Sommario
L'esercitazione spiega le basi della funzionalità Flash Fill e fornisce esempi di utilizzo di Flash Fill in Excel.
Il riempimento flash è una delle funzioni più sorprendenti di Excel: cattura un compito noioso che richiederebbe ore per essere eseguito manualmente e lo esegue automaticamente in un lampo (da qui il nome). E lo fa in modo rapido e semplice senza che voi dobbiate fare nulla, ma solo fornire un esempio di ciò che desiderate.
Che cos'è il riempimento flash in Excel?
Excel Flash Fill è uno strumento speciale che analizza le informazioni immesse e riempie automaticamente i dati quando identifica un modello.
La funzione Riempimento lampo è stata introdotta in Excel 2013 ed è disponibile in tutte le versioni successive di Excel 2016, Excel 2019, Excel 2021 ed Excel per Microsoft 365.
Nato nel dicembre 2009 come tentativo di Sumit Gulwani, ricercatore senior di Microsoft, di aiutare una donna d'affari incontrata per caso all'aeroporto a risolvere il suo problema di fusione, qualche anno dopo si è evoluto in una potente capacità di automatizzare molte operazioni di Excel.
Flash Fill è in grado di svolgere facilmente decine di compiti diversi che altrimenti richiederebbero formule complesse o addirittura codice VBA, come la divisione e la combinazione di stringhe di testo, la pulizia dei dati e la correzione delle incongruenze, la formattazione di testo e numeri, la conversione di date nel formato desiderato e molto altro ancora.
Ogni volta, Flash Fill combina milioni di piccoli programmi che potrebbero svolgere il compito, quindi ordina questi frammenti di codice utilizzando tecniche di apprendimento automatico e trova quello più adatto al lavoro. Tutto questo avviene in millisecondi in background e l'utente vede i risultati quasi immediatamente!
Dove si trova Flash Fill in Excel?
In Excel 2013 e versioni successive, lo strumento Riempimento istantaneo si trova nella finestra di dialogo Scheda Dati , nel Strumenti per i dati gruppo:
Scorciatoia per il riempimento flash di Excel
Chi preferisce lavorare da tastiera per la maggior parte del tempo, può eseguire Flash Fill con questa combinazione di tasti: Ctrl + E
Come utilizzare il riempimento flash in Excel
Di solito Flash Fill si avvia automaticamente ed è sufficiente fornire un modello. Ecco come fare:
- Inserire una nuova colonna adiacente alla colonna con i dati di partenza.
- Nella prima cella di una nuova colonna aggiunta, digitare il valore desiderato.
- Iniziate a digitare nella cella successiva e, se Excel rileva uno schema, mostrerà un'anteprima dei dati da riempire automaticamente nelle celle successive.
- Premete il tasto Invio per accettare l'anteprima. Fatto!
Suggerimenti:
- Se non si è soddisfatti dei risultati del Riempimento flash, è possibile annullarli premendo Ctrl + Z o tramite il menu delle opzioni di Riempimento flash.
- Se Flash Fill non si avvia automaticamente, provare queste semplici tecniche di risoluzione dei problemi.
Come eseguire il riempimento flash in Excel con un clic su un pulsante o una scorciatoia
Nella maggior parte dei casi, il Riempimento flash si attiva automaticamente non appena Excel individua un modello nei dati immessi. Se non viene visualizzata un'anteprima, è possibile attivare il Riempimento flash manualmente in questo modo:
- Compilare la prima cella e premere Invio.
- Fare clic sul pulsante Riempimento flash sul pulsante Dati o premere la scorciatoia Ctrl + E.
Opzioni di riempimento flash di Excel
Quando si usa Flash Fill in Excel per automatizzare l'inserimento dei dati, il Opzioni di riempimento flash Il pulsante appare vicino alle celle riempite automaticamente. Facendo clic su questo pulsante si apre il menu che consente di eseguire le seguenti operazioni:
- Annullare i risultati del riempimento flash.
- Selezionare le celle vuote che Excel non è riuscito a popolare.
- Selezionare le celle modificate, ad esempio, per formattarle tutte in una volta.
Esempi di riempimento flash di Excel
Come già detto, Flash Fill è uno strumento molto versatile. Gli esempi che seguono ne dimostrano alcune capacità, ma c'è molto di più!
