Samouczek wyjaśnia podstawy funkcjonalności Flash Fill i podaje przykłady wykorzystania Flash Fill w Excelu.

Flash Fill to jedna z najbardziej niesamowitych funkcji Excela. Chwyta żmudne zadanie, którego ręczne wykonanie zajęłoby wiele godzin i wykonuje je automatycznie w mgnieniu oka (stąd nazwa). I robi to szybko i prosto, bez konieczności robienia czegokolwiek, a jedynie podaje przykład tego, co chcesz.

Czym jest Flash Fill w programie Excel?

Excel Flash Fill to specjalne narzędzie, które analizuje wprowadzane informacje i automatycznie wypełnia dane, gdy zidentyfikuje wzór.

Funkcja Flash Fill została wprowadzona w programie Excel 2013 i jest dostępna we wszystkich późniejszych wersjach programów Excel 2016, Excel 2019, Excel 2021 i Excel dla Microsoft 365.

Rozpoczęty w grudniu 2009 roku jako próba Sumit Gulwani, starszy badacz w Microsoft, aby pomóc bizneswoman przypadkowo spotkał na lotnisku z jej wyzwaniem scalania, kilka lat później rozwinął się w potężną zdolność do automatyzacji wielu zadań programu Excel.

Flash Fill z łatwością radzi sobie z dziesiątkami różnych zadań, które w przeciwnym razie wymagałyby skomplikowanych formuł lub nawet kodu VBA, takich jak dzielenie i łączenie ciągów tekstowych, czyszczenie danych i poprawianie niespójności, formatowanie tekstu i liczb, konwersja dat do pożądanego formatu i wiele innych.

Za każdym razem Flash Fill łączy miliony małych programów, które mogą wykonać zadanie, następnie sortuje te fragmenty kodu za pomocą technik uczenia maszynowego i znajduje ten, który najlepiej pasuje do zadania. Wszystko to odbywa się w ciągu milisekund w tle, a użytkownik widzi wyniki niemal natychmiast!

Gdzie znajduje się Flash Fill w programie Excel?

W programie Excel 2013 i nowszych narzędzie Wypełnienie błyskawiczne znajduje się na stronie Zakładka Dane , w Narzędzia danych grupa:

Skrót do programu Excel Flash Fill

Ci z was, którzy wolą pracować z klawiatury przez większość czasu, mogą uruchomić Flash Fill za pomocą tej kombinacji klawiszy: Ctrl + E

Jak korzystać z funkcji Flash Fill w programie Excel

Zazwyczaj Flash Fill uruchamia się automatycznie, a Ty musisz tylko podać wzór.Oto jak:

1. Wstaw nową kolumnę sąsiadującą z kolumną z danymi źródłowymi.
2. W pierwszej komórce nowo dodanej kolumny wpisz żądaną wartość.
3. Zacznij wpisywać kolejne komórki, a jeśli Excel wyczuje jakiś wzór, to pokaże podgląd danych do automatycznego wypełnienia w poniższych komórkach.
4. Naciśnij klawisz Enter, aby zaakceptować podgląd. gotowe!

Wskazówki:

• Jeśli jesteś niezadowolony z wyników Flash Fill, możesz je cofnąć, naciskając Ctrl + Z lub poprzez menu opcji Flash Fill.
• Jeśli program Flash Fill nie uruchamia się automatycznie, wypróbuj te proste techniki rozwiązywania problemów.

Jak wypełnić Flash w programie Excel za pomocą kliknięcia przycisku lub skrótu klawiszowego

W większości sytuacji Flash Fill włącza się automatycznie, gdy tylko Excel ustali wzór w wprowadzanych danych. Jeśli podgląd się nie pojawia, możesz w ten sposób aktywować Flash Fill ręcznie:

1. Wypełnij pierwszą komórkę i naciśnij Enter.
2. Kliknij przycisk Wypełnienie błyskowe przycisk na Dane lub naciśnij skrót Ctrl + E.

Opcje wypełnienia błyskowego w programie Excel

Podczas korzystania z funkcji Flash Fill w programie Excel w celu zautomatyzowania wprowadzania danych Opcje wypełnienia błyskiem W pobliżu automatycznie wypełnianych komórek pojawia się przycisk. Kliknięcie tego przycisku otwiera menu, które pozwala wykonać następujące czynności:

• Cofnij wyniki działania funkcji Flash Fill.
• Wybierz puste komórki, których Excel nie zdołał wypełnić.
• Wybierz zmienione komórki, na przykład, aby sformatować je wszystkie naraz.

Przykłady Excel Flash Fill

Jak już wspomniano, Flash Fill jest bardzo wszechstronnym narzędziem. Poniższe przykłady pokazują niektóre z jego możliwości, ale jest ich znacznie więcej!

