Acest tutorial explică elementele de bază ale funcționalității Flash Fill și oferă exemple de utilizare a Flash Fill în Excel.

Flash Fill este una dintre cele mai uimitoare funcții ale Excel. Ea preia o sarcină plictisitoare care ar dura ore întregi dacă ar fi efectuată manual și o execută automat într-o clipită (de unde și numele). Și face acest lucru rapid și simplu, fără ca tu să trebuiască să faci nimic, ci doar să oferi un exemplu a ceea ce dorești.

Ce este Flash Fill în Excel?

Excel Flash Fill este un instrument special care analizează informațiile pe care le introduceți și completează automat datele atunci când identifică un model.

Funcția Flash Fill a fost introdusă în Excel 2013 și este disponibilă în toate versiunile ulterioare ale Excel 2016, Excel 2019, Excel 2021 și Excel pentru Microsoft 365.

Început în decembrie 2009 ca o încercare a lui Sumit Gulwani, un cercetător senior la Microsoft, de a ajuta o femeie de afaceri pe care a întâlnit-o întâmplător la aeroport cu provocarea ei de a face fuziuni, câțiva ani mai târziu a evoluat într-o abilitate puternică de a automatiza multe sarcini Excel.

Flash Fill face față cu ușurință la zeci de sarcini diferite care altfel ar necesita formule complexe sau chiar cod VBA, cum ar fi divizarea și combinarea șirurilor de text, curățarea datelor și corectarea neconcordanțelor, formatarea textului și a numerelor, convertirea datelor în formatul dorit și multe altele.

De fiecare dată, Flash Fill combină milioane de programe mici care ar putea îndeplini sarcina, apoi sortează aceste fragmente de cod cu ajutorul tehnicilor de învățare automată și îl găsește pe cel care se potrivește cel mai bine pentru această sarcină. Toate acestea se realizează în milisecunde în fundal, iar utilizatorul vede rezultatele aproape imediat!

Unde este Flash Fill în Excel?

În Excel 2013 și ulterior, instrumentul Flash Fill se află în fereastra de instrumente fila Date , în Instrumente de date grup:

Scurtătură Excel Flash Fill

Cei care preferă să lucreze de la tastatură în cea mai mare parte a timpului, pot rula Flash Fill cu această combinație de taste: Ctrl + E

Cum se utilizează Flash Fill în Excel

De obicei, Flash Fill pornește automat, iar dumneavoastră trebuie doar să furnizați un model. Iată cum:

1. Introduceți o nouă coloană adiacentă coloanei cu datele sursă.
2. În prima celulă a unei coloane nou adăugate, introduceți valoarea dorită.
3. Începeți să tastați în următoarea celulă și, dacă Excel detectează un model, va afișa o previzualizare a datelor care vor fi completate automat în celulele de mai jos.
4. Apăsați tasta Enter pentru a accepta previzualizarea. Gata!

Sfaturi:

• Dacă nu sunteți nemulțumit de rezultatele Flash Fill, le puteți anula apăsând Ctrl + Z sau prin intermediul meniului de opțiuni Flash Fill.
• Dacă Flash Fill nu pornește automat, încercați aceste tehnici simple de depanare.

Cum se completează Flash Fill în Excel cu un clic pe buton sau o comandă rapidă

În majoritatea situațiilor, Flash Fill se activează automat imediat ce Excel stabilește un model în datele pe care le introduceți. Dacă nu apare o previzualizare, puteți activa Flash Fill manual în acest mod:

1. Completați prima celulă și apăsați Enter.
2. Faceți clic pe butonul Umplere flash de pe butonul Date sau apăsați comanda rapidă Ctrl + E.

Opțiuni Excel Flash Fill

Atunci când se utilizează Flash Fill în Excel pentru a automatiza introducerea datelor, se utilizează Opțiuni de umplere flash apare lângă celulele autocompletate. Dacă faceți clic pe acest buton, se deschide un meniu care vă permite să efectuați următoarele acțiuni:

• Anulați rezultatele de umplere flash.
• Selectați celulele goale pe care Excel nu a reușit să le completeze.
• Selectați celulele modificate, de exemplu, pentru a le formata pe toate deodată.

Excel Flash Fill exemple de completare

După cum am menționat deja, Flash Fill este un instrument foarte versatil. Exemplele de mai jos demonstrează unele dintre capacitățile sale, dar există mult mai multe!

