টিউটোরিয়ালটি ফ্ল্যাশ ফিল কার্যকারিতার মূল বিষয়গুলি ব্যাখ্যা করে এবং এক্সেলে ফ্ল্যাশ ফিল ব্যবহারের উদাহরণ প্রদান করে৷

ফ্ল্যাশ ফিল হল এক্সেলের সবচেয়ে আশ্চর্যজনক বৈশিষ্ট্যগুলির মধ্যে একটি৷ এটি একটি ক্লান্তিকর কাজ দখল করে যা ম্যানুয়ালি সম্পাদন করতে কয়েক ঘন্টা সময় নেয় এবং এটি একটি ফ্ল্যাশে স্বয়ংক্রিয়ভাবে কার্যকর করে (তাই নাম)। এবং এটি আপনাকে কিছু না করেই খুব দ্রুত এবং সহজভাবে করে, তবে আপনি যা চান তার একটি উদাহরণ প্রদান করুন।

এক্সেল এ ফ্ল্যাশ ফিল কি?

এক্সেল ফ্ল্যাশ ফিল হল একটি বিশেষ টুল যা আপনার প্রবেশ করা তথ্য বিশ্লেষণ করে এবং যখন এটি একটি প্যাটার্ন শনাক্ত করে তখন স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডেটা পূরণ করে৷

ফ্ল্যাশ ফিল বৈশিষ্ট্যটি এক্সেল 2013-এ চালু করা হয়েছিল এবং এটি Excel 2016-এর পরবর্তী সমস্ত সংস্করণে উপলব্ধ, Excel 2019, Excel 2021, এবং Excel for Microsoft 365।

ডিসেম্বর 2009-এ শুরু হয়েছিল মাইক্রোসফ্টের একজন সিনিয়র গবেষক সুমিত গুলওয়ানি, একজন ব্যবসায়ী মহিলাকে সাহায্য করার জন্য, যাকে তিনি দুর্ঘটনাক্রমে বিমানবন্দরে তার মার্জিং চ্যালেঞ্জের সাথে দেখা করেছিলেন, কয়েক বছর পরে এটি অনেকগুলি এক্সেলের কাজগুলিকে স্বয়ংক্রিয় করার একটি শক্তিশালী ক্ষমতায় বিকশিত হয়েছে৷

ফ্ল্যাশ ফিল সহজেই কয়েক ডজন বিভিন্ন কাজের সাথে মোকাবিলা করে যার জন্য অন্যথায় জটিল সূত্র বা এমনকি VBA কোডের প্রয়োজন হবে যেমন পাঠ্য স্ট্রিংগুলিকে বিভক্ত করা এবং একত্রিত করা, ডেটা পরিষ্কার করা এবং অসঙ্গতি সংশোধন করা, টেক্সট এবং সংখ্যা বিন্যাস করা, তারিখগুলিকে টি-তে রূপান্তর করা তিনি ফরম্যাট এবং আরও অনেক কিছু চেয়েছিলেন।

প্রতিবার, ফ্ল্যাশ ফিল লক্ষ লক্ষছোট প্রোগ্রাম যা কাজটি সম্পন্ন করতে পারে, তারপর মেশিন-লার্নিং কৌশল ব্যবহার করে সেই কোড স্নিপেটগুলিকে সাজায় এবং কাজের জন্য সবচেয়ে উপযুক্ত একটি খুঁজে পায়। ব্যাকগ্রাউন্ডে এই সব মিলিসেকেন্ডে করা হয়, এবং ব্যবহারকারী প্রায় সাথে সাথেই ফলাফল দেখতে পায়!

এক্সেলে ফ্ল্যাশ ফিল কোথায়?

