ट्यूटोरियल फ्लैश फिल कार्यक्षमता की मूल बातें समझाता है और एक्सेल में फ्लैश फिल का उपयोग करने के उदाहरण प्रदान करता है।

फ्लैश फिल एक्सेल की सबसे अद्भुत विशेषताओं में से एक है। यह एक थकाऊ कार्य को पकड़ लेता है जिसे मैन्युअल रूप से करने में घंटों लग जाते हैं और इसे एक फ्लैश में स्वचालित रूप से निष्पादित करता है (इसलिए नाम)। और यह इतनी जल्दी और सरलता से करता है कि आपको कुछ भी नहीं करना है, लेकिन आप जो चाहते हैं उसका केवल एक उदाहरण प्रदान करते हैं।

एक्सेल में फ्लैश फिल क्या है?

एक्सेल फ्लैश फिल एक विशेष उपकरण है जो आपके द्वारा दर्ज की जा रही जानकारी का विश्लेषण करता है और पैटर्न की पहचान होने पर स्वचालित रूप से डेटा भरता है।

फ्लैश फिल सुविधा एक्सेल 2013 में पेश की गई थी और एक्सेल 2016 के सभी बाद के संस्करणों में उपलब्ध है, Excel 2019, Excel 2021, और Microsoft 365 के लिए Excel।

Microsoft के एक वरिष्ठ शोधकर्ता सुमित गुलवानी के प्रयास के रूप में दिसंबर 2009 में शुरू हुआ, एक व्यवसायी महिला की मदद करने के लिए वह गलती से हवाई अड्डे पर अपनी विलय चुनौती के साथ मिले, कुछ वर्षों बाद यह कई एक्सेल कामों को स्वचालित करने की एक शक्तिशाली क्षमता के रूप में विकसित हुआ है।

फ्लैश फिल आसानी से दर्जनों अलग-अलग कार्यों का सामना करता है, अन्यथा जटिल सूत्रों या यहां तक ​​कि वीबीए कोड की आवश्यकता होती है जैसे कि टेक्स्ट स्ट्रिंग्स को विभाजित करना और संयोजन करना, डेटा की सफाई और विसंगतियों को ठीक करना, पाठ और संख्याओं को स्वरूपित करना, तिथियों को टी में परिवर्तित करना वह प्रारूप चाहता था, और भी बहुत कुछ।

हर बार, फ्लैश फिल लाखों को जोड़ता हैछोटे प्रोग्राम जो कार्य को पूरा कर सकते हैं, फिर उन कोड स्निपेट्स को मशीन-लर्निंग तकनीकों का उपयोग करके सॉर्ट करते हैं और वह खोजते हैं जो नौकरी के लिए सबसे उपयुक्त है। यह सब पृष्ठभूमि में मिलीसेकंड में किया जाता है, और उपयोगकर्ता लगभग तुरंत परिणाम देखता है!

एक्सेल में फ्लैश फिल कहां है?

एक्सेल 2013 और बाद में, फ्लैश फिल टूल स्थित है डेटा टैब , डेटा टूल समूह में:

एक्सेल फ्लैश फिल शॉर्टकट

आप में से वे जो अधिकांश समय कीबोर्ड से काम करना पसंद करते हैं, वे इस कुंजी संयोजन के साथ फ्लैश फिल चला सकते हैं: Ctrl + E

एक्सेल में फ्लैश फिल का उपयोग कैसे करें

आमतौर पर फ्लैश फिल अपने आप शुरू हो जाता है, और आप केवल एक पैटर्न प्रदान करने की जरूरत है। यहां बताया गया है कि कैसे:

1. अपने स्रोत डेटा के साथ कॉलम के निकट एक नया कॉलम डालें।
2. नए जोड़े गए कॉलम के पहले सेल में, वांछित मान टाइप करें।
3. अगले सेल में टाइप करना शुरू करें, और अगर एक्सेल को पैटर्न का पता चलता है, तो यह नीचे के सेल में स्वत: भरने के लिए डेटा का पूर्वावलोकन दिखाएगा।
4. पूर्वावलोकन स्वीकार करने के लिए एंटर कुंजी दबाएं। हो गया!

