Kennslan útskýrir grunnatriði Flash Fill virkni og gefur dæmi um notkun Flash Fill í Excel.

Flash Fill er einn af ótrúlegustu eiginleikum Excel. Það grípur leiðinlegt verkefni sem myndi taka marga klukkutíma að framkvæma handvirkt og keyrir það sjálfkrafa í fljótu bragði (þess vegna nafnið). Og það gerir það fljótt og einfaldlega án þess að þú þurfir að gera neitt, heldur aðeins að gefa dæmi um það sem þú vilt.

Hvað er Flash Fill í Excel?

Excel Flash Fill er sérstakt tól sem greinir upplýsingarnar sem þú ert að slá inn og fyllir sjálfkrafa út gögn þegar þau bera kennsl á mynstur.

Flash Fill eiginleikinn var kynntur í Excel 2013 og er fáanlegur í öllum síðari útgáfum af Excel 2016, Excel 2019, Excel 2021 og Excel fyrir Microsoft 365.

Byrjaði í desember 2009 sem tilraun Sumit Gulwani, háttsetts fræðimanns hjá Microsoft, til að aðstoða kaupsýslukonu sem hann hitti óvart á flugvellinum við sameininguna sína, nokkrum árum síðar hefur það þróast yfir í öflugan hæfileika til að gera sjálfvirkan mörg Excel verk.

Flash Fill tekst auðveldlega á við tugi mismunandi verkefna sem annars myndu krefjast flókinna formúla eða jafnvel VBA kóða eins og að skipta og sameina textastrengi, hreinsa gögn og leiðrétta ósamræmi, forsníða texta og tölur, breyta dagsetningum í t hann óskaði eftir sniði og margt fleira.

Í hvert skipti sameinar Flash Fill milljónirlítil forrit sem gætu sinnt verkefninu, flokkar síðan þessa kóðabúta með því að nota vélanámstækni og finnur þann sem hentar best fyrir starfið. Allt er þetta gert á millisekúndum í bakgrunni og notandinn sér niðurstöðurnar nánast strax!

Hvar er Flash Fill í Excel?

Í Excel 2013 og síðar er Flash Fill tólið staðsett á Data flipann , í hópnum Data tools :

Excel Flash Fill flýtileið

Þið sem kjósa að vinna með lyklaborði oftast, geta keyrt Flash Fill með þessari lyklasamsetningu: Ctrl + E

Hvernig á að nota Flash Fill í Excel

Venjulega byrjar Flash Fill sjálfkrafa, og þú þarf aðeins að gefa upp mynstur. Svona er það:

1. Settu inn nýjan dálk við hlið dálksins með upprunagögnunum þínum.
2. Í fyrsta hólfinu í nýbættum dálki skaltu slá inn viðeigandi gildi.
3. Byrjaðu að slá inn í næsta reit, og ef Excel skynjar mynstur mun það sýna forskoðun á gögnum sem á að fylla út sjálfkrafa í reitunum fyrir neðan.
4. Ýttu á Enter takkann til að samþykkja forskoðunina. Búið!

Ráð:

• Ef þú ert óánægður með Flash Fill niðurstöðurnar geturðu afturkallað þær með því að ýta á Ctrl + Z eða í gegnum valmyndina Flash Fill.
• Ef Flash Fill ræsist ekki sjálfkrafa skaltu prófa þessar einföldu bilanaleitaraðferðir.

Hvernig á að Flash Fylla í Excel með smelli eða flýtileið

Í flestumaðstæður, Flash Fill byrjar sjálfkrafa um leið og Excel setur mynstur í gögnin sem þú ert að slá inn. Ef forskoðun birtist ekki geturðu virkjað Flash Fill handvirkt á þennan hátt:

1. Fylltu út fyrsta reitinn og ýttu á Enter.
2. Smelltu á Flash Fill hnappinn á flipanum Data eða ýttu á Ctrl + E flýtileiðina.

Excel Flash Fill valkostir

Þegar með því að nota Flash Fill í Excel til að gera sjálfvirkan gagnainnslátt, birtist Flash Fill Options hnappurinn nálægt sjálfvirku útfylltu reitunum. Með því að smella á þennan hnapp opnast valmyndin sem gerir þér kleift að gera eftirfarandi:

• Afturkalla niðurstöður Flash Fill.
• Veldu auðar reiti sem Excel hefur ekki tekist að fylla út.
• Veldu til dæmis breyttu frumurnar til að forsníða þær allar í einu.

Excel Flash Fill dæmi

Eins og áður hefur verið nefnt er Flash Fill mjög fjölhæft tæki. Dæmin hér að neðan sýna nokkra af möguleikum þess, en það er miklu meira í því!

Taktu út texta úr reit (skipta dálkum)

Áður en Flash Fill varð til, skiptu innihaldi eins reits inn í nokkra reiti þurfti að nota Text to Columns eiginleikann eða Excel Textaaðgerðir. Með Flash Fill geturðu fengið niðurstöðurnar samstundis án flókinna textabreytinga.