এক্সেল 2013 এবং পরবর্তীতে, ফ্ল্যাশ ফিল টুলটি থাকে ডেটা ট্যাব , ডেটা টুলস গ্রুপে:

এক্সেল ফ্ল্যাশ ফিল শর্টকাট

আপনারা যারা যারা বেশিরভাগ সময় কীবোর্ড থেকে কাজ করতে পছন্দ করেন, তারা এই কী সংমিশ্রণে ফ্ল্যাশ ফিল চালাতে পারেন: Ctrl + E

এক্সেলে ফ্ল্যাশ ফিল কীভাবে ব্যবহার করবেন

সাধারণত ফ্ল্যাশ ফিল স্বয়ংক্রিয়ভাবে শুরু হয় এবং আপনি শুধুমাত্র একটি প্যাটার্ন প্রদান করতে হবে। এখানে কিভাবে:

1. আপনার উত্স ডেটা সহ কলামের সংলগ্ন একটি নতুন কলাম প্রবেশ করান৷
2. নতুন যুক্ত হওয়া কলামের প্রথম ঘরে, পছন্দসই মান টাইপ করুন৷
3. পরবর্তী কক্ষে টাইপ করা শুরু করুন, এবং যদি এক্সেল একটি প্যাটার্ন অনুভব করে, তাহলে এটি নীচের কক্ষগুলিতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূরণ করার জন্য ডেটার একটি পূর্বরূপ দেখাবে৷
4. প্রিভিউটি গ্রহণ করতে এন্টার কী টিপুন৷ সম্পন্ন!

টিপস:

• আপনি যদি ফ্ল্যাশ ফিল ফলাফলে অসন্তুষ্ট হন, আপনি Ctrl + Z টিপে সেগুলি পূর্বাবস্থায় ফেরাতে পারেন অথবা ফ্ল্যাশ ফিল অপশন মেনুর মাধ্যমে।
• যদি ফ্ল্যাশ ফিল স্বয়ংক্রিয়ভাবে শুরু না হয়, তাহলে এই সহজ সমস্যা সমাধানের কৌশলগুলি ব্যবহার করে দেখুন।

কিভাবে একটি বোতাম ক্লিক বা শর্টকাট দিয়ে এক্সেলে ফ্ল্যাশ ফিল করবেন

অধিকাংশেপরিস্থিতিতে, এক্সেল আপনার প্রবেশ করানো ডেটাতে একটি প্যাটার্ন স্থাপন করার সাথে সাথে ফ্ল্যাশ ফিল স্বয়ংক্রিয়ভাবে চালু হয়। যদি একটি প্রিভিউ দেখা না যায়, আপনি এইভাবে ম্যানুয়ালি ফ্ল্যাশ ফিল সক্রিয় করতে পারেন:

1. প্রথম কক্ষটি পূরণ করুন এবং এন্টার টিপুন।
2. ফ্ল্যাশ ফিল<এ ক্লিক করুন 17> ডেটা ট্যাবে বোতাম বা Ctrl + E শর্টকাট টিপুন।

Excel Flash Fill অপশন

কখন ডাটা এন্ট্রি স্বয়ংক্রিয় করতে এক্সেল-এ ফ্ল্যাশ ফিল ব্যবহার করে, স্বয়ংক্রিয়-পূর্ণ ঘরগুলির কাছে ফ্ল্যাশ ফিল বিকল্পগুলি বোতামটি উপস্থিত হয়। এই বোতামটি ক্লিক করলে মেনুটি খোলে যা আপনাকে নিম্নলিখিতগুলি করতে দেয়:

• ফ্ল্যাশ ফিল ফলাফলগুলিকে পূর্বাবস্থায় ফেরান৷
• এক্সেল পপুলেট করতে ব্যর্থ হয়েছে এমন ফাঁকা ঘরগুলি নির্বাচন করুন৷
• পরিবর্তিত কক্ষগুলি নির্বাচন করুন, উদাহরণস্বরূপ, সেগুলিকে একবারে ফর্ম্যাট করতে৷

Excel Flash Fill উদাহরণ

ইতিমধ্যে উল্লেখ করা হয়েছে, Flash Fill হল একটি খুব বহুমুখী হাতিয়ার। নীচের উদাহরণগুলি এর কিছু ক্ষমতা প্রদর্শন করে, তবে এটিতে আরও অনেক কিছু রয়েছে!

