Výukový program vysvětluje základy funkce Flash Fill a uvádí příklady použití funkce Flash Fill v aplikaci Excel.

Flash Fill je jednou z nejúžasnějších funkcí aplikace Excel. Uchopí zdlouhavou úlohu, jejíž ruční provedení by trvalo hodiny, a provede ji automaticky během okamžiku (odtud název). A to rychle a jednoduše, aniž byste museli cokoli dělat, ale pouze poskytnout příklad toho, co chcete.

Co je Flash Fill v aplikaci Excel?

Bleskové vyplnění aplikace Excel je speciální nástroj, který analyzuje zadávané informace a automaticky vyplňuje data, pokud identifikuje nějaký vzor.

Funkce Flash Fill byla zavedena v aplikaci Excel 2013 a je k dispozici ve všech pozdějších verzích aplikací Excel 2016, Excel 2019, Excel 2021 a Excel pro Microsoft 365.

Tento nástroj, který v prosinci 2009 založil Sumit Gulwani, vedoucí výzkumný pracovník společnosti Microsoft, aby pomohl podnikatelce, kterou náhodou potkal na letišti, s jejím problémem spojování, se o několik let později vyvinul v mocnou schopnost automatizovat mnoho činností v aplikaci Excel.

Flash Fill si snadno poradí s desítkami různých úloh, které by jinak vyžadovaly složité vzorce nebo dokonce kód VBA, jako je rozdělování a spojování textových řetězců, čištění dat a oprava nesrovnalostí, formátování textu a čísel, převod dat do požadovaného formátu a mnoho dalších.

Aplikace Flash Fill pokaždé zkombinuje miliony malých programů, které by mohly splnit daný úkol, pak tyto fragmenty kódu roztřídí pomocí technik strojového učení a najde ten, který se pro daný úkol hodí nejlépe. To vše se odehrává v milisekundách na pozadí a uživatel vidí výsledky téměř okamžitě!

Kde se v aplikaci Excel nachází funkce Flash Fill?

V aplikaci Excel 2013 a novějších verzích se nástroj Blesková výplň nachází na kartě Karta Data , v Datové nástroje skupina:

Zástupce aplikace Excel Flash Fill

Ti z vás, kteří většinu času pracují raději z klávesnice, mohou spustit Flash Fill pomocí této kombinace kláves: Ctrl + E.

Jak používat funkci Flash Fill v aplikaci Excel

Obvykle se funkce Flash Fill spustí automaticky a stačí zadat vzor. Zde je návod, jak na to:

1. Vložte nový sloupec vedle sloupce se zdrojovými daty.
2. Do první buňky nově přidaného sloupce zadejte požadovanou hodnotu.
3. Začněte psát do další buňky, a pokud Excel rozpozná vzor, zobrazí náhled dat, která se automaticky vyplní do následujících buněk.
4. Stisknutím klávesy Enter náhled přijmete. Hotovo!

Tipy:

• Pokud nejste s výsledky bleskové výplně spokojeni, můžete je zrušit stisknutím klávesové zkratky Ctrl + Z nebo prostřednictvím nabídky možností bleskové výplně.
• Pokud se funkce Flash Fill nespustí automaticky, vyzkoušejte tyto jednoduché techniky řešení problémů.

Jak bleskově vyplnit v aplikaci Excel kliknutím na tlačítko nebo klávesovou zkratkou

Ve většině situací se funkce Flash Fill spustí automaticky, jakmile aplikace Excel zjistí vzor v zadávaných datech. Pokud se náhled nezobrazí, můžete tímto způsobem aktivovat funkci Flash Fill ručně:

1. Vyplňte první buňku a stiskněte klávesu Enter.
2. Klikněte na Blesková výplň tlačítko na Data nebo stiskněte klávesovou zkratku Ctrl + E.

Možnosti bleskového vyplnění aplikace Excel

Při použití nástroje Flash Fill v aplikaci Excel k automatizaci zadávání dat je třeba. Možnosti zábleskové výplně V blízkosti automaticky vyplněných buněk se zobrazí tlačítko . Kliknutím na toto tlačítko otevřete nabídku, která vám umožní provést následující kroky:

• Zrušení výsledků funkce Flash Fill.
• Vyberte prázdné buňky, které se aplikaci Excel nepodařilo vyplnit.
• Chcete-li například zformátovat všechny změněné buňky najednou, vyberte je.

Příklady bleskového vyplnění aplikace Excel

Jak již bylo zmíněno, Flash Fill je velmi všestranný nástroj. Níže uvedené příklady ukazují některé z jeho možností, ale je toho mnohem více!

