วใน Excel ด้วยการคลิกปุ่มหรือทางลัด

ส่วนใหญ่สถานการณ์ Flash Fill จะเริ่มทำงานโดยอัตโนมัติทันทีที่ Excel สร้างรูปแบบในข้อมูลที่คุณกำลังป้อน หากการแสดงตัวอย่างไม่ปรากฏขึ้น คุณสามารถเปิดใช้งานการเติมแบบรวดเร็วด้วยตนเองด้วยวิธีนี้:

1. กรอกข้อมูลในเซลล์แรกแล้วกด Enter
2. คลิก การเติมแบบรวดเร็ว บนแท็บ ข้อมูล หรือกดปุ่มลัด Ctrl + E

ตัวเลือก Excel Flash Fill

เมื่อ การใช้การเติมแบบรวดเร็วใน Excel เพื่อทำให้การป้อนข้อมูลอัตโนมัติ ปุ่ม ตัวเลือกการเติมแบบรวดเร็ว จะปรากฏขึ้นใกล้กับเซลล์ที่เติมข้อมูลอัตโนมัติ การคลิกปุ่มนี้จะเปิดเมนูที่ให้คุณทำสิ่งต่อไปนี้:

• เลิกทำผลลัพธ์การเติมแบบรวดเร็ว
• เลือกเซลล์ว่างที่ Excel ไม่สามารถเติมข้อมูลได้
• ตัวอย่างเช่น เลือกเซลล์ที่เปลี่ยนแปลงเพื่อจัดรูปแบบทั้งหมดพร้อมกัน

ตัวอย่างการเติมแบบรวดเร็วของ Excel

ตามที่ได้กล่าวไปแล้ว การเติมแบบรวดเร็วคือ เครื่องมือที่หลากหลายมาก ตัวอย่างด้านล่างแสดงให้เห็นถึงความสามารถบางอย่าง แต่ยังมีความสามารถอื่นๆ อีกมาก!

แยกข้อความออกจากเซลล์ (แยกคอลัมน์)

ก่อนที่จะมีการเติมแบบรวดเร็ว การแยกเนื้อหาของเซลล์หนึ่งเซลล์ ลงในเซลล์หลายๆ เซลล์ จำเป็นต้องใช้คุณลักษณะ Text to Columns หรือฟังก์ชัน Excel Text ด้วยการเติมแบบรวดเร็ว คุณจะได้รับผลลัพธ์ทันทีโดยไม่ต้องปรับเปลี่ยนข้อความที่ซับซ้อน

สมมติว่าคุณมีคอลัมน์ที่อยู่และคุณต้องการแยกรหัสไปรษณีย์ออกเป็นคอลัมน์แยกต่างหาก ระบุเป้าหมายของคุณโดยพิมพ์รหัสไปรษณีย์ในเซลล์แรก ทันทีที่ Excel เข้าใจสิ่งที่คุณกำลังพยายามทำ Excel จะเติมรหัสไปรษณีย์ที่แยกออกมาในแถวด้านล่างตัวอย่างทั้งหมด คุณต้องกด Enter เพื่อยอมรับทั้งหมด

สูตรสำหรับแยกเซลล์และแยกข้อความ:

• แยก สตริงย่อย - สูตรสำหรับแยกข้อความตามความยาวเฉพาะหรือรับสตริงย่อยก่อนหรือหลังอักขระที่กำหนด
• แยกตัวเลขออกจากสตริง - สูตรเพื่อแยกตัวเลขจากสตริงที่เป็นตัวอักษรและตัวเลขคละกัน
• แยกชื่อใน Excel - สูตรสำหรับแยกชื่อ นามสกุล และชื่อกลาง

เครื่องมือแยกและแยก:

• Text Toolkit for Excel - 25 เครื่องมือสำหรับดำเนินการต่างๆ การจัดการข้อความรวมถึงการแยกเซลล์ด้วยอักขระใดๆ เช่น เครื่องหมายจุลภาค ช่องว่าง การแบ่งบรรทัด แยกข้อความและตัวเลข
• เครื่องมือแยกชื่อ - วิธีที่ง่ายและรวดเร็วในการแยกชื่อใน Excel

