Udžbenik objašnjava osnove funkcije Flash Fill i daje primjere korištenja Flash Filla u programu Excel.

Flash Fill jedna je od najčudesnijih značajki programa Excel. Hvata zamoran zadatak za koji bi bili potrebni sati da se izvrši ručno i izvršava ga automatski u tren oka (otuda i naziv). I to brzo i jednostavno, a da ne morate ništa učiniti, već samo pružite primjer onoga što želite.

Što je Flash Fill u Excelu?

Excel Flash Fill poseban je alat koji analizira informacije koje unosite i automatski ispunjava podatke kada identificira uzorak.

Značajka Flash Fill uvedena je u programu Excel 2013 i dostupna je u svim kasnijim verzijama programa Excel 2016, Excel 2019, Excel 2021 i Excel za Microsoft 365.

Započeto u prosincu 2009. kao pokušaj Sumita Gulwanija, višeg istraživača u Microsoftu, da pomogne poslovnoj ženi koju je slučajno sreo u zračnoj luci s njezinim izazovom spajanja, nekoliko godina kasnije razvio se u snažnu sposobnost automatizacije mnogih zadataka programa Excel.

Flash Fill lako se nosi s desecima različitih zadataka koji bi inače zahtijevali složene formule ili čak VBA kod, kao što je dijeljenje i kombiniranje tekstualnih nizova, čišćenje podataka i ispravljanje nedosljednosti, oblikovanje teksta i brojeva, pretvaranje datuma u t želio je format i puno više.

Svaki put, Flash Fill kombinira milijunemale programe koji bi mogli izvršiti zadatak, zatim sortira te isječke koda pomoću tehnika strojnog učenja i pronalazi onaj koji najbolje odgovara tom poslu. Sve se to radi u nekoliko milisekundi u pozadini, a korisnik vidi rezultate gotovo odmah!

Gdje je Flash Fill u Excelu?

U Excelu 2013 i novijim, alat Flash Fill nalazi se na kartica Podaci , u grupi Podatkovni alati :

Prečac Excel Flash Fill

Oni od vas koji većinu vremena više vole raditi s tipkovnice, mogu pokrenuti Flash Fill ovom kombinacijom tipki: Ctrl + E

Kako koristiti Flash Fill u programu Excel

Obično se Flash Fill pokreće automatski, a vi potrebno je samo dati uzorak. Evo kako:

1. Umetnite novi stupac uz stupac s vašim izvornim podacima.
2. U prvu ćeliju novododanog stupca upišite željenu vrijednost.
3. Počnite upisivati ​​u sljedeću ćeliju i ako Excel osjeti uzorak, prikazat će pregled podataka koji se automatski popunjavaju u donjim ćelijama.
4. Pritisnite tipku Enter za prihvaćanje pregleda. Gotovo!

Savjeti:

• Ako niste zadovoljni rezultatima Flash Fill, možete ih poništiti pritiskom na Ctrl + Z ili putem izbornika opcija Flash Fill.
• Ako se Flash Fill ne pokrene automatski, isprobajte ove jednostavne tehnike za rješavanje problema.

Kako Flash Fill u Excelu klikom na gumb ili prečacem

U većinisituacijama, Flash Fill se uključuje automatski čim Excel uspostavi uzorak u podacima koje unosite. Ako se pregled ne pojavi, možete aktivirati Flash Fill ručno na ovaj način:

1. Ispunite prvu ćeliju i pritisnite Enter.
2. Kliknite Flash Fill na kartici Podaci ili pritisnite prečac Ctrl + E.

Opcije Excel Flash Fill

Kada koristeći Flash Fill u Excelu za automatizaciju unosa podataka, gumb Flash Fill Options pojavljuje se u blizini automatski popunjenih ćelija. Klikom na ovaj gumb otvara se izbornik koji vam omogućuje sljedeće:

• Poništite rezultate Flash Fill.
• Odaberite prazne ćelije koje Excel nije uspio popuniti.
• Odaberite promijenjene ćelije, na primjer, kako biste ih sve odjednom formatirali.

Primjeri Excel Flash Fill

Kao što je već spomenuto, Flash Fill je vrlo svestran alat. Donji primjeri pokazuju neke od njegovih mogućnosti, ali postoji mnogo više od toga!

Izdvoj teksta iz ćelije (podijeli stupce)

Prije nego što je Flash Fill nastao, dijeleći sadržaj jedne ćelije u nekoliko ćelija zahtijeva korištenje značajke Text to Columns ili funkcija Excel Text. Uz Flash Fill, možete odmah dobiti rezultate bez zamršenih manipulacija tekstom.