Estrarre il testo dalla cella (colonne divise)
Prima dell'avvento di Flash Fill, la suddivisione del contenuto di una cella in più celle richiedeva l'uso della funzione Testo in colonne o delle funzioni di testo di Excel. Con Flash Fill è possibile ottenere i risultati istantaneamente, senza complesse manipolazioni del testo.
Supponiamo di avere una colonna di indirizzi e di voler estrarre i codici di avviamento postale in una colonna separata. Indicate il vostro obiettivo digitando il codice di avviamento postale nella prima cella. Non appena Excel capisce cosa state cercando di fare, riempie tutte le righe sotto l'esempio con i codici di avviamento postale estratti. Dovete solo premere Invio per accettarli tutti.
Formule per dividere le celle ed estrarre il testo:
- Estrazione di una sottostringa - formule per estrarre il testo di una lunghezza specifica o per ottenere una sottostringa prima o dopo un determinato carattere.
- Estrazione di numeri da stringhe - formule per estrarre numeri da stringhe alfanumeriche.
- Dividere i nomi in Excel: formule per estrarre nome, cognome e secondo nome.
Strumenti di estrazione e divisione:
- Text Toolkit for Excel - 25 strumenti per eseguire varie manipolazioni del testo, tra cui la divisione di una cella in base a qualsiasi carattere come virgola, spazio, interruzione di riga; l'estrazione di testo e numeri.
- Strumento per la divisione dei nomi: un modo semplice e veloce per separare i nomi in Excel.
Combinare i dati di diverse celle (unire le colonne)
Se dovete svolgere un compito opposto, non c'è problema: Flash Fill può anche concatenare le celle e separare i valori combinati con uno spazio, una virgola, un punto e virgola o qualsiasi altro carattere: basta mostrare a Excel la punteggiatura richiesta nella prima cella:
Questo metodo è particolarmente utile per combinare varie parti del nome in un'unica cella, come mostrato in Come unire nome e cognome con Flash Fill.
Formule per unire i valori delle celle:
- Funzione CONCATENA in Excel - formule per combinare stringhe di testo, celle e colonne.
Strumenti di fusione:
- Procedura guidata per l'unione di tabelle - metodo rapido per unire due tabelle in base a colonne comuni.
- Procedura guidata di unione dei duplicati - Combina righe simili in una sola per colonne chiave.
Dati puliti
Se alcuni dati nel foglio di lavoro iniziano con uno spazio iniziale, Flash Fill può eliminarli in un batter d'occhio: digitate il primo valore senza spazio precedente e anche tutti gli spazi extra nelle altre celle saranno eliminati:
Formule per pulire i dati:
- Funzione TRIM di Excel - formule per rimuovere gli spazi in eccesso in Excel.
Strumenti di pulizia dei dati:
- Text Toolkit for Excel - taglia tutti gli spazi iniziali, finali e intermedi ma un singolo carattere di spazio tra le parole.
Formattare testo, numeri e date
Spesso i dati nei fogli di calcolo sono formattati in un modo, mentre voi li volete in un altro. Iniziate a digitare i valori esattamente come volete che appaiano e Flash Fill farà il resto.
Forse si ha una colonna di nomi e cognomi in minuscolo. Si desidera che il cognome e il nome siano in maiuscolo, separati da una virgola. Un gioco da ragazzi per Flash Fill :)
Forse si sta lavorando con una colonna di numeri che devono essere formattati come numeri di telefono. L'operazione può essere eseguita utilizzando un formato speciale predefinito o creando un formato di numero personalizzato. Oppure si può fare in modo semplice con Flash Fill:
Per riformattare le date a proprio piacimento, è possibile applicare il formato Data corrispondente o digitare una data correttamente formattata nella prima cella. Ops, non è apparso alcun suggerimento... E se premessimo la scorciatoia Riempimento flash ( Ctrl + E ) o facessimo clic sul relativo pulsante sulla barra multifunzione? Sì, funziona a meraviglia!
Sostituire parte del contenuto della cella
La sostituzione di parte di una stringa con altro testo è un'operazione molto comune in Excel, che anche Flash Fill può automatizzare.
Supponiamo di avere una colonna di numeri di previdenza sociale e di voler censurare queste informazioni sensibili sostituendo le ultime 4 cifre con XXXX.
Per farlo, utilizzare la funzione SOSTITUISCI oppure digitare il valore desiderato nella prima cella e lasciare che Flash Fill riempia automaticamente le altre celle:
Combinazioni avanzate
Flash Fill in Excel è in grado di eseguire non solo operazioni semplici come quelle illustrate negli esempi precedenti, ma anche riorganizzazioni di dati più sofisticate.
