I handledningen förklaras grunderna för Flash Fill-funktionen och du får exempel på hur du använder Flash Fill i Excel.

Flash Fill är en av de mest fantastiska funktionerna i Excel. Den tar tag i en tråkig uppgift som skulle ta flera timmar att utföra manuellt och utför den automatiskt på ett ögonblick (därav namnet). Och den gör det snabbt och enkelt utan att du behöver göra någonting, utan bara ge ett exempel på vad du vill ha.

Vad är Flash Fill i Excel?

Excel Flash Fill är ett specialverktyg som analyserar informationen du skriver in och fyller automatiskt i data när det identifierar ett mönster.

Flash Fill-funktionen introducerades i Excel 2013 och är tillgänglig i alla senare versioner av Excel 2016, Excel 2019, Excel 2021 och Excel för Microsoft 365.

Sumit Gulwani, en senior forskare på Microsoft, började i december 2009 som ett försök att hjälpa en affärskvinna som han råkade träffa på flygplatsen med hennes problem med sammanslagningar, men några år senare har det utvecklats till en kraftfull möjlighet att automatisera många Excel-arbeten.

Flash Fill klarar enkelt dussintals olika uppgifter som annars skulle kräva komplexa formler eller till och med VBA-kod, t.ex. dela och kombinera textsträngar, rensa data och korrigera inkonsekvenser, formatera text och siffror, konvertera datum till önskat format och mycket mer.

Varje gång kombinerar Flash Fill miljontals små program som kan utföra uppgiften, sorterar sedan dessa kodstycken med hjälp av maskininlärningsteknik och hittar det som passar bäst för uppgiften. Allt detta görs på millisekunder i bakgrunden, och användaren ser resultatet nästan omedelbart!

Var finns Flash Fill i Excel?

I Excel 2013 och senare finns Flash Fill-verktyget på Fliken Data , i den Verktyg för data grupp:

Excel Flash Fill genväg

De av er som föredrar att arbeta från ett tangentbord kan köra Flash Fill med den här tangentkombinationen: Ctrl + E

Hur du använder Flash Fill i Excel

Vanligtvis startar Flash Fill automatiskt och du behöver bara ange ett mönster. Så här gör du:

1. Infoga en ny kolumn bredvid kolumnen med källdata.
2. Skriv det önskade värdet i den första cellen i en nytillagd kolumn.
3. Börja skriva i nästa cell, och om Excel känner av ett mönster visas en förhandsvisning av data som ska fyllas i automatiskt i cellerna nedan.
4. Tryck på Enter-tangenten för att godkänna förhandsgranskningen. Klart!

Tips:

• Om du är missnöjd med Flash Fill-resultatet kan du ångra det genom att trycka på Ctrl + Z eller via Flash Fill-alternativsmenyn.
• Om Flash Fill inte startar automatiskt kan du prova dessa enkla felsökningstekniker.

Så här gör du Flash Fill i Excel med ett knapptryck eller en genväg

I de flesta situationer aktiveras Flash Fill automatiskt så snart Excel upptäcker ett mönster i de data du matar in. Om ingen förhandsgranskning visas kan du aktivera Flash Fill manuellt på detta sätt:

1. Fyll i den första cellen och tryck på Enter.
2. Klicka på Flash Fill på knappen på Uppgifter eller tryck på genvägen Ctrl + E.

Alternativ för Excel Flash Fill

När du använder Flash Fill in Excel för att automatisera datainmatningen kan du använda Alternativ för flashfyllning Knappen visas i närheten av de automatiskt ifyllda cellerna. Om du klickar på den här knappen öppnas en meny där du kan göra följande:

• Ångra resultatet av Flash Fill.
• Välj tomma celler som Excel inte har lyckats fylla i.
• Markera de ändrade cellerna, till exempel för att formatera dem alla på en gång.

Excel Flash Fill exempel

Som redan nämnts är Flash Fill ett mycket mångsidigt verktyg. Exemplen nedan visar några av dess möjligheter, men det finns mycket mer än så!

Extrahera text från en cell (dela upp kolumner)

Innan Flash Fill fanns måste man använda funktionen Text till kolumner eller Excel Textfunktioner för att dela upp innehållet i en cell i flera celler. Med Flash Fill kan du få resultatet direkt utan krångliga textmanipulationer.