Wyciągnij tekst z komórki (podziel kolumny)

Zanim powstało Flash Fill, podział zawartości jednej komórki na kilka komórek wymagał użycia funkcji Text to Columns lub funkcji tekstowych Excela. Dzięki Flash Fill możesz uzyskać wyniki natychmiast, bez skomplikowanych manipulacji tekstem.

Załóżmy, że masz kolumnę adresów i chcesz wyodrębnić kody pocztowe do osobnej kolumny. Wskaż swój cel, wpisując kod pocztowy w pierwszej komórce. Gdy tylko Excel zrozumie, co próbujesz zrobić, wypełnia wszystkie wiersze poniżej przykładu wyodrębnionymi kodami pocztowymi. Wystarczy nacisnąć Enter, aby zaakceptować je wszystkie.

Formuły do dzielenia komórek i wyodrębniania tekstu:

• Extract substring - formuły pozwalające wyodrębnić tekst o określonej długości lub uzyskać podciąg przed lub po danym znaku.
• Wyodrębnij liczbę z ciągu - formuły do wyodrębniania liczb z ciągów alfanumerycznych.
• Rozdzielanie imion w Excelu - formuły do wyodrębniania imion, nazwisk i środka.

Narzędzia do wyciągania i dzielenia:

• Text Toolkit for Excel - 25 narzędzi do wykonywania różnych manipulacji tekstowych, w tym dzielenia komórki przez dowolny znak, taki jak przecinek, spacja, przerwa w linii; wyodrębniania tekstu i liczb.
• Narzędzie Split Names - szybki i łatwy sposób na rozdzielenie nazw w Excelu.

Połącz dane z kilku komórek (merge columns)

Jeśli masz do wykonania przeciwne zadanie, nie ma problemu, Flash Fill może również konkatenować komórki. Co więcej, może oddzielić połączone wartości spacją, przecinkiem, średnikiem lub dowolnym innym znakiem - wystarczy pokazać Excelowi wymaganą interpunkcję w pierwszej komórce:

Ta metoda jest szczególnie przydatna do łączenia różnych części nazwy w jednej komórce, jak pokazano w Jak scalić imię i nazwisko za pomocą Flash Fill.

Formuły do łączenia wartości komórek:

• Funkcja CONCATENATE w Excelu - formuły do łączenia ciągów tekstowych, komórek i kolumn.

Narzędzia scalające:

• Merge Tables Wizard - szybki sposób na połączenie dwóch tabel według wspólnych kolumn.
• Merge Duplicates Wizard - Połącz podobne wiersze w jeden według kluczowych kolumn.

Czyste dane

Jeśli niektóre wpisy danych w arkuszu zaczynają się od spacji, Flash Fill może pozbyć się ich w mgnieniu oka. Wpisz pierwszą wartość bez poprzedzającej ją spacji, a wszystkie dodatkowe spacje w innych komórkach również znikną:

Formuły do czyszczenia danych:

• Funkcja Excel TRIM - formuły do usuwania nadmiarowych spacji w Excelu.

Narzędzia do czyszczenia danych:

• Text Toolkit for Excel - przycinaj wszystkie wiodące, ciągnące się i znajdujące się w środku spacje, ale pojedynczy znak spacji między słowami.

Formatuj tekst, liczby i daty

Dość często dane w arkuszach kalkulacyjnych są sformatowane w jeden sposób, podczas gdy Ty chcesz je mieć w innym. Po prostu zacznij wpisywać wartości dokładnie tak, jak chcesz, a Flash Fill zrobi resztę.

Być może masz kolumnę z imionami i nazwiskami pisanymi małymi literami. Chciałbyś, aby nazwiska i imiona były pisane właściwą literą, oddzielone przecinkiem. Bułka z masłem dla Flash Fill :)

Być może pracujesz z kolumną liczb, które muszą być sformatowane jako numery telefonów. Zadanie to można zrealizować za pomocą predefiniowanego formatu specjalnego lub tworząc własny format numeru. Możesz też zrobić to w prosty sposób za pomocą Flash Fill:

Aby przeformatować daty do swoich upodobań, można zastosować odpowiedni format Date lub wpisać odpowiednio sformatowaną datę do pierwszej komórki. Ups, nie pojawiły się żadne sugestie... A gdyby tak nacisnąć skrót Flash Fill ( Ctrl + E ) lub kliknąć jego przycisk na wstążce? Tak, działa pięknie!

Zastąp część zawartości komórki

Zastępowanie części ciągu znaków jakimś innym tekstem to bardzo częsta operacja w Excelu, którą Flash Fill również może zautomatyzować.

Powiedzmy, że masz kolumnę numerów ubezpieczenia społecznego i chcesz ocenzurować te wrażliwe informacje, zastępując ostatnie 4 cyfry przez XXXX.

Aby to zrobić, użyj funkcji REPLACE lub wpisz żądaną wartość w pierwszej komórce i pozwól Flash Fill automatycznie wypełnić pozostałe komórki:

Zaawansowane kombinacje

Flash Fill w Excelu może wykonać nie tylko proste zadania, jak pokazano w powyższych przykładach, ale także wykonać bardziej skomplikowane zmiany układu danych.

