Šajā pamācībā ir izskaidroti zibspuldzes aizpildīšanas funkcionalitātes pamati un sniegti zibspuldzes aizpildīšanas lietošanas piemēri programmā Excel.

Flash Fill ir viena no pārsteidzošākajām Excel funkcijām. Tā paņem garlaicīgu uzdevumu, kura izpildei ar rokām būtu nepieciešamas vairākas stundas, un izpilda to automātiski zibspuldzes laikā (no tā arī cēlies nosaukums). Turklāt tas tiek darīts ātri un vienkārši, un jums nav jādara nekas, bet tikai jāsniedz vēlamā uzdevuma piemērs.

Kas ir Flash Fill programmā Excel?

Excel Flash Fill ir īpašs rīks, kas analizē ievadīto informāciju un automātiski aizpilda datus, ja tiek identificēts modelis.

Flash Fill funkcija tika ieviesta programmā Excel 2013 un ir pieejama visās turpmākajās Excel 2016, Excel 2019, Excel 2021 un Excel for Microsoft 365 versijās.

2009. gada decembrī tas tika sākts kā Microsoft vecākā pētnieka Sumita Gulvani (Sumit Gulwani) mēģinājums palīdzēt lidostā nejauši satiktai uzņēmējai risināt apvienošanas problēmu, bet dažus gadus vēlāk tas ir kļuvis par spēcīgu iespēju automatizēt daudzus Excel darbus.

Flash Fill viegli tiek galā ar desmitiem dažādu uzdevumu, kuru izpildei citādi būtu nepieciešamas sarežģītas formulas vai pat VBA kods, piemēram, teksta virkņu sadalīšana un apvienošana, datu tīrīšana un neatbilstību labošana, teksta un skaitļu formatēšana, datumu pārveidošana vēlamajā formātā un daudz kas cits.

Katru reizi Flash Fill apvieno miljoniem mazu programmu, kas varētu izpildīt uzdevumu, pēc tam, izmantojot mašīnmācīšanās metodes, sašķiro šos koda fragmentus un atrod vispiemērotāko darbam. Tas viss notiek milisekundes laikā fonā, un lietotājs redz rezultātus gandrīz nekavējoties!

Kur ir Flash Fill programmā Excel?

Programmā Excel 2013 un jaunākās versijās rīks Flash Fill atrodas sadaļā Datu cilne , jo Datu rīki grupa:

Excel Flash Fill saīsnes

Tie no jums, kuri lielāko daļu laika izvēlas strādāt, izmantojot tastatūru, var palaist Flash Fill, izmantojot šo taustiņu kombināciju: Ctrl + E.

Kā lietot Flash Fill programmā Excel

Parasti Flash Fill tiek palaists automātiski, un jums ir tikai jānorāda modelis. Lūk, kā to darīt:

1. Ievietojiet jaunu kolonnu blakus kolonnai ar avota datiem.
2. Jaunizveidotās kolonnas pirmajā šūnā ierakstiet vēlamo vērtību.
3. Sāciet rakstīt nākamajā šūnā, un, ja Excel konstatēs modeli, tiks parādīts datu priekšskatījums, kas tiks automātiski aizpildīts nākamajās šūnās.
4. Nospiediet taustiņu Enter, lai apstiprinātu priekšskatījumu. Gatavs!

Padomi:

• Ja ar zibspuldzes aizpildīšanas rezultātiem neesat apmierināts, varat tos atcelt, nospiežot Ctrl + Z vai izmantojot zibspuldzes aizpildīšanas opciju izvēlni.
• Ja Flash Fill nesākas automātiski, izmēģiniet šos vienkāršos problēmu novēršanas paņēmienus.