A titolo di esempio, combiniamo diverse informazioni provenienti da 3 colonne e aggiungiamo alcuni caratteri personalizzati al risultato.
Supponiamo di avere nomi nella colonna A, cognomi nella colonna B e nomi di dominio nella colonna C. Sulla base di queste informazioni, si desidera generare indirizzi e-mail in questo formato: [email protected] .
Per gli utenti esperti di Excel, non è un problema estrarre l'iniziale con la funzione SINISTRA, convertire tutti i caratteri in minuscolo con la funzione INFERIORE e concatenare tutti i pezzi utilizzando l'operatore di concatenazione:
=LOWER(LEFT(B2,1))&"."&LOWER(A2)&"@"&LOWER(C2)&".com".
Ma Excel Flash Fill può creare automaticamente questi indirizzi e-mail? Certo!
Limitazioni e avvertenze di Excel Flash Fill
Flash Fill è uno strumento fantastico, ma presenta un paio di limitazioni di cui è bene essere consapevoli prima di iniziare a usare questa funzione sui propri set di dati reali.
1. I risultati di Flash Fill non si aggiornano automaticamente
A differenza delle formule, i risultati di Flash Fill sono statici: se si apportano modifiche ai dati originali, non si rifletteranno nei risultati di Flash Fill.
2. Può non identificare un modello
In alcune situazioni, soprattutto quando i dati originali sono disposti o formattati in modo diverso, Flash Fill può inciampare e produrre risultati errati.
Ad esempio, se si utilizza Flash Fill per estrarre i cognomi dall'elenco in cui alcune voci contengono solo il nome e il cognome, i risultati per quelle celle saranno errati. È quindi consigliabile controllare sempre l'output di Flash Fill.
3. Ignora le celle con caratteri non stampabili
Se alcune delle celle da riempire automaticamente contengono spazi o altri caratteri non stampabili, Flash Fill salterà tali celle.
Quindi, se una qualsiasi delle celle risultanti è vuota, cancellarla ( Casa scheda> Formati gruppo> Libero > Cancella tutto ) ed eseguire nuovamente Flash Fill.
4. Può convertire i numeri in stringhe
Quando si utilizza Flash Fill per riformattare i numeri, occorre tenere presente che potrebbe convertire i numeri in stringhe alfanumeriche. Se si preferisce mantenere i numeri, utilizzare le funzionalità del formato Excel che modifica solo la rappresentazione visiva, ma non i valori sottostanti.
Come attivare e disattivare il Flash Fill
Il riempimento istantaneo in Excel è attivo per impostazione predefinita. Se non si desidera alcun suggerimento o modifica automatica nei fogli di lavoro, è possibile disabilitare il riempimento flash in questo modo:
- In Excel, andare a File > Opzioni .
- Nel pannello di sinistra, fare clic su Avanzato .
- Sotto Opzioni di modifica , cancellare il Riempimento automatico con flash box.
- Fare clic su OK per salvare le modifiche.
A riattivare Riempimento flash, è sufficiente selezionare nuovamente questa casella.
Riempimento flash di Excel non funzionante
Nella maggior parte dei casi, Flash Fill funziona senza problemi. Quando si verifica un errore, è possibile che venga visualizzato l'errore seguente e i seguenti suggerimenti vi aiuteranno a risolverlo.
1. Fornire più esempi
Se non è in grado di riconoscere uno schema nei dati, riempite manualmente un altro paio di celle, in modo che Excel possa provare diversi schemi e trovare quello più adatto alle vostre esigenze.
2. Forzare l'esecuzione
Se i suggerimenti di Flash Fill non appaiono automaticamente durante la digitazione, provare a eseguirli manualmente.
3. Assicurarsi che Flash Fill sia abilitato
Se non si avvia né automaticamente né manualmente, verificare se la funzionalità Flash Fill è attivata in Excel.
4. L'errore Flash Fill persiste
Se nessuno dei suggerimenti precedenti ha funzionato e Excel Flash Fill continua a lanciare un errore, non c'è altro da fare che inserire i dati manualmente o con formule.
Ecco come si usa Flash Fill in Excel. Vi ringrazio per la lettura e spero di vedervi sul nostro blog la prossima settimana!
