El tutorial explica los fundamentos de la funcionalidad Flash Fill y proporciona ejemplos de uso de Flash Fill en Excel.

Flash Fill es una de las funciones más sorprendentes de Excel. Coge una tarea tediosa que llevaría horas realizar manualmente y la ejecuta automáticamente en un instante (de ahí su nombre). Y lo hace de forma rápida y sencilla, sin que tengas que hacer nada, sino sólo proporcionar un ejemplo de lo que quieres.

¿Qué es Flash Fill en Excel?

Excel Flash Fill es una herramienta especial que analiza la información que está introduciendo y rellena automáticamente los datos cuando identifica un patrón.

La función Relleno Flash se introdujo en Excel 2013 y está disponible en todas las versiones posteriores de Excel 2016, Excel 2019, Excel 2021 y Excel para Microsoft 365.

Iniciada en diciembre de 2009 como un intento de Sumit Gulwani, un investigador senior de Microsoft, de ayudar a una empresaria que conoció accidentalmente en el aeropuerto con su reto de fusión, unos años más tarde ha evolucionado hasta convertirse en una potente capacidad para automatizar muchas tareas de Excel.

Flash Fill realiza fácilmente docenas de tareas diferentes que, de otro modo, requerirían fórmulas complejas o incluso código VBA, como dividir y combinar cadenas de texto, limpiar datos y corregir incoherencias, dar formato a texto y números, convertir fechas al formato deseado y mucho más.

Cada vez, Flash Fill combina millones de pequeños programas que podrían realizar la tarea, luego clasifica esos fragmentos de código mediante técnicas de aprendizaje automático y encuentra el que mejor se adapta al trabajo. Todo esto se hace en milisegundos en segundo plano, ¡y el usuario ve los resultados casi de inmediato!

¿Dónde está Flash Fill en Excel?

En Excel 2013 y versiones posteriores, la herramienta Relleno Flash reside en el menú Ficha Datos en el Herramientas de datos grupo:

Atajo de teclado Excel Flash Fill

Los que prefieran trabajar desde el teclado la mayor parte del tiempo, pueden ejecutar Flash Fill con esta combinación de teclas: Ctrl + E

Cómo utilizar Flash Fill en Excel

Por lo general, Flash Fill se inicia automáticamente y sólo tiene que proporcionar un patrón. A continuación se explica cómo:

1. Inserte una nueva columna adyacente a la columna con sus datos de origen.
2. En la primera celda de una columna recién añadida, escriba el valor deseado.
3. Comience a escribir en la siguiente celda y, si Excel detecta un patrón, mostrará una vista previa de los datos que se rellenarán automáticamente en las celdas siguientes.
4. Pulse la tecla Intro para aceptar la vista previa. ¡Listo!

Consejos:

• Si no estás satisfecho con los resultados de Relleno Flash, puedes deshacerlos pulsando Ctrl + Z o a través del menú de opciones de Relleno Flash.
• Si Flash Fill no se inicia automáticamente, pruebe estas sencillas técnicas de solución de problemas.

Cómo rellenar Flash en Excel haciendo clic en un botón o con un atajo de teclado

En la mayoría de las situaciones, Flash Fill se activa automáticamente en cuanto Excel establece un patrón en los datos que está introduciendo. Si no aparece una vista previa, puede activar Flash Fill manualmente de esta forma:

1. Rellene la primera celda y pulse Intro.
2. Haga clic en el botón Flash de relleno en el botón Datos o pulse la combinación de teclas Ctrl + E.

Opciones de relleno Flash de Excel

Cuando se utiliza Flash Fill en Excel para automatizar la entrada de datos, la función Opciones de relleno de flash aparece cerca de las celdas autocompletadas. Al hacer clic en este botón se abre el menú que le permite hacer lo siguiente:

• Deshacer los resultados de Relleno Flash.
• Seleccionar celdas en blanco que Excel no ha podido rellenar.
• Seleccione las celdas modificadas, por ejemplo, para formatearlas todas a la vez.

Excel Flash Fill ejemplos

Como ya se ha mencionado, Flash Fill es una herramienta muy versátil. Los ejemplos siguientes muestran algunas de sus posibilidades, ¡pero hay mucho más!