Kā Flash Fill programmā Excel ar pogas klikšķi vai īsceļu

Lielākajā daļā gadījumu Flash Fill tiek aktivizēts automātiski, tiklīdz Excel konstatē ievadīto datu paraugu. Ja priekšskatījums netiek parādīts, Flash Fill var aktivizēt manuāli šādā veidā:

1. Aizpildiet pirmo šūnu un nospiediet Enter.
2. Noklikšķiniet uz Flash Fill pogu uz Dati cilni vai nospiediet taustiņu kombināciju Ctrl + E.

Excel Flash aizpildīšanas opcijas

Lietojot Flash Fill programmā Excel, lai automatizētu datu ievadīšanu. Flash Fill opcijas Noklikšķinot uz šīs pogas, tiek atvērta izvēlne, kas ļauj veikt šādas darbības:

• Atcelt zibspuldzes aizpildīšanas rezultātus.
• Atlasiet tukšās šūnas, kuras Excel nav aizpildījis.
• Atlasiet mainītās šūnas, piemēram, lai formatētu tās visas uzreiz.

Excel Flash aizpildīšanas piemēri

Kā jau minēts, Flash Fill ir ļoti daudzpusīgs rīks. Zemāk minētie piemēri demonstrē dažas no tā iespējām, taču tas ir daudz vairāk!

Teksta izvilkšana no šūnas (sadalīt kolonnas)

Pirms Flash Fill parādīšanās vienas šūnas satura sadalīšanai vairākās šūnās bija jāizmanto funkcija Text to Columns vai Excel teksta funkcijas. Izmantojot Flash Fill, rezultātus var iegūt uzreiz, neveicot sarežģītas teksta manipulācijas.

Pieņemsim, ka jums ir adrešu sleja un jūs vēlaties izdalīt pasta indeksus atsevišķā slejā. Norādiet savu mērķi, ierakstot pasta indeksu pirmajā šūnā. Tiklīdz Excel saprot, ko jūs mēģināt izdarīt, tā aizpilda visas rindas zem piemēra ar izdalītajiem pasta indeksiem. Jums tikai jānospiež Enter, lai tos visus pieņemtu.

Formulas šūnu sadalīšanai un teksta iegūšanai:

• Ekstrahēt apakšrindu - formulas, lai ekstrahētu noteikta garuma tekstu vai iegūtu apakšrindu pirms vai pēc dotā simbola.
• Ekstrahēt skaitli no virknes - formulas, lai ekstrahētu skaitļus no burtciparu virknēm.
• Vārdu sadalīšana programmā Excel - formulas, lai iegūtu vārdu, uzvārdu un vidējo vārdu.

Ekstrakcijas un sadalīšanas rīki:

• Teksta rīku komplekts Excel - 25 rīki dažādu teksta manipulāciju veikšanai, tostarp šūnas sadalīšanai pēc jebkuras rakstzīmes, piemēram, komata, atstarpes, rindas pārrāvuma, teksta un skaitļu izvilkšanai.
• Instruments Vārdu sadalīšana - ātrs un vienkāršs veids, kā atdalīt vārdus programmā Excel.

Apvienojiet datus no vairākām šūnām (apvienojiet kolonnas)

Ja jums ir jāveic pretējs uzdevums, nav problēmu, Flash Fill var arī savienot šūnas. Turklāt tas var atdalīt apvienotās vērtības ar atstarpi, komatu, semikolu vai jebkuru citu rakstzīmi - jums tikai jāparāda Excel vajadzīgā interpunkcija pirmajā šūnā:

Šī metode ir īpaši noderīga, lai apvienotu dažādas vārda daļas vienā šūnā, kā parādīts sadaļā Kā apvienot vārdu un uzvārdu ar Flash Fill.

Formulas šūnu vērtību apvienošanai:

• Funkcija CONCATENATE programmā Excel - formulas, lai apvienotu teksta virknes, šūnas un kolonnas.

Apvienošanas rīki:

• Tabulu apvienošanas vednis - ātrs veids, kā apvienot divas tabulas pēc kopīgiem stabiņiem.
• Dublikātu apvienošanas vednis - apvienojiet līdzīgas rindas vienā, izmantojot atslēgas kolonnas.

