Ohjeessa selitetään Flash Fill -toiminnon perusteet ja annetaan esimerkkejä Flash Fill -toiminnon käytöstä Excelissä.

Flash Fill on yksi Excelin hämmästyttävimmistä ominaisuuksista. Se tarttuu tylsään tehtävään, jonka suorittaminen manuaalisesti kestäisi tunteja, ja suorittaa sen automaattisesti salamannopeasti (siitä nimi). Ja se tekee sen nopeasti ja yksinkertaisesti ilman, että sinun tarvitsee tehdä mitään, vaan ainoastaan antaa esimerkki siitä, mitä haluat.

Mikä on Flash Fill Excelissä?

Excel Flash Fill on erikoistyökalu, joka analysoi syöttämäsi tiedot ja täyttää tiedot automaattisesti, kun se havaitsee kuvion.

Flash Fill -ominaisuus otettiin käyttöön Excel 2013:ssa, ja se on käytettävissä kaikissa myöhemmissä Excel 2016-, Excel 2019-, Excel 2021- ja Excel for Microsoft 365 -versioissa.

Sumit Gulwani, Microsoftin vanhempi tutkija, aloitti joulukuussa 2009 yrittäessään auttaa erästä liikenaista, jonka hän tapasi sattumalta lentokentällä, yhdistämishaasteessaan. Muutamaa vuotta myöhemmin siitä on kehittynyt tehokas kyky automatisoida monia Excel-töitä.

Flash Fill selviytyy helposti kymmenistä erilaisista tehtävistä, jotka muuten vaatisivat monimutkaisia kaavoja tai jopa VBA-koodia, kuten tekstijonojen jakaminen ja yhdistäminen, tietojen puhdistaminen ja epäjohdonmukaisuuksien korjaaminen, tekstin ja numeroiden muotoilu, päivämäärien muuntaminen haluttuun muotoon ja paljon muuta.

Flash Fill yhdistää joka kerta miljoonia pieniä ohjelmia, jotka voisivat suorittaa tehtävän, lajittelee sitten nämä koodinpätkät koneoppimisen avulla ja löytää niistä parhaiten tehtävään sopivan. Kaikki tämä tapahtuu millisekunneissa taustalla, ja käyttäjä näkee tulokset lähes välittömästi!

Missä on Flash Fill Excelissä?

Excel 2013:ssa ja uudemmissa Excel-ohjelmissa Flash Fill -työkalu sijaitsee työkalun Tiedot-välilehti ... Tietotyökalut ryhmä:

Excel Flash Fill -pikanäppäin

Ne teistä, jotka työskentelevät mieluummin näppäimistöllä suurimman osan ajasta, voivat ajaa Flash Fillin tällä näppäinyhdistelmällä: Ctrl + E

Flash Fillin käyttäminen Excelissä

Yleensä Flash Fill käynnistyy automaattisesti, ja sinun tarvitsee vain antaa kuvio. Näin se tehdään:

1. Lisää uusi sarake lähdetiedot sisältävän sarakkeen viereen.
2. Kirjoita haluamasi arvo juuri lisätyn sarakkeen ensimmäiseen soluun.
3. Aloita kirjoittaminen seuraavaan soluun, ja jos Excel havaitsee kuvion, se näyttää esikatselun alla oleviin soluihin automaattisesti täytettävistä tiedoista.
4. Hyväksy esikatselu painamalla Enter-näppäintä. Valmis!

Vinkkejä:

• Jos et ole tyytyväinen Flash Fill -tuloksiin, voit peruuttaa ne painamalla Ctrl + Z tai Flash Fill -valikosta.
• Jos Flash Fill ei käynnisty automaattisesti, kokeile seuraavia yksinkertaisia vianmääritystekniikoita.

Miten Flash Fill Excelissä täytetään painikkeen napsautuksella tai pikakuvakkeella?