Jako przykład połączmy różne informacje z 3 kolumn i dodajmy do wyniku kilka niestandardowych znaków.

Załóżmy, że masz imiona w kolumnie A, nazwiska w kolumnie B i nazwy domen w kolumnie C. Na podstawie tych informacji chcesz wygenerować adresy e-mail w tym formacie: [email protected] .

Dla doświadczonych użytkowników Excela nie ma problemu z wyodrębnieniem inicjału za pomocą funkcji LEWO, przekonwertowaniem wszystkich znaków na małe litery za pomocą funkcji DÓŁ i połączeniem wszystkich elementów za pomocą operatora konkatenacji:

=LOWER(LEFT(B2,1))&"."&LOWER(A2)&"@"&LOWER(C2)&".com"

Ale czy Excel Flash Fill może stworzyć dla nas te adresy e-mail automatycznie? Pewnie, że tak!

Ograniczenia i zastrzeżenia programu Excel Flash Fill

Flash Fill jest wspaniałym narzędziem, ale ma kilka ograniczeń, o których powinieneś wiedzieć, zanim zaczniesz używać tej funkcji na swoich rzeczywistych zbiorach danych.

1. wyniki Flash Fill nie są aktualizowane automatycznie

W przeciwieństwie do formuł, wyniki Flash Fill są statyczne. Jeśli dokonasz jakichkolwiek zmian w oryginalnych danych, nie zostaną one odzwierciedlone w wynikach Flash Fill.

2. może nie zidentyfikować wzorca

W niektórych sytuacjach, zwłaszcza gdy oryginalne dane są inaczej ułożone lub sformatowane, Flash Fill może się potknąć i dać nieprawidłowe wyniki.

Na przykład, jeśli użyjesz Flash Fill do wyodrębnienia środkowych imion z listy, gdzie niektóre wpisy zawierają tylko imię i nazwisko, wyniki dla tych komórek będą błędne. Tak więc, mądrze jest zawsze przeglądać wyjście Flash Fill.

3. ignoruje komórki z niedrukowanymi znakami

Jeśli niektóre komórki do automatycznego wypełnienia zawierają spacje lub inne znaki niedrukowalne, Flash Fill pominie takie komórki.

Jeśli więc któraś z wynikowych komórek jest pusta, wyczyść te komórki ( Strona główna tab> Formaty grupa> Jasne > Wyczyść wszystko ) i ponownie uruchomić Flash Fill.

4. może konwertować liczby na ciągi

Używając Flash Fill do zmiany formatu liczb, należy pamiętać, że może on konwertować liczby na ciągi alfanumeryczne. Jeśli wolisz zachować liczby, skorzystaj z możliwości formatu Excel, który zmienia tylko wizualną reprezentację, ale nie podstawowe wartości.

Jak włączyć lub wyłączyć funkcję Flash Fill

Funkcja Flash Fill w programie Excel jest domyślnie włączona. Jeśli nie chcesz żadnych sugestii ani automatycznych zmian w swoich arkuszach, możesz wyłączenie funkcji Flash Fill w ten sposób:

1. W swoim Excelu przejdź do Plik > Opcje .
2. W lewym panelu kliknij Zaawansowane .
3. Pod adresem Opcje edycji , wyczyścić Automatyczny błysk wypełnienia pudełko.
4. Kliknij OK, aby zapisać zmiany.

Do ponowne włączenie Flash Fill, wystarczy ponownie zaznaczyć to pole.

Excel Flash Fill nie działa

W większości przypadków Flash Fill działa bez zarzutu. Kiedy jednak zawiedzie, może pojawić się poniższy błąd, a poniższe wskazówki pomogą go naprawić.

1. podać więcej przykładów

Flash Fill uczy się na przykładach. Jeśli nie jest w stanie rozpoznać wzorca w Twoich danych, wypełnij ręcznie kilka kolejnych komórek, aby Excel mógł wypróbować różne wzorce i znaleźć ten najlepiej pasujący do Twoich potrzeb.

2. zmusić go do działania

Jeśli sugestie Flash Fill nie pojawiają się automatycznie podczas pisania, spróbuj uruchomić je ręcznie.

3. upewnij się, że Flash Fill jest włączony

Jeśli nie uruchamia się ani automatycznie, ani ręcznie, sprawdź, czy w Twoim Excelu jest włączona funkcja Flash Fill.

4. błąd Flash Fill nadal występuje

Jeśli żadna z powyższych sugestii nie zadziałała, a Excel Flash Fill nadal rzuca błąd, nie pozostaje nic innego, jak wprowadzić dane ręcznie lub za pomocą formuł.

Tak właśnie korzystacie z Flash Fill w Excelu. Dziękuję za przeczytanie i mam nadzieję, że zobaczymy się na naszym blogu za tydzień!