Tīri dati

Ja daži datu ieraksti darblapā sākas ar atstarpi, Flash Fill var no tiem atbrīvoties vienā mirklī. Ierakstiet pirmo vērtību bez atstarpes, un visas papildu atstarpes arī citās šūnās pazudīs:

Formulas datu attīrīšanai:

• Excel TRIM funkcija - formulas lieko atstarpju noņemšanai programmā Excel.

Datu tīrīšanas rīki:

• Teksta rīku komplekts Excel - apgrieziet visas priekšējās un aizmugurējās atstarpes, kā arī atstarpes starp vārdiem, bet starp vārdiem ievietojiet vienu atstarpes zīmi.

Teksta, skaitļu un datumu formatēšana

Bieži vien jūsu izklājlapās dati ir formatēti vienā veidā, bet jūs vēlaties, lai tie būtu citādi. Vienkārši sāciet ievadīt vērtības tieši tā, kā vēlaties, lai tās parādās, un Flash Fill paveiks visu pārējo.

Iespējams, jums ir mazajiem burtiem rakstīta vārda un uzvārda sleja. Jūs vēlaties, lai uzvārds un vārds būtu ar pareizajiem burtiem, atdalīti ar komatu. Flash Fill ir vienkārša lieta :)

Varbūt jūs strādājat ar skaitļu kolonnu, kas jānoformātē kā tālruņa numuri. Šo uzdevumu var veikt, izmantojot iepriekš definētu īpašo formātu vai izveidojot pielāgotu skaitļu formātu. Vai arī to var izdarīt vienkāršā veidā, izmantojot Flash Fill:

Lai pārformatētu datumus pēc savām vēlmēm, varat piemērot atbilstošo Datuma formātu vai ievadīt pareizi formatētu datumu pirmajā šūnā. Ak, nekādi ieteikumi nav parādījušies... Ko darīt, ja mēs nospiežam īsceļu Flash Fill ( Ctrl + E ) vai noklikšķinām uz tās pogas lentē? Jā, tas darbojas lieliski!

Aizstāt daļu šūnas satura

Daļas rindas aizstāšana ar kādu citu tekstu ir ļoti bieži sastopama darbība programmā Excel, ko arī var automatizēt ar Flash Fill.

Pieņemsim, ka jums ir sociālā nodrošinājuma numuru sleja un jūs vēlaties cenzēt šo sensitīvo informāciju, aizstājot pēdējos 4 ciparus ar XXXX.

Lai to izdarītu, izmantojiet funkciju REPLACE vai ievadiet vēlamo vērtību pirmajā šūnā un ļaujiet Flash Fill automātiski aizpildīt pārējās šūnas:

Uzlabotas kombinācijas

Ar Flash Fill programmā Excel var ne tikai veikt vienkāršus uzdevumus, kā parādīts iepriekš minētajos piemēros, bet arī sarežģītākus datu pārkārtojumus.

Piemēram, apvienosim dažādas informācijas daļas no 3 kolonnām un rezultātam pievienosim dažas pielāgotas rakstzīmes.

Pieņemsim, ka A slejā ir vārdi, B slejā - uzvārdi, bet C slejā - domēna vārdi.Pamatojoties uz šo informāciju, vēlaties ģenerēt e-pasta adreses šādā formātā: [email protected] .

Pieredzējušiem Excel lietotājiem nav problēmu izvilkt sākumdaļu ar funkciju LEFT, pārvērst visas rakstzīmes mazajos burtos ar funkciju LOWER un savienot visus elementus, izmantojot apvienošanas operatoru:

=LOWER(LEFT(B2,1))&"."&LOWER(A2)&"@"&LOWER(C2)&".com"

Bet vai Excel Flash Fill var mums automātiski izveidot šīs e-pasta adreses? Protams!

Excel Flash Fill ierobežojumi un brīdinājumi

Flash Fill ir lielisks rīks, taču tam ir vairāki ierobežojumi, kas jums jāzina, pirms sākat izmantot šo funkciju reālās datu kopās.