Výpis textu z buňky (rozdělení sloupců)

Před vznikem funkce Flash Fill vyžadovalo rozdělení obsahu jedné buňky do několika buněk použití funkce Text do sloupců nebo textových funkcí aplikace Excel. S funkcí Flash Fill můžete získat výsledky okamžitě bez složitých manipulací s textem.

Předpokládejme, že máte sloupec adres a chcete extrahovat poštovní směrovací čísla do samostatného sloupce. Naznačte svůj cíl zadáním poštovního směrovacího čísla do první buňky. Jakmile Excel pochopí, o co se pokoušíte, vyplní všechny řádky pod příkladem extrahovanými poštovními směrovacími čísly. Pro jejich přijetí stačí stisknout klávesu Enter.

Vzorce pro rozdělení buněk a extrakci textu:

• Výpis podřetězce - vzorce pro výpis textu určité délky nebo získání podřetězce před nebo za daným znakem.
• Výpis čísla z řetězce - vzorce pro výpis čísel z alfanumerických řetězců.
• Rozdělení jmen v aplikaci Excel - vzorce pro extrakci jména, příjmení a prostředního jména.

Nástroje pro extrakci a dělení:

• Text Toolkit for Excel - 25 nástrojů pro různé manipulace s textem včetně rozdělení buňky podle libovolného znaku, jako je čárka, mezera, zalomení řádku, extrakce textu a čísel.
• Nástroj Rozdělit jména - rychlý a snadný způsob rozdělení jmen v aplikaci Excel.

Spojení dat z několika buněk (sloučení sloupců)

Pokud máte opačný úkol, není problém, Flash Fill umí spojovat i buňky. Navíc umí oddělit spojené hodnoty mezerou, čárkou, středníkem nebo jiným znakem - stačí, když Excelu v první buňce ukážete požadované interpunkční znaménko:

Tato metoda je obzvláště užitečná při spojování různých částí jména do jedné buňky, jak je uvedeno v části Jak sloučit jméno a příjmení pomocí funkce Flash Fill.

Vzorce pro spojování hodnot buněk:

• Funkce CONCATENATE v aplikaci Excel - vzorce pro kombinování textových řetězců, buněk a sloupců.

Nástroje pro slučování:

• Průvodce sloučením tabulek - rychlý způsob sloučení dvou tabulek podle společných sloupců.
• Průvodce sloučením duplicit - sloučení podobných řádků do jednoho podle klíčových sloupců.

Čistá data

Pokud některé datové položky v pracovním listu začínají úvodní mezerou, můžete se jich pomocí funkce Flash Fill v mžiku zbavit. Zadejte první hodnotu bez předchozí mezery a všechny další mezery v ostatních buňkách také zmizí:

Vzorce pro čištění dat:

• Funkce Excel TRIM - vzorce pro odstranění přebytečných mezer v aplikaci Excel.

Nástroje pro čištění dat:

• Text Toolkit pro Excel - ořízne všechny počáteční, koncové a mezislovní mezery, kromě jednoho znaku mezery mezi slovy.

Formátování textu, čísel a dat

Často se stává, že data v tabulkách jsou formátována jedním způsobem, zatímco vy je chcete mít jinak. Stačí začít psát hodnoty přesně tak, jak je chcete zobrazit, a Flash Fill se postará o zbytek.

Možná máte sloupec se jmény a příjmeními psanými malými písmeny. Přejete si, aby příjmení a jména byla psána správnými písmeny a oddělena čárkou. Pro Flash Fill je to hračka :).

Možná pracujete se sloupcem čísel, která je třeba naformátovat jako telefonní čísla. Úkol lze splnit pomocí předdefinovaného Speciálního formátu nebo vytvořením vlastního formátu čísla. Nebo to můžete provést jednoduchým způsobem pomocí funkce Flash Fill:

Chcete-li data přeformátovat podle svých představ, můžete použít příslušný formát Datum nebo do první buňky zadat správně naformátované datum. Jejda, žádné návrhy se neobjevily... Co když stiskneme klávesovou zkratku Flash Fill ( Ctrl + E ) nebo klikneme na její tlačítko na pásu karet? Ano, funguje to krásně!

Nahrazení části obsahu buňky

Nahrazení části řetězce jiným textem je v aplikaci Excel velmi běžná operace, kterou lze pomocí funkce Flash Fill rovněž automatizovat.

Řekněme, že máte sloupec čísel sociálního pojištění a chcete tyto citlivé informace cenzurovat nahrazením posledních čtyř číslic číslem XXXX.