সেল থেকে পাঠ্য বের করুন (বিভক্ত কলাম)

ফ্ল্যাশ ফিল অস্তিত্বে আসার আগে, একটি ঘরের বিষয়বস্তু বিভক্ত করে বেশ কয়েকটি কক্ষে টেক্সট টু কলাম বৈশিষ্ট্য বা এক্সেল টেক্সট ফাংশন ব্যবহার করা প্রয়োজন। ফ্ল্যাশ ফিল দিয়ে, আপনি জটিল টেক্সট ম্যানিপুলেশন ছাড়াই তাৎক্ষণিকভাবে ফলাফল পেতে পারেন।

ধরুন আপনার কাছে ঠিকানার একটি কলাম আছে এবং আপনি একটি পৃথক কলামে জিপ কোড বের করতে চান। টাইপ করে আপনার লক্ষ্য নির্দেশ করুনপ্রথম ঘরে জিপ কোড। যত তাড়াতাড়ি এক্সেল বুঝতে পারে আপনি কী করার চেষ্টা করছেন, এটি এক্সট্র্যাক্ট করা জিপ কোডগুলির সাথে উদাহরণের নীচের সমস্ত সারি পূরণ করে৷ সেগুলিকে গ্রহণ করার জন্য আপনাকে শুধুমাত্র এন্টার টিপুন সাবস্ট্রিং - একটি নির্দিষ্ট দৈর্ঘ্যের টেক্সট বের করতে বা প্রদত্ত অক্ষরের আগে বা পরে একটি সাবস্ট্রিং পেতে সূত্র।

এক্সট্র্যাক্ট এবং স্প্লিটিং টুলস:

• এক্সেলের জন্য টেক্সট টুলকিট - বিভিন্ন কাজ করার জন্য 25 টুল কমা, স্পেস, লাইন ব্রেক এর মত যেকোন অক্ষর দ্বারা একটি সেলকে বিভক্ত করা সহ পাঠ্য ম্যানিপুলেশন; টেক্সট এবং সংখ্যা বের করা হচ্ছে।
• স্প্লিট নেমস টুল - এক্সেলে নাম আলাদা করার দ্রুত এবং সহজ উপায়।

কয়েকটি সেল থেকে ডেটা একত্রিত করুন (কলাম মার্জ করুন)

যদি আপনার সম্পাদন করার জন্য একটি বিপরীত কাজ আছে, কোন সমস্যা নেই, ফ্ল্যাশ ফিল কোষগুলিকেও সংযুক্ত করতে পারে। অধিকন্তু, এটি একটি স্পেস, কমা, সেমিকোলন বা অন্য কোন অক্ষর দিয়ে সম্মিলিত মানগুলিকে আলাদা করতে পারে - আপনাকে শুধুমাত্র এক্সেলকে প্রথম ঘরে প্রয়োজনীয় বিরাম চিহ্ন দেখাতে হবে:

এটি পদ্ধতিটি বিশেষ করে একটি একক কক্ষে বিভিন্ন নামের অংশগুলিকে একত্রিত করার জন্য উপযোগী, যেমনটি দেখানো হয়েছে কিভাবে ফ্ল্যাশ ফিলের সাথে প্রথম এবং শেষ নাম একত্রিত করা যায়।

সেলে যোগদানের সূত্রমান:

• Excel-এ CONCATENATE ফাংশন - টেক্সট স্ট্রিং, সেল এবং কলাম একত্রিত করার সূত্র।

মার্জিং টুল:

• মার্জ টেবিল উইজার্ড - সাধারণ কলাম দ্বারা দুটি টেবিল একত্রিত করার দ্রুত উপায়।
• ডুপ্লিকেট উইজার্ড মার্জ করুন - একই সারিগুলিকে কী কলাম দ্বারা একত্রিত করুন।

ডেটা পরিষ্কার করুন

যদি আপনার ওয়ার্কশীটে কিছু ডাটা এন্ট্রি একটি লিডিং স্পেস দিয়ে শুরু হয়, ফ্ল্যাশ ফিল এক পলকের মধ্যে সেগুলি থেকে মুক্তি পেতে পারে৷ একটি পূর্ববর্তী স্থান ছাড়াই প্রথম মান টাইপ করুন, এবং অন্যান্য কক্ষের সমস্ত অতিরিক্ত স্থানও চলে গেছে:

