フラッシュフィル機能の基本的な説明と、Excelでフラッシュフィルを使用する例を紹介します。

フラッシュフィルは、Excelの最も素晴らしい機能の1つです。 手動で実行すると何時間もかかるような面倒な作業を、一瞬で自動的に実行します（その名の由来）。 しかも、何もしなくても、欲しいものの例を提供するだけで、素早く簡単に実行されます。

ExcelのFlash Fillとは？

Excelフラッシュフィルは、入力中の情報を分析し、パターンを識別すると自動的にデータを埋める特殊なツールです。

フラッシュフィル機能はExcel 2013で導入され、それ以降のExcel 2016、Excel 2019、Excel 2021、Excel for Microsoft 365のすべてのバージョンで利用可能です。

2009年12月、マイクロソフトのシニアリサーチャーであるスミット・グルワニが、空港で偶然出会ったビジネスウーマンが抱えていたマージの課題を解決するために始めた試みでしたが、数年後には、多くのExcel雑務を自動化する強力な機能へと発展しています。

文字列の分割や結合、データのクリーニングや不整合の修正、テキストや数字の書式設定、日付の希望フォーマットへの変換など、複雑な数式やVBAコードが必要な作業も、Flash Fillなら簡単に行うことができます。

Flash Fillは毎回、タスクを達成する可能性のある何百万もの小さなプログラムを組み合わせ、機械学習技術を使ってそれらのコードスニペットを分類し、仕事に最も適したものを見つけます。 これらはすべてバックグラウンドで数ミリ秒で行われ、ユーザーはほとんどすぐに結果を見ることができます。

ExcelのFlash Fillはどこにあるのですか？

Excel 2013 以降では、フラッシュフィルツールが データタブ である。 データツール のグループです。

Excelフラッシュフィルショートカット

キーボードで作業することが多い方は、Ctrl + EでFlash Fillを実行することができます。

エクセルでフラッシュフィルを使用する方法

通常、Flash Fillは自動的に起動するので、パターンを用意するだけでよい。 その方法を紹介する。

1. 元データのある列に隣接して新しい列を挿入します。
2. 新しく追加された列の最初のセルに、必要な値を入力します。
3. 次のセルに入力を開始し、Excelがパターンを感知すると、下のセルに自動入力されるデータのプレビューが表示されます。
4. Enterキーを押して、プレビューを受け入れる。 Done!

ヒント

• フラッシュフィル」の結果に満足できない場合は、Ctrl + Zキーを押すか、「フラッシュフィル」のオプションメニューから、元に戻すことができます。
• Flash Fillが自動的に起動しない場合は、以下の簡単なトラブルシューティングをお試しください。

Excelでボタンクリックやショートカットでフラッシュフィルを行う方法

ほとんどの場合、Excelが入力中のデータにパターンを確立すると同時に、フラッシュフィルが自動的に作動します。 プレビューが表示されない場合は、この方法で手動でフラッシュフィルを作動させることができます。

1. 最初のセルに記入し、Enterキーを押します。
2. をクリックします。 フラッシュフィル ボタンをクリックします。 データ タブをクリックするか、Ctrl + E のショートカットを押します。

Excelフラッシュフィルオプション

フラッシュフィルインエクセルを使ってデータ入力を自動化する場合 フラッシュフィルオプション ボタンが表示されます。 このボタンをクリックすると、次のようなメニューが表示されます。

• フラッシュフィルの結果を元に戻す
• Excelが入力に失敗した空白セルを選択します。
• 変更したセルを選択するなどして、一度に書式設定することができます。

エクセルフラッシュフィル例

すでに述べたように、Flash Fillは非常に多機能なツールです。 以下の例は、その機能の一部を示していますが、それ以外にも多くの機能があります!

セルからテキストを抽出する（列を分割する）

Flash Fillが登場する前は、1つのセルの内容を複数のセルに分割するには、「テキストを列に変換」機能やExcelのテキスト関数を使う必要がありました。 Flash Fillを使えば、複雑なテキスト操作をしなくても、瞬時に結果を出すことができます。

例えば、住所の列があり、郵便番号を別の列に抽出したいとします。 最初のセルに郵便番号を入力して目的を示します。 Excelはあなたが何をしようとしているかを理解するとすぐに、抽出された郵便番号で例の下のすべての行を埋めます。 あなたはそれらをすべて受け入れるためにEnterキーを押すだけでよいのです。

セルを分割してテキストを抽出するための数式。

• 部分文字列の抽出 - 特定の長さのテキストを抽出したり、指定した文字の前後の部分文字列を取得するための数式です。
• 文字列から数値を抽出する - 英数字の文字列から数値を抽出するための数式です。
• Excelで名前を分割する - 名、姓、名を抽出するための数式。

抽出・分割ツール。

• Text Toolkit for Excel - カンマ、スペース、改行などの任意の文字によるセルの分割、テキストや数値の抽出など、さまざまなテキスト操作を実行する25のツール。
• 名前分割ツール - Excelで名前を分割する高速で簡単な方法です。

複数のセルのデータを結合する（列の結合）

また、Flash Fillはセルの連結も可能で、連結した値をスペース、カンマ、セミコロンなどで区切ることができます。

この方法は、「フラッシュフィルで姓と名を結合する方法」で示したように、さまざまな名前の部分を1つのセルに結合する場合に特に有効です。

セルの値を結合するための数式。

• ExcelのCONCATENATE関数 - テキスト文字列、セル、列を結合するための数式。

マージツール。

• テーブルのマージウィザード - 共通の列で2つのテーブルを結合する迅速な方法です。
• Merge Duplicates Wizard - 類似した行をキー列で1つにまとめます。

