ટ્યુટોરીયલ ફ્લેશ ફિલ વિધેયની મૂળભૂત બાબતો સમજાવે છે અને એક્સેલમાં ફ્લેશ ફિલનો ઉપયોગ કરવાના ઉદાહરણો પૂરા પાડે છે.

ફ્લેશ ફિલ એ એક્સેલની સૌથી અદ્ભુત વિશેષતાઓમાંની એક છે. તે એક કંટાળાજનક કાર્યને પકડે છે જે મેન્યુઅલી કરવામાં કલાકો લે છે અને તેને ફ્લેશમાં આપમેળે એક્ઝિક્યુટ કરે છે (તેથી નામ). અને તે ખૂબ જ ઝડપથી અને સરળ રીતે તમે કંઈ પણ કર્યા વિના કરે છે, પરંતુ તમે જે ઈચ્છો છો તેનું માત્ર એક ઉદાહરણ આપો.

એક્સેલમાં ફ્લેશ ફિલ શું છે?

એક્સેલ ફ્લેશ ફિલ એ એક વિશિષ્ટ સાધન છે જે તમે દાખલ કરો છો તે માહિતીનું વિશ્લેષણ કરે છે અને જ્યારે તે કોઈ પેટર્નને ઓળખે છે ત્યારે તે આપમેળે ડેટા ભરે છે.

ફ્લૅશ ફિલ સુવિધા એક્સેલ 2013 માં રજૂ કરવામાં આવી હતી અને તે એક્સેલ 2016 ના બધા પછીના સંસ્કરણોમાં ઉપલબ્ધ છે, એક્સેલ 2019, એક્સેલ 2021, અને એક્સેલ ફોર Microsoft 365.

ડિસેમ્બર 2009માં માઇક્રોસોફ્ટના વરિષ્ઠ સંશોધક સુમિત ગુલવાનીના પ્રયાસ તરીકે, એક બિઝનેસવુમનને તેના મર્જિંગ ચેલેન્જ સાથે એરપોર્ટ પર આકસ્મિક રીતે મળવામાં મદદ કરવા માટે શરૂ કરવામાં આવી હતી, થોડા વર્ષો પછી તે એક્સેલના ઘણા કાર્યોને સ્વચાલિત કરવાની શક્તિશાળી ક્ષમતામાં વિકસિત થયું છે.

ફ્લેશ ફિલ ડઝનેક અલગ-અલગ કાર્યો સાથે સરળતાથી સામનો કરે છે જેને અન્યથા જટિલ સૂત્રો અથવા તો VBA કોડની જરૂર પડે છે જેમ કે ટેક્સ્ટ સ્ટ્રીંગને વિભાજીત કરવી અને સંયોજિત કરવી, ડેટા સાફ કરવો અને અસંગતતાઓને સુધારવી, ટેક્સ્ટ અને નંબરોનું ફોર્મેટ કરવું, તારીખોને t માં રૂપાંતરિત કરવું તેને ફોર્મેટ અને ઘણું બધું જોઈતું હતું.

દરેક વખતે, ફ્લેશ ફિલ લાખોનાના પ્રોગ્રામ્સ કે જે કાર્ય પૂર્ણ કરી શકે છે, પછી તે કોડ સ્નિપેટ્સને મશીન-લર્નિંગ તકનીકોનો ઉપયોગ કરીને સૉર્ટ કરે છે અને નોકરી માટે શ્રેષ્ઠ અનુરૂપ હોય તે શોધે છે. આ બધું બેકગ્રાઉન્ડમાં મિલિસેકન્ડમાં કરવામાં આવે છે, અને વપરાશકર્તા લગભગ તરત જ પરિણામો જુએ છે!

એક્સેલમાં ફ્લેશ ફિલ ક્યાં છે?

