Mokomojoje programoje paaiškinami "Flash Fill" funkcijos pagrindai ir pateikiami "Flash Fill" naudojimo "Excel" programoje pavyzdžiai.

"Flash Fill" yra viena iš nuostabiausių "Excel" funkcijų. Ji perima nuobodžią užduotį, kurią atlikti rankiniu būdu prireiktų kelių valandų, ir ją atlieka automatiškai akimirksniu (iš čia ir kilo pavadinimas). Ir tai daro greitai ir paprastai, jums nieko nereikia daryti, o tik pateikti norimą pavyzdį.

Kas yra "Flash Fill" programoje "Excel"?

"Excel" "Flash Fill" yra speciali priemonė, kuri analizuoja įvedamą informaciją ir automatiškai užpildo duomenis, kai nustato modelį.

Funkcija "Flash Fill" buvo įdiegta programoje "Excel 2013" ir yra prieinama visose vėlesnėse programų "Excel 2016", "Excel 2019", "Excel 2021" ir "Excel for Microsoft 365" versijose.

2009 m. gruodį pradėta naudoti kaip "Microsoft" vyresniojo tyrėjo Sumito Gulwani bandymas padėti oro uoste atsitiktinai sutiktai verslininkei išspręsti sujungimo problemą, tačiau po kelerių metų ji tapo galinga priemone, leidžiančia automatizuoti daugelį "Excel" darbų.

"Flash Fill" lengvai atlieka dešimtis įvairių užduočių, kurioms atlikti reikėtų sudėtingų formulių ar net VBA kodo, pvz., dalyti ir jungti teksto eilutes, valyti duomenis ir taisyti neatitikimus, formatuoti tekstą ir skaičius, konvertuoti datas į norimą formatą ir dar daugiau.

Kiekvieną kartą "Flash Fill" sujungia milijonus mažų programų, kurios galėtų atlikti užduotį, tada, naudodamas mašininio mokymosi metodus, surūšiuoja šias kodo atkarpas ir suranda geriausiai tinkančią užduočiai atlikti. Visa tai atliekama per milisekundes fone, o naudotojas rezultatus mato beveik iš karto!

Kur yra "Flash Fill" programoje "Excel"?

Programoje "Excel 2013" ir vėlesnėse versijose "Flash Fill" įrankis yra Duomenų skirtukas , į Duomenų įrankiai grupė:

"Excel" "Flash Fill" spartusis klavišas

Tie iš jūsų, kurie dažniausiai nori dirbti klaviatūra, gali paleisti "Flash Fill" naudodami šią klavišų kombinaciją: Ctrl + E.

Kaip naudoti "Flash Fill" programoje "Excel

Paprastai "Flash Fill" paleidžiama automatiškai, o jums tereikia pateikti šabloną. Štai kaip:

1. Įterpkite naują stulpelį šalia stulpelio su šaltinio duomenimis.
2. Į pirmąjį naujai pridėto stulpelio langelį įveskite norimą reikšmę.
3. Pradėkite rašyti į kitą langelį ir, jei "Excel" aptiks šabloną, parodys duomenų, kurie bus automatiškai užpildyti toliau esančiuose langeliuose, peržiūrą.
4. Paspauskite klavišą Enter, kad patvirtintumėte peržiūrą. Atlikta!

Patarimai:

• Jei "Flash Fill" rezultatai jūsų netenkina, galite juos atšaukti paspausdami Ctrl + Z arba naudodami "Flash Fill" parinkčių meniu.
• Jei "Flash Fill" neįsijungia automatiškai, išbandykite šiuos paprastus trikčių šalinimo būdus.

Kaip "Flash Fill" užpildyti "Excel" spustelėjus mygtuką arba sparčiuoju klavišu

Daugeliu atvejų "Flash Fill" įsijungia automatiškai, kai tik "Excel" nustato įvedamų duomenų šabloną. Jei peržiūra nerodoma, "Flash Fill" galite įjungti rankiniu būdu:

1. Užpildykite pirmąjį langelį ir paspauskite Enter.
2. Spustelėkite Blykstės užpildymas mygtukas ant Duomenys skirtuką arba paspauskite sparčiąją klaviatūros kombinaciją Ctrl + E.