Svo sem þú ert með dálk af heimilisföngum og þú vilt draga út póstnúmer í sérstakan dálk. Tilgreindu markmið þitt með því að slá innpóstnúmer í fyrsta reitnum. Um leið og Excel skilur hvað þú ert að reyna að gera, fyllir það út allar línurnar fyrir neðan dæmið með útdrættum póstnúmerum. Þú þarft aðeins að ýta á Enter til að samþykkja þær allar.

Formúlur til að skipta hólfum og draga út texta:

• Dregið út undirstrengur - formúlur til að draga út texta af ákveðinni lengd eða fá undirstreng á undan eða á eftir tilteknum staf.
• Taktu tölu úr streng - formúlur til að draga út tölur úr alfanumerískum strengjum.
• Skljúfa nöfn í Excel - formúlur til að draga út fornafn, eftirnafn og millinöfn.

Útdráttar- og skiptingarverkfæri:

• Textverkfæri fyrir Excel - 25 verkfæri til að framkvæma ýmsar textabreytingar, þar með talið að skipta hólf með hvaða staf sem er eins og kommu, bil, línuskil; útdráttur texta og tölustafa.
• Skipting nöfn tól - fljótleg og auðveld leið til að aðgreina nöfn í Excel.

Samana saman gögn úr nokkrum hólfum (sameina dálka)

Ef þú hefur öfugt verkefni að framkvæma, ekkert mál, Flash Fill getur líka sameinað frumur. Þar að auki getur það aðskilið sameinuð gildi með bili, kommu, semíkommu eða öðrum staf - þú þarft bara að sýna Excel nauðsynleg greinarmerki í fyrsta reitnum:

Þetta aðferðin er sérstaklega gagnleg til að sameina ýmsa nafnhluta í einn reit eins og sýnt er í Hvernig á að sameina fornafn og eftirnafn með Flash Fill.

Formúlur til að sameina reitgildi:

• CONCATENATE aðgerð í Excel - formúlur til að sameina textastrengi, frumur og dálka.

Sameiningarverkfæri:

• Samana Töflur Wizard - fljótleg leið til að sameina tvær töflur eftir sameiginlegum dálkum.
• Sameina afrita Wizard - Sameina svipaðar raðir í eina eftir lykildálka.

Hreinsa gögn

Ef sumar gagnafærslur í vinnublaðinu þínu byrja á fremstu bili getur Flash Fill losað sig við þær á örskotsstundu. Sláðu inn fyrsta gildið án undanfarandi bils og öll aukabil í öðrum hólfum eru líka horfin:

Formúlur til að hreinsa gögn:

• Excel TRIM virka - formúlur til að fjarlægja umfram bil í Excel.

Gagnahreinsunartæki:

• Textverkfærasett fyrir Excel - klippa öll fremstu bil, aftan og á milli bila nema eitt bil á milli orða.

Sníða texta, tölur og dagsetningar

Oft oft eru gögnin í töflureiknunum þínum sniðin í eitt hátt á meðan þú vilt hafa það í öðrum. Byrjaðu bara að slá inn gildin nákvæmlega eins og þú vilt að þau birtist og Flash Fill gerir afganginn.

Kannski ertu með dálk með for- og eftirnöfnum með lágstöfum. Þú vilt að eftirnafn og fornafn séu í réttu stafnafni, aðskilin með kommu. A piece of cake fyrir Flash Fill :)

Kannski ertu að vinna með dálk af tölum sem þarf að forsníða sem símanúmer. Verkefnið er hægt að framkvæma með því að nota fyrirfram skilgreintSérsniðið eða búið til sérsniðið tölusnið. Eða þú getur gert það á auðveldan hátt með Flash Fill:

Til að forsníða dagsetningarnar að vild geturðu notað samsvarandi dagsetningarsnið eða slegið inn rétt sniðna dagsetningu inn í fyrsta klefann. Úbbs, engar tillögur hafa birst... Hvað ef við ýtum á Flash Fill flýtileiðina ( Ctrl + E ) eða smellum á hnappinn á borðinu? Já, það virkar fallega!

Skipta út hluta af innihaldi reitsins

Að skipta út hluta af streng fyrir annan texta er mjög algeng aðgerð í Excel, sem Flash Fill getur líka sjálfvirkt.

Segjum að þú sért með dálk með kennitölum og þú vilt ritskoða þessar viðkvæmu upplýsingar með því að skipta út síðustu 4 tölunum fyrir XXXX.

Til að gera það , notaðu annað hvort REPLACE aðgerðina eða sláðu inn æskilegt gildi í fyrsta reitinn og láttu Flash Fill fylla sjálfkrafa í reitina sem eftir eru:

Ítarlegar samsetningar

Flash Fill í Excel getur ekki aðeins framkvæmt einföld verkefni eins og sýnt er í dæmunum hér að ofan heldur einnig framkvæmt flóknari endurröðun gagna.