รวมข้อมูลจากหลายเซลล์ (รวมคอลัมน์)

ถ้า คุณมีงานตรงข้ามที่ต้องทำ ไม่มีปัญหา Flash Fill สามารถเชื่อมเซลล์เข้าด้วยกันได้เช่นกัน นอกจากนี้ ยังสามารถแยกค่าที่รวมกันด้วยช่องว่าง เครื่องหมายจุลภาค เครื่องหมายอัฒภาค หรืออักขระอื่นๆ คุณเพียงแค่ต้องแสดงเครื่องหมายวรรคตอนที่จำเป็นใน Excel ในเซลล์แรก:

สิ่งนี้ วิธีการนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการรวมส่วนของชื่อต่างๆ ไว้ในเซลล์เดียว ดังที่แสดงใน วิธีผสานชื่อและนามสกุลด้วยการเติมแบบรวดเร็ว

สูตรในการรวมเซลล์ค่า:

• ฟังก์ชัน CONCATENATE ใน Excel - สูตรสำหรับรวมสตริงข้อความ เซลล์ และคอลัมน์

เครื่องมือผสาน:

• ตัวช่วยสร้างการผสานตาราง - วิธีที่รวดเร็วในการรวมสองตารางตามคอลัมน์ทั่วไป
• ผสานตัวช่วยสร้างการทำซ้ำ - รวมแถวที่คล้ายกันให้เป็นหนึ่งเดียวตามคอลัมน์หลัก

ล้างข้อมูล

หากข้อมูลบางรายการในเวิร์กชีตของคุณขึ้นต้นด้วยช่องว่างนำหน้า Flash Fill สามารถกำจัดข้อมูลเหล่านั้นได้ในพริบตา พิมพ์ค่าแรกโดยไม่ต้องเว้นวรรคนำหน้า และช่องว่างเพิ่มเติมทั้งหมดในเซลล์อื่นๆ จะหายไปด้วย:

สูตรในการล้างข้อมูล:

• ฟังก์ชัน Excel TRIM - สูตรสำหรับลบช่องว่างส่วนเกินใน Excel

เครื่องมือล้างข้อมูล:

• Text Toolkit for Excel - ตัดแต่งช่องว่างนำหน้า ต่อท้าย และระหว่างช่องว่างทั้งหมด แต่ให้มีอักขระเว้นวรรคระหว่างคำหนึ่งตัว

จัดรูปแบบข้อความ ตัวเลข และวันที่

บ่อยครั้งที่ข้อมูลในสเปรดชีตของคุณจัดรูปแบบเป็นหนึ่งเดียว ในขณะที่คุณต้องการในอีกทางหนึ่ง เพียงเริ่มพิมพ์ค่าตามที่คุณต้องการให้ปรากฏ แล้วการเติมแบบรวดเร็วจะจัดการส่วนที่เหลือเอง

บางทีคุณอาจมีคอลัมน์ชื่อและนามสกุลเป็นตัวพิมพ์เล็ก คุณต้องการให้นามสกุลและชื่ออยู่ในตัวพิมพ์ที่ถูกต้อง โดยคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค เรื่องง่ายๆ สำหรับการเติมแบบรวดเร็ว :)

บางทีคุณอาจกำลังทำงานกับคอลัมน์ของตัวเลขที่ต้องจัดรูปแบบเป็นหมายเลขโทรศัพท์ งานสามารถทำได้โดยใช้ที่กำหนดไว้ล่วงหน้ารูปแบบพิเศษหรือการสร้างรูปแบบตัวเลขที่กำหนดเอง หรือคุณสามารถทำได้ด้วยวิธีง่ายๆ ด้วยการเติมแบบรวดเร็ว:

หากต้องการจัดรูปแบบวันที่ใหม่ตามที่คุณต้องการ คุณสามารถใช้รูปแบบวันที่ที่เกี่ยวข้องหรือพิมพ์วันที่ที่มีรูปแบบถูกต้อง ลงในเซลล์แรก อ๊ะ ไม่มีคำแนะนำปรากฏขึ้น… จะเกิดอะไรขึ้นถ้าเรากดทางลัดเติมแฟลช ( Ctrl + E ) หรือคลิกปุ่มบนริบบิ้น ใช่ มันใช้งานได้อย่างสวยงาม!