ডেটা পরিষ্কার করার সূত্র:

• Excel TRIM ফাংশন - Excel এ অতিরিক্ত স্পেস অপসারণের সূত্র।

ডেটা ক্লিনিং টুলস:

• Excel এর জন্য টেক্সট টুলকিট - সমস্ত লিডিং, ট্রেইলিং এবং ইন-এর মধ্যে স্পেস ট্রিম করুন কিন্তু শব্দগুলির মধ্যে একটি একক স্পেস অক্ষর।

টেক্সট, সংখ্যা এবং তারিখগুলি ফর্ম্যাট করুন

প্রায়শই আপনার স্প্রেডশীটের ডেটা একটিতে ফর্ম্যাট করা হয় উপায় যখন আপনি অন্য এটি চান. আপনি যেভাবে মানগুলি দেখতে চান ঠিক সেভাবে টাইপ করা শুরু করুন, এবং ফ্ল্যাশ ফিল বাকি কাজ করবে৷

সম্ভবত আপনার কাছে ছোট হাতের প্রথম এবং শেষ নামের একটি কলাম আছে৷ আপনি চান শেষ এবং প্রথম নাম সঠিক ক্ষেত্রে, কমা দিয়ে আলাদা করা হোক। ফ্ল্যাশ ফিলের জন্য কেকের টুকরো :)

সম্ভবত আপনি নম্বরগুলির একটি কলাম নিয়ে কাজ করছেন যা ফোন নম্বর হিসাবে ফর্ম্যাট করা দরকার৷ একটি পূর্বনির্ধারিত ব্যবহার করে কাজটি সম্পন্ন করা যেতে পারেবিশেষ বিন্যাস বা একটি কাস্টম নম্বর বিন্যাস তৈরি করা। অথবা আপনি ফ্ল্যাশ ফিল দিয়ে এটি একটি সহজ উপায়ে করতে পারেন:

আপনার পছন্দ অনুযায়ী তারিখগুলি পুনরায় ফর্ম্যাট করতে, আপনি সংশ্লিষ্ট তারিখ বিন্যাসটি প্রয়োগ করতে পারেন বা সঠিকভাবে ফর্ম্যাট করা তারিখ টাইপ করতে পারেন প্রথম কোষে ওহো, কোন পরামর্শ আসেনি... আমরা যদি ফ্ল্যাশ ফিল শর্টকাট ( Ctrl + E ) টিপুন বা রিবনের বোতামে ক্লিক করি তাহলে কী হবে? হ্যাঁ, এটা সুন্দরভাবে কাজ করে!

সেলের বিষয়বস্তুর অংশ প্রতিস্থাপন করুন

কোনও স্ট্রিং এর অংশ অন্য কোন টেক্সট দিয়ে প্রতিস্থাপন করা Excel এর একটি খুব সাধারণ কাজ, যা ফ্ল্যাশ ফিলও স্বয়ংক্রিয় হতে পারে৷

আসুন, আপনার কাছে সামাজিক নিরাপত্তা নম্বরগুলির একটি কলাম রয়েছে এবং আপনি শেষ 4টি সংখ্যা XXXX দিয়ে প্রতিস্থাপন করে এই সংবেদনশীল তথ্য সেন্সর করতে চান৷

এটি সম্পন্ন করতে , হয় REPLACE ফাংশনটি ব্যবহার করুন বা প্রথম ঘরে পছন্দসই মান টাইপ করুন এবং Flash Fill-কে স্বয়ংক্রিয়ভাবে অবশিষ্ট ঘরগুলি পূরণ করতে দিন:

উন্নত সমন্বয়

ফ্ল্যাশ ফিল Excel-এ শুধুমাত্র সহজবোধ্য কাজগুলি যেমন উপরের উদাহরণে দেখানো হয়েছে তা সম্পাদন করতে পারে না বরং আরও পরিশীলিত ডেটা পুনঃবিন্যাসও সম্পাদন করতে পারে৷

