Tutoriali shpjegon bazat e funksionalitetit Flash Fill dhe ofron shembuj të përdorimit të Flash Fill në Excel.

Flash Fill është një nga veçoritë më të mahnitshme të Excel. Ai rrëmben një detyrë të lodhshme që do të kërkonte orë të tëra për t'u kryer me dorë dhe e ekzekuton atë automatikisht menjëherë (prandaj emri). Dhe e bën kaq shpejt dhe thjesht pa pasur nevojë të bësh një gjë, por jep vetëm një shembull të asaj që dëshiron.

Çfarë është Flash Fill në Excel?

Excel Flash Fill është një mjet i veçantë që analizon informacionin që po futni dhe plotëson automatikisht të dhënat kur identifikon një model.

Veçoria Flash Fill u prezantua në Excel 2013 dhe është e disponueshme në të gjitha versionet e mëvonshme të Excel 2016, Excel 2019, Excel 2021 dhe Excel për Microsoft 365.

Filloi në dhjetor 2009 si një përpjekje e Sumit Gulwani, një studiuese e vjetër në Microsoft, për të ndihmuar një biznesmene që ai takoi aksidentalisht në aeroport me sfidën e saj të bashkimit. disa vite më vonë ajo ka evoluar në një aftësi të fuqishme për të automatizuar shumë punë në Excel.

Flash Fill përballon lehtësisht dhjetëra detyra të ndryshme që përndryshe do të kërkonin formula komplekse apo edhe kodin VBA, si p.sh. ndarja dhe kombinimi i vargjeve të tekstit, pastrimi i të dhënave dhe korrigjimi i mospërputhjeve, formatimi i tekstit dhe numrave, konvertimi i datave në t ai dëshironte format, dhe shumë më tepër.

Çdo herë, Flash Fill kombinon milionaprograme të vogla që mund të përmbushin detyrën, pastaj i rendit ato copa kodi duke përdorur teknika të mësimit të makinës dhe gjen atë që i përshtatet më së miri punës. E gjithë kjo bëhet në milisekonda në sfond, dhe përdoruesi i sheh rezultatet pothuajse menjëherë!

Ku është Flash Fill në Excel?

Në Excel 2013 dhe më vonë, mjeti Flash Fill qëndron në skeda Të dhënat , në grupin Mjetet e të dhënave :

shkurtorja e Excel Flash Fill

Ata prej jush të cilët preferojnë të punojnë me tastierë shumicën e kohës, mund të ekzekutojnë Flash Fill me këtë kombinim të tasteve: Ctrl + E

Si të përdorni Flash Fill në Excel

Zakonisht Flash Fill fillon automatikisht dhe ju duhet vetëm të japë një model. Ja se si:

1. Futni një kolonë të re ngjitur me kolonën me të dhënat tuaja burimore.
2. Në qelizën e parë të një kolone të sapo shtuar, shkruani vlerën e dëshiruar.
3. 10>Filloni të shkruani në qelizën tjetër dhe nëse Excel ndjen një model, ai do të shfaqë një pamje paraprake të të dhënave që do të plotësohen automatikisht në qelizat e mëposhtme.
4. Shtypni tastin Enter për të pranuar pamjen paraprake. U krye!

Këshilla:

• Nëse nuk jeni të kënaqur me rezultatet e Flash Fill, mund t'i zhbëni ato duke shtypur Ctrl + Z ose nëpërmjet menysë së opsioneve të Flash Fill.
• Nëse Flash Fill nuk fillon automatikisht, provoni këto teknika të thjeshta për zgjidhjen e problemeve.

Si të mbushni Flash në Excel me një klikim butoni ose shkurtore

Në shumicënNë situata, Flash Fill fillon automatikisht sapo Excel vendos një model në të dhënat që po futni. Nëse një pamje paraprake nuk shfaqet, mund të aktivizoni Flash Fillimi manualisht në këtë mënyrë:

1. Plotësoni qelizën e parë dhe shtypni Enter.
2. Klikoni Flash Fill butonin në skedën Data ose shtypni shkurtoren Ctrl + E.

