Vodič objašnjava osnove funkcije Flash Fill i daje primjere korištenja Flash Fill u Excelu.

Flash Fill je jedna od najnevjerovatnijih funkcija Excela. Zgrabi dosadan zadatak za koji bi bili potrebni sati da se izvrši ručno i izvršava ga automatski u trenu (otuda i naziv). I to tako brzo i jednostavno, a da vi ne morate ništa učiniti, već samo navedite primjer onoga što želite.

Šta je Flash Fill u Excelu?

Excel Flash Fill je poseban alat koji analizira informacije koje unosite i automatski popunjava podatke kada identifikuje uzorak.

Funkcija Flash Fill uvedena je u Excel 2013 i dostupna je u svim kasnijim verzijama Excela 2016, Excel 2019, Excel 2021 i Excel za Microsoft 365.

Započeto u decembru 2009. kao pokušaj Sumit Gulwani, višeg istraživača u Microsoftu, da pomogne poslovnoj ženi koju je slučajno sreo na aerodromu u njenom izazovu spajanja, nekoliko godina kasnije evoluirao je u moćnu sposobnost automatizacije mnogih poslova u programu Excel.

Flash Fill se lako nosi s desetinama različitih zadataka koji bi inače zahtijevali složene formule ili čak VBA kod, kao što je razdvajanje i kombiniranje tekstualnih nizova, čišćenje podataka i ispravljanje nedosljednosti, formatiranje teksta i brojeva, pretvaranje datuma u t želio je format, i još mnogo toga.

Svaki put, Flash Fill kombinuje milionemali programi koji bi mogli izvršiti zadatak, zatim sortira te isječke koda koristeći tehnike mašinskog učenja i pronalazi onaj koji najbolje odgovara za taj posao. Sve se to radi u milisekundama u pozadini, a korisnik vidi rezultate gotovo odmah!

Gdje je Flash Fill u Excelu?

U Excelu 2013 i novijim, Flash Fill alat se nalazi na kartica Podaci , u grupi Alati za podatke :

Excel Flash Fill prečica

Oni od vas koji više vole raditi s tastature, mogu pokrenuti Flash Fill pomoću ove kombinacije tipki: Ctrl + E

Kako koristiti Flash Fill u Excelu

Obično se Flash Fill pokreće automatski, a vi samo treba dati obrazac. Evo kako:

1. Umetnite novu kolonu pored kolone sa vašim izvornim podacima.
2. U prvu ćeliju novo dodane kolone unesite željenu vrijednost.
3. Počnite kucati u sljedećoj ćeliji, i ako Excel osjeti uzorak, prikazat će pregled podataka koji se automatski popunjavaju u ćelijama ispod.
4. Pritisnite tipku Enter da prihvatite pregled. Gotovo!

Savjeti:

• Ako niste zadovoljni rezultatima Flash Fill-a, možete ih poništiti pritiskom na Ctrl + Z ili preko menija opcija Flash Fill.
• Ako se Flash Fill ne pokrene automatski, isprobajte ove jednostavne tehnike za rješavanje problema.

Kako Flash Fill u Excelu klikom na dugme ili prečicom

U većiniU situacijama, Flash Fill se uključuje automatski čim Excel uspostavi obrazac u podacima koje unosite. Ako se pregled ne pojavi, možete aktivirati Flash Fill ručno na ovaj način:

1. Popunite prvu ćeliju i pritisnite Enter.
2. Kliknite na Flash Fill dugme na kartici Podaci ili pritisnite prečicu Ctrl + E.

Opcije za Excel Flash Fill

Kada koristeći Flash Fill u Excelu za automatizaciju unosa podataka, dugme Flash Fill Options se pojavljuje u blizini automatski popunjenih ćelija. Klikom na ovo dugme otvara se meni koji vam omogućava da uradite sledeće:

• Poništite rezultate Flash Fill.
• Odaberite prazne ćelije koje Excel nije uspeo da popuni.
• Odaberite promijenjene ćelije, na primjer, da ih sve odjednom formatirate.

Excel Flash Fill primjeri

Kao što je već spomenuto, Flash Fill je veoma svestran alat. Primjeri u nastavku pokazuju neke od njegovih mogućnosti, ali ima mnogo više od toga!

Izvucite tekst iz ćelije (podijeljene kolone)

Prije nego što je Flash Fill postojao, cijepanje sadržaja jedne ćelije u nekoliko ćelija zahtijevala je korištenje funkcije Text to Columns ili Excel Text funkcija. Uz Flash Fill, možete dobiti rezultate odmah bez zamršenih manipulacija tekstom.