Useimmissa tilanteissa Flash Fill käynnistyy automaattisesti heti, kun Excel havaitsee syöttämissäsi tiedoissa kuvion. Jos esikatselu ei näy, voit aktivoida Flash Fillin manuaalisesti tällä tavalla:

1. Täytä ensimmäinen solu ja paina Enter.
2. Napsauta Salaman täyttö painiketta Tiedot välilehti tai paina Ctrl + E pikanäppäintä.

Excel Flash Fill -vaihtoehdot

Kun Flash Fill in Excel -ohjelmaa käytetään tietojen syöttämisen automatisointiin, on käytettävä Salaman täyttövaihtoehdot painike tulee näkyviin automaattisesti täytettyjen solujen lähelle. Tätä painiketta napsauttamalla avautuu valikko, jossa voit tehdä seuraavia toimintoja:

• Peruuta Flash Fill -tulokset.
• Valitse tyhjät solut, joita Excel ei ole onnistunut täyttämään.
• Valitse esimerkiksi muutetut solut, jos haluat muotoilla ne kaikki kerralla.

Excel Flash Fill -esimerkkejä

Kuten jo mainittiin, Flash Fill on erittäin monipuolinen työkalu. Alla olevat esimerkit esittelevät joitakin sen ominaisuuksia, mutta se on paljon muutakin!

Tekstin poimiminen solusta (jaetut sarakkeet)

Ennen Flash Fillin syntymistä yhden solun sisällön jakaminen useisiin soluihin vaati Tekstiä sarakkeisiin -ominaisuuden tai Excelin tekstitoimintojen käyttöä. Flash Fillin avulla saat tulokset välittömästi ilman monimutkaisia tekstin käsittelyjä.

Oletetaan, että sinulla on osoitesarake ja haluat poimia postinumerot erilliseen sarakkeeseen. Ilmoita tavoitteesi kirjoittamalla postinumero ensimmäiseen soluun. Heti kun Excel ymmärtää, mitä yrität tehdä, se täyttää kaikki esimerkin alla olevat rivit poimituilla postinumeroilla. Sinun tarvitsee vain painaa Enter-näppäintä hyväksyäksesi ne kaikki.

Kaavat solujen jakamiseen ja tekstin poimimiseen:

• Poimi osajono - kaavat, joilla voit poimia tietyn pituisen tekstin tai saada osajonon ennen tai jälkeen tietyn merkin.
• Poimi numero merkkijonosta - kaavat numeroiden poimimiseksi aakkosnumeerisista merkkijonoista.
• Nimien jakaminen Excelissä - kaavat etu-, sukunimen ja keskimmäisen nimen poimimiseksi.

Poiminta- ja jakotyökalut:

• Text Toolkit for Excel - 25 työkalua erilaisten tekstinkäsittelyjen suorittamiseen, mukaan lukien solun jakaminen millä tahansa merkillä, kuten pilkulla, välilyönnillä, rivinvaihdolla; tekstin ja numeroiden poimiminen.
• Split Names -työkalu - nopea ja helppo tapa erottaa nimet Excelissä.

Yhdistää tietoja useista soluista (yhdistää sarakkeita)

Jos sinulla on päinvastainen tehtävä, Flash Fill osaa myös ketjuttaa soluja. Lisäksi se voi erottaa yhdistetyt arvot toisistaan välilyönnillä, pilkulla, puolipisteellä tai millä tahansa muulla merkillä - sinun tarvitsee vain näyttää Excelille tarvittavat välimerkit ensimmäisessä solussa:

Tämä menetelmä on erityisen hyödyllinen yhdistettäessä eri nimenosia yhteen soluun, kuten on esitetty kohdassa Etu- ja sukunimen yhdistäminen Flash Fill -ohjelmalla.

Kaavat solujen arvojen yhdistämiseen:

• CONCATENATE-toiminto Excelissä - kaavat tekstijonojen, solujen ja sarakkeiden yhdistämiseen.

Yhdistelytyökalut:

• Ohjattu taulukoiden yhdistäminen - nopea tapa yhdistää kaksi taulukkoa yhteisten sarakkeiden perusteella.
• Ohjattu kaksoiskappaleiden yhdistäminen - Yhdistä samankaltaiset rivit yhdeksi sarakkeeksi avainsarakkeiden mukaan.

