Упатството ги објаснува основите на функционалноста Flash Fill и дава примери за користење Flash Fill во Excel.

Flash Fill е една од најневеројатните карактеристики на Excel. Зафаќа мачна задача за која би биле потребни часови за да се изврши рачно и ја извршува автоматски во блиц (оттука и името). И тоа го прави толку брзо и едноставно, без да мора да правите нешто, туку дава само пример за тоа што сакате.

Што е Flash Fill во Excel?

Excel Flash Fill е специјална алатка која ги анализира информациите што ги внесувате и автоматски ги пополнува податоците кога ќе идентификува шема.

Функцијата Flash Fill е воведена во Excel 2013 година и е достапна во сите подоцнежни верзии на Excel 2016. Excel 2019, Excel 2021 и Excel за Microsoft 365.

Започна во декември 2009 година како обид на Sumit Gulwani, постар истражувач во Microsoft, да и помогне на бизнисменката што случајно ја сретнал на аеродромот со нејзиниот предизвик за спојување. неколку години подоцна еволуираше во моќна способност за автоматизирање на многу задачи на Excel.

Flash Fill лесно се справува со десетици различни задачи кои инаку би барале сложени формули или дури и VBA код, како што се разделување и комбинирање текстуални низи. чистење на податоците и коригирање на недоследности, форматирање на текст и броеви, конвертирање на датуми во т сакаше формат, и многу повеќе.

Секој пат, Flash Fill комбинира милионимали програми кои би можеле да ја постигнат задачата, потоа ги подредуваат тие фрагменти од код користејќи техники за машинско учење и го наоѓа оној кој најмногу одговара за работата. Сето ова се прави во милисекунди во позадина, а корисникот ги гледа резултатите речиси веднаш!

Каде е Flash Fill во Excel?

Во Excel 2013 и подоцна, алатката Flash Fill се наоѓа на јазичето Податоци , во групата Алатки за податоци :

кратенка на Excel Flash Fill

Тие од вас кои претпочитаат да работат од тастатура поголемиот дел од времето, можат да стартуваат Flash Fill со оваа комбинација на копчиња: Ctrl + E

Како да се користи Flash Fill во Excel

Обично Flash Fill се стартува автоматски, а вие само треба да се обезбеди шема. Еве како:

1. Вметнете нова колона во непосредна близина на колоната со вашите изворни податоци.
2. Во првата ќелија од новододадената колона, напишете ја саканата вредност.
3. Почнете да пишувате во следната ќелија и ако Excel почувствува шема, ќе прикаже преглед на податоците што треба да се пополнат автоматски во долунаведените ќелии.
4. Притиснете го копчето Enter за да го прифатите прегледот. Готово!

Совети:

• Ако не сте задоволни со резултатите од Flash Fill, можете да ги вратите со притискање на Ctrl + Z или преку менито со опции за Flash Fill.
• Ако Flash Fill не се стартува автоматски, обидете се со овие едноставни техники за решавање проблеми.

Како да го пополните Flash во Excel со кликнување на копче или кратенка

Во повеќетоВо ситуации, Flash Fill се вклучува автоматски штом Excel воспостави шема во податоците што ги внесувате. Ако не се појави преглед, можете рачно да го активирате Flash Fill на овој начин:

1. Пополнете ја првата ќелија и притиснете Enter.
2. Кликнете на Flash Fill копчето на табулаторот Податоци или притиснете ја кратенката Ctrl + E.

Опции за пополнување на Excel Flash

Кога користејќи Flash Fill in Excel за автоматизирање на внесување податоци, копчето Flash Fill Options се појавува во близина на автоматски пополнетите ќелии. Со кликнување на ова копче се отвора менито што ви овозможува да го направите следново:

• Вратете ги резултатите од Flash Fill.
• Изберете празни ќелии што Excel не успеа да ги пополни.
• Изберете ги променетите ќелии, на пример, за да ги форматирате сите одеднаш.

Примери на Excel Flash Fill

Како што веќе беше споменато, Flash Fill е многу разноврсна алатка. Примерите подолу покажуваат некои од неговите способности, но има многу повеќе во тоа!

