O titorial explica os conceptos básicos da función Flash Fill e ofrece exemplos de uso de Flash Fill en Excel.

Flash Fill é unha das características máis sorprendentes de Excel. Colle unha tarefa tediosa que levaría horas realizarse manualmente e execútaa automaticamente nun flash (de aí o nome). E faino de forma rápida e sinxela sen que teñas que facer nada, pero só proporciona un exemplo do que queres.

Que é Flash Fill en Excel?

Excel Flash Fill é unha ferramenta especial que analiza a información que está a introducir e enche automaticamente os datos cando identifica un patrón.

A función Flash Fill foi introducida en Excel 2013 e está dispoñible en todas as versións posteriores de Excel 2016. Excel 2019, Excel 2021 e Excel para Microsoft 365.

Comezouse en decembro de 2009 como un intento de Sumit Gulwani, investigador principal de Microsoft, de axudar a unha empresaria que atopou accidentalmente no aeroporto co seu desafío de fusión. uns anos máis tarde, converteuse nunha poderosa capacidade para automatizar moitas tarefas de Excel.

Flash Fill afronta facilmente ducias de tarefas diferentes que, doutro xeito, requirirían fórmulas complexas ou mesmo código VBA, como dividir e combinar cadeas de texto, limpando datos e corrixindo incoherencias, formateando texto e números, convertendo datas a t el formato desexado, e moito máis.

Cada vez, Flash Fill combina millóns depequenos programas que poidan realizar a tarefa, despois clasifica eses fragmentos de código utilizando técnicas de aprendizaxe automática e atopa o que mellor se adapta ao traballo. Todo isto faise en milisegundos en segundo plano e o usuario ve os resultados case inmediatamente!

Onde está Flash Fill en Excel?

En Excel 2013 e posteriores, a ferramenta Flash Fill reside en a pestana Datos , no grupo Ferramentas de datos :

Atallo de recheo de Excel en Flash

Os vós que prefiren traballar desde un teclado a maior parte do tempo, poden executar Flash Fill con esta combinación de teclas: Ctrl + E

Como usar Flash Fill en Excel

Normalmente, Flash Fill iníciase automaticamente e ti só precisa proporcionar un patrón. Vexa como:

1. Insira unha nova columna adxacente á columna cos datos de orixe.
2. Na primeira cela dunha columna recentemente engadida, escriba o valor desexado.
3. Comeza a escribir na seguinte cela e, se Excel detecta un patrón, mostrará unha vista previa dos datos que se encherán automaticamente nas celas seguintes.
4. Preme a tecla Intro para aceptar a vista previa. Feito!

Consellos:

• Se non estás satisfeito cos resultados de Flash Fill, podes desfacelos premendo Ctrl + Z ou a través do menú de opcións de recheo de Flash.
• Se Flash Fill non se inicia automaticamente, proba estas técnicas sinxelas de solución de problemas.

Como recheo de Flash en Excel cun clic ou atallo

Na maioríasituacións, Flash Fill iníciase automaticamente en canto Excel establece un patrón nos datos que está a introducir. Se non aparece unha vista previa, podes activar o recheo de Flash manualmente deste xeito:

1. Encha a primeira cela e prema Intro.
2. Fai clic no Recheo de flash na pestana Datos ou prema o atallo Ctrl + E.

Opcións de recheo de Excel en Flash

Cando usando Flash Fill en Excel para automatizar a entrada de datos, o botón Opcións de recheo de Flash aparece preto das celas de recheo automático. Ao facer clic neste botón ábrese o menú que lle permite facer o seguinte:

• Desfacer os resultados de Flash Fill.
• Seleccione celas en branco que Excel non puido encher.
• Seleccione as celas modificadas, por exemplo, para formatelas todas á vez.

Exemplos de recheo de Flash Excel

Como xa se mencionou, o recheo de Flash é unha ferramenta moi versátil. Os seguintes exemplos demostran algunhas das súas capacidades, pero hai moito máis!

