Eğitim, Flash Fill işlevinin temellerini açıklar ve Excel'de Flash Fill kullanımına ilişkin örnekler sunar.

Flash Fill, Excel'in en şaşırtıcı özelliklerinden biridir. Manuel olarak gerçekleştirilmesi saatler sürecek sıkıcı bir görevi alır ve bir anda otomatik olarak yürütür (adı da buradan gelir). Ve bunu sizin hiçbir şey yapmanıza gerek kalmadan hızlı ve basit bir şekilde yapar, yalnızca istediğiniz şeyin bir örneğini sağlar.

Excel'de Flash Fill nedir?

Excel Flash Fill, girdiğiniz bilgileri analiz eden ve bir model belirlediğinde verileri otomatik olarak dolduran özel bir araçtır.

Flash Fill özelliği Excel 2013'te kullanıma sunulmuştur ve Excel 2016, Excel 2019, Excel 2021 ve Microsoft 365 için Excel'in sonraki tüm sürümlerinde mevcuttur.

Aralık 2009'da Microsoft'ta kıdemli bir araştırmacı olan Sumit Gulwani'nin havaalanında tesadüfen tanıştığı bir iş kadınına birleştirme sorununda yardımcı olmak için başlattığı girişim, birkaç yıl sonra birçok Excel işini otomatikleştirmek için güçlü bir yeteneğe dönüştü.

Flash Fill, metin dizelerini bölme ve birleştirme, verileri temizleme ve tutarsızlıkları düzeltme, metin ve sayıları biçimlendirme, tarihleri istenen biçime dönüştürme ve çok daha fazlası gibi karmaşık formüller ve hatta VBA kodu gerektiren düzinelerce farklı görevin üstesinden kolayca gelir.

Flash Fill her seferinde görevi yerine getirebilecek milyonlarca küçük programı bir araya getirir, ardından makine öğrenimi tekniklerini kullanarak bu kod parçacıklarını sıralar ve iş için en uygun olanı bulur. Tüm bunlar arka planda milisaniyeler içinde yapılır ve kullanıcı sonuçları neredeyse anında görür!

Excel'de Flash Fill nerede?

Excel 2013 ve sonraki sürümlerde, Flaş Dolgu aracı Veri sekmesi , içinde Veri araçları Grup:

Excel Flaş Doldurma kısayolu

Çoğu zaman klavyeden çalışmayı tercih edenler, Flash Fill'i şu tuş kombinasyonuyla çalıştırabilir: Ctrl + E

Excel'de Flash Fill nasıl kullanılır

Genellikle Flash Fill otomatik olarak başlar ve yalnızca bir desen sağlamanız gerekir. İşte nasıl yapılacağı:

1. Kaynak verilerinizin bulunduğu sütuna bitişik yeni bir sütun ekleyin.
2. Yeni eklenen sütunun ilk hücresine istediğiniz değeri yazın.
3. Bir sonraki hücreye yazmaya başlayın ve Excel bir desen algılarsa, aşağıdaki hücrelere otomatik olarak doldurulacak verilerin bir önizlemesini gösterecektir.
4. Önizlemeyi kabul etmek için Enter tuşuna basın. Bitti!

İpuçları:

• Flaş Dolgu sonuçlarından memnun değilseniz, Ctrl + Z tuşlarına basarak veya Flaş Dolgu seçenekleri menüsünden geri alabilirsiniz.
• Flash Fill otomatik olarak başlamazsa, bu basit sorun giderme tekniklerini deneyin.

Bir düğme tıklaması veya kısayol ile Excel'de Flash Doldurma

Çoğu durumda, Excel girmekte olduğunuz verilerde bir desen oluşturur oluşturmaz Flash Fill otomatik olarak devreye girer. Bir önizleme görünmezse, Flash Fill'i bu şekilde manuel olarak etkinleştirebilirsiniz:

1. İlk hücreyi doldurun ve Enter tuşuna basın.
2. Tıklayınız Flaş Dolgu üzerindeki Veri sekmesine tıklayın veya Ctrl + E kısayoluna basın.