Извлечете текст од ќелијата (поделете ги колоните)

Пред да се појави Flash Fill, делејќи ја содржината на една ќелија во неколку ќелии беше потребна употреба на функцијата Текст во колони или функциите за текст на Excel. Со Flash Fill, можете веднаш да ги добиете резултатите без сложени манипулации со текстот.

Да претпоставиме дека имате колона со адреси и сакате да извлечете поштенски кодови во посебна колона. Наведете ја вашата цел со внесување напоштенски код во првата ќелија. Штом Excel ќе разбере што се обидувате да направите, ги пополнува сите редови под примерот со извлечените поштенски кодови. Треба само да притиснете Enter за да ги прифатите сите.

Формули за разделување ќелии и извлекување текст:

• Extract подниза - формули за извлекување текст со одредена должина или за добивање подниза пред или по даден знак.
• Извлекување број од низа - формули за извлекување броеви од алфанумерички низи.
• Поделете ги имињата во Excel - формули за извлекување на имиња, презимиња и средни имиња.

Алатки за вадење и разделување:

• Text Toolkit за Excel - 25 алатки за изведување различни манипулации со текст вклучувајќи разделување на ќелија со кој било знак како запирка, празно место, прекин на линијата; извлекување текст и броеви.
• Алатка за разделување имиња - брз и лесен начин за одвојување имиња во Excel.

Комбинирајте податоци од неколку ќелии (спој колони)

Ако имаш спротивна задача да извршиш, нема проблем, Flash Fill може да ги спојува и ќелиите. Покрај тоа, може да ги одвои комбинираните вредности со празно место, запирка, точка-запирка или кој било друг знак - само треба да му ја покажете потребната интерпункција на Excel во првата ќелија:

Ова методот е особено корисен за комбинирање на различни делови од имиња во една ќелија како што е прикажано во Како да се спојат името и презимето со Flash Fill.

Формули за приклучување на ќелијатавредности:

• Функција CONCATENATE во Excel - формули за комбинирање текстуални низи, ќелии и колони.

Алатки за спојување:

• Волшебник за спојување табели - брз начин за комбинирање на две табели по заеднички колони.
• Волшебник за спојување дупликати - Комбинирајте слични редови во една по колони со клучеви.

Исчистете податоци

Ако некои записи на податоци во вашиот работен лист започнуваат со водечко место, Flash Fill може веднаш да се ослободи од нив. Внесете ја првата вредност без претходно празно место, и сите дополнителни празни места во другите ќелии исто така ги нема:

Формули за чистење податоци:

• Excel TRIM функција - формули за отстранување на вишокот празни места во Excel.

Алатки за чистење податоци:

• Text Toolkit за Excel - скрати ги сите водечки, задоцнети и меѓу празни места, но еден знак празно место помеѓу зборовите.

Форматирајте го текстот, броевите и датумите

Многу често податоците во вашите табели се форматирани во едно начин додека вие го сакате на друг. Само почнете да ги пишувате вредностите точно како што сакате да се појавуваат, а Flash Fill ќе го стори останатото.

Можеби имате колона со имиња и презимиња со мали букви. Посакувате презимето и имињата да бидат со соодветна буква, одделени со запирка. Парче торта за Flash Fill :)

Можеби работите со колона од броеви кои треба да се форматираат како телефонски броеви. Задачата може да се постигне со користење на претходно дефинираноСпецијален формат или создавање прилагоден формат на броеви. Или можете да го направите тоа на лесен начин со Flash Fill:

За повторно да ги форматирате датумите по ваш вкус, можете да го примените соодветниот формат на датум или да напишете правилно форматиран датум во првата ќелија. Упс, не се појавија никакви предлози... Што ако ја притиснеме кратенката Flash Fill ( Ctrl + E ) или кликнеме на нејзиното копче на лентата? Да, работи прекрасно!

Заменете дел од содржината на ќелијата

Замената на дел од низата со некој друг текст е многу честа операција во Excel, која Flash Fill може исто така да се автоматизира.

Да речеме, имате колона со броеви за социјално осигурување и сакате да ги цензурирате овие чувствителни информации со замена на последните 4 цифри со XXXX.

За да го направите тоа , или користете ја функцијата REPLACE или внесете ја саканата вредност во првата ќелија и оставете Flash Fill автоматски да ги пополни преостанатите ќелии:

Напредни комбинации

Flash Fill во Excel може да постигне не само едноставни задачи како што е прикажано во горенаведените примери, туку и да изврши пософистицирани преуредувања на податоците.