クリーンデータ

ワークシートのデータの先頭にスペースがある場合、Flash Fillはそのスペースを瞬時に削除します。 最初の値をスペースなしで入力すると、他のセル内の余分なスペースもすべて削除されます。

データをきれいにする計算式

• Excel TRIM関数 - Excelで余分なスペースを削除するための数式です。

データクリーニングツール

• Text Toolkit for Excel - 先頭、末尾、中間スペースをすべてトリミングしますが、単語間はスペース1文字にします。

テキスト、数字、日付の書式設定

表計算ソフトのデータは、ある種のフォーマットと別のフォーマットで表示されることがよくありますが、Flash Fillは、表示させたい値を正確に入力するだけで、残りの部分を処理します。

姓と名が小文字で並んでいる列を、姓と名をカンマで区切って大文字にしたいとします。 Flash Fillなら楽勝です :)

電話番号の書式を設定する必要がある場合、あらかじめ定義された特殊な書式を使用するか、独自の書式を作成する必要があります。 また、Flash Fillを使用すると、簡単に書式を設定することができます。

日付の書式を変更するには、対応する日付フォーマットを適用するか、正しい書式の日付を最初のセルに入力します。 おっと、提案が表示されない... フラッシュフィルのショートカット ( Ctrl + E ) を押すか、リボンのボタンをクリックしてみましょう。 うん、見事に動作します!

セル内容の一部を置換する

文字列の一部を他のテキストに置き換えることは、Excelで非常によく行われる操作ですが、Flash Fillはこれを自動化することも可能です。

例えば、社会保障番号の列があり、最後の4桁をXXXXに置き換えることで、この機密情報を検閲したいとします。

これを行うには、REPLACE機能を使うか、最初のセルに希望の値を入力し、Flash Fillが残りのセルを自動的に埋めるようにします。

高度な組み合わせ

Excelでのフラッシュフィルは、上記の例のような単純な作業だけでなく、より高度なデータの再整理を行うことも可能です。

例として、3つの列から異なる情報を組み合わせ、その結果にいくつかのカスタム文字を追加してみましょう。

A列に姓、B列に名、C列にドメイン名があるとすると、これらの情報をもとに、このような形式で電子メールアドレスを生成したい。 [email protected] .

Excelの経験者であれば、LEFT関数で頭文字を抽出し、LOWER関数で全ての文字を小文字に変換し、連結演算子で全てを連結すれば問題ない。

=LOWER(LEFT(B2,1))&"."&LOWER(A2)&"@"&LOWER(C2)&".com".

しかし、Excel Flash Fillは、これらの電子メールアドレスを自動的に作成することができますか？ もちろんです。

Excelフラッシュフィルの制限と注意点

フラッシュフィルは素晴らしいツールですが、実際のデータセットでこの機能を使い始める前に知っておくべきいくつかの制約があります。

1.フラッシュフィルの結果が自動で更新されない。

数式と異なり、Flash Fillの結果は静的なものです。 元のデータに何らかの変更を加えても、Flash Fillの結果には反映されません。

2.パターンの特定に失敗する場合がある

特に元データの配置やフォーマットが異なる場合、Flash Fillはつまずき、正しくない結果を出すことがあります。

例えば、FirstとLastの名前しかないリストに対して、Flash Fillでミドルネームを抽出すると、そのセルの結果は間違ってしまいます。 ですから、Flash Fillの出力は常に確認することが賢明です。

3.印字不可能な文字を含むセルは無視されます。

自動入力されるセルの一部にスペースや印字不可能な文字が含まれている場合、Flash Fillはそのようなセルをスキップします。

そこで、結果のセルの中に空白がある場合は、そのセルをクリアする( ホーム tab> フォーマット グループ> クリア > すべてクリア ) を起動し、Flash Fillを再度実行します。

4.数値を文字列に変換することができる

フラッシュフィルを使用して数値を再フォーマットする場合、数値が英数字の文字列に変換されることがありますので、数値を維持したい場合は、視覚的な表現のみを変更し、根本的な数値を変更しないエクセルフォーマットの機能を使用してください。

フラッシュフィルをON/OFFする方法

Excelのフラッシュフィルは、デフォルトでオンになっています。 ワークシートに提案や自動変更を加えたくない場合は、次のようにします。 フラッシュフィルを無効にする といった具合に。

1. Excelで、次のページに進みます。 ファイル > オプション .
2. 左側のパネルで アドバンスト .
3. アンダー 編集オプション をクリアしてください。 オートフラッシュフィル ボックスを使用します。
4. OK］をクリックすると、変更が保存されます。

への リイネーブル フラッシュフィルは、このボックスを再度選択するだけです。

Excelフラッシュフィルが機能しない

ほとんどの場合、Flash Fillは問題なく動作しますが、動作が不安定な場合、以下のようなエラーが表示されることがありますので、以下を参考にしてください。

1.もっと例を挙げてください

フラッシュフィルは例によって学習します。 データのパターンを認識できない場合は、さらにいくつかのセルを手動で記入し、Excelがさまざまなパターンを試して、あなたのニーズに最適なものを見つけることができるようにします。

2.強制的に実行させる

入力してもFlash Fillの候補が自動的に表示されない場合は、手動で実行してみてください。

3.フラッシュフィルが有効になっていることを確認する

自動でも手動でも起動しない場合は、ExcelでFlash Fill機能がオンになっているかどうかを確認してください。

4.フラッシュフィルエラーが解消されない

上記のどの方法でもうまくいかず、Excel Flash Fillがエラーを投げる場合は、データを手入力するか、数式で入力するしか方法はありません。

以上、エクセルでフラッシュフィルを使う方法でした。 読んでくださってありがとうございました！また来週のブログでお会いしましょう。