Extragerea textului din celulă (coloane divizate)

Înainte de apariția Flash Fill, împărțirea conținutului unei celule în mai multe celule necesita utilizarea funcției Text to Columns sau a funcțiilor Excel Text. Cu Flash Fill, puteți obține rezultatele instantaneu, fără manipulări complicate ale textului.

Să presupunem că aveți o coloană de adrese și doriți să extrageți codurile poștale într-o coloană separată. Indicați obiectivul dvs. prin tastarea codului poștal în prima celulă. Imediat ce Excel înțelege ce încercați să faceți, el completează toate rândurile de sub exemplu cu codurile poștale extrase. Trebuie doar să apăsați Enter pentru a le accepta pe toate.

Formule de divizare a celulelor și de extragere a textului:

• Extragere de subșiruri - formule pentru a extrage text de o anumită lungime sau pentru a obține un subșir înainte sau după un anumit caracter.
• Extragerea numerelor din șiruri de caractere - formule pentru extragerea numerelor din șiruri alfanumerice.
• Împărțirea numelor în Excel - formule pentru a extrage numele, prenumele și prenumele.

Instrumente de extragere și divizare:

• Text Toolkit for Excel - 25 de instrumente pentru a efectua diverse manipulări de text, inclusiv divizarea unei celule prin orice caracter, cum ar fi virgulă, spațiu, pauză de linie; extragerea de text și numere.
• Instrumentul Split Names - modalitate rapidă și ușoară de a separa numele în Excel.

Combinarea datelor din mai multe celule (îmbinarea coloanelor)

Dacă aveți de îndeplinit o sarcină opusă, nu este nicio problemă, Flash Fill poate concatena și celule. În plus, poate separa valorile combinate cu un spațiu, virgulă, punct și virgulă sau orice alt caracter - trebuie doar să arătați Excel punctuația necesară în prima celulă:

Această metodă este deosebit de utilă pentru a combina diferite părți ale numelui într-o singură celulă, așa cum se arată în Cum să unificați numele și prenumele cu Flash Fill.

Formule pentru a uni valorile celulelor:

• Funcția CONCATENATE în Excel - formule pentru a combina șiruri de text, celule și coloane.

Instrumente de fuziune:

• Asistent pentru fuzionarea tabelelor - modalitate rapidă de a combina două tabele prin coloane comune.
• Expertul de fuzionare a duplicatelor - Combină rândurile similare într-unul singur prin coloane cheie.

Date curate

Dacă unele intrări de date din foaia de calcul încep cu un spațiu înainte, Flash Fill poate scăpa de ele într-o clipită. Tastați prima valoare fără spațiu înainte și toate spațiile suplimentare din alte celule vor dispărea și ele:

Formule pentru curățarea datelor:

• Funcția Excel TRIM - formule pentru eliminarea spațiilor în exces în Excel.

Instrumente de curățare a datelor:

• Text Toolkit for Excel - taie toate spațiile anterioare, ulterioare și intermediare, dar un singur caracter de spațiu între cuvinte.

Formatați text, numere și date

Destul de des, datele din foile de calcul sunt formatate într-un fel, în timp ce dvs. doriți să fie formatate în alt fel. Pur și simplu începeți să introduceți valorile exact așa cum doriți să apară, iar Flash Fill se va ocupa de restul.

Poate că aveți o coloană cu numele și prenumele în minuscule. Doriți ca numele și prenumele să fie în majuscule, separate prin virgulă. Floare la ureche pentru Flash Fill :)

Poate că lucrați cu o coloană de numere care trebuie formatate ca numere de telefon. Sarcina poate fi îndeplinită utilizând un format special predefinit sau creând un format de numere personalizat. Sau puteți face acest lucru într-un mod simplu cu Flash Fill:

Pentru a reformata datele după bunul dumneavoastră plac, puteți aplica formatul Data corespunzător sau puteți tasta o dată formatată corespunzător în prima celulă. Oops, nu a apărut nicio sugestie... Ce-ar fi să apăsăm comanda rapidă Flash Fill ( Ctrl + E ) sau să dăm clic pe butonul său de pe panglică? Da, funcționează de minune!

Înlocuiți o parte din conținutul celulei

Înlocuirea unei părți a unui șir de caractere cu un alt text este o operațiune foarte comună în Excel, pe care Flash Fill o poate automatiza.

Să spunem că aveți o coloană de numere de asigurări sociale și doriți să cenzurați aceste informații sensibile înlocuind ultimele 4 cifre cu XXXX.

Pentru a face acest lucru, fie utilizați funcția REPLACE, fie introduceți valoarea dorită în prima celulă și lăsați Flash Fill să umple automat celelalte celule:

Combinații avansate

Flash Fill in Excel poate realiza nu numai sarcini simple, cum sunt cele demonstrate în exemplele de mai sus, ci și rearanjări mai sofisticate ale datelor.