युक्तियाँ:

• यदि आप फ़्लैश भरण परिणामों से नाखुश हैं, तो आप उन्हें Ctrl + Z दबाकर पूर्ववत कर सकते हैं या फ़्लैश भरण विकल्प मेनू के माध्यम से।
• यदि फ़्लैश भरण स्वचालित रूप से प्रारंभ नहीं होता है, तो इन सरल समस्या निवारण तकनीकों को आज़माएँ।

एक बटन क्लिक या शॉर्टकट से Excel में फ़्लैश भरण कैसे करें

ज्यादातर मेंपरिस्थितियों में, जैसे ही एक्सेल आपके द्वारा दर्ज किए जा रहे डेटा में एक पैटर्न स्थापित करता है, फ्लैश फिल स्वचालित रूप से शुरू हो जाता है। यदि पूर्वावलोकन दिखाई नहीं देता है, तो आप फ्लैश फिल को इस तरह से मैन्युअल रूप से सक्रिय कर सकते हैं:

1. पहले सेल को भरें और एंटर दबाएं।
2. फ्लैश फिल<पर क्लिक करें। डेटा टैब पर 17> बटन या Ctrl + E शॉर्टकट दबाएं।

एक्सेल फ्लैश फिल विकल्प

जब डेटा प्रविष्टि को स्वचालित करने के लिए एक्सेल में फ्लैश फिल का उपयोग करते हुए, फ्लैश फिल विकल्प बटन ऑटो-फिल्ड सेल के पास दिखाई देता है। इस बटन को क्लिक करने से वह मेनू खुल जाता है जो आपको निम्न कार्य करने देता है:

• फ़्लैश फ़िल परिणामों को पूर्ववत करें।
• ऐसे रिक्त कक्षों का चयन करें जिन्हें Excel पॉप्युलेट करने में विफल रहा है।
• बदले गए सेल का चयन करें, उदाहरण के लिए, उन सभी को एक साथ प्रारूपित करने के लिए। एक बहुत ही बहुमुखी उपकरण। नीचे दिए गए उदाहरण इसकी कुछ क्षमताओं को प्रदर्शित करते हैं, लेकिन इसमें और भी बहुत कुछ है!

  सेल से टेक्स्ट निकालें (कॉलम विभाजित करें)

  फ़्लैश फ़िल के अस्तित्व में आने से पहले, एक सेल की सामग्री को विभाजित करना कई कक्षों में टेक्स्ट टू कॉलम फीचर या एक्सेल टेक्स्ट फ़ंक्शंस के उपयोग की आवश्यकता होती है। फ्लैश फिल के साथ, आप जटिल टेक्स्ट हेरफेर के बिना तुरंत परिणाम प्राप्त कर सकते हैं।

  मान लें कि आपके पास पतों का एक कॉलम है और आप एक अलग कॉलम में ज़िप कोड निकालना चाहते हैं। टाइप करके अपना लक्ष्य बताएंपहले सेल में ज़िप कोड। जैसे ही एक्सेल समझता है कि आप क्या करने की कोशिश कर रहे हैं, यह निकाले गए ज़िप कोड के साथ उदाहरण के नीचे सभी पंक्तियों को भरता है। उन सभी को स्वीकार करने के लिए आपको केवल एंटर दबाएं। सबस्ट्रिंग - एक विशिष्ट लंबाई के पाठ को निकालने के लिए सूत्र या किसी दिए गए वर्ण से पहले या बाद में एक सबस्ट्रिंग प्राप्त करें।

• स्ट्रिंग से संख्या निकालें - अल्फ़ान्यूमेरिक स्ट्रिंग से संख्या निकालने के लिए सूत्र।
• एक्सेल में नाम विभाजित करें - पहले, अंतिम और मध्य नामों को निकालने के लिए सूत्र।

निकालने और विभाजित करने के उपकरण:

