Ipinapaliwanag ng tutorial ang mga pangunahing kaalaman ng functionality ng Flash Fill at nagbibigay ng mga halimbawa ng paggamit ng Flash Fill sa Excel.

Ang Flash Fill ay isa sa mga pinakakahanga-hangang feature ng Excel. Nakukuha nito ang isang nakakapagod na gawain na aabutin ng maraming oras upang maisagawa nang manu-mano at awtomatiko itong isinasagawa sa isang iglap (kaya ang pangalan). At ito ay mabilis at simple nang hindi mo kailangang gumawa ng isang bagay, ngunit nagbibigay lamang ng isang halimbawa ng kung ano ang gusto mo.

Ano ang Flash Fill sa Excel?

Ang Excel Flash Fill ay isang espesyal na tool na sinusuri ang impormasyong iyong ipinapasok at awtomatikong pinupunan ang data kapag natukoy nito ang isang pattern.

Ang tampok na Flash Fill ay ipinakilala sa Excel 2013 at available sa lahat ng mga susunod na bersyon ng Excel 2016, Excel 2019, Excel 2021, at Excel para sa Microsoft 365.

Nagsimula noong Disyembre 2009 bilang pagtatangka ni Sumit Gulwani, isang senior researcher sa Microsoft, na tulungan ang isang babaeng negosyante na hindi niya sinasadyang nakilala sa paliparan sa kanyang pinagsamang hamon, makalipas ang ilang taon, naging isang malakas na kakayahang mag-automate ng maraming gawain sa Excel.

Ang Flash Fill ay madaling makayanan ang dose-dosenang iba't ibang gawain na kung hindi man ay mangangailangan ng mga kumplikadong formula o kahit na VBA code gaya ng paghahati at pagsasama-sama ng mga string ng teksto, paglilinis ng data at pagwawasto ng mga hindi pagkakapare-pareho, pag-format ng teksto at mga numero, pag-convert ng mga petsa sa t gusto niyang format, at marami pang iba.

Sa bawat pagkakataon, pinagsasama ng Flash Fill ang milyun-milyongmaliliit na program na maaaring magawa ang gawain, pagkatapos ay pag-uuri-uriin ang mga snippet ng code na iyon gamit ang mga diskarte sa machine-learning at hahanapin ang isa na pinakaangkop para sa trabaho. Ginagawa ang lahat ng ito sa millisecond sa background, at halos agad-agad na nakikita ng user ang mga resulta!

Nasaan ang Flash Fill sa Excel?

Sa Excel 2013 at mas bago, ang Flash Fill tool ay nasa ang Data tab , sa Data tools group:

Excel Flash Fill shortcut

Iyong mga na mas gustong magtrabaho mula sa keyboard sa halos lahat ng oras, ay maaaring magpatakbo ng Flash Fill gamit ang key na kumbinasyong ito: Ctrl + E

Paano gamitin ang Flash Fill sa Excel

Karaniwan ay awtomatikong nagsisimula ang Flash Fill, at ikaw kailangan lang magbigay ng pattern. Ganito:

1. Maglagay ng bagong column na katabi ng column kasama ng iyong source data.
2. Sa unang cell ng bagong idinagdag na column, i-type ang gustong value.
3. Simulang mag-type sa susunod na cell, at kung may naramdaman ang Excel na pattern, magpapakita ito ng preview ng data na awtomatikong pupunan sa mga cell sa ibaba.
4. Pindutin ang Enter key upang tanggapin ang preview. Tapos na!

Mga Tip:

• Kung hindi ka nasisiyahan sa mga resulta ng Flash Fill, maaari mong i-undo ang mga ito sa pamamagitan ng pagpindot sa Ctrl + Z o sa pamamagitan ng menu ng mga opsyon sa Flash Fill.
• Kung hindi awtomatikong magsisimula ang Flash Fill, subukan ang mga simpleng diskarte sa pag-troubleshoot na ito.