Chcete-li to provést, použijte funkci REPLACE nebo zadejte požadovanou hodnotu do první buňky a nechte funkci Flash Fill automaticky vyplnit zbývající buňky:

Pokročilé kombinace

Flash Fill v aplikaci Excel dokáže provádět nejen jednoduché úlohy, jak je ukázáno ve výše uvedených příkladech, ale také složitější změny uspořádání dat.

Jako příklad zkombinujme různé informace ze 3 sloupců a přidejme do výsledku několik vlastních znaků.

Předpokládejme, že máte ve sloupci A křestní jména, ve sloupci B příjmení a ve sloupci C doménová jména.Na základě těchto informací chcete vygenerovat e-mailové adresy v tomto formátu: [email protected] .

Pro zkušené uživatele aplikace Excel není problém vyjmout počáteční písmeno pomocí funkce LEFT, převést všechny znaky na malá písmena pomocí funkce LOWER a spojit všechny části pomocí operátoru spojování:

=LOWER(LEFT(B2,1))&"."&LOWER(A2)&"@"&LOWER(C2)&".com"

Může ale Excel Flash Fill tyto e-mailové adresy vytvořit automaticky? Jistě!

Omezení a výhrady aplikace Excel Flash Fill

Flash Fill je skvělý nástroj, ale má několik omezení, která byste měli znát, než začnete tuto funkci používat na skutečných souborech dat.

1. Výsledky funkce Flash Fill se neaktualizují automaticky

Na rozdíl od vzorců jsou výsledky funkce Flash Fill statické. Pokud v původních datech provedete jakékoli změny, ve výsledcích funkce Flash Fill se neprojeví.

2. Může selhat při identifikaci vzoru

V některých situacích, zejména pokud jsou původní data uspořádána nebo formátována jinak, může funkce Flash Fill narazit a poskytnout nesprávné výsledky.

Pokud například použijete funkci Flash Fill k extrakci prostředních jmen ze seznamu, kde některé položky obsahují pouze jména a příjmení, budou výsledky pro tyto buňky chybné. Proto je vhodné vždy zkontrolovat výstup funkce Flash Fill.

3. Ignoruje buňky s netisknutelnými znaky

Pokud některé z buněk, které mají být automaticky vyplněny, obsahují mezery nebo jiné netisknutelné znaky, aplikace Flash Fill tyto buňky přeskočí.

Pokud jsou tedy některé z výsledných buněk prázdné, vymažte je ( Home karta> Formáty skupina> Přehledně > Vymazat vše ) a znovu spusťte funkci Flash Fill.

4. Může převádět čísla na řetězce

Při použití funkce Flash Fill pro přeformátování čísel mějte na paměti, že může dojít k převodu čísel na alfanumerické řetězce. Pokud dáváte přednost zachování čísel, využijte možností formátu Excel, který mění pouze vizuální reprezentaci, ale ne základní hodnoty.

Jak zapnout a vypnout funkci Flash Fill

Funkce Flash Fill v aplikaci Excel je ve výchozím nastavení zapnutá. Pokud nechcete, aby se v pracovních listech objevovaly návrhy nebo automatické změny, můžete si zakázat funkci Flash Fill tímto způsobem:

1. V aplikaci Excel přejděte na Soubor > Možnosti .
2. Na levém panelu klikněte na Pokročilé .
3. Pod Možnosti úprav , vyčistěte Automatické bleskové vyplnění box.
4. Kliknutím na tlačítko OK změny uložte.

Na znovu povolit Flash Fill, jednoduše toto políčko znovu zaškrtněte.

Nefunguje výplň blesku aplikace Excel

Ve většině případů funguje vyplňování ve Flashi bez problémů. Když se pokazí, může se objevit níže uvedená chyba a následující tipy vám pomohou ji opravit.

1. Uveďte více příkladů

Flash Fill se učí příkladem. Pokud není schopen rozpoznat vzor ve vašich datech, vyplňte několik dalších buněk ručně, aby Excel mohl vyzkoušet různé vzory a najít ten, který nejlépe vyhovuje vašim potřebám.

2. Přinuťte jej ke spuštění

Pokud se při psaní nezobrazují návrhy na vyplnění bleskem automaticky, zkuste je spustit ručně.

3. Zkontrolujte, zda je povolena funkce Flash Fill

Pokud se nespustí ani automaticky, ani ručně, zkontrolujte, zda je v aplikaci Excel zapnuta funkce Flash Fill.

4. Chyba Flash Fill přetrvává

Pokud žádný z výše uvedených návrhů nefunguje a aplikace Excel Flash Fill stále hlásí chybu, nezbývá vám nic jiného než zadat data ručně nebo pomocí vzorců.

Takto se používá Flash Fill v Excelu. Děkuji vám za přečtení a doufám, že se příští týden uvidíme na našem blogu!