એક્સેલ 2013 અને પછીના સમયમાં, ફ્લેશ ફિલ ટૂલ પર રહે છે ડેટા ટૅબ , ડેટા ટૂલ્સ જૂથમાં:

એક્સેલ ફ્લેશ ફિલ શૉર્ટકટ

તમારામાંથી જેઓ મોટાભાગે કીબોર્ડથી કામ કરવાનું પસંદ કરે છે, તેઓ આ કી સંયોજન સાથે ફ્લેશ ફિલ ચલાવી શકે છે: Ctrl + E

એક્સેલમાં ફ્લેશ ફિલનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો

સામાન્ય રીતે ફ્લેશ ફિલ આપમેળે શરૂ થાય છે, અને તમે માત્ર એક પેટર્ન પ્રદાન કરવાની જરૂર છે. અહીં કેવી રીતે છે:

1. તમારા સ્રોત ડેટા સાથે કૉલમની બાજુમાં એક નવી કૉલમ દાખલ કરો.
2. નવી ઉમેરાયેલી કૉલમના પ્રથમ સેલમાં, ઇચ્છિત મૂલ્ય ટાઈપ કરો.
3. આગલા કોષમાં ટાઇપ કરવાનું શરૂ કરો, અને જો એક્સેલને પેટર્નની અનુભૂતિ થાય, તો તે નીચેના કોષોમાં આપમેળે ભરવા માટેના ડેટાનું પૂર્વાવલોકન બતાવશે.
4. પૂર્વાવલોકન સ્વીકારવા માટે એન્ટર કી દબાવો. થઈ ગયું!

ટીપ્સ:

• જો તમે ફ્લેશ ફિલ પરિણામોથી નાખુશ હો, તો તમે Ctrl + Z દબાવીને તેને પૂર્વવત્ કરી શકો છો અથવા ફ્લેશ ફિલ વિકલ્પો મેનૂ દ્વારા.
• જો ફ્લેશ ફિલ આપમેળે શરૂ ન થાય, તો આ સરળ સમસ્યાનિવારણ તકનીકોનો પ્રયાસ કરો.

બટન ક્લિક અથવા શોર્ટકટ વડે એક્સેલમાં ફ્લેશ ફિલ કેવી રીતે કરવું

મોટાભાગેપરિસ્થિતિઓમાં, એક્સેલ તમે દાખલ કરો છો તે ડેટામાં પેટર્ન સ્થાપિત થતાંની સાથે જ ફ્લેશ ફિલ આપમેળે શરૂ થાય છે. જો પૂર્વાવલોકન દેખાતું નથી, તો તમે આ રીતે ફ્લેશ ફિલને મેન્યુઅલી સક્રિય કરી શકો છો:

1. પ્રથમ સેલ ભરો અને એન્ટર દબાવો.
2. ફ્લેશ ફિલ<પર ક્લિક કરો ડેટા ટેબ પર 17> બટન અથવા Ctrl + E શૉર્ટકટ દબાવો.

Excel Flash Fill વિકલ્પો

ક્યારે ડેટા એન્ટ્રીને સ્વચાલિત કરવા માટે એક્સેલમાં ફ્લેશ ફિલનો ઉપયોગ કરીને, ઓટો-ફિલ કોષોની નજીક ફ્લેશ ફિલ વિકલ્પો બટન દેખાય છે. આ બટનને ક્લિક કરવાથી તે મેનૂ ખુલે છે જે તમને નીચે મુજબ કરવા દે છે:

• ફ્લેશ ફિલ પરિણામોને પૂર્વવત્ કરો.
• કોલા કોષો પસંદ કરો કે જેને એક્સેલ વસાવવામાં નિષ્ફળ ગયું છે.
• બદલાયેલ કોષો પસંદ કરો, ઉદાહરણ તરીકે, તે બધાને એકસાથે ફોર્મેટ કરવા માટે.

Excel Flash Fill ઉદાહરણો

પહેલેથી જ ઉલ્લેખ કર્યો છે તેમ, Flash Fill છે એક બહુમુખી સાધન. નીચેના ઉદાહરણો તેની કેટલીક ક્ષમતાઓ દર્શાવે છે, પરંતુ તેમાં ઘણું બધું છે!

કોષમાંથી ટેક્સ્ટ કાઢો (વિભાજિત કૉલમ્સ)

ફ્લેશ ફિલ અસ્તિત્વમાં આવે તે પહેલાં, એક કોષની સામગ્રીને વિભાજિત કરીને ઘણા કોષોમાં ટેક્સ્ટ ટુ કૉલમ્સ સુવિધા અથવા એક્સેલ ટેક્સ્ટ ફંક્શનનો ઉપયોગ જરૂરી છે. ફ્લેશ ફિલ સાથે, તમે જટિલ ટેક્સ્ટ મેનિપ્યુલેશન્સ વિના તરત જ પરિણામો મેળવી શકો છો.

