A bemutató elmagyarázza a Flash Fill funkció alapjait, és példákat mutat be a Flash Fill Excelben történő használatára.

A Flash Fill az Excel egyik legcsodálatosabb funkciója. Megragad egy unalmas feladatot, amelyet kézzel elvégezve órákig tartana, és egy pillanat alatt automatikusan végrehajtja (innen a neve). Ráadásul ezt gyorsan és egyszerűen teszi, anélkül, hogy Önnek bármit is tennie kellene, csak példát kell adnia arra, amit szeretne.

Mi az a Flash Fill az Excelben?

Az Excel Flash Fill egy speciális eszköz, amely elemzi az Ön által bevitt információkat, és automatikusan kitölti az adatokat, ha mintát észlel.

A Flash Fill funkciót az Excel 2013-ban vezették be, és az Excel 2016, Excel 2019, Excel 2021 és Excel for Microsoft 365 későbbi verzióiban is elérhető.

2009 decemberében indult Sumit Gulwani, a Microsoft vezető kutatójának próbálkozásaként, hogy segítsen egy üzletasszonynak, akivel véletlenül találkozott a repülőtéren, az összevonási kihívásában, de néhány évvel később a program számos Excel-feladat automatizálásának hatékony képességévé fejlődött.

A Flash Fill könnyedén megbirkózik több tucat különböző feladattal, amelyekhez egyébként bonyolult képletekre vagy akár VBA-kódra lenne szükség, mint például a szöveges karakterláncok felosztása és kombinálása, az adatok tisztítása és az ellentmondások kijavítása, szöveg és számok formázása, dátumok átalakítása a kívánt formátumba, és még sok más.

A Flash Fill minden egyes alkalommal több millió kis programot kombinál, amelyek elvégezhetik a feladatot, majd gépi tanulási technikák segítségével rendezi ezeket a kódrészleteket, és megtalálja azt, amelyik a legjobban megfelel a feladatra. Mindez a háttérben, ezredmásodpercek alatt történik, és a felhasználó szinte azonnal látja az eredményt!

Hol van a Flash Fill az Excelben?

Az Excel 2013 és újabb verziókban a Flash Fill eszköz az Excel 2013 és újabb verziókban a Adatok lap , a Adatkezelési eszközök csoport:

Excel Flash Fill gyorsbillentyű

Azok, akik a legtöbbször inkább billentyűzetről dolgoznak, a Flash Fill-t a következő billentyűkombinációval futtathatják: Ctrl + E

A Flash Fill használata Excelben

Általában a Flash Fill automatikusan elindul, és Önnek csak egy mintát kell megadnia. Íme, hogyan:

1. Szúrjon be egy új oszlopot a forrásadatokat tartalmazó oszlop mellé.
2. Az újonnan hozzáadott oszlop első cellájába írja be a kívánt értéket.
3. Kezdje el beírni a következő cellát, és ha az Excel mintát érzékel, akkor az alábbi cellákban megjelenik az automatikusan kitöltendő adatok előnézete.
4. Nyomja meg az Enter billentyűt az előnézet elfogadásához. Kész!

Tippek:

• Ha nem elégedett a Flash Fill eredményével, akkor a Ctrl + Z billentyűkombinációval vagy a Flash Fill opciók menü segítségével visszavonhatja azt.
• Ha a Flash Fill nem indul el automatikusan, próbálja ki az alábbi egyszerű hibaelhárítási technikákat.

Flash kitöltés az Excelben egy gombnyomással vagy parancsikon segítségével

A legtöbb esetben a Flash Fill automatikusan bekapcsol, amint az Excel mintát észlel a beírt adatokban. Ha az előnézet nem jelenik meg, akkor a Flash Fill manuálisan is aktiválható ilyen módon:

1. Töltse ki az első cellát, és nyomja meg az Entert.
2. Kattintson a Flash töltés gombot a Adatok lapot, vagy nyomja meg a Ctrl + E billentyűkombinációt.

Excel Flash kitöltési lehetőségek

Amikor a Flash Fill in Excel programot használja az adatbevitel automatizálására, a Vaku kitöltési lehetőségek gomb jelenik meg az automatikusan kitöltött cellák közelében. Erre a gombra kattintva megnyílik a menü, amely a következőket teszi lehetővé:

• Vonja vissza a Flash Fill eredményeit.
• Jelölje ki azokat az üres cellákat, amelyeket az Excel nem töltött ki.
• Jelölje ki például a módosított cellákat, hogy egyszerre formázza őket.

Excel Flash Fill példák

Mint már említettük, a Flash Fill egy nagyon sokoldalú eszköz. Az alábbi példák néhány képességét mutatják be, de ennél sokkal többről van szó!

Szöveg kivonása cellából (osztott oszlopok)

A Flash Fill megjelenése előtt egy cella tartalmának több cellára való felosztásához a Text to Columns funkciót vagy az Excel Text függvényeit kellett használni. A Flash Fill segítségével a szöveget bonyolult szövegmanipulációk nélkül, azonnal megkaphatja az eredményt.

