В учебном пособии объясняются основы функциональности Flash Fill и приводятся примеры использования Flash Fill в Excel.

Flash Fill - одна из самых удивительных функций Excel. Она берет утомительную задачу, на выполнение которой вручную ушли бы часы, и выполняет ее автоматически в мгновение ока (отсюда и название). Причем делает это быстро и просто, не требуя от вас никаких действий, а лишь предоставляя пример того, что вы хотите.

Что такое Flash Fill в Excel?

Excel Flash Fill - это специальный инструмент, который анализирует вводимую вами информацию и автоматически заполняет данные, когда выявляет закономерность.

Функция Flash Fill появилась в Excel 2013 и доступна во всех последующих версиях Excel 2016, Excel 2019, Excel 2021 и Excel для Microsoft 365.

Созданная в декабре 2009 года как попытка Сумита Гулвани, старшего научного сотрудника Microsoft, помочь бизнес-леди, которую он случайно встретил в аэропорту, решить проблему слияния, спустя несколько лет она превратилась в мощную возможность автоматизации многих операций в Excel.

Flash Fill легко справляется с десятками различных задач, для которых в противном случае потребовались бы сложные формулы или даже код VBA, например, разбиение и объединение текстовых строк, очистка данных и исправление несоответствий, форматирование текста и чисел, преобразование дат в нужный формат и многое другое.

Каждый раз Flash Fill объединяет миллионы маленьких программ, которые могут выполнить поставленную задачу, затем сортирует эти фрагменты кода с помощью методов машинного обучения и находит ту, которая лучше всего подходит для работы. Все это делается за миллисекунды в фоновом режиме, и пользователь видит результаты практически сразу!

Где находится Flash Fill в Excel?

В Excel 2013 и более поздних версиях инструмент Flash Fill находится в разделе Вкладка данных , в Инструменты для работы с данными группа:

Ярлык Excel Flash Fill

Те из вас, кто предпочитает работать с клавиатуры большую часть времени, могут запустить Flash Fill с помощью этой комбинации клавиш: Ctrl + E

Как использовать флэш-заливку в Excel

Обычно Flash Fill запускается автоматически, и вам нужно только предоставить шаблон. Вот как это делается:

1. Вставьте новый столбец рядом со столбцом с исходными данными.
2. В первой ячейке вновь добавленного столбца введите нужное значение.
3. Начните вводить текст в следующей ячейке, и если Excel почувствует закономерность, он покажет предварительный просмотр данных, которые будут автоматически заполнены в следующих ячейках.
4. Нажмите клавишу Enter, чтобы принять предварительный просмотр. Готово!

Советы:

• Если вы недовольны результатами заливки вспышкой, вы можете отменить их, нажав Ctrl + Z или через меню параметров заливки вспышкой.
• Если Flash Fill не запускается автоматически, попробуйте воспользоваться следующими простыми методами устранения неполадок.

Как выполнить флэш-заполнение в Excel с помощью кнопки или ярлыка

В большинстве ситуаций Flash Fill включается автоматически, как только Excel обнаруживает закономерность в вводимых данных. Если предварительный просмотр не отображается, можно активировать Flash Fill вручную таким образом:

1. Заполните первую ячейку и нажмите Enter.
2. Нажмите кнопку Заполнение вспышкой кнопка на Данные вкладку или нажмите сочетание клавиш Ctrl + E.

Параметры флэш-заливки Excel

При использовании функции Flash Fill в Excel для автоматизации ввода данных Параметры заполнения вспышки рядом с автозаполняемыми ячейками появляется кнопка . При нажатии на эту кнопку открывается меню, позволяющее выполнить следующие действия:

• Отмените результаты заливки вспышкой.
• Выберите пустые ячейки, которые Excel не смог заполнить.
• Выберите измененные ячейки, например, чтобы отформатировать их все сразу.

Примеры флэш-заливки Excel

Как уже говорилось, Flash Fill - очень универсальный инструмент. Приведенные ниже примеры демонстрируют некоторые из его возможностей, но их гораздо больше!