Extrae texto da cela (columnas divididas)

Antes de que se crease Flash Fill, dividindo o contido dunha cela. en varias celas requiriu o uso da función Text to Columns ou das funcións Excel Text. Con Flash Fill, podes obter os resultados ao instante sen complicadas manipulacións de texto.

Supoño que tes unha columna de enderezos e queres extraer códigos postales nunha columna separada. Indique o seu obxectivo escribindocódigo postal na primeira cela. En canto Excel entende o que estás a facer, enche todas as filas debaixo do exemplo cos códigos postais extraídos. Só tes que premer Intro para aceptalos todos.

Fórmulas para dividir celas e extraer texto:

• Extraer subcadea: fórmulas para extraer texto dunha lonxitude específica ou obter unha subcadea antes ou despois dun determinado carácter.
• Extraer número da cadea: fórmulas para extraer números de cadeas alfanuméricas.
• Dividir nomes en Excel - fórmulas para extraer nomes, apelidos e segundos nomes.

Ferramentas de extracción e división:

• Text Toolkit for Excel - 25 ferramentas para realizar varias manipulacións de texto, incluíndo a división dunha cela por calquera carácter, como coma, espazo, salto de liña; extraendo texto e números.
• Ferramenta Dividir nomes: forma rápida e sinxela de separar nomes en Excel.

Combina datos de varias celas (combina columnas)

Se tes que realizar unha tarefa oposta, sen problema, Flash Fill tamén pode concatenar celas. Ademais, pode separar os valores combinados cun espazo, coma, punto e coma ou calquera outro carácter; só precisa mostrar a Excel a puntuación necesaria na primeira cela:

Isto O método é especialmente útil para combinar varias partes do nome nunha soa cela como se mostra en Como combinar o nome e o apelido con Flash Fill.

Fórmulas para unir a cela.valores:

• Función CONCATENAR en Excel: fórmulas para combinar cadeas de texto, celas e columnas.

Ferramentas de fusión:

• Asistente de combinación de táboas: forma rápida de combinar dúas táboas por columnas comúns.
• Asistente de combinación de duplicados: combina filas similares nunha por columnas clave.

Limpar datos.

Se algunhas entradas de datos da túa folla de traballo comezan cun espazo inicial, Flash Fill pode desfacerse delas nun parpadeo. Escriba o primeiro valor sen un espazo anterior e todos os espazos adicionais doutras celas tamén desaparecerán:

Fórmulas para limpar datos:

• Función Excel TRIM: fórmulas para eliminar o exceso de espazos en Excel.

Ferramentas de limpeza de datos:

• Text Toolkit for Excel - recorta todos os espazos iniciais, finais e intermedios, pero un único espazo entre as palabras.

Formato de texto, números e datas

Moitas veces, os datos das túas follas de cálculo teñen un formato único. xeito mentres o queres noutro. Comeza a escribir os valores exactamente como queres que aparezan, e Flash Fill fará o resto.

Quizais teñas unha columna de nome e apelidos en minúsculas. Desexa que os apelidos e primeiros estean na maiúscula correcta, separados por coma. Un pouco de pastel para Flash Fill :)

Quizais esteas a traballar cunha columna de números que hai que formatear como números de teléfono. A tarefa pódese realizar usando un predefinidoFormato especial ou creación dun formato de número personalizado. Ou podes facelo dun xeito sinxelo con Flash Fill:

Para volver formatar as datas ao teu gusto, podes aplicar o formato de Data correspondente ou escribir unha data con formato correcto. na primeira cela. Vaia, non apareceron suxestións... E se prememos o atallo Flash Fill ( Ctrl + E ) ou facemos clic no seu botón da cinta? Si, funciona moi ben!

Substituír parte do contido da cela

Substituír parte dunha cadea por outro texto é unha operación moi común en Excel, que Flash Fill tamén se pode automatizar.

Digamos que tes unha columna de números de seguridade social e queres censurar esta información confidencial substituíndo os catro últimos díxitos por XXXX.

Para que se faga. , use a función REPLACE ou escriba o valor desexado na primeira cela e deixe que Flash Fill enche automaticamente as celas restantes:

Combinacións avanzadas

Flash Fill en Excel pode realizar non só tarefas sinxelas como se demostra nos exemplos anteriores, senón tamén realizar reorganizacións de datos máis sofisticadas.