Pretpostavimo da imate stupac adresa i želite izvući poštanske brojeve u zaseban stupac. Označite svoj cilj upisivanjempoštanski broj u prvoj ćeliji. Čim Excel shvati što pokušavate učiniti, popunjava sve retke ispod primjera izdvojenim poštanskim brojevima. Trebate samo pritisnuti Enter da ih sve prihvatite.

Formule za razdvajanje ćelija i izdvajanje teksta:

• Izdvoj podniz - formule za izdvajanje teksta određene duljine ili dobivanje podniza prije ili iza zadanog znaka.
• Izdvajanje broja iz niza - formule za izdvajanje brojeva iz alfanumeričkih nizova.
• Razdvoj imena u Excelu - formule za izdvajanje imena, prezimena i srednjeg imena.

Alati za izdvajanje i dijeljenje:

• Klat za tekst za Excel - 25 alata za izvođenje raznih manipulacije tekstom uključujući dijeljenje ćelije bilo kojim znakom kao što su zarez, razmak, prijelom retka; izdvajanje teksta i brojeva.
• Alat za dijeljenje imena - brz i jednostavan način za odvajanje imena u Excelu.

Kombinirajte podatke iz nekoliko ćelija (spojite stupce)

Ako imate suprotan zadatak za izvršiti, nema problema, Flash Fill također može spojiti ćelije. Štoviše, može odvojiti kombinirane vrijednosti razmakom, zarezom, točkom i zarezom ili bilo kojim drugim znakom - samo trebate pokazati Excelu potrebnu interpunkciju u prvoj ćeliji:

Ovo metoda je posebno korisna za kombiniranje različitih dijelova imena u jednu ćeliju kao što je prikazano u Kako spojiti ime i prezime s Flash Fillom.

Formule za spajanje ćelijevrijednosti:

• Funkcija CONCATENATE u Excelu - formule za kombiniranje tekstualnih nizova, ćelija i stupaca.

Alati za spajanje:

• Čarobnjak za spajanje tablica - brz način kombiniranja dviju tablica pomoću zajedničkih stupaca.
• Čarobnjak za spajanje duplikata - Kombinirajte slične retke u jedan pomoću ključnih stupaca.

Očistite podatke

Ako neki unosi podataka u vašem radnom listu počinju razmakom na početku, Flash Fill ih se može riješiti u tren oka. Upišite prvu vrijednost bez prethodnog razmaka i svi dodatni razmaci u ostalim ćelijama također će nestati:

Formule za čišćenje podataka:

• Excel TRIM funkcija - formule za uklanjanje viška razmaka u Excelu.

Alati za čišćenje podataka:

• Text Toolkit za Excel - izrežite sve razmake na početku, na kraju i između riječi, ali jedan razmak između riječi.

Oblikovanje teksta, brojeva i datuma

Često su podaci u vašim proračunskim tablicama oblikovani u jednom način dok to želite na drugi način. Samo počnite upisivati ​​vrijednosti točno onako kako želite da se pojave, a Flash Fill će učiniti ostalo.

Možda imate stupac imena i prezimena napisan malim slovima. Želite da prezime i ime budu ispisani velikim slovima, odvojeni zarezom. Komad kolača za Flash Fill :)

Možda radite sa stupcem brojeva koje je potrebno formatirati kao telefonske brojeve. Zadatak se može izvršiti korištenjem unaprijed definiranogPoseban format ili stvaranje prilagođenog formata broja. Ili to možete učiniti na jednostavan način s Flash Fillom:

Da biste ponovno formatirali datume prema svojim željama, možete primijeniti odgovarajući format datuma ili upisati ispravno formatirani datum u prvu ćeliju. Ups, nisu se pojavili prijedlozi... Što ako pritisnemo prečac Flash Fill ( Ctrl + E ) ili kliknemo njegov gumb na vrpci? Da, radi prekrasno!

Zamijeni dio sadržaja ćelije

Zamjena dijela niza nekim drugim tekstom vrlo je uobičajena operacija u Excelu, koja Flash Fill se također može automatizirati.

Recimo, imate stupac brojeva socijalnog osiguranja i želite cenzurirati ove osjetljive podatke zamjenom posljednje 4 znamenke s XXXX.

Da biste to učinili upotrijebite funkciju REPLACE ili upišite željenu vrijednost u prvu ćeliju i pustite da Flash Fill automatski ispuni preostale ćelije:

Napredne kombinacije

Flash Fill u Excelu može izvršiti ne samo jednostavne zadatke kao što je prikazano u gornjim primjerima, već i izvesti sofisticiranije preuređivanje podataka.