Excel Flash Dolgu seçenekleri

Veri girişini otomatikleştirmek için Excel'de Flash Fill kullanırken Flaş Dolgu Seçenekleri düğmesi otomatik doldurulan hücrelerin yanında görünür. Bu düğmeye tıklandığında aşağıdakileri yapmanızı sağlayan menü açılır:

• Flaş Dolgusu sonuçlarını geri alın.
• Excel'in dolduramadığı boş hücreleri seçin.
• Örneğin, hepsini bir kerede biçimlendirmek için değiştirilen hücreleri seçin.

Excel Flash Dolgu örnekleri

Daha önce de belirtildiği gibi, Flash Fill çok yönlü bir araçtır. Aşağıdaki örnekler bazı yeteneklerini göstermektedir, ancak çok daha fazlası vardır!

Hücreden metin çıkarma (bölünmüş sütunlar)

Flash Fill ortaya çıkmadan önce, bir hücrenin içeriğini birkaç hücreye bölmek için Metinden Sütunlara özelliğinin veya Excel Metin işlevlerinin kullanılması gerekiyordu. Flash Fill ile, karmaşık metin manipülasyonları olmadan sonuçları anında elde edebilirsiniz.

Diyelim ki bir adres sütununuz var ve posta kodlarını ayrı bir sütuna çıkarmak istiyorsunuz. İlk hücreye posta kodunu yazarak hedefinizi belirtin. Excel ne yapmaya çalıştığınızı anlar anlamaz, örneğin altındaki tüm satırları çıkarılan posta kodlarıyla doldurur. Hepsini kabul etmek için yalnızca Enter tuşuna basmanız gerekir.

Hücreleri bölmek ve metin çıkarmak için formüller:

• Alt dizeyi ayıkla - belirli bir uzunluktaki metni ayıklamak veya belirli bir karakterden önce veya sonra bir alt dizeyi almak için formüller.
• Dizeden sayı çıkarma - alfanümerik dizelerden sayı çıkarmak için formüller.
• Excel'de adları bölme - ad, soyad ve ikinci adları ayıklamak için formüller.

Ayıklama ve bölme araçları:

• Excel için Metin Araç Seti - Bir hücreyi virgül, boşluk, satır sonu gibi herhangi bir karakterle bölme; metin ve sayıları ayıklama dahil olmak üzere çeşitli metin manipülasyonları gerçekleştirmek için 25 araç.
• Adları Bölme aracı - Excel'de adları ayırmanın hızlı ve kolay yolu.

Birkaç hücreden gelen verileri birleştirme (sütunları birleştirme)

Gerçekleştirmeniz gereken ters bir görev varsa, sorun değil, Flash Fill hücreleri de birleştirebilir. Dahası, birleştirilmiş değerleri boşluk, virgül, noktalı virgül veya başka bir karakterle ayırabilir - Excel'e ilk hücrede gerekli noktalama işaretini göstermeniz yeterlidir:

Bu yöntem özellikle Flash Fill ile ad ve soyadı birleştirme bölümünde gösterildiği gibi çeşitli ad parçalarını tek bir hücrede birleştirmek için kullanışlıdır.

Hücre değerlerini birleştirmek için formüller:

• Excel'de CONCATENATE işlevi - metin dizelerini, hücreleri ve sütunları birleştirmek için formüller.

Birleştirme araçları:

• Tabloları Birleştirme Sihirbazı - iki tabloyu ortak sütunlara göre birleştirmenin hızlı yolu.
• Yinelenenleri Birleştirme Sihirbazı - Benzer satırları anahtar sütunlara göre tek bir satırda birleştirin.