• Excel के लिए टेक्स्ट टूलकिट - विभिन्न प्रदर्शन करने के लिए 25 उपकरण किसी भी वर्ण जैसे अल्पविराम, स्थान, लाइन ब्रेक द्वारा सेल को विभाजित करने सहित पाठ में हेरफेर; पाठ और संख्याओं को निकालना।
• विभाजित नाम उपकरण - एक्सेल में नामों को अलग करने का तेज़ और आसान तरीका।

कई सेल से डेटा को मिलाएं (कॉलम मर्ज करें)

अगर आपके पास प्रदर्शन करने के लिए एक विपरीत कार्य है, कोई समस्या नहीं है, फ्लैश फिल कोशिकाओं को भी जोड़ सकता है। इसके अलावा, यह संयुक्त मूल्यों को एक स्थान, अल्पविराम, अर्धविराम या किसी अन्य वर्ण के साथ अलग कर सकता है - आपको केवल पहले सेल में एक्सेल को आवश्यक विराम चिह्न दिखाने की आवश्यकता है:

यह नाम के विभिन्न भागों को एक सेल में संयोजित करने के लिए विधि विशेष रूप से उपयोगी है, जैसा कि फ्लैश फिल के साथ पहले और अंतिम नाम को मर्ज करने के तरीके में दिखाया गया है।

सेल में शामिल होने के सूत्रमान:

• Excel में CONCATENATE फ़ंक्शन - टेक्स्ट स्ट्रिंग्स, सेल और कॉलम को संयोजित करने के सूत्र।

मर्जिंग टूल:

• मर्ज टेबल्स विज़ार्ड - सामान्य कॉलम द्वारा दो तालिकाओं को संयोजित करने का त्वरित तरीका।
• डुप्लिकेट विज़ार्ड मर्ज करें - कुंजी कॉलम द्वारा समान पंक्तियों को एक में मिलाएं।

डेटा साफ़ करें

यदि आपकी वर्कशीट में कुछ डेटा प्रविष्टियां एक अग्रणी स्थान से शुरू होती हैं, तो फ्लैश फिल पलक झपकते ही उनसे छुटकारा पा सकता है। बिना पूर्ववर्ती स्थान के पहला मान टाइप करें, और अन्य कक्षों में सभी अतिरिक्त रिक्त स्थान भी चले गए हैं:

डेटा साफ़ करने के सूत्र:

• एक्सेल टीआरआईएम फ़ंक्शन - एक्सेल में अतिरिक्त रिक्त स्थान को हटाने के लिए सूत्र।

डेटा सफाई उपकरण:

• एक्सेल के लिए टेक्स्ट टूलकिट - सभी अग्रणी, अनुगामी और बीच के रिक्त स्थान को ट्रिम करें लेकिन शब्दों के बीच एक एकल स्थान वर्ण।

पाठ, संख्या और दिनांक को प्रारूपित करें

अक्सर आपकी स्प्रेडशीट में डेटा एक में स्वरूपित होता है जिस तरह से आप इसे दूसरे में चाहते हैं। बस मानों को ठीक वैसे ही टाइप करना शुरू करें जैसा आप उन्हें दिखाना चाहते हैं, और फ्लैश फिल बाकी काम कर देगा।

शायद आपके पास लोअरकेस में पहले और अंतिम नामों का एक कॉलम हो। आप चाहते हैं कि अंतिम और प्रथम नाम उचित स्थिति में हों, अल्पविराम से अलग किए गए हों। फ्लैश फिल के लिए केक का एक टुकड़ा :)

हो सकता है कि आप संख्याओं के एक कॉलम के साथ काम कर रहे हों, जिसे फोन नंबर के रूप में स्वरूपित करने की आवश्यकता है। कार्य पूर्वनिर्धारित का उपयोग करके पूरा किया जा सकता हैविशेष प्रारूप या एक कस्टम संख्या प्रारूप बनाना। या आप इसे फ्लैश फिल के साथ एक आसान तरीके से कर सकते हैं:

अपनी पसंद के अनुसार तिथियों को फिर से प्रारूपित करने के लिए, आप संबंधित दिनांक प्रारूप को लागू कर सकते हैं या उचित रूप से स्वरूपित तिथि टाइप कर सकते हैं। पहली सेल में। ओह, कोई सुझाव प्रकट नहीं हुआ है... क्या होगा यदि हम फ़्लैश भरण शॉर्टकट ( Ctrl + E ) दबाते हैं या रिबन पर उसके बटन को क्लिक करते हैं? हाँ, यह खूबसूरती से काम करता है!