"Excel" "Flash Fill" parinktys

Naudojant "Flash Fill in Excel", kad būtų automatizuotas duomenų įvedimas. Blykstės užpildymo parinktys šalia automatiškai užpildytų langelių rodomas mygtukas. Paspaudus šį mygtuką, atveriamas meniu, kuriame galima atlikti šiuos veiksmus:

• Atšaukite "Flash Fill" rezultatus.
• Pasirinkite tuščius langelius, kurių "Excel" nepavyko užpildyti.
• Pavyzdžiui, pasirinkite pakeistus langelius, kad juos visus vienu metu suformatuotumėte.

"Excel" "Flash Fill" pavyzdžiai

Kaip jau buvo minėta, "Flash Fill" yra labai universalus įrankis. Toliau pateikti pavyzdžiai demonstruoja kai kurias jo galimybes, tačiau jis gali būti kur kas platesnis!

Ištraukti tekstą iš ląstelės (padalyti stulpelius)

Prieš atsirandant "Flash Fill", vienos ląstelės turiniui padalyti į kelias ląsteles reikėjo naudoti funkciją "Text to Columns" arba "Excel" teksto funkcijas. Naudodami "Flash Fill" galite iš karto gauti rezultatus be sudėtingų teksto manipuliacijų.

Tarkime, turite adresų stulpelį ir norite išskirti pašto kodus į atskirą stulpelį. Nurodykite savo tikslą įvesdami pašto kodą į pirmąjį langelį. Kai tik "Excel" supras, ką norite padaryti, ji užpildys visas po pavyzdžiu esančias eilutes išskirtais pašto kodais. Jums tereikia paspausti Enter, kad juos visus priimtumėte.

Ląstelių skaidymo ir teksto išskyrimo formulės:

• Ištraukti poaibį - formulės, kuriomis galima ištraukti tam tikro ilgio tekstą arba gauti poaibį prieš arba po tam tikro simbolio.
• Skaičiaus išskyrimas iš eilutės - formulės skaičiams iš raidinių ir skaitmeninių eilučių išgauti.
• Vardų skaidymas "Excel" programoje - formulės vardams, pavardėms ir viduriniams vardams išgauti.

Ištraukimo ir skaidymo įrankiai:

• "Excel" tekstinių įrankių rinkinys - 25 įrankiai įvairioms teksto manipuliacijoms atlikti, įskaitant ląstelės padalijimą pagal bet kurį simbolį, pvz., kablelį, tarpą, eilutės pertrauką; teksto ir skaičių išskyrimą.
• Pavadinimų skaidymo įrankis - greitas ir paprastas būdas atskirti pavadinimus "Excel" programoje.

Sujungti kelių langelių duomenis (sujungti stulpelius)

Jei turite atlikti priešingą užduotį, jokių problemų - "Flash Fill" taip pat gali sujungti langelius. Be to, sujungtas reikšmes galima atskirti tarpeliu, kableliu, kabliataškiu ar bet kokiu kitu ženklu - tereikia parodyti "Excel" reikiamą skyrybos ženklą pirmajame langelyje:

Šis metodas ypač naudingas norint sujungti įvairias vardo dalis į vieną ląstelę, kaip parodyta skyrelyje Kaip sujungti vardą ir pavardę naudojant "Flash Fill".

Formulės langelių reikšmėms sujungti:

• "Excel" funkcija CONCATENATE - formulės teksto eilutėms, ląstelėms ir stulpeliams sujungti.

Sujungimo įrankiai:

• Lentelių sujungimo vedlys - greitas būdas sujungti dvi lenteles pagal bendrus stulpelius.
• "Merge Duplicates Wizard" - panašių eilučių sujungimas į vieną pagal pagrindinius stulpelius.