Извлечение текста из ячейки (разделение столбцов)

До появления Flash Fill разделение содержимого одной ячейки на несколько ячеек требовало использования функции Text to Columns или функций Excel Text. С Flash Fill вы можете получить результат мгновенно, без сложных манипуляций с текстом.

Предположим, у вас есть столбец адресов, и вы хотите извлечь почтовые индексы в отдельный столбец. Укажите свою цель, введя почтовый индекс в первую ячейку. Как только Excel поймет, что вы пытаетесь сделать, он заполнит все строки ниже примера извлеченными почтовыми индексами. Вам нужно только нажать Enter, чтобы принять их все.

Формулы для разделения ячеек и извлечения текста:

• Извлечь подстроку - формулы для извлечения текста определенной длины или получения подстроки до или после заданного символа.
• Извлечение числа из строки - формулы для извлечения чисел из алфавитно-цифровых строк.
• Разделение имен в Excel - формулы для извлечения имени, фамилии и отчества.

Инструменты для извлечения и разделения:

• Text Toolkit for Excel - 25 инструментов для выполнения различных операций с текстом, включая разделение ячейки по любому символу, такому как запятая, пробел, перевод строки; извлечение текста и чисел.
• Инструмент Split Names - быстрый и простой способ разделения имен в Excel.

Объедините данные из нескольких ячеек (объедините столбцы)

Если перед вами стоит противоположная задача, не беда, Flash Fill тоже может конкатенировать ячейки. Более того, он может разделять объединенные значения пробелом, запятой, точкой с запятой или любым другим символом - вам просто нужно показать Excel нужную пунктуацию в первой ячейке:

Этот метод особенно полезен для объединения различных частей имени в одной ячейке, как показано в Как объединить имя и фамилию с помощью Flash Fill.

Формулы для объединения значений ячеек:

• Функция CONCATENATE в Excel - формулы для объединения текстовых строк, ячеек и столбцов.

Инструменты для слияния:

• Мастер слияния таблиц - быстрый способ объединения двух таблиц по общим столбцам.
• Мастер объединения дубликатов - объедините похожие строки в одну по ключевым столбцам.

Чистые данные

Если некоторые данные в вашем рабочем листе начинаются с пробела, Flash Fill поможет избавиться от них в мгновение ока. Введите первое значение без пробела, и все лишние пробелы в других ячейках тоже исчезнут:

Формулы для очистки данных:

• Функция Excel TRIM - формулы для удаления лишних пробелов в Excel.

Инструменты очистки данных:

• Text Toolkit for Excel - обрезает все ведущие, последующие и промежуточные пробелы, кроме одного символа пробела между словами.

Форматирование текста, чисел и дат

Довольно часто данные в ваших электронных таблицах отформатированы одним способом, в то время как вы хотите, чтобы они были отформатированы по-другому. Просто начните вводить значения именно так, как вы хотите их видеть, а Flash Fill сделает все остальное.

Возможно, у вас есть столбец с именем и фамилией в нижнем регистре. Вы хотите, чтобы имя и фамилия были в правильном регистре, разделенные запятой. Это простое решение для Flash Fill :)

Возможно, вы работаете со столбцом чисел, которые необходимо отформатировать как телефонные номера. Эту задачу можно решить, используя предопределенный специальный формат или создав собственный формат номера. Или вы можете сделать это простым способом с помощью Flash Fill:

Чтобы переформатировать даты по своему вкусу, можно применить соответствующий формат Date или ввести правильно отформатированную дату в первую ячейку. Упс, предложения не появились... А что если нажать сочетание клавиш Flash Fill ( Ctrl + E ) или щелкнуть по его кнопке на ленте? Да, это прекрасно работает!

Заменить часть содержимого ячейки

Замена части строки другим текстом - очень распространенная операция в Excel, которую Flash Fill также может автоматизировать.

Допустим, у вас есть колонка номеров социального страхования, и вы хотите отцензурировать эту конфиденциальную информацию, заменив последние 4 цифры на XXXX.