Ca exemplu, haideți să combinăm diferite informații din 3 coloane și să adăugăm câteva caractere personalizate la rezultat.

Să presupunem că aveți prenumele în coloana A, numele de familie în coloana B și numele de domeniu în coloana C. Pe baza acestor informații, doriți să generați adrese de e-mail în acest format: [email protected] .

Pentru utilizatorii experimentați de Excel, nu este nicio problemă să extragă inițiala cu funcția LEFT, să convertească toate caracterele în minuscule cu funcția LOWER și să concateneze toate piesele folosind operatorul de concatenare:

=LOWER(LEFT(LEFT(B2,1))&"."&LOWER(A2)&"@"&LOWER(C2)&".com"

Dar poate Excel Flash Fill să creeze automat aceste adrese de e-mail pentru noi? Sigur că da!

Limitări și avertismente ale Excel Flash Fill

Flash Fill este un instrument minunat, dar are câteva limitări de care trebuie să fiți conștienți înainte de a începe să utilizați această funcție pe seturile dvs. de date reale.

1. Rezultatele Flash Fill nu se actualizează automat

Spre deosebire de formule, rezultatele aplicației Flash Fill sunt statice. Dacă efectuați modificări la datele originale, acestea nu se vor reflecta în rezultatele Flash Fill.

2. Poate să nu reușească să identifice un model

În unele situații, în special atunci când datele originale sunt aranjate sau formatate diferit, Flash Fill se poate împiedica și poate produce rezultate incorecte.

De exemplu, dacă utilizați Flash Fill pentru a extrage numele din mijloc din lista în care unele intrări conțin doar numele și prenumele, rezultatele pentru acele celule vor fi greșite. Prin urmare, este înțelept să verificați întotdeauna rezultatul Flash Fill.

3. Ignoră celulele cu caractere neimprimabile

În cazul în care unele dintre celulele care urmează să fie completate automat conțin spații sau alte caractere neimprimabile, Flash Fill va sări peste aceste celule.

Deci, dacă una dintre celulele rezultate este goală, ștergeți acele celule ( Acasă tab> Formate grup> Clar > Ștergeți toate ) și rulați din nou Flash Fill.

4. Poate converti numere în șiruri de caractere

Atunci când utilizați Flash Fill pentru reformatarea numerelor, vă rugăm să fiți conștienți de faptul că acesta poate converti numerele în șiruri alfanumerice. Dacă preferați să păstrați numerele, utilizați capacitățile formatului Excel, care modifică doar reprezentarea vizuală, dar nu și valorile de bază.

Cum se activează și se dezactive Flash Fill

Flash Fill în Excel este activat în mod implicit. Dacă nu doriți sugestii sau modificări automate în foile de calcul, puteți dezactivați Flash Fill în acest mod:

1. În Excel, mergeți la Fișier > Opțiuni .
2. În panoul din stânga, faceți clic pe Avansat .
3. Sub Opțiuni de editare , eliberați Umplerea automată cu flash cutie.
4. Faceți clic pe OK pentru a salva modificările.

La reactivați Flash Fill, este suficient să selectați din nou această casetă.

Excel Flash Fill nu funcționează

În cele mai multe cazuri, Flash Fill funcționează fără probleme. Atunci când eșuează, poate apărea eroarea de mai jos, iar următoarele sfaturi vă vor ajuta să o remediați.

1. Furnizați mai multe exemple

Flash Fill învață prin exemplu. Dacă nu este capabil să recunoască un model în datele dvs., completați manual câteva celule, astfel încât Excel să poată încerca diferite modele și să îl găsească pe cel mai potrivit pentru nevoile dvs.

2. Forțați-o să ruleze

Dacă sugestiile Flash Fill nu apar automat pe măsură ce tastați, încercați să le executați manual.

3. Asigurați-vă că funcția Flash Fill este activată

Dacă nu pornește nici automat, nici manual, verificați dacă funcționalitatea Flash Fill este activată în Excel.

4. Eroarea Flash Fill persistă

Dacă niciuna dintre sugestiile de mai sus nu a funcționat, iar Excel Flash Fill tot dă o eroare, nu puteți face nimic altceva decât să introduceți datele manual sau cu ajutorul formulelor.

Iată cum se utilizează Flash Fill în Excel. Vă mulțumesc pentru lectură și sper să ne revedem pe blog săptămâna viitoare!