Pretpostavimo da imate kolonu adresa i želite da izdvojite poštanske brojeve u zasebnu kolonu. Označite svoj cilj upisivanjempoštanski broj u prvoj ćeliji. Čim Excel shvati šta pokušavate da uradite, popunjava sve redove ispod primera izvučenim poštanskim brojevima. Trebate samo pritisnuti Enter da ih sve prihvatite.

Formule za podjelu ćelija i izdvajanje teksta:

• Izdvoji podniz - formule za izdvajanje teksta određene dužine ili dobivanje podniza prije ili poslije datog znaka.
• Izdvoji broj iz niza - formule za izdvajanje brojeva iz alfanumeričkih nizova.
• Podijelite imena u Excelu - formule za izdvajanje imena, prezimena i srednjeg imena.

Alati za izdvajanje i cijepanje:

• Text Toolkit za Excel - 25 alata za izvođenje različitih manipulacije tekstom uključujući dijeljenje ćelije bilo kojim znakom kao što su zarez, razmak, prijelom reda; izdvajanje teksta i brojeva.
• Alat za razdvajanje imena - brz i jednostavan način za odvajanje imena u Excelu.

Kombinujte podatke iz nekoliko ćelija (spajanje kolona)

Ako morate izvršiti suprotan zadatak, nema problema, Flash Fill također može spojiti ćelije. Štoviše, može odvojiti kombinirane vrijednosti razmakom, zarezom, tačkom i zarezom ili bilo kojim drugim znakom - samo trebate pokazati Excelu potrebnu interpunkciju u prvoj ćeliji:

Ovo metoda je posebno korisna za kombiniranje različitih dijelova imena u jednu ćeliju kao što je prikazano u Kako spojiti ime i prezime sa Flash Fill-om.

Formule za spajanje ćelijevrijednosti:

• funkcija CONCATENATE u Excelu - formule za kombiniranje tekstualnih nizova, ćelija i stupaca.

Alati za spajanje:

• Čarobnjak za spajanje tablica - brz način za kombiniranje dvije tablice po zajedničkim stupcima.
• Čarobnjak za spajanje duplikata - Kombinirajte slične redove u jedan po ključnim stupcima.

Očistite podatke

Ako neki unosi podataka u vašem radnom listu počinju vodećim razmakom, Flash Fill ih se može riješiti u tren. Upišite prvu vrijednost bez prethodnog razmaka i svi dodatni razmaci u drugim ćelijama također će nestati:

Formule za čišćenje podataka:

• Excel funkcija TRIM - formule za uklanjanje viška razmaka u Excelu.

Alati za čišćenje podataka:

• Text Toolkit za Excel - izrežite sve početne, zadnje i između razmaka, ali jedan razmak između riječi.

Formatirajte tekst, brojeve i datume

Prilično često su podaci u vašim proračunskim tablicama formatirani u jednom način dok ga želiš u drugom. Samo počnite kucati vrijednosti tačno onako kako želite da se pojavljuju, a Flash Fill će učiniti ostalo.

Možda imate kolonu imena i prezimena napisanim malim slovima. Želite da prezime i ime budu u pravom slovu, odvojeni zarezom. Malo kolača za Flash Fill :)

Možda radite sa kolonom brojeva koje treba formatirati kao brojeve telefona. Zadatak se može izvršiti korištenjem unaprijed definiranogPoseban format ili kreiranje prilagođenog formata brojeva. Ili to možete učiniti na jednostavan način pomoću Flash Fill-a:

Da biste ponovo formatirali datume po svom ukusu, možete primijeniti odgovarajući format datuma ili upisati pravilno formatiran datum u prvu ćeliju. Ups, nisu se pojavili prijedlozi... Što ako pritisnemo prečicu Flash Fill ( Ctrl + E ) ili kliknemo njeno dugme na traci? Da, odlično radi!

Zamijeni dio sadržaja ćelije

Zamjena dijela niza nekim drugim tekstom je vrlo uobičajena operacija u Excelu, koja Flash Fill također može automatizirati.

Recimo, imate stupac brojeva socijalnog osiguranja i želite cenzurirati ove osjetljive informacije zamjenom posljednje 4 cifre sa XXXX.

Da to bude urađeno , ili koristite funkciju REPLACE ili upišite željenu vrijednost u prvu ćeliju i pustite Flash Fill da automatski popuni preostale ćelije:

Napredne kombinacije

Flash Fill u Excelu može izvršiti ne samo jednostavne zadatke kao što je prikazano u gornjim primjerima, već i izvršiti sofisticiranije preuređenje podataka.