Чтобы сделать это, используйте функцию REPLACE или введите нужное значение в первую ячейку и позвольте Flash Fill автоматически заполнить остальные ячейки:

Продвинутые комбинации

Flash Fill в Excel может выполнять не только простые задачи, как показано в примерах выше, но и более сложные перестановки данных.

В качестве примера давайте объединим различные фрагменты информации из 3 колонок и добавим к результату несколько пользовательских символов.

Предположим, у вас есть имена в столбце A, фамилии в столбце B и доменные имена в столбце C. На основе этой информации вы хотите генерировать адреса электронной почты в таком формате: [email protected] .

Для опытных пользователей Excel не составит труда извлечь начальные с помощью функции LEFT, преобразовать все символы в строчные с помощью функции LOWER и соединить все части с помощью оператора конкатенации:

=LOWER(LEFT(B2,1))&"."&LOWER(A2)&"@"&LOWER(C2)&".com"

Но может ли Excel Flash Fill создать эти адреса электронной почты для нас автоматически? Конечно!

Ограничения и предостережения Excel Flash Fill

Flash Fill - потрясающий инструмент, но у него есть несколько ограничений, о которых следует знать, прежде чем начинать использовать эту функцию на реальных наборах данных.

1. результаты Flash Fill не обновляются автоматически

В отличие от формул, результаты Flash Fill статичны. Если вы внесете какие-либо изменения в исходные данные, они не будут отражены в результатах Flash Fill.

2. может не выявить закономерность

В некоторых ситуациях, особенно когда исходные данные расположены или отформатированы по-другому, Flash Fill может споткнуться и выдать неверный результат.

Например, если вы используете Flash Fill для извлечения средних имен из списка, в котором некоторые записи содержат только имя и фамилию, результаты для этих ячеек будут неверными. Поэтому целесообразно всегда просматривать результаты Flash Fill.

3. Игнорирует ячейки с непечатаемыми символами

Если некоторые из автоматически заполняемых ячеек содержат пробелы или другие непечатаемые символы, Flash Fill пропустит такие ячейки.

Итак, если какие-либо из полученных ячеек пустые, очистите эти ячейки ( Главная вкладка> Форматы группа> Очистить > Очистить все ) и снова запустите Flash Fill.

4. может преобразовывать числа в строки

При использовании Flash Fill для переформатирования чисел следует помнить, что он может преобразовать ваши числа в буквенно-цифровые строки. Если вы предпочитаете сохранить числа, используйте возможности формата Excel, который изменяет только визуальное представление, но не базовые значения.

Как включить и выключить заполнение вспышкой

Флэш-заполнение в Excel включено по умолчанию. Если вы не хотите никаких предложений или автоматических изменений в ваших рабочих листах, вы можете отключить заполнение вспышкой таким образом:

1. В своем Excel перейдите в раздел Файл > Опции .
2. На левой панели нажмите Расширенный .
3. Под Параметры редактирования , очистить Автоматическое заполнение вспышкой коробка.
4. Нажмите OK, чтобы сохранить изменения.

На повторное включение Flash Fill, просто установите этот флажок еще раз.

Excel Flash Fill не работает

В большинстве случаев Flash Fill работает без проблем. Когда он не работает, может появиться ошибка, описанная ниже, и следующие советы помогут вам исправить ее.

1. приведите больше примеров

Flash Fill учится на примере. Если он не может распознать шаблон в ваших данных, заполните еще пару ячеек вручную, чтобы Excel мог попробовать разные шаблоны и найти наиболее подходящий для ваших нужд.

2. Заставить его работать

Если предложения Flash Fill не появляются автоматически при наборе текста, попробуйте запустить его вручную.

3. Убедитесь, что включена функция Flash Fill

Если он не запускается ни автоматически, ни вручную, проверьте, включена ли функция Flash Fill в вашем Excel.

4. Ошибка Flash Fill сохраняется

Если ни одно из вышеперечисленных предложений не помогло, и Excel Flash Fill по-прежнему выдает ошибку, вам не остается ничего другого, как ввести данные вручную или с помощью формул.

Вот как использовать Flash Fill в Excel. Благодарю вас за прочтение и надеюсь увидеть вас в нашем блоге на следующей неделе!