Õpetuses selgitatakse Flash Fill-funktsiooni põhitõdesid ja tuuakse näiteid Flash Fill'i kasutamise kohta Excelis.

Flash Fill on üks Exceli kõige hämmastavamaid funktsioone. See haarab tüütu ülesande, mille käsitsi täitmine võtaks tunde, ja täidab selle automaatselt välkkiirelt (sellest ka nimi). Ja teeb seda kiiresti ja lihtsalt, ilma et sa peaksid midagi tegema, vaid ainult andma näite sellest, mida sa tahad.

Mis on Flash Fill Excelis?

Excel Flash Fill on spetsiaalne tööriist, mis analüüsib sisestatavat teavet ja täidab andmed automaatselt, kui ta tuvastab mustri.

Funktsioon Flash Fill võeti kasutusele Excel 2013is ja on saadaval kõigis hilisemates Excel 2016, Excel 2019, Excel 2021 ja Excel for Microsoft 365 versioonides.

2009. aasta detsembris Microsofti vanemteaduri Sumit Gulwani katsetusena, et aidata juhuslikult lennujaamas kohtunud ärinaist tema liitmisprobleemide lahendamisel, on see paar aastat hiljem arenenud võimsaks võimaluseks automatiseerida paljusid Exceli töid.

Flash Fill saab hõlpsasti hakkama kümnete erinevate ülesannetega, mis muidu nõuaksid keerulisi valemeid või isegi VBA-koodi, näiteks tekstisõnumite jagamine ja ühendamine, andmete puhastamine ja vastuolude parandamine, teksti ja numbrite vormindamine, kuupäevade teisendamine soovitud formaati ja palju muud.

Iga kord kombineerib Flash Fill miljoneid väikseid programme, mis võiksid ülesannet täita, seejärel sorteerib need koodilõigud masinõppe meetodite abil ja leiab ülesande jaoks kõige paremini sobivaima. Kõik see toimub taustal millisekundite jooksul ja kasutaja näeb tulemusi peaaegu kohe!

Kus on Flash Fill Excelis?

Excel 2013 ja hilisemates versioonides asub Flash Fill tööriist aadressil Andmete vahekaart .......................... Andmetöötlusvahendid rühm:

Exceli välktäitmise otsetee

Need, kes eelistavad enamasti klaviatuurilt töötada, saavad Flash Fill'i käivitada selle klahvikombinatsiooniga: Ctrl + E

Kuidas kasutada Flash Fill'i Excelis

Tavaliselt käivitub Flash Fill automaatselt ja teil on vaja ainult anda muster. Siin on, kuidas:

1. Sisestage uus veerg, mis asub teie lähteandmeid sisaldava veeru kõrval.
2. Kirjutage soovitud väärtus uue lisatud veeru esimesse lahtrisse.
3. Alustage järgmisesse lahtrisse sisestamist ja kui Excel tuvastab mustri, näitab ta eelvaadet allpool olevatesse lahtritesse automaatselt täidetavatest andmetest.
4. Vajutage Enter-klahvi, et eelvaade heaks kiita. Valmis!

Näpunäited:

• Kui sa ei ole Flash Fill'i tulemustega rahul, saad need tühistada, vajutades Ctrl + Z või kasutades Flash Fill'i valikute menüüd.
• Kui Flash Fill ei käivitu automaatselt, proovige järgmisi lihtsaid tõrkeotsingu meetodeid.

Kuidas Excelis nupule või otseteele vajutades Flash Fill täita

Enamikus olukordades käivitub Flash Fill automaatselt, kui Excel tuvastab sisestatud andmetes mustri. Kui eelvaade ei ilmu, saate Flash Fill'i nii käsitsi aktiveerida:

1. Täitke esimene lahter ja vajutage Enter.
2. Klõpsake nuppu Flash Fill nuppu Andmed või vajutage klahvikombinatsiooni Ctrl + E.

Exceli flash-fillingu valikud

Kui kasutate andmete sisestamise automatiseerimiseks Flash Fill in Excel'is, siis on Flash Fill Valikud nupp ilmub automaatselt täidetud lahtrite lähedusse. Selle nupu vajutamisel avaneb menüü, mis võimaldab teil teha järgmist:

• Tühista Flash Fill tulemused.
• Valige tühjad lahtrid, mida Excel ei ole suutnud täita.
• Valige näiteks muudetud lahtrid, et neid kõiki korraga vormindada.

Excel Flash Fill näited

Nagu juba mainitud, on Flash Fill väga mitmekülgne tööriist. Allpool toodud näited demonstreerivad mõningaid selle võimalusi, kuid see on palju enamat!

Teksti väljavõtmine lahtrist (jagatud veerud)

Enne Flash Fill'i tekkimist oli ühe lahtri sisu jagamine mitmesse lahtrisse vaja kasutada funktsiooni Text to Columns või Exceli tekstifunktsioone. Flash Fill'i abil saate tulemused koheselt kätte ilma keeruliste tekstimanipulatsioonideta.