Puhtaat tiedot

Jos jotkin työarkkisi tietosisällöt alkavat etummaisella välilyönnillä, Flash Fill poistaa ne silmänräpäyksessä. Kirjoita ensimmäinen arvo ilman edeltävää välilyöntiä, ja kaikki ylimääräiset välilyönnit poistuvat myös muista soluista:

Kaavat tietojen puhdistamiseksi:

• Excel TRIM -toiminto - kaavat ylimääräisten välilyöntien poistamiseksi Excelissä.

Tietojen puhdistustyökalut:

• Text Toolkit for Excel - leikkaa kaikki etu-, jälki- ja välilyönnit, mutta sanojen väliin jää yksi välilyönti.

Tekstin, numeroiden ja päivämäärien muotoilu

Usein taulukkolaskentataulukoiden tiedot on muotoiltu yhdellä tavalla, kun taas sinä haluat niiden olevan toisella tavalla. Aloita vain kirjoittamalla arvot juuri sellaisina kuin haluat niiden näkyvän, ja Flash Fill hoitaa loput.

Ehkä sinulla on sarake, jossa on etu- ja sukunimi pienellä kirjaimella. Haluat, että sukunimi ja etunimi ovat oikealla kirjaimella ja erotetaan toisistaan pilkulla. Helppo nakki Flash Fillille :)

Ehkä työskentelet numerosarakkeen kanssa, joka on muotoiltava puhelinnumeroiksi. Tehtävä voidaan suorittaa käyttämällä valmiiksi määritettyä erikoismuotoa tai luomalla mukautettu numeromuoto. Tai voit tehdä sen helpolla tavalla Flash Fillin avulla:

Jos haluat muotoilla päivämäärät uudelleen mieleiseksesi, voit soveltaa vastaavaa Date-muotoa tai kirjoittaa oikein muotoillun päivämäärän ensimmäiseen soluun. Hups, ehdotuksia ei ole tullut... Entä jos painamme Flash Fill -pikanäppäintä ( Ctrl + E ) tai napsautamme sen painiketta nauhassa? Jep, se toimii hienosti!

Korvaa osa solun sisällöstä

Merkkijonon osan korvaaminen jollakin muulla tekstillä on Excelissä hyvin yleinen toiminto, jonka Flash Fill voi myös automatisoida.

Sanotaan, että sinulla on sarake sosiaaliturvatunnuksia ja haluat sensuroida nämä arkaluonteiset tiedot korvaamalla 4 viimeistä numeroa XXXX:llä.

Voit tehdä sen joko käyttämällä REPLACE-toimintoa tai kirjoittamalla haluamasi arvon ensimmäiseen soluun ja antamalla Flash Fillin täyttää loput solut automaattisesti:

Edistyneet yhdistelmät

Flash Fill in Excel -ohjelmalla voidaan suorittaa sekä yksinkertaisia tehtäviä, kuten edellä olevissa esimerkeissä, että monimutkaisempia tietojen uudelleenjärjestelyjä.

Yhdistetään esimerkiksi 3 sarakkeen eri tietoja ja lisätään tulokseen muutama mukautettu merkki.

Oletetaan, että sinulla on etunimet sarakkeessa A, sukunimet sarakkeessa B ja verkkotunnukset sarakkeessa C. Näiden tietojen perusteella haluat luoda sähköpostiosoitteet tässä muodossa: [email protected] .

Kokeneille Excel-käyttäjille ei ole ongelma poimia alkukirjainta LEFT-toiminnolla, muuntaa kaikki merkit pieniksi LOWER-toiminnolla ja liittää kaikki palat yhteen käyttämällä ketjutusoperaattoria:

=LOWER(LEFT(B2,1))&"."&LOWER(A2)&"@"&LOWER(C2)&".com"

Mutta voiko Excel Flash Fill luoda nämä sähköpostiosoitteet automaattisesti? Totta kai!