Opsionet e plotësimit të Excel Flash

Kur duke përdorur Flash Plotësim në Excel për të automatizuar futjen e të dhënave, butoni Flash Fill Options shfaqet pranë qelizave të mbushura automatikisht. Klikimi i këtij butoni hap menynë që ju lejon të bëni sa më poshtë:

• Zhbëni rezultatet e mbushjes së Flash.
• Zgjidhni qelizat bosh që Excel nuk ka arritur t'i plotësojë.
• Zgjidhni qelizat e ndryshuara, për shembull, për t'i formatuar të gjitha menjëherë.

Shembuj të Excel Flash Fill

Siç është përmendur tashmë, Flash Fill është një mjet shumë i gjithanshëm. Shembujt e mëposhtëm demonstrojnë disa nga aftësitë e tij, por ka shumë më tepër!

Nxjerrja e tekstit nga qeliza (ndarja e kolonave)

Para se të shfaqej Flash Fill, duke ndarë përmbajtjen e një qelize në disa qeliza kërkohej përdorimi i veçorisë Text to Columns ose funksionet Excel Text. Me Flash Fill, ju mund t'i merrni rezultatet menjëherë pa manipulime të ndërlikuara të tekstit.

Si të supozojmë se keni një kolonë adresash dhe doni të nxirrni kodet postare në një kolonë të veçantë. Tregoni qëllimin tuaj duke shtypurkodi postar në qelizën e parë. Sapo Excel të kuptojë se çfarë po përpiqeni të bëni, ai plotëson të gjitha rreshtat poshtë shembullit me kodet postare të nxjerra. Ju duhet vetëm të shtypni Enter për t'i pranuar të gjitha.

Formulat për të ndarë qelizat dhe për të nxjerrë tekstin:

• Nxjerrja substring - formula për të nxjerrë tekstin e një gjatësi të caktuar ose për të marrë një nënvarg para ose pas një karakteri të caktuar.
• Nxjerrja e numrit nga vargu - formula për nxjerrjen e numrave nga vargjet alfanumerike.
• Ndajini emrat në Excel - formula për nxjerrjen e emrave, mbiemrit dhe të mesëm.

Mjetet e nxjerrjes dhe ndarjes:

• Text Toolkit për Excel - 25 mjete për të kryer të ndryshme manipulime teksti duke përfshirë ndarjen e një qelize me çdo karakter si presje, hapësirë, ndërprerje rreshti; nxjerrja e tekstit dhe numrave.
• Mjeti i ndarjes së emrave - mënyrë e shpejtë dhe e lehtë për të ndarë emrat në Excel.

Kombinoni të dhëna nga disa qeliza (bashkoni kolonat)

Nëse ju keni një detyrë të kundërt për të kryer, nuk ka problem, Flash Fill mund të bashkojë qelizat gjithashtu. Për më tepër, ai mund të ndajë vlerat e kombinuara me një hapësirë, presje, pikëpresje ose ndonjë karakter tjetër - ju vetëm duhet t'i tregoni Excel-it shenjat e pikësimit të kërkuara në qelizën e parë:

Kjo metoda është veçanërisht e dobishme për kombinimin e pjesëve të ndryshme të emrave në një qelizë të vetme siç tregohet në Si të bashkoni emrin dhe mbiemrin me Flash Fill.

Formulat për t'u bashkuar me qelizënvlerat:

• Funksioni CONCATENATE në Excel - formula për të kombinuar vargjet e tekstit, qelizat dhe kolonat.

Mjetet e bashkimit:

• Magjistari i shkrirjes së tabelave - mënyrë e shpejtë për të kombinuar dy tabela sipas kolonave të zakonshme.
• Mjeshtri i bashkimit të dublikatave - Kombinoni rreshta të ngjashëm në një nga kolonat kryesore.