1. Flash Fill rezultāti netiek automātiski atjaunināti

Atšķirībā no formulām Flash Fill rezultāti ir statiski. Ja veicat izmaiņas sākotnējos datos, tās netiks atspoguļotas Flash Fill rezultātos.

2. Var neizdoties identificēt modeli

Dažās situācijās, jo īpaši, ja jūsu sākotnējie dati ir citādi sakārtoti vai formatēti, Flash Fill var radīt kļūdas un radīt nepareizus rezultātus.

Piemēram, ja izmantojat Flash Fill, lai no saraksta, kurā daži ieraksti satur tikai vārdus un uzvārdus, iegūtu vidējos vārdus, rezultāti šajās šūnās būs nepareizi. Tāpēc ir lietderīgi vienmēr pārskatīt Flash Fill rezultātu.

3. Ignorē šūnas ar nedrukājamām rakstzīmēm

Ja dažās automātiski aizpildāmajās šūnās ir atstarpes vai citas nedrukājamas rakstzīmes, Flash Fill šādas šūnas izlaidīs.

Tātad, ja kāda no iegūtajām šūnām ir tukša, notīriet šīs šūnas ( Sākums cilne> Formāti grupa> Skaidrs > Notīrīt visu ) un vēlreiz palaidiet Flash Fill.

4. Var pārvērst skaitļus virknēs

Izmantojot Flash Fill, lai pārformatētu skaitļus, ņemiet vērā, ka tas var pārvērst skaitļus burtu un ciparu virknēs. Ja vēlaties saglabāt skaitļus, izmantojiet Excel formāta iespējas, kas maina tikai vizuālo attēlojumu, bet ne pamatā esošās vērtības.

Kā ieslēgt un izslēgt zibspuldzes aizpildījumu

Flash Fill programmā Excel pēc noklusējuma ir ieslēgts. Ja nevēlaties, lai darblapās tiktu veikti ieteikumi vai automātiskas izmaiņas, varat. atspulgu aizpildīšanas atspulgu atspulgu atspulgu izslēgšana šādā veidā:

1. Programmā Excel dodieties uz Failu > Iespējas .
2. Kreisajā panelī noklikšķiniet uz Advanced .
3. Zem Rediģēšanas opcijas , izdzēst Automātiski zibspuldzes aizpildīšana kaste.
4. Lai saglabātu izmaiņas, noklikšķiniet uz Labi.

Uz atkārtoti aktivizēt Flash Fill, vienkārši vēlreiz atlasiet šo lodziņu.

Excel Flash Fill nedarbojas

Vairumā gadījumu Flash Fill darbojas bez aizķeršanās. Ja tā nedarbojas, var parādīties tālāk minētā kļūda, un turpmāk minētie padomi palīdzēs to novērst.

1. Sniedziet vairāk piemēru

Flash Fill mācās no piemēriem. Ja tā nespēj atpazīt kādu datu modeli, aizpildiet vēl dažas šūnas manuāli, lai Excel varētu izmēģināt dažādus modeļus un atrast jūsu vajadzībām vispiemērotāko.

2. Piespiediet to palaist

Ja Flash Fill ieteikumi netiks parādīti automātiski, mēģiniet to palaist manuāli.

3. Pārliecinieties, vai ir iespējota zibspuldzes aizpildīšana

Ja tas nesākas automātiski vai manuāli, pārbaudiet, vai programmā Excel ir ieslēgta Flash Fill funkcija.

4. Flash Fill kļūda saglabājas

Ja neviens no iepriekš minētajiem ieteikumiem nedarbojas un Excel Flash Fill joprojām izmet kļūdu, nekas cits neatliek, kā ievadīt datus manuāli vai ar formulām.

Lūk, kā jūs izmantojat Flash Fill programmā Excel. Paldies, ka izlasījāt, un ceru, ka nākamnedēļ tiksimies mūsu emuārā!