Како пример, ајде да комбинираме различни информации од 3 колони и да додадеме неколку сопствени знаци во резултатот.

Да се ​​претпостави дека имате имиња во колоната А, презимиња во колоната Б и имиња на домени во колоната В. Врз основа на овие информации, сакате да генерирате адреса за е-пошта sses во овој формат: [email protected] .

За искусни корисници на Excel, нема проблем да го извлечат иницијалот со функцијата LEFT, да ги претворат сите знаци во мали букви со функцијата LOWER и да се спојат сите делови со користење на операторот за поврзување:

=LOWER(LEFT(B2,1))&"."&LOWER(A2)&"@"&LOWER(C2)&".com"

Но, дали Excel Flash Fill може автоматски да ни ги креира овие адреси на е-пошта? Секако!

Ограничувања и предупредувања на Excel Flash Fill

Flash Fill е одлична алатка, но има неколку ограничувања што треба да ги знаете од пред да започнете да ја користите оваа одлика на вашите вистински збирки податоци.

1. Резултатите од Flash Fill не се ажурираат автоматски

За разлика од формулите, резултатите од Flash Fill се статични. Ако направите какви било промени на оригиналните податоци, тие нема да се рефлектираат во резултатите од Flash Fill.

2. Може да не успее да идентификува шема

Во некои ситуации, особено кога вашите оригинални податоци се подредени или форматирани поинаку, Flash Fill може да се сопне и да произведе неточни резултати.

На пример, ако користите Flash Fill за да се извлечат средните имиња од списокот каде што некои записи содржат само име и презиме, резултатите за тие ќелии ќе бидат погрешни. Затоа, мудро е секогаш да го прегледувате излезот Flash Fill.

3. Игнорира ќелии со знаци што не се печатат

Ако некои од ќелиите што треба да се пополнат автоматски содржат празни места или други знаци што не се печатат,Flash Fill ќе ги прескокне таквите ќелии.

Значи, ако некоја од добиените ќелии е празна, исчистете ги тие ќелии ( Дома картичката > Формати група > Исчисти > Исчисти ги сите ) и повторно стартувај Flash Fill.

4. Може да ги конвертира броевите во низи

Кога користите Flash Fill за реформатирање на броеви, ве молиме имајте предвид дека може да ги претвори вашите броеви во алфанумерички низи. Ако претпочитате да ги задржите броевите, користете ги можностите на форматот Excel што ја менува само визуелната претстава, но не и основните вредности.

Како да го вклучите и исклучите Flash Fill-от

Flash Fill in Excel е стандардно вклучен. Ако не сакате никакви предлози или автоматски промени во вашите работни листови, можете да оневозможите Flash Fill на овој начин:

1. Во вашиот Excel, одете на Датотека > Опции .
2. На левиот панел, кликнете Напредно .
3. Под Опции за уредување , избришете го <Полето 16>Автоматски блиц пополнување .
4. Кликнете ОК за да ги зачувате промените.

За повторно да се овозможи Flash Fill, едноставно изберете го ова поле повторно.

Excel Flash Fill не работи

Во повеќето случаи, Flash Fill работи без пречки. Кога ќе попушти, може да се појави грешката подолу, а следните совети ќе ви помогнат да ја поправите.

1. Наведете повеќе примери

Flash Fill учи со пример. Ако не може да препознае шема во вашите податоци, пополнете уште неколкуќелии рачно, за да може Excel да испроба различни шаблони и да го најде оној кој најдобро одговара за вашите потреби.

2. Принудете го да работи

Ако предлозите за Flash Fill не се појавуваат автоматски додека пишувате, обидете се да го извршите рачно.

3. Проверете дали Flash Fill е овозможено

Ако не се стартува автоматски или рачно, проверете дали функцијата Flash Fill е вклучена во вашиот Excel.

4. Грешката за полнење со блиц опстојува

Ако ниту еден од горенаведените предлози не функционира, а Excel Flash Fill сè уште исфрла грешка, нема ништо друго што можете да направите освен да ги внесете податоците рачно или со формули.

Тоа е како користите Flash Пополнете во Excel. Ви благодарам што прочитавте и се надевам дека ќе се видиме на нашиот блог следната недела!