ધારો કે તમારી પાસે સરનામાંનો કૉલમ છે અને તમે એક અલગ કૉલમમાં પિન કોડ્સ કાઢવા માંગો છો. ટાઈપ કરીને તમારો ધ્યેય સૂચવોપ્રથમ કોષમાં પિન કોડ. જલદી એક્સેલ સમજે છે કે તમે શું કરવાનો પ્રયાસ કરી રહ્યાં છો, તે એક્સટ્રેક્ટેડ પિન કોડ્સ સાથે ઉદાહરણની નીચેની બધી પંક્તિઓ ભરે છે. તે બધાને સ્વીકારવા માટે તમારે ફક્ત Enter દબાવવાની જરૂર છે.

કોષોને વિભાજીત કરવા અને ટેક્સ્ટ કાઢવા માટેના સૂત્રો:

• એક્સ્ટ્રેક્ટ સબસ્ટ્રિંગ - ચોક્કસ લંબાઈના ટેક્સ્ટને કાઢવા અથવા આપેલ અક્ષર પહેલાં અથવા પછી સબસ્ટ્રિંગ મેળવવા માટેના સૂત્રો.
• સ્ટ્રિંગમાંથી નંબર કાઢો - આલ્ફાન્યૂમેરિક સ્ટ્રિંગ્સમાંથી નંબરો કાઢવા માટેના સૂત્રો.
• એક્સેલમાં નામો વિભાજિત કરો - પ્રથમ, છેલ્લા અને મધ્યમ નામો કાઢવા માટેના સૂત્રો.

એક્સટ્રેક્ટીંગ અને સ્પ્લિટિંગ ટૂલ્સ:

• એક્સેલ માટે ટેક્સ્ટ ટૂલકીટ - વિવિધ કરવા માટે 25 સાધનો કોમા, સ્પેસ, લાઇન બ્રેક જેવા કોઈપણ અક્ષર દ્વારા કોષને વિભાજીત કરવા સહિત ટેક્સ્ટ મેનિપ્યુલેશન્સ; ટેક્સ્ટ અને નંબર્સ એક્સટ્રેક્ટ કરી રહ્યાં છીએ.
• સ્પ્લિટ નેમ્સ ટૂલ - એક્સેલમાં નામોને અલગ કરવાની ઝડપી અને સરળ રીત.

કેટલાક કોષોમાંથી ડેટા ભેગા કરો (કૉલમ્સ મર્જ કરો)

જો તમારી પાસે કરવા માટે એક વિપરીત કાર્ય છે, કોઈ વાંધો નથી, ફ્લેશ ફિલ કોષોને પણ જોડી શકે છે. વધુમાં, તે સંયુક્ત મૂલ્યોને સ્પેસ, અલ્પવિરામ, અર્ધવિરામ અથવા અન્ય કોઈપણ અક્ષર સાથે અલગ કરી શકે છે - તમારે ફક્ત એક્સેલને પ્રથમ કોષમાં જરૂરી વિરામચિહ્ન બતાવવાની જરૂર છે:

આ ફ્લેશ ફિલ સાથે પ્રથમ અને છેલ્લું નામ કેવી રીતે મર્જ કરવું તેમાં બતાવ્યા પ્રમાણે વિવિધ નામના ભાગોને એક સેલમાં જોડવા માટે પદ્ધતિ ખાસ કરીને ઉપયોગી છે.

કોષમાં જોડાવા માટેના સૂત્રોમૂલ્યો:

• એક્સેલમાં CONCATENATE ફંક્શન - ટેક્સ્ટ સ્ટ્રીંગ્સ, કોષો અને કૉલમ્સને જોડવા માટેના સૂત્રો.

મર્જિંગ ટૂલ્સ:

• મર્જ કોષ્ટકો વિઝાર્ડ - સામાન્ય કૉલમ દ્વારા બે કોષ્ટકોને જોડવાની ઝડપી રીત.
• ડુપ્લિકેટ્સ વિઝાર્ડ મર્જ કરો - સમાન પંક્તિઓને કી કૉલમ દ્વારા એકમાં જોડો.