Paano Mag-Flash Fill sa Excel gamit ang isang pag-click sa button o shortcut

Sa karamihanmga sitwasyon, awtomatikong papasok ang Flash Fill sa sandaling magtatag ng pattern ang Excel sa data na iyong ipinasok. Kung hindi lumabas ang isang preview, maaari mong i-activate nang manu-mano ang Flash Fill sa ganitong paraan:

1. Punan ang unang cell at pindutin ang Enter.
2. I-click ang Flash Fill na button sa tab na Data o pindutin ang Ctrl + E shortcut.

Mga opsyon sa Excel Flash Fill

Kailan gamit ang Flash Fill sa Excel upang i-automate ang pagpasok ng data, lalabas ang Flash Fill Options na button malapit sa mga cell na awtomatikong napuno. Ang pag-click sa button na ito ay magbubukas ng menu na nagbibigay-daan sa iyong gawin ang sumusunod:

• I-undo ang mga resulta ng Flash Fill.
• Pumili ng mga blangkong cell na hindi na-populate ng Excel.
• Piliin ang mga binagong cell, halimbawa, upang i-format ang mga ito nang sabay-sabay.

Mga halimbawa ng Excel Flash Fill

Tulad ng nabanggit na, ang Flash Fill ay isang napakaraming gamit na gamit. Ang mga halimbawa sa ibaba ay nagpapakita ng ilan sa mga kakayahan nito, ngunit marami pang iba dito!

I-extract ang text mula sa cell (mga split column)

Bago umiral ang Flash Fill, hinahati ang mga nilalaman ng isang cell sa ilang mga cell ay nangangailangan ng paggamit ng Text to Columns feature o Excel Text function. Gamit ang Flash Fill, makukuha mo kaagad ang mga resulta nang walang masalimuot na pagmamanipula ng teksto.

Ipagpalagay na mayroon kang column ng mga address at gusto mong kunin ang mga zip code sa isang hiwalay na column. Ipahiwatig ang iyong layunin sa pamamagitan ng pag-type ngzip code sa unang cell. Sa sandaling maunawaan ng Excel kung ano ang sinusubukan mong gawin, pupunan nito ang lahat ng mga row sa ibaba ng halimbawa ng mga nakuhang zip code. Kailangan mo lang pindutin ang Enter para tanggapin silang lahat.

Mga formula para hatiin ang mga cell at i-extract ang text:

• I-extract substring - mga formula para mag-extract ng text na may partikular na haba o kumuha ng substring bago o pagkatapos ng isang naibigay na character.
• I-extract ang numero mula sa string - mga formula para i-extract ang mga numero mula sa mga alphanumeric string.
• Hatiin ang mga pangalan sa Excel - mga formula para i-extract ang una, apelyido at gitnang pangalan.

Mga tool sa pag-extract at paghahati:

• Text Toolkit para sa Excel - 25 tool para magsagawa ng iba't ibang mga pagmamanipula ng teksto kabilang ang paghahati ng cell sa pamamagitan ng anumang character tulad ng kuwit, espasyo, line break; pag-extract ng text at mga numero.
• Split Names tool - mabilis at madaling paraan upang paghiwalayin ang mga pangalan sa Excel.

Pagsamahin ang data mula sa ilang cell (pagsamahin ang mga column)

Kung mayroon kang isang kabaligtaran na gawain na dapat gawin, walang problema, ang Flash Fill ay maaari ding pagsamahin ang mga cell. Bukod dito, maaari nitong paghiwalayin ang pinagsamang mga halaga gamit ang isang puwang, kuwit, semicolon o anumang iba pang character - kailangan mo lang ipakita sa Excel ang kinakailangang bantas sa unang cell:

Ito Ang pamamaraan ay lalong kapaki-pakinabang para sa pagsasama-sama ng iba't ibang bahagi ng pangalan sa iisang cell tulad ng ipinapakita sa Paano pagsamahin ang una at apelyido sa Flash Fill.

Mga formula upang sumali sa cellvalues:

• CONCATENATE function sa Excel - mga formula para pagsamahin ang mga text string, cell at column.

Mga tool sa pagsasama:

• Merge Tables Wizard - mabilis na paraan upang pagsamahin ang dalawang talahanayan sa pamamagitan ng mga karaniwang column.
• Merge Duplicates Wizard - Pagsamahin ang magkatulad na mga row sa isa sa pamamagitan ng mga pangunahing column.

