V učebnici sú vysvetlené základy funkcie Flash Fill a sú v nej uvedené príklady použitia funkcie Flash Fill v programe Excel.

Flash Fill je jednou z najúžasnejších funkcií programu Excel. Chytí zdĺhavú úlohu, ktorej manuálne vykonanie by trvalo hodiny, a vykoná ju automaticky v okamihu (odtiaľ pochádza názov). A urobí to rýchlo a jednoducho bez toho, aby ste museli čokoľvek urobiť, ale len poskytnúť príklad toho, čo chcete.

Čo je Flash Fill v programe Excel?

Excel Flash Fill je špeciálny nástroj, ktorý analyzuje zadávané informácie a automaticky vyplní údaje, keď identifikuje vzor.

Funkcia Flash Fill bola zavedená v programe Excel 2013 a je k dispozícii vo všetkých neskorších verziách programov Excel 2016, Excel 2019, Excel 2021 a Excel pre Microsoft 365.

Začal v decembri 2009 ako pokus Sumita Gulwaniho, vedúceho výskumného pracovníka spoločnosti Microsoft, pomôcť podnikateľke, ktorú náhodne stretol na letisku, s jej výzvou na zlúčenie, a o niekoľko rokov neskôr sa vyvinul do výkonnej schopnosti automatizovať mnohé úlohy programu Excel.

Flash Fill si ľahko poradí s desiatkami rôznych úloh, ktoré by si inak vyžadovali zložité vzorce alebo dokonca kód VBA, ako je napríklad delenie a spájanie textových reťazcov, čistenie údajov a oprava nezrovnalostí, formátovanie textu a čísel, prevod dátumov do požadovaného formátu a mnoho ďalších.

Flash Fill zakaždým skombinuje milióny malých programov, ktoré by mohli splniť úlohu, potom tieto úryvky kódu roztriedi pomocou techník strojového učenia a nájde ten, ktorý sa na úlohu hodí najlepšie. To všetko sa vykoná v milisekundách na pozadí a používateľ vidí výsledky takmer okamžite!

Kde sa v programe Excel nachádza aplikácia Flash Fill?

V programe Excel 2013 a novších verziách sa nástroj Flash Fill nachádza na Karta Údaje , v Dátové nástroje skupina:

Skratka programu Excel Flash Fill

Tí z vás, ktorí väčšinu času uprednostňujú prácu z klávesnice, môžu spustiť program Flash Fill pomocou tejto kombinácie klávesov: Ctrl + E

Ako používať funkciu Flash Fill v programe Excel

Zvyčajne sa Flash Fill spustí automaticky a stačí zadať vzor. Tu je postup:

1. Vložte nový stĺpec vedľa stĺpca so zdrojovými údajmi.
2. Do prvej bunky novo pridaného stĺpca zadajte požadovanú hodnotu.
3. Začnite písať do ďalšej bunky a ak Excel rozpozná vzor, zobrazí náhľad údajov, ktoré sa majú automaticky vyplniť v nasledujúcich bunkách.
4. Stlačením tlačidla Enter prijmite náhľad. Hotovo!

Tipy:

• Ak nie ste spokojní s výsledkami bleskovej výplne, môžete ich zrušiť stlačením klávesovej skratky Ctrl + Z alebo prostredníctvom ponuky Možnosti bleskovej výplne.
• Ak sa program Flash Fill nespustí automaticky, vyskúšajte tieto jednoduché techniky riešenia problémov.

Ako bleskovo vyplniť v programe Excel kliknutím na tlačidlo alebo klávesovou skratkou

Vo väčšine situácií sa funkcia Flash Fill spustí automaticky, akonáhle program Excel zistí vzor v zadávaných údajoch. Ak sa náhľad nezobrazí, môžete Flash Fill aktivovať týmto spôsobom manuálne:

1. Vyplňte prvú bunku a stlačte kláves Enter.
2. Kliknite na tlačidlo Blesková výplň tlačidlo na Údaje alebo stlačte klávesovú skratku Ctrl + E.

Možnosti aplikácie Excel Flash Fill

Pri použití aplikácie Flash Fill v programe Excel na automatizáciu zadávania údajov sa Možnosti bleskovej výplne V blízkosti automaticky vyplnených buniek sa zobrazí tlačidlo. Kliknutím na toto tlačidlo sa otvorí ponuka, ktorá vám umožní vykonať nasledujúce kroky:

• Zrušenie výsledkov funkcie Flash Fill.
• Vyberte prázdne bunky, ktoré sa programu Excel nepodarilo vyplniť.
• Ak chcete napríklad formátovať všetky zmenené bunky naraz, vyberte ich.

Príklady bleskovej výplne programu Excel

Ako už bolo spomenuté, Flash Fill je veľmi všestranný nástroj. Nižšie uvedené príklady demonštrujú niektoré z jeho možností, ale je toho oveľa viac!