ડેટા સાફ કરો

જો તમારી વર્કશીટમાં કેટલીક ડેટા એન્ટ્રીઓ લીડિંગ સ્પેસથી શરૂ થાય છે, તો ફ્લેશ ફિલ એક ઝબકમાં તેમાંથી છુટકારો મેળવી શકે છે. પહેલાની જગ્યા વિના પ્રથમ મૂલ્ય લખો, અને અન્ય કોષોમાંની બધી વધારાની જગ્યાઓ પણ જતી રહી છે:

ડેટા સાફ કરવા માટેના સૂત્રો:

• Excel TRIM ફંક્શન - Excel માં વધારાની જગ્યાઓ દૂર કરવા માટેના સૂત્રો.

ડેટા ક્લિનિંગ ટૂલ્સ:

• Excel માટે ટેક્સ્ટ ટૂલકિટ - તમામ આગળ, પાછળની અને વચ્ચેની સ્પેસને ટ્રિમ કરો પરંતુ શબ્દો વચ્ચે એક જ સ્પેસ અક્ષર.

ટેક્સ્ટ, નંબર્સ અને તારીખોને ફોર્મેટ કરો

ઘણી વાર તમારી સ્પ્રેડશીટ્સમાંનો ડેટા એકમાં ફોર્મેટ થાય છે. જ્યારે તમે તેને બીજામાં ઇચ્છો છો. તમે જે મૂલ્યો દેખાવા માંગો છો તે રીતે જ ટાઇપ કરવાનું શરૂ કરો, અને બાકીનું ફ્લેશ ફિલ કરશે.

કદાચ તમારી પાસે પ્રથમ અને છેલ્લા નામોની કૉલમ લોઅરકેસમાં હશે. તમે ઈચ્છો છો કે છેલ્લું અને પ્રથમ નામ યોગ્ય કિસ્સામાં અલ્પવિરામથી અલગ કરવામાં આવે. ફ્લેશ ફિલ માટે કેકનો ટુકડો :)

કદાચ તમે નંબરોના કૉલમ સાથે કામ કરી રહ્યાં છો જેને ફોન નંબર તરીકે ફોર્મેટ કરવાની જરૂર છે. પૂર્વવ્યાખ્યાયિત ઉપયોગ કરીને કાર્ય પૂર્ણ કરી શકાય છેવિશિષ્ટ ફોર્મેટ અથવા કસ્ટમ નંબર ફોર્મેટ બનાવવું. અથવા તમે તેને ફ્લેશ ફિલ વડે સરળ રીતે કરી શકો છો:

તમારી ગમતી તારીખોને ફરીથી ફોર્મેટ કરવા માટે, તમે અનુરૂપ તારીખ ફોર્મેટ લાગુ કરી શકો છો અથવા યોગ્ય રીતે ફોર્મેટ કરેલી તારીખ લખી શકો છો પ્રથમ કોષમાં. અરે, કોઈ સૂચનો દેખાયા નથી... જો આપણે ફ્લેશ ફિલ શોર્ટકટ ( Ctrl + E ) દબાવીએ અથવા રિબન પર તેના બટનને ક્લિક કરીએ તો શું થશે? હા, તે સુંદર રીતે કામ કરે છે!

સેલ સમાવિષ્ટોનો ભાગ બદલો

સ્ટ્રિંગના ભાગને અમુક અન્ય ટેક્સ્ટ સાથે બદલવો એ Excel માં ખૂબ જ સામાન્ય કામગીરી છે, જે ફ્લેશ ફિલ પણ સ્વચાલિત થઈ શકે છે.

ચાલો, તમારી પાસે સામાજિક સુરક્ષા નંબરોની કૉલમ છે અને તમે છેલ્લા 4 અંકોને XXXX સાથે બદલીને આ સંવેદનશીલ માહિતીને સેન્સર કરવા માંગો છો.