Extraer texto de una celda (columnas divididas)

Antes de que existiera Flash Fill, dividir el contenido de una celda en varias celdas requería el uso de la función Texto a columnas o de las funciones de texto de Excel. Con Flash Fill, puedes obtener los resultados al instante sin necesidad de intrincadas manipulaciones de texto.

Supongamos que tienes una columna de direcciones y quieres extraer los códigos postales en una columna aparte. Indica tu objetivo escribiendo el código postal en la primera celda. En cuanto Excel entienda lo que intentas hacer, rellenará todas las filas que hay debajo del ejemplo con los códigos postales extraídos. Sólo tienes que pulsar Intro para aceptarlos todos.

Fórmulas para dividir celdas y extraer texto:

• Extraer subcadena: fórmulas para extraer texto de una longitud determinada u obtener una subcadena antes o después de un carácter dado.
• Extraer número de cadena - fórmulas para extraer números de cadenas alfanuméricas.
• Dividir nombres en Excel - fórmulas para extraer nombres, apellidos y segundo nombre.

Herramientas de extracción y división:

• Text Toolkit for Excel - 25 herramientas para realizar diversas manipulaciones de texto, incluyendo la división de una celda por cualquier carácter como coma, espacio, salto de línea; extracción de texto y números.
• Herramienta Dividir Nombres - forma rápida y sencilla de separar nombres en Excel.

Combinar datos de varias celdas (fusionar columnas)

Si tiene que realizar una tarea contraria, no hay problema, Flash Fill también puede concatenar celdas. Además, puede separar los valores combinados con un espacio, una coma, un punto y coma o cualquier otro carácter - sólo tiene que mostrar a Excel la puntuación requerida en la primera celda:

Este método es especialmente útil para combinar varias partes del nombre en una sola celda, como se muestra en Cómo combinar nombre y apellidos con Flash Fill.

Fórmulas para unir valores de celdas:

• Función CONCATENAR en Excel - fórmulas para combinar cadenas de texto, celdas y columnas.

Herramientas de fusión:

• Asistente para combinar tablas: forma rápida de combinar dos tablas por columnas comunes.
• Asistente para combinar duplicados - Combine filas similares en una sola por columnas clave.

Datos limpios

Si algunos datos de la hoja de cálculo empiezan con un espacio delante, Flash Fill puede eliminarlos en un abrir y cerrar de ojos: escriba el primer valor sin espacio delante y todos los espacios adicionales de las demás celdas desaparecerán también:

Fórmulas para limpiar datos:

• Función TRIM de Excel - fórmulas para eliminar los espacios sobrantes en Excel.

Herramientas de limpieza de datos:

• Text Toolkit for Excel - recorta todos los espacios iniciales, finales e intermedios, excepto un único carácter de espacio entre palabras.

Formatear texto, números y fechas

A menudo, los datos de las hojas de cálculo tienen un formato determinado, mientras que usted desea que tengan otro distinto. Sólo tiene que empezar a escribir los valores exactamente como desea que aparezcan y Flash Fill se encargará del resto.

Tal vez tenga una columna de nombres y apellidos en minúsculas. Desea que el apellido y el nombre estén en mayúsculas y minúsculas, separados por una coma. Pan comido para Flash Fill :)

Tal vez usted está trabajando con una columna de números que necesitan ser formateados como números de teléfono. La tarea se puede realizar mediante el uso de un formato predefinido Especial o la creación de un formato de número personalizado. O usted puede hacerlo de una manera fácil con Flash Fill:

Para reformatear las fechas a tu gusto, puedes aplicar el formato de Fecha correspondiente o escribir una fecha con el formato adecuado en la primera celda. Uy, no ha aparecido ninguna sugerencia... ¿Y si pulsamos el atajo de teclado Relleno Flash ( Ctrl + E ) o hacemos clic en su botón de la cinta? Sí, ¡funciona de maravilla!

Sustituir parte del contenido de la celda

Sustituir parte de una cadena por otro texto es una operación muy común en Excel, que Flash Fill también puede automatizar.

Supongamos que tiene una columna de números de la seguridad social y desea censurar esta información sensible sustituyendo los 4 últimos dígitos por XXXX.