Oletame, et teil on aadresside veerg ja te soovite eraldada postiindeksid eraldi veergu. Märkige oma eesmärk, kirjutades postiindeks esimesse lahtrisse. Niipea kui Excel saab aru, mida te teha tahate, täidab ta kõik näite all olevad read väljavõetud postiindeksitega. Nende kõigi vastuvõtmiseks peate ainult vajutama Enter.

Valemid lahtrite jagamiseks ja teksti väljavõtmiseks:

• Extract substring - valemid, et eraldada teksti teatud pikkusega või saada alamjada enne või pärast antud märki.
• Väljavõte numbri stringist - valemid numbrite väljavõtmiseks tähtnumbrilistest stringidest.
• Nimede jagamine Excelis - valemid ees-, perekonna- ja keskmiste nimede väljavõtmiseks.

Väljavõte ja jagamise tööriistad:

• Text Toolkit for Excel - 25 tööriista erinevate tekstimanipulatsioonide tegemiseks, sealhulgas lahtri jagamine mis tahes tähemärgi, näiteks koma, tühiku, reavahetuse järgi; teksti ja numbrite väljavõtmine.
• Nime jagamise tööriist - kiire ja lihtne viis nimede eraldamiseks Excelis.

Andmete ühendamine mitmest lahtrist (veergude ühendamine)

Kui teil on täita vastupidine ülesanne, pole probleemi, Flash Fill saab ka lahtreid liita. Lisaks saab ta kombineeritud väärtusi eraldada tühiku, koma, semikooloni või mis tahes muu märgiga - teil tuleb lihtsalt näidata Excelile vajalikku kirjavahemärki esimeses lahtris:

See meetod on eriti kasulik erinevate nimeosade ühendamiseks ühte lahtrisse, nagu on näidatud punktis Kuidas ühendada ees- ja perekonnanimi Flash Filliga.

Valemid lahtri väärtuste ühendamiseks:

• CONCATENATE funktsioon Excelis - valemid tekstisõnade, lahtrite ja veergude ühendamiseks.

Ühinemisvahendid:

• Merge Tables Wizard - kiire viis kahe tabeli ühendamiseks ühiste veergude järgi.
• Duplikaatide ühendamise viisard - ühendage sarnased read üheks võtmesammaste järgi.

Puhtad andmed

Kui mõni andmekirje teie töölehel algab eesoleva tühikuga, saab Flash Fill sellest hetkega vabaneda. Kirjutage esimene väärtus ilma eelneva tühikuta ja kõik lisaväljad teistes lahtrites kaovad samuti:

Valemid andmete puhastamiseks:

• Excel TRIM funktsioon - valemid liigsete tühikute eemaldamiseks Excelis.

Andmete puhastamise vahendid:

• Text Toolkit for Excel - trimmib kõik eesolevad, tagumised ja vahepealsed tühikud, kuid sõnade vahel on üks tühik.

Teksti, numbrite ja kuupäevade vormindamine

Üsna sageli on andmed teie tabelites vormindatud ühel viisil, samas kui te soovite, et need oleksid vormindatud teistmoodi. Hakkate lihtsalt sisestama väärtusi täpselt nii, nagu soovite, et need ilmuksid, ja Flash Fill teeb ülejäänud töö ära.

Võib-olla on sul veerus ees- ja perekonnanimed väiketähtedega. Soovid, et perekonna- ja eesnimed oleksid õiges käändes, eraldatuna komaga. Flash Fill'i jaoks lihtne tükk :)

Võib-olla töötate numbrite veeruga, mis tuleb vormindada telefoninumbriteks. Ülesannet saab täita, kasutades etteantud erivormingut või luues kohandatud numbrivormingu. Või saate seda teha lihtsal viisil Flash Filliga:

Kuupäevade ümberformaatimiseks vastavalt oma soovile saab rakendada vastavat kuupäevaformaati või sisestada esimesse lahtrisse korralikult vormindatud kuupäev. Ups, ei ilmunud ühtegi ettepanekut... Mis siis, kui vajutada Flash Fill otsetee ( Ctrl + E ) või klõpsata selle nuppu lindil? Jah, see töötab suurepäraselt!

Asendab osa lahtri sisust

Stringi osa asendamine mõne teise tekstiga on Excelis väga levinud toiming, mida Flash Fill saab samuti automatiseerida.

Oletame, et teil on sotsiaalkindlustusnumbrite veerg ja te soovite seda tundlikku teavet tsenseerida, asendades viimased 4 numbrit XXXX-ga.

Selleks kasutage kas funktsiooni REPLACE või sisestage soovitud väärtus esimesse lahtrisse ja laske Flash Fillil ülejäänud lahtrid automaatselt täita:

Täiustatud kombinatsioonid

Flash Fill in Exceliga saab täita mitte ainult lihtsaid ülesandeid, nagu eespool toodud näidetes näidatud, vaid ka keerulisemaid andmete ümberkorraldusi.