તે પૂર્ણ કરવા માટે , કાં તો REPLACE ફંક્શનનો ઉપયોગ કરો અથવા પ્રથમ સેલમાં ઇચ્છિત મૂલ્ય ટાઇપ કરો અને ફ્લેશ ફિલને બાકીના કોષોને સ્વતઃ ભરવા દો:

ઉન્નત સંયોજનો

ફ્લેશ ફિલ Excel માં ઉપરોક્ત ઉદાહરણોમાં દર્શાવ્યા જેવા સરળ કાર્યો જ નહીં પરંતુ વધુ અત્યાધુનિક ડેટા પુનઃ-વ્યવસ્થા પણ કરી શકે છે.

ઉદાહરણ તરીકે, ચાલો 3 કૉલમમાંથી માહિતીના વિવિધ ભાગોને જોડીએ અને તેમાં થોડા કસ્ટમ અક્ષરો ઉમેરીએ. પરિણામ.

ધારો કે, તમે કૉલમ Aમાં પ્રથમ નામો, કૉલમ Bમાં છેલ્લા નામો અને કૉલમ Cમાં ડોમેન નામો ધરાવો છો. આ માહિતીના આધારે, તમે ઈમેલ એડ્રેસ જનરેટ કરવા માંગો છો આ ફોર્મેટમાં sses: [email protected] .

અનુભવી એક્સેલ વપરાશકર્તાઓ માટે, LEFT ફંક્શન સાથે પ્રારંભિકને કાઢવામાં કોઈ સમસ્યા નથી, બધા અક્ષરોને LOWER ફંક્શન વડે લોઅરકેસમાં કન્વર્ટ કરો અને સંકલિત કરો. જોડાણ ઓપરેટરનો ઉપયોગ કરીને તમામ ટુકડાઓ:

=LOWER(LEFT(B2,1))&"."&LOWER(A2)&"@"&LOWER(C2)&".com"

પરંતુ શું Excel Flash Fill આપણા માટે આ ઈમેલ એડ્રેસ આપમેળે બનાવી શકે છે? ચોક્કસ!

Excel Flash Fill મર્યાદાઓ અને ચેતવણીઓ

Flash Fill એ એક અદ્ભુત સાધન છે, પરંતુ તેની કેટલીક મર્યાદાઓ છે જેના વિશે તમારે ધ્યાન રાખવું જોઈએ તમે તમારા વાસ્તવિક ડેટા સેટ્સ પર આ સુવિધાનો ઉપયોગ કરવાનું શરૂ કરો તે પહેલાં.

1. ફ્લેશ ફિલ પરિણામો આપમેળે અપડેટ થતા નથી

સૂત્રોથી વિપરીત, ફ્લેશ ફિલના પરિણામો સ્થિર છે. જો તમે મૂળ ડેટામાં કોઈ ફેરફાર કરો છો, તો તે ફ્લેશ ફિલ પરિણામોમાં પ્રતિબિંબિત થશે નહીં.

2. પેટર્નને ઓળખવામાં નિષ્ફળ થઈ શકે છે

કેટલીક પરિસ્થિતિઓમાં, ખાસ કરીને જ્યારે તમારો મૂળ ડેટા અલગ રીતે ગોઠવવામાં આવે અથવા ફોર્મેટ કરવામાં આવે, ત્યારે ફ્લેશ ફિલ ઠોકર મારી શકે છે અને ખોટા પરિણામો લાવી શકે છે.

ઉદાહરણ તરીકે, જો તમે ફ્લેશ ફિલનો ઉપયોગ કરો છો સૂચિમાંથી મધ્યમ નામો કાઢવા માટે જ્યાં કેટલીક એન્ટ્રીઓમાં ફક્ત પ્રથમ અને છેલ્લું નામ હોય છે, તે કોષોના પરિણામો ખોટા હશે. તેથી, હંમેશા ફ્લેશ ફિલ આઉટપુટની સમીક્ષા કરવી તે મુજબની છે.

3. બિન-છાપવાયોગ્ય અક્ષરો ધરાવતા કોષોને અવગણે છે

જો અમુક કોષો સ્વતઃ-ભરવા માટે જગ્યાઓ અથવા અન્ય બિન-છાપવા યોગ્ય અક્ષરો ધરાવે છે,ફ્લેશ ફિલ આવા કોષોને છોડી દેશે.

તેથી, જો પરિણામી કોષોમાંથી કોઈપણ ખાલી હોય, તો તે કોષોને સાફ કરો ( હોમ ટેબ > ફોર્મેટ્સ જૂથ > સાફ કરો > બધા સાફ કરો ) અને ફરીથી ફ્લેશ ફિલ ચલાવો.