Kao primjer, kombinirajmo različite dijelove informacija iz 3 kolone i dodamo nekoliko prilagođenih znakova u rezultat.

Pretpostavimo da imate imena u koloni A, prezimena u koloni B i imena domena u koloni C. Na osnovu ovih informacija, želite generirati email adresu sses u ovom formatu: poč[email protected] .

Za iskusne korisnike Excel-a, nema problema izdvojiti inicijal pomoću funkcije LEFT, pretvoriti sve znakove u mala slova pomoću funkcije LOWER i spojiti svi dijelovi korištenjem operatora konkatenacije:

=LOWER(LEFT(B2,1))&"."&LOWER(A2)&"@"&LOWER(C2)&".com"

Ali može li Excel Flash Fill automatski kreirati ove adrese e-pošte za nas? Naravno!

Ograničenja i upozorenja u Excelu Flash Fill

Flash Fill je odličan alat, ali ima nekoliko ograničenja kojih biste trebali biti svjesni prije nego počnete koristiti ovu funkciju na vašim stvarnim skupovima podataka.

1. Rezultati Flash Fill se ne ažuriraju automatski

Za razliku od formula, rezultati Flash Fill su statični. Ako napravite bilo kakve promjene u originalnim podacima, one se neće odraziti na rezultate Flash Fill-a.

2. Možda neće uspjeti identificirati obrazac

U nekim situacijama, posebno kada su vaši originalni podaci raspoređeni ili formatirani drugačije, Flash Fill se može spotaknuti i dati netačne rezultate.

Na primjer, ako koristite Flash Fill da biste izdvojili srednja imena iz liste na kojoj neki unosi sadrže samo imena i prezimena, rezultati za te ćelije će biti pogrešni. Stoga je mudro uvijek pregledati izlaz Flash Fill-a.

3. Zanemaruje ćelije sa znakovima koji se ne mogu ispisati

Ako neke od ćelija koje se automatski popunjavaju sadrže razmake ili druge znakove koji se ne mogu ispisati,Flash Fill će preskočiti takve ćelije.

Dakle, ako je bilo koja od rezultirajućih ćelija prazna, obrišite te ćelije ( Početna kartica > Formats grupirajte > Obriši > Obriši sve ) i ponovo pokrenite Flash Fill.

4. Može pretvoriti brojeve u nizove

Kada koristite Flash Fill za preformatiranje brojeva, imajte na umu da može pretvoriti vaše brojeve u alfanumeričke nizove. Ako više volite da zadržite brojeve, koristite mogućnosti Excel formata koji mijenja samo vizualni prikaz, ali ne i osnovne vrijednosti.

Kako uključiti i isključiti Flash Fill

Flash Fill u Excelu je uključen prema zadanim postavkama. Ako ne želite nikakve prijedloge ili automatske promjene u vašim radnim listovima, možete onemogućiti Flash Fill na ovaj način:

1. U svom Excelu idite na File > Opcije .
2. Na lijevoj ploči kliknite na Napredno .
3. Pod Opcije uređivanja poništite Automatski Flash Fill okvir.
4. Kliknite OK da sačuvate promjene.

Da ponovo omogućite Flash Fill, jednostavno ponovo odaberite ovaj okvir.

Excel Flash Fill ne radi

U većini slučajeva, Flash Fill radi bez problema. Kada se pokvari, može se pojaviti donja greška, a sljedeći savjeti će vam pomoći da je popravite.

1. Navedite više primjera

Flash Fill uči na primjeru. Ako ne može prepoznati uzorak u vašim podacima, popunite još nekolikoćelije ručno, kako bi Excel mogao isprobati različite obrasce i pronaći onaj koji najviše odgovara vašim potrebama.

2. Prisilite da se pokrene

Ako se prijedlozi Flash Fill ne pojavljuju automatski dok kucate, pokušajte ga pokrenuti ručno.

3. Uvjerite se da je Flash Fill omogućen

Ako se ne pokrene automatski ili ručno, provjerite da li je funkcija Flash Fill uključena u vašem Excel-u.

4. Greška Flash Fill i dalje postoji

Ako nijedan od gornjih prijedloga nije uspio, a Excel Flash Fill i dalje prikazuje grešku, ne možete ništa drugo učiniti osim da ručno unesete podatke ili pomoću formula.

To je kako koristite Flash Fill u Excelu. Zahvaljujem vam na čitanju i nadam se da se vidimo na našem blogu sljedeće sedmice!