উদাহরণস্বরূপ, আসুন 3টি কলাম থেকে তথ্যের বিভিন্ন অংশ একত্রিত করি এবং কয়েকটি কাস্টম অক্ষর যোগ করি ফলাফল।

ধরুন, কলাম A-তে আপনার প্রথম নাম, B কলামে শেষ নাম এবং C কলামে ডোমেন নাম রয়েছে। এই তথ্যের উপর ভিত্তি করে, আপনি ইমেল ঠিকানা তৈরি করতে চান এই বিন্যাসে sses: [email protected] .

অভিজ্ঞ এক্সেল ব্যবহারকারীদের জন্য, LEFT ফাংশন দিয়ে ইনিশিয়াল বের করতে কোনো সমস্যা নেই, সমস্ত অক্ষরকে LOWER ফাংশন দিয়ে ছোট হাতের অক্ষরে রূপান্তর করুন এবং সংযুক্ত করুন কনক্যাটেনেশন অপারেটর ব্যবহার করে সমস্ত অংশ:

=LOWER(LEFT(B2,1))&"."&LOWER(A2)&"@"&LOWER(C2)&".com"

কিন্তু এক্সেল ফ্ল্যাশ ফিল কি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আমাদের জন্য এই ইমেল ঠিকানাগুলি তৈরি করতে পারে? অবশ্যই!

এক্সেল ফ্ল্যাশ পূরণের সীমাবদ্ধতা এবং সতর্কতা

ফ্ল্যাশ ফিল একটি দুর্দান্ত সরঞ্জাম, তবে এর কয়েকটি সীমাবদ্ধতা রয়েছে যা আপনার সচেতন হওয়া উচিত আপনি আপনার আসল ডেটা সেটগুলিতে এই বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার শুরু করার আগে।

1. ফ্ল্যাশ পূরণের ফলাফল স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হয় না

সূত্রগুলির বিপরীতে, ফ্ল্যাশ পূরণের ফলাফলগুলি স্থির। আপনি যদি মূল ডেটাতে কোনো পরিবর্তন করেন, তাহলে সেগুলি ফ্ল্যাশ ফিল ফলাফলে প্রতিফলিত হবে না।

2. প্যাটার্ন শনাক্ত করতে ব্যর্থ হতে পারে

কিছু ​​পরিস্থিতিতে, বিশেষ করে যখন আপনার আসল ডেটা আলাদাভাবে সাজানো বা বিন্যাস করা হয়, ফ্ল্যাশ ফিল হোঁচট খেতে পারে এবং ভুল ফলাফল আনতে পারে।

উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি ফ্ল্যাশ ফিল ব্যবহার করেন তালিকা থেকে মাঝের নামগুলি বের করতে যেখানে কিছু এন্ট্রিতে শুধুমাত্র প্রথম এবং শেষ নাম রয়েছে, সেই ঘরগুলির ফলাফলগুলি ভুল হবে। সুতরাং, সবসময় ফ্ল্যাশ ফিল আউটপুট পর্যালোচনা করা বুদ্ধিমানের কাজ।

3. অ-মুদ্রণযোগ্য অক্ষর সহ কক্ষগুলিকে উপেক্ষা করে

যদি স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূরণ করা কিছু কোষে স্পেস বা অন্যান্য অ-মুদ্রণযোগ্য অক্ষর থাকে,ফ্ল্যাশ ফিল এই ধরনের কক্ষগুলিকে এড়িয়ে যাবে৷

সুতরাং, ফলাফলের যেকোনও কক্ষ ফাঁকা থাকলে, সেই ঘরগুলি সাফ করুন ( হোম ট্যাব > ফরম্যাট গ্রুপ > সাফ করুন > সমস্ত সাফ করুন ) এবং আবার ফ্ল্যাশ ফিল চালান।