Linisin ang data

Kung ang ilang mga entry ng data sa iyong worksheet ay nagsisimula sa isang nangungunang espasyo, maaaring alisin ng Flash Fill ang mga ito sa isang blink. I-type ang unang value nang walang naunang espasyo, at lahat ng karagdagang espasyo sa iba pang mga cell ay nawala din:

Mga formula para linisin ang data:

• Excel TRIM function - mga formula para mag-alis ng labis na espasyo sa Excel.

Mga tool sa paglilinis ng data:

• Text Toolkit para sa Excel - gupitin ang lahat ng nangunguna, sumusunod at nasa pagitan ng mga puwang ngunit isang character na espasyo sa pagitan ng mga salita.

I-format ang text, mga numero at petsa

Madalas na ang data sa iyong mga spreadsheet ay naka-format sa isa paraan habang gusto mo ito sa iba. Simulan lang ang pag-type ng mga value nang eksakto kung paano mo gustong lumabas ang mga ito, at gagawin ng Flash Fill ang iba.

Marahil ay mayroon kang column ng una at apelyido sa lowercase. Nais mong ang apelyido at unang pangalan ay nasa tamang kaso, na pinaghihiwalay ng kuwit. Isang piraso ng cake para sa Flash Fill :)

Marahil nagtatrabaho ka sa isang column ng mga numero na kailangang i-format bilang mga numero ng telepono. Maaaring magawa ang gawain sa pamamagitan ng paggamit ng paunang natukoyEspesyal na format o paggawa ng custom na format ng numero. O magagawa mo ito sa madaling paraan gamit ang Flash Fill:

Upang i-format muli ang mga petsa ayon sa gusto mo, maaari mong ilapat ang kaukulang format ng Petsa o mag-type ng wastong na-format na petsa sa unang cell. Oops, walang lumabas na mga mungkahi... Paano kung pinindot natin ang Flash Fill shortcut ( Ctrl + E ) o i-click ang button nito sa ribbon? Oo, maganda itong gumagana!

Palitan ang bahagi ng mga nilalaman ng cell

Ang pagpapalit ng bahagi ng isang string ng ilang iba pang text ay isang pangkaraniwang operasyon sa Excel, na kung saan Maaari ding mag-automate ang Flash Fill.

Sabihin natin, mayroon kang column ng mga social security number at gusto mong i-censor ang sensitibong impormasyong ito sa pamamagitan ng pagpapalit sa huling 4 na digit ng XXXX.

Para magawa ito , gamitin ang REPLACE function o i-type ang gustong value sa unang cell at hayaang awtomatikong punan ng Flash Fill ang natitirang mga cell:

Mga advanced na kumbinasyon

Flash Fill sa Excel ay hindi lamang makakagawa ng mga diretsong gawain tulad ng ipinakita sa mga halimbawa sa itaas ngunit nagsasagawa rin ng mas sopistikadong mga pagsasaayos ng data.

Bilang halimbawa, pagsamahin natin ang iba't ibang piraso ng impormasyon mula sa 3 column at magdagdag ng ilang custom na character sa ang resulta.

Ipagpalagay, mayroon kang mga unang pangalan sa column A, mga apelyido sa column B, at mga domain name sa column C. Batay sa impormasyong ito, gusto mong bumuo ng email address sses sa ganitong format: [email protected] .

Para sa mga may karanasang user ng Excel, walang problema na i-extract ang initial gamit ang LEFT function, i-convert ang lahat ng character sa lowercase na may LOWER function at pagdugtungin lahat ng piraso sa pamamagitan ng paggamit ng concatenation operator:

=LOWER(LEFT(B2,1))&"."&LOWER(A2)&"@"&LOWER(C2)&".com"

Ngunit maaari bang awtomatikong gawin ng Excel Flash Fill ang mga email address na ito para sa amin? Oo naman!

Mga limitasyon at caveat ng Excel Flash Fill

Ang Flash Fill ay isang mahusay na tool, ngunit mayroon itong ilang limitasyon na dapat mong malaman ng bago mo simulang gamitin ang feature na ito sa iyong mga totoong set ng data.