Tegyük fel, hogy van egy címeket tartalmazó oszlopunk, és az irányítószámokat egy külön oszlopba szeretnénk kivonni. Jelezzük a célt azzal, hogy az első cellába beírjuk az irányítószámot. Amint az Excel megérti, hogy mit akarunk csinálni, a példa alatti összes sort kitölti a kivont irányítószámokkal. Csak az Entert kell megnyomnunk, hogy mindet elfogadjuk.

Képletek a cellák felosztásához és a szöveg kivonásához:

• Részlánc kivonása - képletek egy adott hosszúságú szöveg kivonására vagy egy adott karakter előtti vagy utáni részlánc kinyerésére.
• Szám kivonása karakterláncból - képletek számok kivonására alfanumerikus karakterláncokból.
• Nevek felosztása Excelben - képletek a kereszt-, vezeték- és középső nevek kivonásához.

Kivonó és felosztó eszközök:

• Text Toolkit for Excel - 25 eszköz különböző szövegmanipulációk elvégzéséhez, beleértve a cellák felosztását bármilyen karakterrel, például vesszővel, szóközzel, sortöréssel; szöveg és számok kivonása.
• Split Names eszköz - gyors és egyszerű módja a nevek szétválasztásának az Excelben.

Több cellából származó adatok kombinálása (oszlopok egyesítése)

Ha ellentétes feladatot kell elvégeznie, semmi gond, a Flash Fill képes a cellák összekapcsolására is. Sőt, az egyesített értékeket szóközzel, vesszővel, pontosvesszővel, pontosvesszővel vagy bármilyen más karakterrel el tudja választani - csak az első cellában kell megmutatnia az Excelnek a kívánt írásjelet:

Ez a módszer különösen hasznos a különböző névrészek egyetlen cellában történő egyesítéséhez, amint azt a Hogyan egyesítsük a kereszt- és vezetéknevet a Flash Fill segítségével című fejezetben láthatjuk.

Képletek a cellák értékeinek összekapcsolására:

• CONCATENATE funkció az Excelben - képletek a szöveges karakterláncok, cellák és oszlopok kombinálásához.

Összevonó eszközök:

• Táblák összevonása varázsló - gyors módja két táblázat egyesítésének közös oszlopok alapján.
• Duplikátumok egyesítése varázsló - A hasonló sorok egyesítése a kulcsoszlopok alapján.

Tiszta adatok

Ha a munkalap egyes adatbevitelei szóközzel kezdődnek, a Flash Fill egy szempillantás alatt megszabadulhat tőlük. Írja be az első értéket szóköz nélkül, és a többi cellából is eltűnik minden extra szóköz:

Képletek az adatok tisztítására:

• Excel TRIM funkció - képletek a felesleges szóközök eltávolítására az Excelben.

Adattisztító eszközök:

• Text Toolkit for Excel - vágja le az összes vezető, követő és köztes szóközt, de a szavak között egyetlen szóköz karaktert hagy.

Szöveg, számok és dátumok formázása

Gyakran előfordul, hogy a táblázatokban az adatok egyféleképpen vannak formázva, míg Ön másképp szeretné, hogy megjelenjenek. Csak kezdje el beírni az értékeket pontosan úgy, ahogyan szeretné, hogy megjelenjenek, és a Flash Fill elvégzi a többit.

Talán van egy oszlopod, ahol a vezeték- és keresztnevek kisbetűvel vannak írva. Szeretnéd, ha a vezeték- és keresztnevek nagybetűsek lennének, vesszővel elválasztva. Egy gyerekjáték a Flash Fill számára :)

Lehet, hogy egy olyan számoszloppal dolgozol, amelyet telefonszámként kell formázni. A feladatot megoldhatod egy előre definiált Speciális formátum használatával vagy egy egyéni számformátum létrehozásával. Vagy egyszerűen elvégezheted a Flash Fill segítségével:

A dátumok tetszés szerinti átformázásához alkalmazhatjuk a megfelelő Dátum formátumot, vagy beírhatunk egy megfelelően formázott dátumot az első cellába. Hoppá, nem jelentek meg javaslatok... Mi van, ha megnyomjuk a Flash Fill gyorsbillentyűt ( Ctrl + E ), vagy rákattintunk a szalagon a gombjára? Igen, gyönyörűen működik!

A cella tartalmának egy részének cseréje

Egy karakterlánc egy részének egy másik szöveggel való helyettesítése nagyon gyakori művelet az Excelben, amelyet a Flash Fill szintén automatizálhat.

Tegyük fel, hogy van egy társadalombiztosítási számokat tartalmazó oszlopod, és ezeket az érzékeny információkat cenzúrázni szeretnéd úgy, hogy az utolsó 4 számjegyet XXXX-re cseréled.