แทนที่ส่วนหนึ่งของเนื้อหาเซลล์

การแทนที่ส่วนหนึ่งของสตริงด้วยข้อความอื่นเป็นการดำเนินการทั่วไปใน Excel ซึ่ง การเติมแบบรวดเร็วยังสามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้อีกด้วย

สมมติว่าคุณมีคอลัมน์หมายเลขประกันสังคมและต้องการเซ็นเซอร์ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนนี้โดยแทนที่ตัวเลข 4 หลักสุดท้ายด้วย XXXX

หากต้องการดำเนินการให้เสร็จสิ้น ให้ใช้ฟังก์ชัน REPLACE หรือพิมพ์ค่าที่ต้องการในเซลล์แรกและปล่อยให้การเติมแบบรวดเร็วเติมเซลล์ที่เหลือโดยอัตโนมัติ:

ชุดค่าผสมขั้นสูง

การเติมแบบรวดเร็ว ใน Excel ไม่เพียงแต่สามารถทำงานที่ไม่ซับซ้อนอย่างที่แสดงในตัวอย่างด้านบนเท่านั้น แต่ยังทำการจัดเรียงข้อมูลใหม่ที่ซับซ้อนยิ่งขึ้นด้วย

ตามตัวอย่าง ลองรวมส่วนต่างๆ ของข้อมูลจาก 3 คอลัมน์และเพิ่มอักขระที่กำหนดเองสองสามตัวลงใน ผลลัพธ์

สมมติว่าคุณมีชื่อในคอลัมน์ A นามสกุลในคอลัมน์ B และชื่อโดเมนในคอลัมน์ C จากข้อมูลนี้ คุณต้องการสร้างที่อยู่อีเมล sses ในรูปแบบนี้: [email protected] .

สำหรับผู้ใช้ Excel ที่มีประสบการณ์แล้ว จะไม่มีปัญหาในการดึงข้อมูลเริ่มต้นด้วยฟังก์ชัน LEFT แปลงอักขระทั้งหมดเป็นตัวพิมพ์เล็กด้วยฟังก์ชัน LOWER และเชื่อมติดกัน ทุกชิ้นโดยใช้ตัวดำเนินการการต่อข้อมูล:

=LOWER(LEFT(B2,1))&"."&LOWER(A2)&"@"&LOWER(C2)&".com"

แต่ Excel Flash Fill สามารถสร้างที่อยู่อีเมลเหล่านี้ให้เราโดยอัตโนมัติได้หรือไม่ แน่นอน!

ข้อจำกัดและข้อควรระวังของ Excel Flash Fill

Flash Fill เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยม แต่ก็มีข้อจำกัดบางประการที่คุณควรทราบ ก่อนที่คุณจะเริ่มใช้คุณลักษณะนี้กับชุดข้อมูลจริงของคุณ

1. ผลลัพธ์ของการเติมแบบรวดเร็วไม่อัปเดตโดยอัตโนมัติ

ผลลัพธ์ของการเติมแบบรวดเร็วนั้นไม่เหมือนกับสูตร หากคุณทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ กับข้อมูลต้นฉบับ การเปลี่ยนแปลงนั้นจะไม่ปรากฏในผลลัพธ์ของ Flash Fill

2. อาจไม่สามารถระบุรูปแบบได้

ในบางสถานการณ์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อข้อมูลต้นฉบับของคุณถูกจัดเรียงหรือจัดรูปแบบแตกต่างกัน การเติมแบบรวดเร็วอาจสะดุดและให้ผลลัพธ์ที่ไม่ถูกต้อง

ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้การเติมแบบรวดเร็ว เพื่อแยกชื่อกลางออกจากรายการที่บางรายการมีเพียงชื่อและนามสกุล ผลลัพธ์สำหรับเซลล์เหล่านั้นจะผิด ดังนั้น จึงควรตรวจสอบผลลัพธ์ของ Flash Fill เสมอ