सेल सामग्री के हिस्से को बदलें

किसी स्ट्रिंग के हिस्से को किसी अन्य टेक्स्ट से बदलना एक्सेल में एक बहुत ही सामान्य ऑपरेशन है, जो फ्लैश फिल भी स्वचालित हो सकता है।

मान लीजिए, आपके पास सामाजिक सुरक्षा नंबरों का एक कॉलम है और आप अंतिम 4 अंकों को XXXX से बदलकर इस संवेदनशील जानकारी को सेंसर करना चाहते हैं।

ऐसा करने के लिए , या तो REPLACE फ़ंक्शन का उपयोग करें या पहले सेल में वांछित मान टाइप करें और फ़्लैश फ़िल को शेष सेल में स्वत: भरने दें:

उन्नत संयोजन

फ़्लैश फ़िल एक्सेल न केवल सरल कार्यों को पूरा कर सकता है, जैसा कि उपरोक्त उदाहरणों में दिखाया गया है, बल्कि अधिक परिष्कृत डेटा पुनर्व्यवस्था भी करता है। परिणाम।

मान लीजिए, आपके पास कॉलम ए में पहला नाम, कॉलम बी में अंतिम नाम और कॉलम सी में डोमेन नाम हैं। इस जानकारी के आधार पर, आप ईमेल पता बनाना चाहते हैं इस प्रारूप में sses: [email protected] ।

अनुभवी एक्सेल उपयोगकर्ताओं के लिए, LEFT फ़ंक्शन के साथ प्रारंभिक निकालने में कोई समस्या नहीं है, सभी वर्णों को लोअर फ़ंक्शन के साथ लोअरकेस में बदलें और कनेक्ट करें संयोजन ऑपरेटर का उपयोग करके सभी टुकड़े:

=LOWER(LEFT(B2,1))&"."&LOWER(A2)&"@"&LOWER(C2)&".com"

लेकिन क्या एक्सेल फ्लैश फिल हमारे लिए इन ईमेल पतों को स्वचालित रूप से बना सकता है? निश्चित रूप से!

एक्सेल फ्लैश फिल की सीमाएं और चेतावनियां

फ्लैश फिल एक शानदार टूल है, लेकिन इसकी कुछ सीमाएं हैं जिनके बारे में आपको पता होना चाहिए इससे पहले कि आप अपने वास्तविक डेटा सेट पर इस सुविधा का उपयोग करना प्रारंभ करें।

1. फ्लैश फिल के परिणाम अपने आप अपडेट नहीं होते

सूत्रों के विपरीत, फ्लैश फिल के परिणाम स्थिर होते हैं। यदि आप मूल डेटा में कोई परिवर्तन करते हैं, तो वे फ्लैश फिल परिणामों में दिखाई नहीं देंगे।

2। पैटर्न की पहचान करने में विफल हो सकता है

कुछ स्थितियों में, विशेष रूप से जब आपके मूल डेटा को अलग तरीके से व्यवस्थित या स्वरूपित किया जाता है, तो फ्लैश फिल रुक सकता है और गलत परिणाम दे सकता है।

उदाहरण के लिए, यदि आप फ्लैश फिल का उपयोग करते हैं सूची से मध्य नाम निकालने के लिए जहां कुछ प्रविष्टियों में केवल प्रथम और अंतिम नाम होते हैं, उन कक्षों के परिणाम गलत होंगे। इसलिए, फ्लैश फिल आउटपुट की हमेशा समीक्षा करना बुद्धिमानी है।