Ehhez vagy használja a REPLACE funkciót, vagy írja be a kívánt értéket az első cellába, és hagyja, hogy a Flash Fill automatikusan kitöltse a többi cellát:

Haladó kombinációk

A Flash Fill in Excel nemcsak a fenti példákban bemutatott egyszerű feladatok elvégzésére alkalmas, hanem bonyolultabb adatátrendezések elvégzésére is.

Példaként kombináljuk 3 oszlop különböző információit, és adjunk hozzá néhány egyéni karaktert az eredményhez.

Tegyük fel, hogy az A oszlopban a keresztnevek, a B oszlopban a vezetéknevek, a C oszlopban pedig a tartománynevek szerepelnek: [email protected] .

Tapasztalt Excel-felhasználók számára nem jelent problémát a LEFT függvénnyel kivenni a kezdőbetűket, a LOWER függvénnyel kisbetűvé alakítani az összes karaktert, és az összes darabot az összekapcsolási operátorral összefűzni:

=LOWER(LEFT(B2,1))&"."&LOWER(A2)&"@"&LOWER(C2)&".com"

De tud-e az Excel Flash Fill automatikusan létrehozni nekünk ilyen e-mail címeket? Persze!

Excel Flash Fill korlátozások és fenntartások

A Flash Fill egy nagyszerű eszköz, de van néhány korlátozása, amelyekkel tisztában kell lennie, mielőtt elkezdi használni ezt a funkciót a valódi adathalmazokon.

1. A Flash Fill eredmények nem frissülnek automatikusan

A képletekkel ellentétben a Flash Fill eredményei statikusak. Ha bármilyen módosítást végez az eredeti adatokon, az nem tükröződik a Flash Fill eredményeiben.

2. Lehet, hogy nem sikerül azonosítani a mintát

Bizonyos helyzetekben, különösen, ha az eredeti adatok másképp vannak elrendezve vagy formázva, a Flash Fill megakadhat és hibás eredményeket adhat.

Ha például a Flash Fill funkciót a középső nevek kivonására használja a listából, ahol egyes bejegyzések csak a vezeték- és keresztnevet tartalmazzák, az eredmények ezekre a cellákra vonatkozóan tévesek lesznek. Ezért célszerű mindig felülvizsgálni a Flash Fill kimenetet.

3. A nem nyomtatható karaktereket tartalmazó cellák figyelmen kívül hagyása

Ha az automatikusan kitöltendő cellák némelyike szóközöket vagy más nem nyomtatható karaktereket tartalmaz, a Flash Fill kihagyja ezeket a cellákat.

Ha tehát a kapott cellák bármelyike üres, törölje azokat a cellákat ( Home tab> Formátumok csoport> Tiszta > Mindent törölni ), és futtassa újra a Flash Fill programot.

4. A számokat karakterláncokká konvertálhatja

Ha a Flash Fill programot használja a számok átformázására, vegye figyelembe, hogy a program a számokat alfanumerikus karakterláncokká alakíthatja át. Ha inkább megtartja a számokat, használja az Excel formátum lehetőségeit, amely csak a vizuális megjelenítést változtatja meg, de a mögöttes értékeket nem.

A vaku kitöltés be- és kikapcsolása

A Flash Fill az Excelben alapértelmezés szerint be van kapcsolva. Ha nem szeretne semmilyen javaslatot vagy automatikus módosítást a munkalapokon, akkor letiltja a Flash Fill funkciót így:

1. Az Excelben menjen a Fájl > Opciók .
2. A bal oldali panelen kattintson a Haladó .
3. A címen. Szerkesztési lehetőségek , törölje a Automatikus villanáskitöltés doboz.
4. Kattintson az OK gombra a módosítások mentéséhez.

A címre. újra engedélyezze a Flash Fill, egyszerűen jelölje be ismét ezt a mezőt.

Excel Flash Fill nem működik

A legtöbb esetben a Flash Fill zökkenőmentesen működik. Ha azonban hibázik, akkor az alábbi hiba jelenhet meg, és a következő tippek segítenek a javításban.

1. Adjon több példát

A Flash Fill példából tanul. Ha nem képes felismerni egy mintát az adataiban, töltsön ki kézzel még néhány cellát, hogy az Excel kipróbálhassa a különböző mintákat, és megtalálja az Ön igényeinek legmegfelelőbbet.

2. Kényszerítse a futtatásra

Ha a Flash Fill javaslatok nem jelennek meg automatikusan a gépelés során, próbálja meg manuálisan futtatni.

3. Győződjön meg róla, hogy a Flash Fill engedélyezve van

Ha sem automatikusan, sem manuálisan nem indul el, ellenőrizze, hogy a Flash Fill funkció be van-e kapcsolva az Excelben.

4. A Flash Fill hiba továbbra is fennáll

Ha a fenti javaslatok egyike sem vált be, és az Excel Flash Fill továbbra is hibát jelez, akkor nincs más teendője, mint az adatok kézi vagy képletekkel történő bevitele.

Így használja a Flash Fill-t az Excelben. Köszönöm, hogy elolvasta, és remélem, jövő héten találkozunk a blogon!