4. નંબરોને સ્ટ્રીંગમાં રૂપાંતરિત કરી શકે છે

નંબરોને ફરીથી ફોર્મેટ કરવા માટે ફ્લેશ ફિલનો ઉપયોગ કરતી વખતે, કૃપા કરીને ધ્યાન રાખો કે તે તમારા નંબરોને આલ્ફાન્યૂમેરિક સ્ટ્રિંગમાં કન્વર્ટ કરી શકે છે. જો તમે નંબરો રાખવાનું પસંદ કરો છો, તો એક્સેલ ફોર્મેટની ક્ષમતાઓનો ઉપયોગ કરો જે ફક્ત વિઝ્યુઅલ પ્રતિનિધિત્વને બદલે છે, પરંતુ અંતર્ગત મૂલ્યોને નહીં.

ફ્લેશ ફિલને કેવી રીતે ચાલુ અને બંધ કરવું

એક્સેલમાં ફ્લેશ ફિલ ડિફોલ્ટ રૂપે ચાલુ છે. જો તમે તમારી વર્કશીટ્સમાં કોઈપણ સૂચનો અથવા સ્વચાલિત ફેરફારો ઇચ્છતા નથી, તો તમે આ રીતે ફ્લેશ ફિલને અક્ષમ કરી શકો છો :

1. તમારા એક્સેલમાં, ફાઇલ<2 પર જાઓ>> વિકલ્પો .
2. ડાબી પેનલ પર, વિગતવાર ક્લિક કરો.
3. સંપાદન વિકલ્પો હેઠળ, <ને સાફ કરો 16>આપમેળે ફ્લેશ ભરો બોક્સ.
4. ફેરફારો સાચવવા માટે ઓકે ક્લિક કરો.

ફરીથી સક્ષમ કરવા માટે Flash Fill, ખાલી આ બોક્સને ફરીથી પસંદ કરો.

Excel Flash Fill કામ કરતું નથી

મોટા ભાગના કિસ્સાઓમાં, Flash Fill કોઈ અડચણ વગર કામ કરે છે. જ્યારે તે અટકે છે, ત્યારે નીચેની ભૂલ દેખાઈ શકે છે, અને નીચેની ટીપ્સ તમને તેને ઠીક કરવામાં મદદ કરશે.

1. વધુ ઉદાહરણો આપો

Flash Fill ઉદાહરણ દ્વારા શીખે છે. જો તે તમારા ડેટામાં પેટર્નને ઓળખવામાં અસમર્થ હોય, તો થોડા વધુ ભરોકોષો મેન્યુઅલી, જેથી એક્સેલ વિવિધ પેટર્ન અજમાવી શકે અને તમારી જરૂરિયાતો માટે શ્રેષ્ઠ અનુરૂપ એક શોધી શકે.

2. તેને ચલાવવા માટે દબાણ કરો

જો તમે લખો છો તેમ ફ્લેશ ફિલ સૂચનો આપમેળે દેખાતા નથી, તો તેને મેન્યુઅલી ચલાવવાનો પ્રયાસ કરો.

3. ખાતરી કરો કે ફ્લેશ ફિલ સક્ષમ છે

જો તે આપમેળે અથવા મેન્યુઅલી શરૂ થતું નથી, તો તપાસો કે તમારા એક્સેલમાં ફ્લેશ ફિલ કાર્યક્ષમતા ચાલુ છે કે કેમ.

4. ફ્લેશ ફિલ એરર યથાવત રહે છે

જો ઉપરોક્ત સૂચનોમાંથી કોઈ પણ કામ કર્યું નથી અને એક્સેલ ફ્લેશ ફિલ હજુ પણ ભૂલ ફેંકે છે, તો તમે મેન્યુઅલી અથવા ફોર્મ્યુલા સાથે ડેટા દાખલ કરવા સિવાય બીજું કંઈ કરી શકતા નથી.

તે છે તમે Excel માં ફ્લેશ ફિલનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરો છો. હું વાંચવા બદલ તમારો આભાર અને આશા રાખું છું કે તમને આવતા અઠવાડિયે અમારા બ્લોગ પર મળીશ!