Anta att du har en kolumn med adresser och att du vill extrahera postnummer i en separat kolumn. Ange ditt mål genom att skriva postnumret i den första cellen. Så snart Excel förstår vad du försöker göra fyller den alla rader under exemplet med de extraherade postnumren. Du behöver bara trycka på Enter för att acceptera dem alla.

Formler för att dela celler och extrahera text:

• Extrahera delsträng - formler för att extrahera text av en viss längd eller för att få fram en delsträng före eller efter ett visst tecken.
• Extrahera nummer från sträng - formler för att extrahera nummer från alfanumeriska strängar.
• Dela namn i Excel - formler för att extrahera för-, efter- och mellannamn.

Verktyg för utdragning och delning:

• Text Toolkit for Excel - 25 verktyg för att utföra olika textmanipulationer, inklusive delning av en cell med valfritt tecken, t.ex. kommatecken, mellanslag, radbrytning, utdragning av text och siffror.
• Verktyget Split Names - ett snabbt och enkelt sätt att separera namn i Excel.

Kombinera data från flera celler (sammanfoga kolumner)

Om du har en motsatt uppgift att utföra är det inga problem, Flash Fill kan också sammanfoga celler. Dessutom kan den separera de kombinerade värdena med ett mellanslag, kommatecken, semikolon eller något annat tecken - du behöver bara visa Excel den önskade interpunktionen i den första cellen:

Den här metoden är särskilt användbar för att kombinera olika namndelar i en enda cell, vilket visas i Hur man slår ihop för- och efternamn med Flash Fill.

Formler för att sammanfoga cellvärden:

• Funktionen CONCATENATE i Excel - formler för att kombinera textsträngar, celler och kolumner.

Verktyg för sammanslagning:

• Guiden Slå ihop tabeller - ett snabbt sätt att kombinera två tabeller med gemensamma kolumner.
• Guiden Slå ihop dubbletter - Slå ihop liknande rader till en med hjälp av nyckelkolumner.

Rena uppgifter

Om vissa dataposter i arbetsbladet börjar med ett inledande mellanslag kan Flash Fill ta bort dem på ett ögonblick. Skriv det första värdet utan föregående mellanslag och alla extra mellanslag i andra celler försvinner också:

Formler för att rensa data:

• Excel TRIM-funktionen - formler för att ta bort överflödiga mellanslag i Excel.

Verktyg för datarengöring:

• Text Toolkit for Excel - trimmar alla främre, bakre och mellanrum, men ett enda mellanslag mellan ord.

Formatera text, siffror och datum

Ofta är uppgifterna i dina kalkylblad formaterade på ett sätt medan du vill ha dem på ett annat. Börja bara skriva in värdena exakt så som du vill att de ska se ut, så gör Flash Fill resten.

Du kanske har en kolumn med för- och efternamn med små bokstäver. Du vill att efter- och förnamn ska vara med korrekta bokstäver och separeras med ett kommatecken. En lätt uppgift för Flash Fill :)

Du kanske arbetar med en kolumn med siffror som måste formateras som telefonnummer. Uppgiften kan utföras genom att använda ett fördefinierat specialformat eller skapa ett eget nummerformat. Du kan också göra det på ett enkelt sätt med Flash Fill:

Om du vill formatera om datumen så att de passar dig kan du använda motsvarande datumformat eller skriva in ett korrekt formaterat datum i den första cellen. Hoppsan, inga förslag har dykt upp... Vad sägs om att trycka på snabbkommandot Flash Fill (Ctrl + E) eller klicka på dess knapp på bandet? Japp, det fungerar utmärkt!

Ersätt en del av cellinnehållet

Att ersätta en del av en sträng med en annan text är en mycket vanlig operation i Excel, som Flash Fill också kan automatisera.

Låt oss säga att du har en kolumn med personnummer och att du vill censurera denna känsliga information genom att ersätta de fyra sista siffrorna med XXXX.