Švarūs duomenys

Jei kai kurie duomenų įrašai jūsų darbalapyje prasideda pradiniu tarpu, "Flash Fill" gali jų akimirksniu atsikratyti. Įveskite pirmąją reikšmę be pradinio tarpo, ir visi papildomi tarpai kituose langeliuose taip pat išnyks:

Duomenų valymo formulės:

• "Excel" TRIM funkcija - formulės, skirtos pašalinti perteklinius tarpus "Excel" programoje.

Duomenų valymo įrankiai:

• "Excel" teksto įrankių rinkinys - apkirpkite visus pradinius, galinius ir tarpinius tarpus, tačiau tarp žodžių palikite vieną tarpo ženklą.

formatuokite tekstą, skaičius ir datas

Dažnai skaičiuoklės duomenys formatuojami vienaip, o jūs norite, kad jie būtų suformatuoti kitaip. Tiesiog pradėkite rašyti reikšmes tiksliai taip, kaip norite, kad jos būtų rodomos, ir "Flash Fill" atliks visa kita.

Galbūt turite stulpelį, kuriame vardai ir pavardės rašomi mažosiomis raidėmis. Norite, kad pavardės ir vardai būtų rašomi taisyklingomis raidėmis, atskirti kableliu. Flash Fill - paprastas darbas :)

Galbūt dirbate su skaičių stulpeliu, kurį reikia suformatuoti kaip telefono numerius. Šią užduotį galima atlikti naudojant iš anksto nustatytą Specialųjį formatą arba sukuriant pasirinktinį skaičių formatą. Arba galite tai padaryti paprastu būdu naudodami "Flash Fill":

Norėdami iš naujo suformatuoti datas pagal savo pageidavimus, galite taikyti atitinkamą Datos formatą arba į pirmąjį langelį įrašyti tinkamai suformatuotą datą. Ups, jokių pasiūlymų neatsirado... O jei paspausime sparčiąją klavišų kombinaciją Flash Fill ( Ctrl + E ) arba spustelėsime jos mygtuką juostoje? Taip, tai puikiai veikia!

Pakeiskite dalį ląstelės turinio

Dalies eilutės pakeitimas kitu tekstu yra labai dažna "Excel" operacija, kurią taip pat galima automatizuoti naudojant "Flash Fill".

Tarkime, turite socialinio draudimo numerių stulpelį ir norite cenzūruoti šią neskelbtiną informaciją, paskutinius 4 skaitmenis pakeisdami XXXX.

Norėdami tai padaryti, naudokite funkciją REPLACE arba įveskite norimą reikšmę į pirmąjį langelį ir leiskite "Flash Fill" automatiškai užpildyti likusius langelius:

Išplėstiniai deriniai

"Flash Fill in Excel" gali atlikti ne tik paprastas užduotis, kaip parodyta pirmiau pateiktuose pavyzdžiuose, bet ir sudėtingesnius duomenų pertvarkymus.

Pavyzdžiui, sujunkime skirtingą informaciją iš 3 stulpelių ir į rezultatą įtraukime keletą pasirinktinių simbolių.

Tarkime, A stulpelyje yra vardai, B stulpelyje - pavardės, o C stulpelyje - domenų vardai: [email protected] .

Patyrusiems "Excel" naudotojams nėra jokių problemų išgauti pradinį simbolį naudojant funkciją LEFT, konvertuoti visus simbolius į mažąsias raides naudojant funkciją LOWER ir sujungti visas dalis naudojant sujungimo operatorių:

=LOWER(LEFT(B2,1))&"."&LOWER(A2)&"@"&LOWER(C2)&".com"

Bet ar "Excel Flash Fill" gali automatiškai sukurti šiuos el. pašto adresus už mus? Žinoma!

"Excel" "Flash Fill" apribojimai ir įspėjimai

"Flash Fill" yra puikus įrankis, tačiau jis turi keletą apribojimų, apie kuriuos turėtumėte žinoti prieš pradėdami naudoti šią funkciją tikruose duomenų rinkiniuose.