Pastroni të dhënat

Nëse disa hyrje të të dhënave në fletën tuaj të punës fillojnë me një hapësirë ​​kryesore, Flash Fill mund t'i heqë ato menjëherë. Shkruani vlerën e parë pa një hapësirë ​​të mëparshme dhe të gjitha hapësirat shtesë në qelizat e tjera janë zhdukur gjithashtu:

Formulat për të pastruar të dhënat:

• Funksioni Excel TRIM - formula për të hequr hapësirat e tepërta në Excel.

Mjetet e pastrimit të të dhënave:

• Tekst Toolkit për Excel - shkurto të gjitha hapësirat kryesore, pasuese dhe ndërmjet, por një karakter të vetëm hapësirë ​​midis fjalëve.

Formatoni tekstin, numrat dhe datat

Shpesh shpesh të dhënat në fletëllogaritë tuaja formatohen në një mënyrë ndërsa ju dëshironi atë në një tjetër. Thjesht filloni të shkruani vlerat saktësisht ashtu siç dëshironi të shfaqen dhe Flash Fill do të bëjë pjesën tjetër.

Ndoshta ju keni një kolonë me emrat dhe mbiemrat me shkronja të vogla. Ju dëshironi që mbiemrat dhe mbiemrat të jenë me shkronjën e duhur, të ndarë me presje. Një copë tortë për Flash Fill :)

Ndoshta jeni duke punuar me një kolonë numrash që duhet të formatohen si numra telefoni. Detyra mund të realizohet duke përdorur një të paracaktuarFormat i veçantë ose krijimi i një formati të personalizuar të numrave. Ose mund ta bëni në një mënyrë të thjeshtë me Flash Fill:

Për të riformatuar datat sipas dëshirës tuaj, mund të aplikoni formatin përkatës të datës ose të shkruani një datë të formatuar siç duhet në qelizën e parë. Mos, asnjë sugjerim nuk është shfaqur... Po sikur të shtypim shkurtoren Flash Fill ( Ctrl + E ) ose të klikojmë butonin e saj në shirit? Po, funksionon bukur!

Zëvendësimi i një pjese të përmbajtjes së qelizës

Zëvendësimi i një pjese të vargut me ndonjë tekst tjetër është një operacion shumë i zakonshëm në Excel, i cili Flash Fill mund të automatizohet gjithashtu.

Le të themi, ju keni një kolonë numrash të sigurimeve shoqërore dhe dëshironi të censuroni këtë informacion të ndjeshëm duke zëvendësuar 4 shifrat e fundit me XXXX.

Për ta bërë këtë , ose përdorni funksionin REPLACE ose shkruani vlerën e dëshiruar në qelizën e parë dhe lëreni Flash Fill të plotësojë automatikisht qelizat e mbetura:

Kombinime të avancuara

Flash Fill në Excel mund të kryejë jo vetëm detyra të drejtpërdrejta, siç janë demonstruar në shembujt e mësipërm, por gjithashtu të kryejë rirregullime më të sofistikuara të të dhënave.

Si shembull, le të kombinojmë pjesë të ndryshme informacioni nga 3 kolona dhe të shtojmë disa karaktere të personalizuara në rezultati.

Duke supozuar se ju keni emrat në kolonën A, mbiemrat në kolonën B dhe emrat e domain në kolonën C. Bazuar në këtë informacion, ju dëshironi të gjeneroni adresë emaili sses në këtë format: [email protected] .

Për përdoruesit me përvojë të Excel, nuk ka asnjë problem të nxjerrin inicialin me funksionin LEFT, të konvertojnë të gjitha karakteret në shkronja të vogla me funksionin LOWER dhe të bashkohen të gjitha pjesët duke përdorur operatorin e lidhjes:

=LOWER(LEFT(B2,1))&"."&LOWER(A2)&"@"&LOWER(C2)&".com"

Por a mund të na krijojë automatikisht Excel Flash Fill këto adresa emaili? Sigurisht!

Kufizimet dhe paralajmërimet e Excel Flash Fill

Flash Fill është një mjet i mrekullueshëm, por ka disa kufizime që duhet të keni parasysh para se të filloni ta përdorni këtë veçori në grupet tuaja reale të të dhënave.