3। गैर-मुद्रण योग्य वर्णों वाले कक्षों पर ध्यान नहीं देता

यदि स्वतः भरे जाने वाले कुछ कक्षों में रिक्त स्थान या अन्य गैर-मुद्रण योग्य वर्ण हैं,फ्लैश फिल ऐसे सेल को छोड़ देगा।

इसलिए, यदि परिणामी सेल में से कोई भी खाली है, तो उन सेल को हटा दें ( होम टैब > प्रारूप समूह > साफ़ करें > सभी साफ़ करें ) और फिर से फ़्लैश भरण चलाएँ।

4। संख्याओं को स्ट्रिंग्स में बदल सकते हैं

नंबरों को पुनः स्वरूपित करने के लिए फ्लैश फ़िल का उपयोग करते समय, कृपया ध्यान रखें कि यह आपकी संख्याओं को अल्फ़ान्यूमेरिक स्ट्रिंग्स में बदल सकता है। यदि आप संख्याओं को रखना पसंद करते हैं, तो एक्सेल प्रारूप की क्षमताओं का उपयोग करें जो केवल दृश्य प्रतिनिधित्व को बदलता है, न कि अंतर्निहित मूल्यों को।

फ्लैश फिल को कैसे चालू और बंद करें

एक्सेल में फ्लैश फिल डिफ़ॉल्ट रूप से चालू रहता है। यदि आप अपने वर्कशीट में कोई सुझाव या स्वत: परिवर्तन नहीं चाहते हैं, तो आप इस तरह से फ्लैश फिल को निष्क्रिय कर सकते हैं :

1. अपने एक्सेल में, फाइल<2 पर जाएं>> विकल्प ।
2. बाएं पैनल पर, उन्नत क्लिक करें।
3. संपादन विकल्प के अंतर्गत, ऑटोमैटिकली फ्लैश फिल बॉक्स।
4. बदलावों को सहेजने के लिए ठीक क्लिक करें।

फिर से सक्षम करने के लिए फ्लैश फिल, बस इस बॉक्स को फिर से चुनें।

एक्सेल फ्लैश फिल काम नहीं कर रहा है

ज्यादातर मामलों में, फ्लैश फिल बिना किसी अड़चन के काम करता है। जब यह लड़खड़ाता है, तो नीचे दी गई त्रुटि दिखाई दे सकती है, और निम्नलिखित युक्तियाँ आपको इसे ठीक करने में मदद करेंगी।

1। अधिक उदाहरण प्रदान करें

फ्लैश फिल उदाहरण के द्वारा सीखता है। यदि यह आपके डेटा में किसी पैटर्न को पहचानने में असमर्थ है, तो कुछ और भरेंकोशिकाओं को मैन्युअल रूप से, ताकि एक्सेल विभिन्न पैटर्नों को आजमा सके और आपकी आवश्यकताओं के लिए सबसे उपयुक्त एक खोज सके।

2। इसे चलाने के लिए बाध्य करें

यदि आपके टाइप करते समय फ्लैश फिल सुझाव स्वचालित रूप से प्रकट नहीं होते हैं, तो इसे मैन्युअल रूप से चलाने का प्रयास करें।

3। सुनिश्चित करें कि फ्लैश फिल सक्षम है

यदि यह स्वचालित रूप से या मैन्युअल रूप से प्रारंभ नहीं होता है, तो जांचें कि आपके एक्सेल में फ्लैश फिल कार्यक्षमता चालू है या नहीं।

4। फ्लैश फिल त्रुटि बनी रहती है

यदि उपरोक्त सुझावों में से कोई भी काम नहीं करता है और एक्सेल फ्लैश फिल अभी भी एक त्रुटि फेंकता है, तो आप मैन्युअल रूप से या सूत्रों के साथ डेटा दर्ज करने के अलावा और कुछ नहीं कर सकते हैं।

यही है आप एक्सेल में फ्लैश फिल का उपयोग कैसे करते हैं। मैं आपको पढ़ने के लिए धन्यवाद देता हूं और आशा करता हूं कि अगले सप्ताह हमारे ब्लॉग पर आपसे मुलाकात होगी!