Excel Flash Fillin rajoitukset ja varoitukset

Flash Fill on mahtava työkalu, mutta sillä on pari rajoitusta, jotka sinun on hyvä tiedostaa, ennen kuin alat käyttää tätä ominaisuutta todellisissa datajoukoissa.

1. Flash Fill -tulokset eivät päivity automaattisesti

Toisin kuin kaavat, Flash Fillin tulokset ovat staattisia. Jos teet muutoksia alkuperäisiin tietoihin, ne eivät näy Flash Fillin tuloksissa.

2. Voi olla, että mallia ei tunnisteta

Joissakin tilanteissa, erityisesti jos alkuperäiset tiedot on järjestetty tai muotoiltu eri tavalla, Flash Fill saattaa kompastua ja tuottaa virheellisiä tuloksia.

Jos esimerkiksi käytät Flash Fill -toimintoa keskimmäisten nimien poimimiseen luettelosta, jossa jotkin merkinnät sisältävät vain etu- ja sukunimen, näiden solujen tulokset ovat vääriä. On siis viisasta tarkistaa Flash Fill -tulostus aina.

3. Jätetään huomiotta solut, joissa on ei-tulostettavia merkkejä.

Jos jotkin automaattisesti täytettävistä soluista sisältävät välilyöntejä tai muita ei-tulostettavia merkkejä, Flash Fill ohittaa tällaiset solut.

Jos jokin tuloksena olevista soluista on tyhjä, tyhjennä nämä solut ( Etusivu tab> Muodot ryhmä> Kirkas > Tyhjennä kaikki ) ja suorita Flash Fill uudelleen.

4. Voi muuntaa numeroita merkkijonoiksi

Kun käytät Flash Fill -ohjelmaa numeroiden uudelleenmuotoiluun, ota huomioon, että se saattaa muuntaa numerot aakkosnumeerisiksi merkkijonoiksi. Jos haluat säilyttää numerot, käytä Excel-muotoilun ominaisuuksia, jotka muuttavat vain visuaalista esitystä, mutta eivät taustalla olevia arvoja.

Flash Fillin kytkeminen päälle ja pois päältä

Flash Fill on Excelissä oletusarvoisesti päällä. Jos et halua ehdotuksia tai automaattisia muutoksia työarkkeihisi, voit poista Flash Fill käytöstä tällä tavalla:

1. Mene Excelissäsi osoitteeseen Tiedosto > Vaihtoehdot .
2. Napsauta vasemmassa paneelissa Edistynyt .
3. osoitteessa Muokkausvaihtoehdot , tyhjennä Automaattisesti salaman täyttö laatikko.
4. Tallenna muutokset napsauttamalla OK.

Osoitteeseen ota uudelleen käyttöön Flash Fill, valitse tämä ruutu uudelleen.

Excel Flash Fill ei toimi

Useimmissa tapauksissa Flash Fill toimii ongelmitta. Kun se ei toimi, alla oleva virhe saattaa tulla näkyviin, ja seuraavat vinkit auttavat sinua korjaamaan sen.

1. Anna lisää esimerkkejä

Flash Fill oppii esimerkin avulla. Jos se ei pysty tunnistamaan kuvioita tiedoissasi, täytä pari solua lisää manuaalisesti, jotta Excel voi kokeilla eri kuvioita ja löytää tarpeisiisi parhaiten sopivan.

2. Pakota se toimimaan

Jos Flash Fill -ehdotukset eivät ilmesty automaattisesti, kun kirjoitat, yritä suorittaa se manuaalisesti.

3. Varmista, että Flash Fill on käytössä

Jos se ei käynnisty automaattisesti tai manuaalisesti, tarkista, onko Flash Fill -toiminto käytössä Excelissäsi.

4. Flash Fill -virhe jatkuu

Jos mikään edellä mainituista ehdotuksista ei ole toiminut ja Excel Flash Fill antaa edelleen virheen, et voi tehdä muuta kuin syöttää tiedot manuaalisesti tai kaavojen avulla.

Näin käytät Flash Filliä Excelissä. Kiitos lukemisesta ja toivottavasti tapaamme blogissamme ensi viikolla!