1. "Flash Fill" rezultatai neatnaujinami automatiškai

Skirtingai nuo formulių, "Flash Fill" rezultatai yra statiški. Jei atliksite kokių nors pradinių duomenų pakeitimų, jie neatsispindės "Flash Fill" rezultatuose.

2. Gali nepavykti nustatyti modelio

Kai kuriose situacijose, ypač jei pirminiai duomenys yra išdėstyti arba suformatuoti kitaip, "Flash Fill" gali suklupti ir pateikti neteisingus rezultatus.

Pavyzdžiui, jei naudodami "Flash Fill" iš sąrašo, kuriame kai kuriuose įrašuose yra tik vardai ir pavardės, išskirtumėte viduriniuosius vardus, tų langelių rezultatai bus neteisingi. Todėl visada pravartu peržiūrėti "Flash Fill" išvestį.

3. Nekreipia dėmesio į ląsteles, kuriose yra nespausdinamų simbolių

Jei kai kuriuose automatiškai užpildomuose langeliuose yra tarpų arba kitų nespausdinamų simbolių, "Flash Fill" juos praleis.

Taigi, jei kuris nors iš gautų langelių yra tuščias, išvalykite tuos langelius ( Pagrindinis skirtukas> Formatai grupė> Skaidrus > Išvalyti viską ) ir vėl paleiskite "Flash Fill".

4. Gali konvertuoti skaičius į eilutes

Naudodami "Flash Fill" skaičių pertvarkymui, turėkite omenyje, kad jis gali paversti jūsų skaičius raidžių ir skaičių eilutėmis. Jei norite išsaugoti skaičius, naudokitės "Excel" formato galimybėmis, kurios pakeičia tik vizualinį atvaizdavimą, bet ne pagrindines reikšmes.

Kaip įjungti ir išjungti blykstės užpildymą

Pagal numatytuosius nustatymus "Excel" programoje "Flash Fill" yra įjungtas. Jei nenorite, kad darbalapiuose būtų jokių pasiūlymų ar automatinių pakeitimų, galite išjungti "Flash Fill taip:

1. "Excel" programoje eikite į Failas > Parinktys .
2. Kairiajame skydelyje spustelėkite Išplėstinė .
3. Pagal Redagavimo parinktys , išvalykite Automatinis blykstės užpildymas dėžutė.
4. Spustelėkite OK, kad išsaugotumėte pakeitimus.

Į vėl įjungti "Flash Fill", tiesiog dar kartą pažymėkite šį langelį.

"Excel" "Flash Fill" neveikia

Daugeliu atvejų "Flash Fill" veikia be trikdžių. Kai jis sutrinka, gali pasirodyti toliau nurodyta klaida, o toliau pateikti patarimai padės ją ištaisyti.

1. Pateikite daugiau pavyzdžių

"Flash Fill" mokosi pagal pavyzdį. Jei ji negali atpažinti modelio jūsų duomenyse, užpildykite dar keletą langelių rankiniu būdu, kad "Excel" galėtų išbandyti įvairius modelius ir rasti geriausiai jūsų poreikius atitinkantį modelį.

2. Priverskite jį paleisti

Jei "Flash Fill" pasiūlymai nerodomi automatiškai rašant tekstą, pabandykite jį paleisti rankiniu būdu.

3. Įsitikinkite, kad įjungta "Flash Fill" funkcija

Jei jis neįsijungia nei automatiškai, nei rankiniu būdu, patikrinkite, ar "Excel" programoje įjungta "Flash Fill" funkcija.

4. "Flash Fill" klaida išlieka

Jei nė vienas iš pirmiau pateiktų pasiūlymų nepadėjo, o "Excel Flash Fill" vis tiek meta klaidą, nieko kito negalite padaryti, kaip tik įvesti duomenis rankiniu būdu arba naudodami formules.

Štai kaip naudojate "Flash Fill" programoje "Excel". Dėkoju, kad perskaitėte, ir tikiuosi, kad kitą savaitę susitiksime mūsų tinklaraštyje!