1. Ang mga resulta ng Flash Fill ay hindi awtomatikong nag-a-update

Hindi tulad ng mga formula, ang mga resulta ng Flash Fill ay static. Kung gagawa ka ng anumang mga pagbabago sa orihinal na data, hindi makikita ang mga ito sa mga resulta ng Flash Fill.

2. Maaaring mabigong tumukoy ng pattern

Sa ilang sitwasyon, lalo na kapag ang iyong orihinal na data ay nakaayos o naka-format nang iba, ang Flash Fill ay maaaring madapa at makagawa ng mga maling resulta.

Halimbawa, kung gumagamit ka ng Flash Fill upang kunin ang mga gitnang pangalan mula sa listahan kung saan ang ilang mga entry ay naglalaman lamang ng Una at Apelyido, ang mga resulta para sa mga cell na iyon ay magiging mali. Kaya, makabubuting palaging suriin ang output ng Flash Fill.

3. Binabalewala ang mga cell na may mga hindi napi-print na character

Kung ang ilan sa mga cell na awtomatikong pupunan ay naglalaman ng mga puwang o iba pang hindi napi-print na mga character,Lalaktawan ng Flash Fill ang mga naturang cell.

Kaya, kung blangko ang alinman sa mga resultang cell, i-clear ang mga cell na iyon ( Home tab > Mga format pangkat > I-clear > I-clear Lahat ) at patakbuhin muli ang Flash Fill.

4. Maaaring i-convert ang mga numero sa mga string

Kapag gumagamit ng Flash Fill para sa muling pag-format ng mga numero, mangyaring magkaroon ng kamalayan na maaari nitong i-convert ang iyong mga numero sa mga alphanumeric na string. Kung mas gusto mong panatilihin ang mga numero, gamitin ang mga kakayahan ng Excel format na nagbabago lamang sa visual na representasyon, ngunit hindi ang mga pinagbabatayan na halaga.

Paano i-on at i-off ang Flash Fill

Ang Flash Fill sa Excel ay naka-on bilang default. Kung ayaw mo ng anumang mga mungkahi o awtomatikong pagbabago sa iyong mga worksheet, maaari mong i-disable ang Flash Fill sa ganitong paraan:

1. Sa iyong Excel, pumunta sa File > Mga Opsyon .
2. Sa kaliwang panel, i-click ang Advanced .
3. Sa ilalim ng Mga opsyon sa pag-edit , i-clear ang Awtomatikong Flash Fill kahon.
4. I-click ang OK upang i-save ang mga pagbabago.

Para muling paganahin Flash Fill, piliin lang muli ang kahon na ito.

Hindi gumagana ang Excel Flash Fill

Sa karamihan ng mga kaso, gumagana ang Flash Fill nang walang sagabal. Kapag ito ay humina, ang error sa ibaba ay maaaring lumabas, at ang mga sumusunod na tip ay makakatulong sa iyong ayusin ito.

1. Magbigay ng higit pang mga halimbawa

Natututo ang Flash Fill sa pamamagitan ng halimbawa. Kung hindi nito nakikilala ang isang pattern sa iyong data, punan ang dalawa pamanu-manong mga cell, upang masubukan ng Excel ang iba't ibang mga pattern at mahanap ang isa na pinakaangkop para sa iyong mga pangangailangan.

2. Pilitin itong tumakbo

Kung hindi awtomatikong lalabas ang mga suhestyon sa Flash Fill habang nagta-type ka, subukang patakbuhin ito nang manu-mano.

3. Tiyaking naka-enable ang Flash Fill

Kung hindi ito magsisimula nang awtomatiko o manu-mano, tingnan kung naka-on ang functionality ng Flash Fill sa iyong Excel.

4. Nagpapatuloy ang error sa Flash Fill

Kung wala sa mga suhestyon sa itaas ang gumana at naghagis pa rin ng error ang Excel Flash Fill, wala kang ibang magagawa kundi ipasok ang data nang manu-mano o gamit ang mga formula.

Iyon ay kung paano mo ginagamit ang Flash Fill sa Excel. Salamat sa pagbabasa at umaasa akong makita ka sa aming blog sa susunod na linggo!