Kao primjer, kombinirajmo različite informacije iz 3 stupca i dodamo nekoliko prilagođenih znakova u rezultat.

Pretpostavimo da imate imena u stupcu A, prezimena u stupcu B i imena domena u stupcu C. Na temelju ovih informacija želite generirati adresu e-pošte sses u ovom formatu: [email protected] .

Za iskusne korisnike programa Excel, nema problema izdvojiti inicijale s LIJEVO funkcijom, pretvoriti sve znakove u mala slova s ​​LOWER funkcijom i spojiti sve dijelove pomoću operatora ulančavanja:

=LOWER(LEFT(B2,1))&"."&LOWER(A2)&"@"&LOWER(C2)&".com"

Ali može li Excel Flash Fill automatski stvoriti ove adrese e-pošte za nas? Naravno!

Ograničenja i upozorenja za Excel Flash Fill

Flash Fill je sjajan alat, ali ima nekoliko ograničenja kojih biste trebali biti svjesni prije nego što počnete koristiti ovu značajku na svojim stvarnim skupovima podataka.

1. Rezultati Flash Filla ne ažuriraju se automatski

Za razliku od formula, rezultati Flash Filla su statični. Ako napravite bilo kakve promjene na izvornim podacima, one se neće odraziti na rezultate Flash Filla.

2. Možda neće uspjeti prepoznati uzorak

U nekim situacijama, posebno kada su vaši izvorni podaci drugačije raspoređeni ili formatirani, Flash Fill može zastati i dati netočne rezultate.

Na primjer, ako koristite Flash Fill za izdvajanje srednjih imena s popisa gdje neki unosi sadrže samo ime i prezime, rezultati za te ćelije bit će pogrešni. Stoga je mudro uvijek pregledati izlaz Flash Fill.

3. Zanemaruje ćelije sa znakovima koji se ne mogu ispisati

Ako neke od ćelija koje se automatski popunjavaju sadrže razmake ili druge znakove koji se ne mogu ispisati,Flash Fill će preskočiti takve ćelije.

Dakle, ako je bilo koja od dobivenih ćelija prazna, izbrišite te ćelije (kartica Početna > Grupa Formats > Clear > Clear All ) i ponovno pokrenite Flash Fill.

4. Može pretvoriti brojeve u nizove

Kada koristite Flash Fill za ponovno formatiranje brojeva, imajte na umu da može pretvoriti vaše brojeve u alfanumeričke nizove. Ako želite zadržati brojeve, koristite mogućnosti Excel formata koji mijenja samo vizualni prikaz, ali ne i temeljne vrijednosti.

Kako uključiti i isključiti Flash Fill

Flash Fill u Excelu uključen je prema zadanim postavkama. Ako ne želite nikakve prijedloge ili automatske promjene u svojim radnim listovima, možete onemogućiti Flash Fill na ovaj način:

1. U svom Excelu idite na Datoteka > Opcije .
2. Na lijevoj ploči kliknite Napredno .
3. Pod Opcije uređivanja , poništite Okvir Automatic Flash Fill .
4. Kliknite OK za spremanje promjena.

Za ponovno omogućivanje Flash Fill, jednostavno ponovno odaberite ovaj okvir.

Excel Flash Fill ne radi

U većini slučajeva Flash Fill radi bez problema. Kada se pokvari, može se pojaviti donja pogreška, a sljedeći savjeti pomoći će vam da je popravite.

1. Navedite više primjera

Flash Fill uči na primjeru. Ako ne može prepoznati uzorak u vašim podacima, ispunite još nekolikoćelije ručno, tako da Excel može isprobati različite uzorke i pronaći onaj koji najbolje odgovara vašim potrebama.

2. Prisilno ga pokrenuti

Ako se prijedlozi Flash Filla ne pojave automatski dok tipkate, pokušajte ga pokrenuti ručno.

3. Provjerite je li Flash Fill omogućen

Ako se ne pokrene automatski ili ručno, provjerite je li funkcija Flash Fill uključena u vašem Excelu.

4. Pogreška Flash Fill i dalje postoji

Ako nijedan od gornjih prijedloga nije uspio, a Excel Flash Fill i dalje daje pogrešku, ne možete učiniti ništa drugo nego unijeti podatke ručno ili pomoću formula.

To je kako koristite Flash Fill u Excelu. Zahvaljujem vam na čitanju i nadam se da se vidimo na našem blogu sljedeći tjedan!