Temiz veri

Çalışma sayfanızdaki bazı veri girişleri önde gelen bir boşlukla başlıyorsa, Flash Fill bunları göz açıp kapayıncaya kadar ortadan kaldırabilir. İlk değeri önündeki boşluk olmadan yazdığınızda, diğer hücrelerdeki tüm fazladan boşluklar da ortadan kalkar:

Verileri temizlemek için formüller:

• Excel TRIM işlevi - Excel'de fazla boşlukları kaldırmak için formüller.

Veri temizleme araçları:

• Excel için Metin Araç Seti - sözcükler arasında tek bir boşluk karakteri dışında tüm baştaki, sondaki ve aradaki boşlukları kırpın.

Metin, sayı ve tarihleri biçimlendirme

Çoğu zaman elektronik tablolarınızdaki veriler bir şekilde biçimlendirilirken siz başka bir şekilde biçimlendirilmesini istersiniz. Değerleri tam olarak görünmelerini istediğiniz gibi yazmaya başlayın, gerisini Flash Fill halleder.

Belki de küçük harflerle yazılmış ad ve soyadlardan oluşan bir sütununuz vardır. Ad ve soyadların virgülle ayrılmış şekilde büyük harflerle yazılmasını istiyorsunuz. Flash Fill için çocuk oyuncağı :)

Belki de telefon numarası olarak biçimlendirilmesi gereken bir sayı sütunuyla çalışıyorsunuz. Bu görevi önceden tanımlanmış bir Özel biçim kullanarak veya özel bir sayı biçimi oluşturarak gerçekleştirebilirsiniz. Ya da Flash Fill ile bunu kolay bir şekilde yapabilirsiniz:

Tarihleri istediğiniz gibi yeniden biçimlendirmek için, ilgili Tarih biçimini uygulayabilir veya ilk hücreye düzgün biçimlendirilmiş bir tarih yazabilirsiniz. Oops, hiçbir öneri görünmedi... Flash Fill kısayoluna ( Ctrl + E ) basarsak veya şeritteki düğmesine tıklarsak ne olur? Evet, çok güzel çalışıyor!

Hücre içeriğinin bir kısmını değiştir

Bir dizenin bir kısmını başka bir metinle değiştirmek, Excel'de Flash Fill'in de otomatikleştirebileceği çok yaygın bir işlemdir.

Diyelim ki, sosyal güvenlik numaralarından oluşan bir sütununuz var ve son 4 haneyi XXXX ile değiştirerek bu hassas bilgileri sansürlemek istiyorsunuz.

Bunu yapmak için ya DEĞİŞTİR işlevini kullanın ya da ilk hücreye istediğiniz değeri yazın ve Flash Fill'in kalan hücreleri otomatik olarak doldurmasına izin verin:

Gelişmiş kombinasyonlar

Excel'de Flash Fill yalnızca yukarıdaki örneklerde gösterildiği gibi basit görevleri yerine getirmekle kalmaz, aynı zamanda daha karmaşık veri yeniden düzenlemeleri de gerçekleştirebilir.

Örnek olarak, 3 sütundan farklı bilgi parçalarını birleştirelim ve sonuca birkaç özel karakter ekleyelim.

Diyelim ki, A sütununda adlarınız, B sütununda soyadlarınız ve C sütununda alan adlarınız var. Bu bilgilere dayanarak, bu biçimde e-posta adresleri oluşturmak istiyorsunuz: [email protected] .

Deneyimli Excel kullanıcıları için, LEFT işlevi ile baş harfleri ayıklamak, LOWER işlevi ile tüm karakterleri küçük harfe dönüştürmek ve birleştirme operatörünü kullanarak tüm parçaları birleştirmek sorun değildir:

=LOWER(LEFT(B2,1))&"."&LOWER(A2)&"@"&LOWER(C2)&".com"

Ancak Excel Flash Fill bu e-posta adreslerini bizim için otomatik olarak oluşturabilir mi? Elbette!

Excel Flash Fill sınırlamaları ve uyarıları

Flash Fill harika bir araçtır, ancak bu özelliği gerçek veri setlerinizde kullanmaya başlamadan önce bilmeniz gereken birkaç sınırlaması vardır.