Výpis textu z bunky (rozdelenie stĺpcov)

Pred vznikom funkcie Flash Fill si rozdelenie obsahu jednej bunky do viacerých buniek vyžadovalo použitie funkcie Text do stĺpcov alebo textových funkcií programu Excel. Pomocou funkcie Flash Fill môžete výsledky získať okamžite bez zložitej manipulácie s textom.

Predpokladajme, že máte stĺpec s adresami a chcete extrahovať poštové smerovacie čísla do samostatného stĺpca. Svoj cieľ naznačte zadaním poštového smerovacieho čísla do prvej bunky. Hneď ako Excel pochopí, o čo sa pokúšate, vyplní všetky riadky pod príkladom extrahovanými poštovými smerovacími číslami. Na ich prijatie stačí stlačiť kláves Enter.

Vzorce na rozdelenie buniek a extrahovanie textu:

• Výpis podreťazca - vzorce na výpis textu určitej dĺžky alebo získanie podreťazca pred alebo za daným znakom.
• Výpis čísla z reťazca - vzorce na výpis čísel z alfanumerických reťazcov.
• Rozdelenie mien v programe Excel - vzorce na extrahovanie mena, priezviska a druhého mena.

Nástroje na extrakciu a delenie:

• Text Toolkit for Excel - 25 nástrojov na vykonávanie rôznych manipulácií s textom vrátane rozdelenia bunky podľa ľubovoľného znaku, ako je čiarka, medzera, zalomenie riadku; extrahovanie textu a čísel.
• Nástroj Rozdeliť názvy - rýchly a jednoduchý spôsob oddeľovania názvov v programe Excel.

Kombinácia údajov z viacerých buniek (zlúčenie stĺpcov)

Ak máte vykonať opačnú úlohu, nie je problém, Flash Fill dokáže bunky aj spájať. Navyše dokáže kombinované hodnoty oddeliť medzerou, čiarkou, bodkočiarkou alebo iným znakom - stačí, ak v prvej bunke programu Excel zobrazíte požadovanú interpunkciu:

Táto metóda je obzvlášť užitočná pri spájaní rôznych častí mena do jednej bunky, ako je uvedené v časti Ako zlúčiť meno a priezvisko pomocou funkcie Flash Fill.

Vzorce na spájanie hodnôt buniek:

• Funkcia CONCATENATE v programe Excel - vzorce na kombinovanie textových reťazcov, buniek a stĺpcov.

Nástroje na spájanie:

• Sprievodca zlúčením tabuliek - rýchly spôsob spojenia dvoch tabuliek podľa spoločných stĺpcov.
• Sprievodca zlúčením duplikátov - spojte podobné riadky do jedného podľa kľúčových stĺpcov.

Čisté údaje

Ak niektoré položky údajov v pracovnom hárku začínajú úvodnou medzerou, aplikácia Flash Fill sa ich môže v okamihu zbaviť. Zadajte prvú hodnotu bez predchádzajúcej medzery a všetky dodatočné medzery v ostatných bunkách tiež zmiznú:

Vzorce na čistenie údajov:

• Funkcia Excel TRIM - vzorce na odstránenie nadbytočných medzier v programe Excel.

Nástroje na čistenie údajov:

• Text Toolkit for Excel - orezanie všetkých úvodných, koncovým a medzislovných medzier, ale jedného znaku medzery medzi slovami.

Formátovanie textu, čísel a dátumov

Často sa stáva, že údaje v tabuľkách sú formátované jedným spôsobom, zatiaľ čo vy ich chcete formátovať iným spôsobom. Stačí začať zadávať hodnoty presne tak, ako ich chcete zobraziť, a Flash Fill sa postará o zvyšok.

Možno máte stĺpec s menami a priezviskami písanými malými písmenami. Želáte si, aby priezvisko a meno boli písané správnymi písmenami a oddelené čiarkou. Pre Flash Fill je to hračka :)

Možno pracujete so stĺpcom čísel, ktoré je potrebné naformátovať ako telefónne čísla. Úlohu môžete vykonať pomocou preddefinovaného špeciálneho formátu alebo vytvorením vlastného formátu čísla. Alebo to môžete urobiť jednoduchým spôsobom pomocou funkcie Flash Fill:

Ak chcete dátumy preformátovať podľa svojich predstáv, môžete použiť príslušný formát Dátum alebo do prvej bunky napísať správne naformátovaný dátum. Ups, žiadne návrhy sa neobjavili... Čo ak stlačíme klávesovú skratku Flash Fill ( Ctrl + E ) alebo klikneme na jej tlačidlo na páse kariet? Áno, funguje to krásne!

Nahradiť časť obsahu bunky

Nahradenie časti reťazca iným textom je veľmi bežná operácia v programe Excel, ktorú môže Flash Fill tiež automatizovať.

Povedzme, že máte stĺpec s číslami sociálneho poistenia a chcete tieto citlivé informácie cenzurovať nahradením posledných 4 číslic číslom XXXX.