A modo de exemplo, combinemos diferentes pezas de información de 3 columnas e engadamos algúns caracteres personalizados a o resultado.

Supoño que tes nomes na columna A, apelidos na columna B e nomes de dominio na columna C. En base a esta información, queres xerar un enderezo de correo electrónico. sses neste formato: [email protected] .

Para usuarios experimentados de Excel, non hai ningún problema para extraer a inicial coa función ESQUERDA, converter todos os caracteres en minúsculas coa función INFERIOR e concatenar todas as pezas mediante o operador de concatenación:

=LOWER(LEFT(B2,1))&"."&LOWER(A2)&"@"&LOWER(C2)&".com"

Pero Excel Flash Fill pode crear estes enderezos de correo electrónico automaticamente? ¡Claro!

Limitacións e advertencias de Excel Flash Fill

Flash Fill é unha ferramenta fantástica, pero ten un par de limitacións que debes ter en conta de antes de comezar a usar esta función nos seus conxuntos de datos reais.

1. Os resultados de Flash Fill non se actualizan automaticamente

A diferenza das fórmulas, os resultados de Flash Fill son estáticos. Se realizas algún cambio nos datos orixinais, non se reflectirán nos resultados de Flash Fill.

2. Pode non identificar un patrón

Nalgunhas situacións, especialmente cando os datos orixinais están dispostos ou formatados de forma diferente, Flash Fill pode tropezar e producir resultados incorrectos.

Por exemplo, se usa Flash Fill para extraer os segundos nomes da lista onde algunhas entradas conteñen só o Nome e Apelidos, os resultados para esas celas serán incorrectos. Polo tanto, é recomendable revisar sempre a saída de Flash Fill.

3. Ignora as celas con caracteres non imprimibles

Se algunhas das celas que se van encher automaticamente conteñen espazos ou outros caracteres non imprimibles,Flash Fill omitirá esas celas.

Entón, se algunha das celas resultantes está en branco, borre esas celas (pestana Inicio > Formatos agrupa > Borrar > Borrar todo ) e executa de novo Flash Fill.

4. Pode converter os números en cadeas

Ao utilizar Flash Fill para reformatear números, ten en conta que pode converter os teus números en cadeas alfanuméricas. Se prefires manter os números, utiliza as capacidades do formato Excel que cambia só a representación visual, pero non os valores subxacentes.

Como activar e desactivar Flash Fill

O recheo flash en Excel está activado por defecto. Se non queres suxestións nin cambios automáticos nas túas follas de traballo, podes desactivar Flash Fill deste xeito:

1. No teu Excel, vai a Ficheiro > Opcións .
2. No panel esquerdo, faga clic en Avanzado .
3. En Opcións de edición , desmarque a opción Cadro de recheo automático .
4. Fai clic en Aceptar para gardar os cambios.

Para reactivar Flash Fill, simplemente seleccione esta caixa de novo.

Excel Flash Fill non funciona

Na maioría dos casos, Flash Fill funciona sen problemas. Cando falla, pode aparecer o seguinte erro e as seguintes suxestións axudarán a solucionalo.

1. Proporciona máis exemplos

Flash Fill aprende co exemplo. Se non pode recoñecer un patrón nos teus datos, enche un par máiscelas manualmente, para que Excel puidese probar diferentes patróns e atopar o que mellor se adapte ás túas necesidades.

2. Forzar a súa execución

Se as suxestións de recheo de Flash non aparecen automaticamente mentres escribes, tente executala manualmente.

3. Asegúrate de que Flash Fill estea activado

Se non se inicia automaticamente ou manualmente, comprobe se a función Flash Fill está activada no teu Excel.

4. O erro de recheo de Flash persiste

Se ningunha das suxestións anteriores funcionou e Excel Flash Fill aínda mostra un erro, non podes facer outra cousa que introducir os datos manualmente ou con fórmulas.

Isto é. como usa Flash Fill en Excel. Grazas por ler e espero verte no noso blog a vindeira semana!