1. Rezultatet e Flash Fill nuk përditësohen automatikisht

Ndryshe nga formulat, rezultatet e Flash Fill janë statike. Nëse bëni ndonjë ndryshim në të dhënat origjinale, ato nuk do të pasqyrohen në rezultatet e Plotësimit të Flash.

2. Mund të dështojë në identifikimin e një modeli

Në disa situata, veçanërisht kur të dhënat tuaja origjinale janë renditur ose formatuar ndryshe, Flash Fill mund të pengohet dhe të prodhojë rezultate të pasakta.

Për shembull, nëse përdorni Flash Fill për të nxjerrë emrat e mesëm nga lista ku disa hyrje përmbajnë vetëm emrat dhe mbiemrat, rezultatet për ato qeliza do të jenë të gabuara. Pra, është e mençur të rishikoni gjithmonë daljen Flash Fill.

3. Injoron qelizat me karaktere jo të printueshme

Nëse disa nga qelizat që do të plotësohen automatikisht përmbajnë hapësira ose karaktere të tjera jo të printueshme,Flash Fill do t'i kapërcejë qelizat e tilla.

Pra, nëse ndonjë nga qelizat rezultuese është bosh, pastroni ato qeliza ( Home tab > Formatoni gruponi > Pastroni > Pastroni të gjitha ) dhe ekzekutoni përsëri Flash Fill.

4. Mund të konvertojë numrat në vargje

Kur përdorni Flash Fill për riformatimin e numrave, kini parasysh se ai mund t'i konvertojë numrat tuaj në vargje alfanumerike. Nëse preferoni t'i mbani numrat, përdorni aftësitë e formatit Excel që ndryshon vetëm paraqitjen vizuale, por jo vlerat themelore.

Si të aktivizoni dhe çaktivizoni Flash Fill

Flash Plotësimi në Excel është aktivizuar si parazgjedhje. Nëse nuk dëshironi ndonjë sugjerim ose ndryshim automatik në fletët tuaja të punës, mund të çaktivizoni Flash Fill në këtë mënyrë:

1. Në Excel-in tuaj, shkoni te Skedari > Opsionet .
2. Në panelin e majtë, kliko E avancuar .
3. Tek Opsionet e redaktimit , fshi Plotësimi automatik i blicit .
4. Kliko OK për të ruajtur ndryshimet.

Për ri-aktivizuar Flash Fill, thjesht zgjidhni përsëri këtë kuti.

Excel Flash Fill nuk funksionon

Në shumicën e rasteve, Flash Fill funksionon pa probleme. Kur prishet, mund të shfaqet gabimi i mëposhtëm dhe këshillat e mëposhtme do t'ju ndihmojnë ta rregulloni atë.

1. Jepni më shumë shembuj

Flash Fill mëson me shembull. Nëse nuk është në gjendje të njohë një model në të dhënat tuaja, plotësoni disa të tjeraqelizat me dorë, në mënyrë që Excel të mund të provojë modele të ndryshme dhe të gjejë atë që i përshtatet më së miri nevojave tuaja.

2. Detyrojeni të ekzekutohet

Nëse sugjerimet e Flash Fill nuk shfaqen automatikisht ndërsa shkruani, provo ta ekzekutosh manualisht.

3. Sigurohuni që Flash Fill është aktivizuar

Nëse nuk fillon automatikisht ose manualisht, kontrolloni nëse funksioni Flash Fill është i aktivizuar në Excel.

4. Gabimi i Flash Fillimi vazhdon

Nëse asnjë nga sugjerimet e mësipërme nuk ka funksionuar dhe Excel Flash Fill ende paraqet një gabim, nuk mund të bëni asgjë tjetër veçse të futni të dhënat manualisht ose me formula.

Kjo është si përdorni Flash Plotësoni në Excel. Ju falënderoj që lexoni dhe shpresoj t'ju shohim në blogun tonë javën e ardhshme!