3. ละเว้นเซลล์ที่มีอักขระที่ไม่สามารถพิมพ์ได้

หากบางเซลล์ที่จะเติมอัตโนมัติมีช่องว่างหรืออักขระอื่นๆ ที่ไม่สามารถพิมพ์ได้การเติมแบบรวดเร็วจะข้ามเซลล์ดังกล่าว

ดังนั้น หากเซลล์ผลลัพธ์ใดเซลล์หนึ่งว่างเปล่า ให้ล้างเซลล์เหล่านั้น ( หน้าแรก แท็บ > รูปแบบ จัดกลุ่ม > ล้าง > ล้างทั้งหมด ) และเรียกใช้ Flash Fill อีกครั้ง

4. อาจแปลงตัวเลขเป็นสตริง

เมื่อใช้ Flash Fill เพื่อจัดรูปแบบตัวเลขใหม่ โปรดทราบว่าอาจแปลงตัวเลขของคุณเป็นสตริงที่เป็นตัวอักษรและตัวเลขคละกัน หากคุณต้องการเก็บตัวเลขไว้ ให้ใช้ความสามารถของรูปแบบ Excel ที่เปลี่ยนเฉพาะการแสดงภาพ แต่ไม่เปลี่ยนค่าพื้นฐาน

วิธีเปิดและปิดการเติมแบบรวดเร็ว

Flash Fill ใน Excel ถูกเปิดใช้งานโดยค่าเริ่มต้น หากคุณไม่ต้องการคำแนะนำหรือการเปลี่ยนแปลงอัตโนมัติในเวิร์กชีตของคุณ คุณสามารถ ปิดใช้งานการเติมแบบรวดเร็ว ด้วยวิธีนี้:

1. ใน Excel ของคุณ ให้ไปที่ ไฟล์ > ตัวเลือก .
2. ที่แผงด้านซ้าย คลิก ขั้นสูง .
3. ใต้ ตัวเลือกการแก้ไข ให้ล้างเครื่องหมาย กล่องเติมแฟลชอัตโนมัติ .
4. คลิกตกลงเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง

เมื่อต้องการ เปิดใช้งานใหม่ การเติมแบบรวดเร็ว เพียงเลือกช่องนี้อีกครั้ง

การเติมแบบรวดเร็วใน Excel ไม่ทำงาน

ในกรณีส่วนใหญ่ การเติมแบบรวดเร็วจะทำงานโดยไม่มีการสะดุด เมื่อเกิดข้อผิดพลาด ข้อผิดพลาดด้านล่างอาจปรากฏขึ้น และเคล็ดลับต่อไปนี้จะช่วยให้คุณแก้ไขได้

1. ให้ตัวอย่างเพิ่มเติม

Flash Fill เรียนรู้จากตัวอย่าง หากจำรูปแบบในข้อมูลของคุณไม่ได้ ให้กรอกข้อมูลเพิ่มเติมเซลล์ด้วยตนเอง เพื่อให้ Excel สามารถลองใช้รูปแบบต่างๆ และค้นหารูปแบบที่เหมาะสมที่สุดสำหรับความต้องการของคุณ

2. บังคับให้เรียกใช้

หากคำแนะนำการเติมแบบรวดเร็วไม่ปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติขณะที่คุณพิมพ์ ให้ลองเรียกใช้ด้วยตนเอง

3. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เปิดใช้งานการเติมแบบรวดเร็วแล้ว

หากไม่เริ่มทำงานโดยอัตโนมัติหรือด้วยตนเอง ให้ตรวจสอบว่าฟังก์ชันการเติมแบบรวดเร็วเปิดอยู่ใน Excel ของคุณหรือไม่

4. ข้อผิดพลาด Flash Fill ยังคงอยู่

หากคำแนะนำข้างต้นไม่ได้ผลและ Excel Flash Fill ยังคงส่งข้อผิดพลาด คุณทำอะไรไม่ได้นอกจากป้อนข้อมูลด้วยตนเองหรือด้วยสูตร

นั่นคือ คุณใช้ Flash Fill ใน Excel อย่างไร ฉันขอขอบคุณสำหรับการอ่านและหวังว่าจะได้พบคุณในบล็อกของเราในสัปดาห์หน้า!