Para hacerlo, utilice la función SUSTITUIR o escriba el valor deseado en la primera celda y deje que Flash Fill rellene automáticamente las celdas restantes:

Combinaciones avanzadas

Flash Fill en Excel puede realizar no sólo tareas sencillas como las demostradas en los ejemplos anteriores, sino también reorganizaciones de datos más sofisticadas.

A modo de ejemplo, combinemos diferentes datos de 3 columnas y añadamos algunos caracteres personalizados al resultado.

Supongamos que tiene los nombres en la columna A, los apellidos en la columna B y los nombres de dominio en la columna C. A partir de esta información, desea generar direcciones de correo electrónico en este formato: [email protected] .

Para los usuarios experimentados de Excel, no hay ningún problema en extraer la inicial con la función LEFT, convertir todos los caracteres a minúsculas con la función LOWER y concatenar todas las piezas utilizando el operador de concatenación:

=LOWER(LEFT(B2,1))&"."&LOWER(A2)&"@"&LOWER(C2)&".com"

Pero, ¿puede Excel Flash Fill crearnos automáticamente estas direcciones de correo electrónico? ¡Claro que sí!

Limitaciones y advertencias de Excel Flash Fill

Flash Fill es una herramienta impresionante, pero tiene un par de limitaciones que debe conocer antes de empezar a utilizar esta función en sus conjuntos de datos reales.

1. Los resultados de Flash Fill no se actualizan automáticamente

A diferencia de las fórmulas, los resultados de Flash Fill son estáticos. Si realiza algún cambio en los datos originales, no se reflejará en los resultados de Flash Fill.

2. Puede no identificar un patrón

En algunas situaciones, especialmente cuando los datos originales están organizados o formateados de manera diferente, Flash Fill puede tropezar y producir resultados incorrectos.

Por ejemplo, si utiliza Flash Fill para extraer los segundos nombres de la lista en la que algunas entradas sólo contienen el Nombre y el Apellido, los resultados para esas celdas serán erróneos. Por lo tanto, es aconsejable revisar siempre la salida de Flash Fill.

3. Ignora las celdas con caracteres no imprimibles

Si algunas de las celdas a autocompletar contienen espacios u otros caracteres no imprimibles, Flash Fill omitirá dichas celdas.

Por lo tanto, si alguna de las celdas resultantes está en blanco, borre esas celdas ( Inicio tab> Formatos grupo> Claro > Borrar todo ) y vuelva a ejecutar Flash Fill.

4. Puede convertir números en cadenas

Cuando utilice Flash Fill para reformatear números, tenga en cuenta que puede convertir sus números en cadenas alfanuméricas. Si prefiere conservar los números, utilice las funciones del formato Excel que sólo cambia la representación visual, pero no los valores subyacentes.

Cómo activar y desactivar el Flash de relleno

Flash Fill en Excel está activado por defecto. Si no desea sugerencias o cambios automáticos en sus hojas de cálculo, puede desactivar Flash Fill de esta manera:

1. En su Excel, vaya a Archivo > Opciones .
2. En el panel izquierdo, haga clic en Avanzado .
3. En Opciones de edición borrar el Flash de relleno automático caja.
4. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.

A volver a activar Relleno Flash, basta con seleccionar de nuevo esta casilla.

Excel Flash Fill no funciona

En la mayoría de los casos, Flash Fill funciona sin problemas. Cuando falla, puede aparecer el siguiente error, y los siguientes consejos te ayudarán a solucionarlo.

1. Proporcionar más ejemplos

Flash Fill aprende con el ejemplo. Si no es capaz de reconocer un patrón en tus datos, rellena un par de celdas más manualmente, para que Excel pueda probar diferentes patrones y encontrar el que mejor se adapte a tus necesidades.

2. Forzar la ejecución

Si las sugerencias de Flash Fill no aparecen automáticamente mientras escribe, intente ejecutarlo manualmente.

3. Asegúrate de que Flash Fill está activado

Si no se inicia ni automática ni manualmente, compruebe si la funcionalidad Flash Fill está activada en su Excel.

4. El error Flash Fill persiste

Si ninguna de las sugerencias anteriores ha funcionado y Excel Flash Fill sigue arrojando un error, no hay nada más que pueda hacer que introducir los datos manualmente o con fórmulas.

Así es como se utiliza Flash Fill en Excel. Gracias por leer y ¡espero verte en nuestro blog la semana que viene!