För att få det gjort använder du antingen funktionen REPLACE eller skriver det önskade värdet i den första cellen och låter Flash Fill automatiskt fylla de övriga cellerna:

Avancerade kombinationer

Flash Fill i Excel kan inte bara utföra enkla uppgifter som i exemplen ovan, utan även mer sofistikerade omarrangemang av data.

Som exempel kan vi kombinera olika delar av informationen från tre kolumner och lägga till några egna tecken i resultatet.

Antag att du har förnamn i kolumn A, efternamn i kolumn B och domännamn i kolumn C. Baserat på denna information vill du generera e-postadresser i detta format: [email protected] .

För erfarna Excel-användare är det inga problem att extrahera initialerna med funktionen LEFT, konvertera alla tecken till små bokstäver med funktionen LOWER och sammanfoga alla delar med hjälp av concatenation-operatorn:

=LOWER(LEFT(B2,1))&"."&LOWER(A2)&"@"&LOWER(C2)&".com"

Men kan Excel Flash Fill skapa dessa e-postadresser automatiskt åt oss? Självklart!

Begränsningar och förbehåll för Excel Flash Fill

Flash Fill är ett fantastiskt verktyg, men det har ett par begränsningar som du bör känna till innan du börjar använda den här funktionen på dina riktiga datamängder.

1. Flash Fill-resultaten uppdateras inte automatiskt.

Till skillnad från formler är resultaten av Flash Fill statiska. Om du gör ändringar i originaldata kommer de inte att återspeglas i Flash Fill-resultaten.

2. Kan misslyckas med att identifiera ett mönster.

I vissa situationer, särskilt när originaldata är arrangerade eller formaterade på ett annat sätt, kan Flash Fill störa och ge felaktiga resultat.

Om du till exempel använder Flash Fill för att extrahera mellannamn från en lista där vissa poster endast innehåller för- och efternamn, kommer resultaten för dessa celler att bli felaktiga. Det är därför klokt att alltid granska Flash Fill-resultatet.

3. Ignorerar celler med icke-skrivbara tecken.

Om några av de celler som ska fyllas ut automatiskt innehåller mellanslag eller andra tecken som inte kan skrivas ut, hoppar Flash Fill över dessa celler.

Om någon av de resulterande cellerna är tomma, rensar du dessa celler ( Hem flik> Format grupp> Klart > Rensa alla ) och kör Flash Fill igen.

4. Kan konvertera tal till strängar

När du använder Flash Fill för att omformatera siffror ska du vara medveten om att siffrorna kan omvandlas till alfanumeriska strängar. Om du föredrar att behålla siffrorna kan du använda Excel-formatet som endast ändrar den visuella representationen, men inte de underliggande värdena.

Så här slår du på och av Flash Fill

Flash Fill i Excel är aktiverad som standard. Om du inte vill ha några förslag eller automatiska ändringar i dina kalkylblad kan du inaktivera Flash Fill på detta sätt:

1. I Excel går du till Fil > Alternativ .
2. På vänster panel klickar du på Avancerad .
3. Under Redigeringsalternativ , rensa Automatisk blixtfyllning box.
4. Klicka på OK för att spara ändringarna.

Till återaktivera Flash Fill markerar du bara denna ruta igen.

Excel Flash Fill fungerar inte

I de flesta fall fungerar Flash Fill utan problem. När det inte fungerar kan nedanstående fel visas och följande tips hjälper dig att åtgärda det.

1. Ge fler exempel.

Flash Fill lär sig genom exempel: Om den inte kan känna igen ett mönster i dina data, fyll i några fler celler manuellt så att Excel kan prova olika mönster och hitta det som passar bäst för dina behov.

2. Tvinga den att köras

Om förslagen för Flash Fill inte visas automatiskt när du skriver försöker du köra dem manuellt.

3. Kontrollera att Flash Fill är aktiverat

Om den inte startar automatiskt eller manuellt, kontrollera om Flash Fill-funktionen är aktiverad i Excel.

4. Felet Flash Fill kvarstår

Om inget av ovanstående förslag har fungerat och Excel Flash Fill fortfarande visar ett fel finns det inget annat du kan göra än att skriva in uppgifterna manuellt eller med formler.

Så här använder du Flash Fill i Excel. Tack för att du läste och hoppas att vi ses på vår blogg nästa vecka!