4। সংখ্যাগুলিকে স্ট্রিংগুলিতে রূপান্তর করতে পারে

সংখ্যাগুলি পুনরায় ফর্ম্যাট করার জন্য ফ্ল্যাশ ফিল ব্যবহার করার সময়, দয়া করে সচেতন থাকুন যে এটি আপনার সংখ্যাগুলিকে আলফানিউমেরিক স্ট্রিংগুলিতে রূপান্তর করতে পারে৷ আপনি যদি সংখ্যাগুলি রাখতে পছন্দ করেন তবে এক্সেল ফর্ম্যাটের ক্ষমতাগুলি ব্যবহার করুন যা শুধুমাত্র ভিজ্যুয়াল উপস্থাপনা পরিবর্তন করে, তবে অন্তর্নিহিত মানগুলি নয়৷

ফ্ল্যাশ ফিল চালু এবং বন্ধ করার উপায়

Excel-এ ফ্ল্যাশ ফিল ডিফল্টরূপে চালু থাকে। আপনি যদি আপনার ওয়ার্কশীটে কোনো পরামর্শ বা স্বয়ংক্রিয় পরিবর্তন না চান, তাহলে আপনি এইভাবে ফ্ল্যাশ ফিল নিষ্ক্রিয় করতে পারেন :

1. আপনার এক্সেলে, ফাইল<2 এ যান>> বিকল্প ।
2. বাম প্যানেলে, উন্নত ক্লিক করুন।
3. সম্পাদনা বিকল্প এর অধীনে, <সাফ করুন 16>স্বয়ংক্রিয়ভাবে ফ্ল্যাশ ফিল বক্স।
4. পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করতে ঠিক আছে ক্লিক করুন।

>>পুনরায় সক্ষম করতে ফ্ল্যাশ ফিল, কেবল এই বাক্সটি আবার নির্বাচন করুন।

এক্সেল ফ্ল্যাশ ফিল কাজ করছে না

বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, ফ্ল্যাশ ফিল কোনো বাধা ছাড়াই কাজ করে। যখন এটি নড়বড়ে হয়ে যায়, নীচের ত্রুটিটি প্রদর্শিত হতে পারে এবং নিম্নলিখিত টিপসগুলি আপনাকে এটি ঠিক করতে সাহায্য করবে৷

1. আরও উদাহরণ প্রদান করুন

ফ্ল্যাশ ফিল উদাহরণ দ্বারা শেখে। যদি এটি আপনার ডেটাতে একটি প্যাটার্ন চিনতে অক্ষম হয় তবে আরও কয়েকটি পূরণ করুনসেল ম্যানুয়ালি, যাতে এক্সেল বিভিন্ন প্যাটার্ন ব্যবহার করে দেখতে পারে এবং আপনার প্রয়োজনের জন্য সবচেয়ে উপযুক্ত একটি খুঁজে পেতে পারে।

2. এটি চালানোর জন্য জোর করুন

যদি ফ্ল্যাশ পূরণের পরামর্শগুলি আপনার টাইপ করার সাথে সাথে স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রদর্শিত না হয় তবে এটি ম্যানুয়ালি চালানোর চেষ্টা করুন৷

3. নিশ্চিত করুন যে ফ্ল্যাশ ফিল সক্ষম করা আছে

যদি এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে বা ম্যানুয়ালি শুরু না হয় তবে আপনার এক্সেলে ফ্ল্যাশ ফিল কার্যকারিতা চালু আছে কিনা তা পরীক্ষা করুন।

4. ফ্ল্যাশ ফিল ত্রুটি অব্যাহত থাকে

যদি উপরের পরামর্শগুলির কোনটিই কাজ না করে এবং এক্সেল ফ্ল্যাশ ফিল এখনও একটি ত্রুটি ছুঁড়ে দেয়, তবে আপনি ম্যানুয়ালি বা সূত্র দিয়ে ডেটা প্রবেশ করা ছাড়া আর কিছুই করতে পারবেন না।

এটি কিভাবে আপনি Excel এ ফ্ল্যাশ ফিল ব্যবহার করেন। আমি পড়ার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ এবং আগামী সপ্তাহে আমাদের ব্লগে আপনাকে দেখতে আশা করি!