1. Flash Fill sonuçları otomatik olarak güncellenmiyor

Formüllerin aksine, Flash Fill'in sonuçları statiktir. Orijinal verilerde herhangi bir değişiklik yaparsanız, bunlar Flash Fill sonuçlarına yansıtılmaz.

2. Bir örüntü tespit etmekte başarısız olabilir

Bazı durumlarda, özellikle de orijinal verileriniz farklı şekilde düzenlenmiş veya biçimlendirilmişse, Flash Fill takılabilir ve yanlış sonuçlar üretebilir.

Örneğin, bazı girişlerin yalnızca Ad ve Soyadı içerdiği listeden ikinci adları çıkarmak için Flash Fill kullanırsanız, bu hücreler için sonuçlar yanlış olacaktır. Bu nedenle, Flash Fill çıktısını her zaman gözden geçirmek akıllıca olacaktır.

3. Yazdırılamayan karakterler içeren hücreleri yok sayar

Otomatik doldurulacak hücrelerden bazıları boşluk veya diğer yazdırılamayan karakterler içeriyorsa, Flash Fill bu hücreleri atlayacaktır.

Dolayısıyla, ortaya çıkan hücrelerden herhangi biri boşsa, bu hücreleri temizleyin ( Ev tab> Formatlar grup> Temiz > Tümünü Temizle ) ve Flash Fill'i tekrar çalıştırın.

4. Sayıları dizelere dönüştürebilir

Sayıları yeniden biçimlendirmek için Flash Fill kullanırken, lütfen sayılarınızı alfanümerik dizelere dönüştürebileceğini unutmayın. Sayıları korumayı tercih ediyorsanız, Excel biçiminin yalnızca görsel temsili değiştiren, ancak temel değerleri değiştirmeyen özelliklerini kullanın.

Flaş Dolgusu nasıl açılır ve kapatılır

Excel'de Flash Fill varsayılan olarak açıktır. Çalışma sayfalarınızda herhangi bir öneri veya otomatik değişiklik istemiyorsanız, şunları yapabilirsiniz Flaş Dolguyu devre dışı bırak bu şekilde:

1. Excel'inizde şu adrese gidin Dosya > Seçenekler .
2. Sol panelde şunları tıklayın Gelişmiş .
3. Altında Düzenleme seçenekleri , temizle Otomatik Flaş Dolgusu Kutu.
4. Değişiklikleri kaydetmek için Tamam'a tıklayın.

için yeniden etkinleştir Flash Dolgu, bu kutuyu tekrar seçmeniz yeterlidir.

Excel Flash Dolgusu çalışmıyor

Çoğu durumda, Flash Fill sorunsuz çalışır. Hata verdiğinde, aşağıdaki hata ortaya çıkabilir ve aşağıdaki ipuçları hatayı düzeltmenize yardımcı olacaktır.

1. Daha fazla örnek verin

Flash Fill örnek alarak öğrenir. Verilerinizdeki bir deseni tanıyamazsa, Excel'in farklı desenleri deneyebilmesi ve ihtiyaçlarınıza en uygun olanı bulabilmesi için birkaç hücreyi daha manuel olarak doldurun.

2. Çalışmaya zorlayın

Flash Fill önerileri siz yazarken otomatik olarak görünmezse, manuel olarak çalıştırmayı deneyin.

3. Flaş Dolgunun etkin olduğundan emin olun

Otomatik veya manuel olarak başlamazsa, Excel'inizde Flash Fill işlevinin açık olup olmadığını kontrol edin.

4. Flash Fill hatası devam ediyor

Yukarıdaki önerilerin hiçbiri işe yaramadıysa ve Excel Flash Fill hala hata veriyorsa, verileri manuel olarak veya formüllerle girmekten başka yapabileceğiniz bir şey yoktur.

Excel'de Flash Fill'i bu şekilde kullanabilirsiniz. Okuduğunuz için teşekkür ediyor ve gelecek hafta blogumuzda görüşmeyi umuyorum!