Ak to chcete urobiť, použite funkciu REPLACE alebo zadajte požadovanú hodnotu do prvej bunky a nechajte program Flash Fill automaticky vyplniť ostatné bunky:

Pokročilé kombinácie

Pomocou funkcie Flash Fill v programe Excel môžete vykonávať nielen jednoduché úlohy, ako je uvedené vo vyššie uvedených príkladoch, ale aj zložitejšie zmeny usporiadania údajov.

Ako príklad môžeme skombinovať rôzne informácie z 3 stĺpcov a pridať do výsledku niekoľko vlastných znakov.

Predpokladajme, že v stĺpci A máte mená, v stĺpci B priezviská a v stĺpci C názvy domén. Na základe týchto informácií chcete generovať e-mailové adresy v tomto formáte: [email protected] .

Pre skúsených používateľov programu Excel nie je problém vyčleniť začiatočné písmená pomocou funkcie LEFT, previesť všetky znaky na malé pomocou funkcie LOWER a spojiť všetky časti pomocou operátora spojenia:

=LOWER(LEFT(B2,1))&"."&LOWER(A2)&"@"&LOWER(C2)&".com"

Ale môže pre nás Excel Flash Fill tieto e-mailové adresy vytvoriť automaticky? Jasná vec!

Obmedzenia a upozornenia programu Excel Flash Fill

Flash Fill je úžasný nástroj, ale má niekoľko obmedzení, ktoré by ste si mali uvedomiť skôr, ako začnete túto funkciu používať na svojich skutočných súboroch údajov.

1. Výsledky funkcie Flash Fill sa neaktualizujú automaticky

Na rozdiel od vzorcov sú výsledky funkcie Flash Fill statické. Ak vykonáte akékoľvek zmeny v pôvodných údajoch, neprejavia sa vo výsledkoch funkcie Flash Fill.

2. Môže sa nepodariť identifikovať vzor

V niektorých situáciách, najmä ak sú pôvodné údaje usporiadané alebo formátované inak, môže vyplnenie Flash Fill naraziť a poskytnúť nesprávne výsledky.

Ak napríklad použijete funkciu Flash Fill na extrakciu prostredných mien zo zoznamu, v ktorom niektoré položky obsahujú iba meno a priezvisko, výsledky pre tieto bunky budú nesprávne. Preto je rozumné vždy skontrolovať výstup funkcie Flash Fill.

3. Ignoruje bunky s netlačiteľnými znakmi

Ak niektoré z buniek, ktoré sa majú automaticky vyplniť, obsahujú medzery alebo iné netlačiteľné znaky, program Flash Fill takéto bunky vynechá.

Ak sú teda niektoré z výsledných buniek prázdne, vymažte ich ( Domov karta> Formáty skupina> Jasné > Vymazať všetko ) a znovu spustite funkciu Flash Fill.

4. Môže konvertovať čísla na reťazce

Pri používaní programu Flash Fill na preformátovanie čísel si uvedomte, že môže previesť vaše čísla na alfanumerické reťazce. Ak chcete radšej zachovať čísla, využite možnosti formátu Excel, ktorý mení len vizuálnu reprezentáciu, ale nie základné hodnoty.

Ako zapnúť a vypnúť funkciu Flash Fill

Funkcia Flash Fill v programe Excel je predvolene zapnutá. Ak nechcete v pracovných hárkoch žiadne návrhy ani automatické zmeny, môžete vypnutie funkcie Flash Fill týmto spôsobom:

1. V programe Excel prejdite na Súbor > Možnosti .
2. Na ľavom paneli kliknite na položku Pokročilé .
3. Pod Možnosti úprav , vymažte Automatické bleskové vypĺňanie box.
4. Kliknutím na tlačidlo OK uložte zmeny.

Na opätovné zapnutie stránky Flash Fill, jednoducho toto políčko opäť začiarknite.

Excel Flash Fill nefunguje

Vo väčšine prípadov Flash Fill funguje bez problémov. Keď sa pokazí, môže sa objaviť nižšie uvedená chyba a nasledujúce tipy vám pomôžu ju odstrániť.

1. Uveďte viac príkladov

Flash Fill sa učí príkladom. Ak nedokáže rozpoznať vzor vo vašich údajoch, vyplňte niekoľko ďalších buniek ručne, aby Excel mohol vyskúšať rôzne vzory a nájsť ten najvhodnejší pre vaše potreby.

2. Prinútiť ho spustiť

Ak sa pri písaní automaticky nezobrazia návrhy na vyplnenie Flash, skúste ich spustiť manuálne.

3. Skontrolujte, či je zapnutá funkcia Flash Fill

Ak sa nespustí automaticky ani manuálne, skontrolujte, či je v programe Excel zapnutá funkcia Flash Fill.

4. Chyba Flash Fill pretrváva

Ak žiadny z vyššie uvedených návrhov nefungoval a program Excel Flash Fill stále vyhadzuje chybu, nezostáva vám nič iné, len zadať údaje ručne alebo pomocou vzorcov.

Takto používate Flash Fill v programe Excel. Ďakujem vám za prečítanie a dúfam, že sa uvidíme na našom blogu budúci týždeň!