Sem dæmi skulum við sameina mismunandi upplýsingar úr 3 dálkum og bæta nokkrum sérsniðnum stöfum við niðurstaðan.

Svo sem þú ert með fornöfn í dálki A, eftirnöfn í dálki B og lén í dálki C. Byggt á þessum upplýsingum viltu búa til netfang sses á þessu sniði: [email protected] .

Fyrir reynda Excel notendur er ekkert vandamál að draga upphafsstafinn út með LEFT fallinu, breyta öllum stöfum í lágstafi með LOWER fallinu og sameina öll stykkin með því að nota samtengingaraðgerðina:

=LOWER(LEFT(B2,1))&"."&LOWER(A2)&"@"&LOWER(C2)&".com"

En getur Excel Flash Fill búið til þessi netföng fyrir okkur sjálfkrafa? Jú!

Excel Flash Fill takmarkanir og fyrirvarar

Flash Fill er frábært tól, en það hefur nokkrar takmarkanir sem þú ættir að vera meðvitaður um af áður en þú byrjar að nota þennan eiginleika á raunverulegu gagnasöfnunum þínum.

1. Niðurstöður Flash Fill uppfærast ekki sjálfkrafa

Ólíkt formúlum eru niðurstöður Flash Fill óstöðugar. Ef þú gerir einhverjar breytingar á upprunalegu gögnunum munu þær ekki endurspeglast í Flash Fill niðurstöðunum.

2. Getur ekki tekist að bera kennsl á mynstur

Í sumum tilvikum, sérstaklega þegar upprunalegu gögnunum þínum er raðað eða sniðin á annan hátt, getur Flash Fill hrasað og gefið rangar niðurstöður.

Til dæmis, ef þú notar Flash Fill til að draga millinöfn úr listanum þar sem sumar færslur innihalda aðeins fornöfn og eftirnöfn, þá verða niðurstöður fyrir þær reit rangar. Svo það er skynsamlegt að skoða alltaf Flash Fill úttakið.

3. Hunsar hólfa með stöfum sem ekki er hægt að prenta

Ef sumir hólfanna sem á að fylla út sjálfkrafa innihalda bil eða aðra stafi sem ekki er hægt að prenta,Flash Fill mun sleppa slíkum hólfum.

Svo, ef einhver af hólfunum sem myndast eru auðir, hreinsaðu þá reiti ( Heima flipinn > Snið flokka > Hreinsa > Hreinsa allt ) og keyra Flash Fill aftur.

4. Getur umbreytt tölum í strengi

Þegar þú notar Flash Fill til að endursniða tölur, vinsamlegast hafðu í huga að það gæti breytt tölunum þínum í alfanumeríska strengi. Ef þú vilt frekar halda tölunum skaltu nota möguleika Excel sniðs sem breytir aðeins sjónrænni framsetningu, en ekki undirliggjandi gildum.

Hvernig kveikja og slökkva á Flash Fill

Kveikt er sjálfgefið á Flash Fylla í Excel. Ef þú vilt engar tillögur eða sjálfvirkar breytingar á vinnublöðunum þínum geturðu slökkt á Flash Fill á þennan hátt:

1. Í Excel, farðu í Skrá > Valkostir .
2. Á vinstri spjaldinu, smelltu á Ítarlegt .
3. Undir Breytingarvalkostir , hreinsaðu Ítarlegt . 16>Sjálfvirkt Flash Fill kassi.
4. Smelltu á OK til að vista breytingarnar.

Til að virkja aftur Flash Fill, veldu einfaldlega þennan reit aftur.

Excel Flash Fill virkar ekki

Í flestum tilfellum virkar Flash Fill án vandræða. Þegar það bilar getur villan hér að neðan birst og eftirfarandi ráð munu hjálpa þér að laga það.

1. Komdu með fleiri dæmi

Flash Fill lærir með fordæmi. Ef það er ekki hægt að þekkja mynstur í gögnunum þínum skaltu fylla út tvö í viðbótfrumur handvirkt, svo að Excel gæti prófað mismunandi mynstur og fundið það sem hentar þínum þörfum best.

2. Þvingaðu það til að keyra

Ef Flash Fill tillögur birtast ekki sjálfkrafa þegar þú skrifar skaltu reyna að keyra það handvirkt.

3. Gakktu úr skugga um að kveikt sé á Flash Fill

Ef það ræsist ekki sjálfkrafa eða handvirkt skaltu athuga hvort kveikt sé á Flash Fill virkninni í Excel.

4. Flash Fill villa er viðvarandi

Ef engin af ofangreindum tillögum hefur virkað og Excel Flash Fill skilar enn villu, þá er ekkert annað sem þú getur gert en að slá inn gögnin handvirkt eða með formúlum.

Það er hvernig þú notar Flash Fill í Excel. Ég þakka þér fyrir lesturinn og vonast til að sjá þig á blogginu okkar í næstu viku!