Näitena kombineerime 3 veerust erinevaid andmeid ja lisame tulemusele mõned kohandatud tähemärgid.

Oletame, et teil on eesnimed veerus A, perekonnanimed veerus B ja domeeninimed veerus C. Selle teabe põhjal soovite genereerida e-posti aadressid sellises formaadis: [email protected] .

Kogenud Exceli kasutajatele ei ole probleemiks algustähe väljavõtmine funktsiooniga LEFT, kõigi tähemärkide teisendamine väiketähtedeks funktsiooniga LOWER ja kõigi osade ühendamine konkatenatsioonioperaatori abil:

=LOWER(LEFT(B2,1))&"."&LOWER(A2)&"@"&LOWER(C2)&".com"

Aga kas Excel Flash Fill saab need meiliaadressid meie jaoks automaatselt luua? Muidugi!

Excel Flash Fill piirangud ja hoiatused

Flash Fill on suurepärane tööriist, kuid sellel on mõned piirangud, millest peaksite teadlik olema, enne kui hakkate seda funktsiooni oma reaalsete andmekogumite puhul kasutama.

1. Flash Fill tulemused ei uuene automaatselt

Erinevalt valemitest on Flash Fill'i tulemused staatilised. Kui te muudate algandmeid, ei kajastu need Flash Fill'i tulemustes.

2. Võib ebaõnnestuda mustri tuvastamine

Mõnes olukorras, eriti kui teie algandmed on erinevalt paigutatud või vormindatud, võib Flash Fill komistada ja anda ebaõigeid tulemusi.

Näiteks kui kasutate Flash Fill'i keskmiste nimede väljavõtmiseks nimekirjast, kus mõned kirjed sisaldavad ainult ees- ja perekonnanimesid, on nende lahtrite tulemused valed. Seega on mõistlik alati Flash Fill'i väljundit üle vaadata.

3. Ignoreerib trükkimata tähemärkidega lahtrid

Kui mõned automaatselt täidetavad lahtrid sisaldavad tühikuid või muid mittetrükitavaid märke, jätab Flash Fill need lahtrid vahele.

Seega, kui mõni saadud lahtritest on tühi, tühjendage need lahtrid ( Kodu tab> Formaadid rühm> Selge > Tühjenda kõik ) ja käivitage uuesti Flash Fill.

4. Võib teisendada numbreid stringideks

Kui kasutate Flash Fill'i numbrite ümbervormindamiseks, arvestage, et see võib muuta teie numbrid tähtnumbrilisteks stringideks. Kui eelistate numbreid säilitada, kasutage Exceli vormingu võimalusi, mis muudavad ainult visuaalset esitust, kuid mitte aluseks olevaid väärtusi.

Kuidas lülitada Flash Fill sisse ja välja

Flash Fill on Excelis vaikimisi sisse lülitatud. Kui te ei soovi mingeid ettepanekuid või automaatseid muudatusi oma töölehtedel, saate te välgufunktsiooni väljalülitamine välja lülitada sel viisil:

1. Mine oma Excelis aadressile Faili > Valikud .
2. Vasakul paneelil klõpsake Täiustatud .
3. Veebilehel Redigeerimisvõimalused , tühjendage Automaatselt välgufunktsiooni täitmine kast.
4. Muudatuste salvestamiseks klõpsake OK.

aadressile taaskäivitage Flash Fill, valige see ruut lihtsalt uuesti.

Excel Flash Fill ei tööta

Enamasti töötab Flash Fill tõrgeteta. Kui see tõrjub, võib ilmneda alltoodud viga ja järgmised näpunäited aitavad seda parandada.

1. Esitage rohkem näiteid

Flash Fill õpib näite põhjal. Kui ta ei suuda teie andmetes mingit mustrit ära tunda, täitke veel paar lahtrit käsitsi, et Excel saaks proovida erinevaid mustreid ja leida teie vajadustele kõige paremini sobivaim.

2. Sundida seda käivitama

Kui Flash Fill'i ettepanekud ei ilmu automaatselt sisestamisel, proovige seda käsitsi käivitada.

3. Veenduge, et Flash Fill on lubatud

Kui see ei käivitu kas automaatselt või käsitsi, kontrollige, kas Flash Fill funktsioon on teie Excelis sisse lülitatud.

4. Flash Fill viga püsib

Kui ükski ülaltoodud ettepanekutest ei ole toiminud ja Excel Flash Fill annab endiselt vea, ei saa te midagi muud teha, kui sisestada andmed käsitsi või valemitega.

Nii kasutate Flash Fill'i Excelis. Tänan teid lugemast ja loodan, et näeme teid järgmisel nädalal meie blogis!