Die tutoriaal verduidelik die basiese beginsels van die Flash Fill-funksie en verskaf voorbeelde van die gebruik van Flash Fill in Excel.

Flash Fill is een van die wonderlikste kenmerke van Excel. Dit gryp 'n vervelige taak wat ure sal neem om handmatig uitgevoer te word en voer dit outomaties in 'n blits uit (vandaar die naam). En dit doen so vinnig en eenvoudig sonder dat jy iets hoef te doen, maar verskaf net 'n voorbeeld van wat jy wil hê.

Wat is Flash Fill in Excel?

Excel Flash Fill is 'n spesiale hulpmiddel wat die inligting wat jy invoer ontleed en outomaties data invul wanneer dit 'n patroon identifiseer.

Die Flash Fill-kenmerk is in Excel 2013 bekendgestel en is beskikbaar in alle latere weergawes van Excel 2016, Excel 2019, Excel 2021 en Excel vir Microsoft 365.

Het in Desember 2009 begin as 'n poging van Sumit Gulwani, 'n senior navorser by Microsoft, om 'n sakevrou te help wat hy per ongeluk by die lughawe ontmoet het met haar samesmeltingsuitdaging, 'n paar jaar later het dit ontwikkel tot 'n kragtige vermoë om baie Excel-takies te outomatiseer.

Flash Fill hanteer maklik dosyne verskillende take wat andersins komplekse formules of selfs VBA-kode sou vereis, soos die splitsing en kombinasie van teksstringe, data skoonmaak en teenstrydighede regstel, teks en syfers formateer, datums omskakel na t hy het formaat verlang, en nog baie meer.

Elke keer kombineer Flash Fill miljoeneklein programme wat die taak kan verrig, sorteer dan daardie kodebrokkies deur masjienleertegnieke te gebruik en vind die een wat die beste vir die werk pas. Dit alles word in millisekondes in die agtergrond gedoen, en die gebruiker sien die resultate byna onmiddellik!

Waar is Flash Fill in Excel?

In Excel 2013 en later is die Flash Fill-nutsding op die Data-oortjie , in die Datanutsgoed -groep:

Excel Flash Fill-kortpad

Diegene van julle wie verkies om die meeste van die tyd vanaf 'n sleutelbord te werk, kan Flash Fill met hierdie sleutelkombinasie laat loop: Ctrl + E

Hoe om Flash Fill in Excel te gebruik

Gewoonlik begin Flash Fill outomaties, en jy hoef net 'n patroon te verskaf. Dit is hoe:

1. Voeg 'n nuwe kolom langs die kolom met jou brondata in.
2. Tik die gewenste waarde in die eerste sel van 'n nuut bygevoegde kolom.
3. Begin tik in die volgende sel, en as Excel 'n patroon waarneem, sal dit 'n voorskou wys van data wat outomaties in die onderstaande selle ingevul moet word.
4. Druk die Enter-sleutel om die voorskou te aanvaar. Klaar!

Wenke:

• As jy ontevrede is met die Flash Fill-resultate, kan jy dit ongedaan maak deur Ctrl + Z te druk of via die Flash Fill-opsieskieslys.
• As Flash Fill nie outomaties begin nie, probeer hierdie eenvoudige foutsporingstegnieke.

Hoe om Excel in te flits met 'n knoppie-klik of kortpad

In die meestesituasies, skop Flash Fill outomaties in sodra Excel 'n patroon vestig in die data wat jy invoer. As 'n voorskou nie opdaag nie, kan jy Flash Fill handmatig aktiveer op hierdie manier:

1. Vul die eerste sel in en druk Enter.
2. Klik die Flash Fill -knoppie op die Data -oortjie of druk die Ctrl + E-kortpad.

Excel-flitsvulopsies

Wanneer met behulp van Flash Fill in Excel om data-invoer te outomatiseer, verskyn die Flash Fill Options -knoppie naby die outo-gevulde selle. As u hierdie knoppie klik, word die kieslys oopgemaak waarmee u die volgende kan doen:

• Ontdoen die Flash-vul-resultate.
• Kies leë selle wat Excel nie kon invul nie.
• Kies die veranderde selle, byvoorbeeld, om hulle almal gelyktydig te formateer.

Excel Flash Fill-voorbeelde

Soos reeds genoem, is Flash Fill 'n baie veelsydige hulpmiddel. Die onderstaande voorbeelde demonstreer sommige van sy vermoëns, maar daar is baie meer daaraan!

Onttrek teks uit sel (verdeel kolomme)

Voordat Flash Fill ontstaan ​​het, verdeel die inhoud van een sel in verskeie selle vereis die gebruik van die Teks-na-kolomme-kenmerk of Excel-teksfunksies. Met Flash Fill kan jy die resultate onmiddellik kry sonder ingewikkelde teksmanipulasies.

Gestel jy het 'n kolom met adresse en jy wil poskodes in 'n aparte kolom onttrek. Dui jou doelwit aan deur die te tikposkode in die eerste sel. Sodra Excel verstaan ​​wat jy probeer doen, vul dit al die rye onder die voorbeeld in met die onttrekte poskodes. Jy hoef net Enter te druk om hulle almal te aanvaar.

Formules om selle te verdeel en teks te onttrek:

• Uittreksel substring - formules om teks van 'n spesifieke lengte te onttrek of om 'n substring voor of na 'n gegewe karakter te kry.
• Onttrek getal uit string - formules om getalle uit alfanumeriese stringe te onttrek.
• Verdeel name in Excel - formules om voor-, achter- en middelname te onttrek.

Uittrek- en verdeelnutsgoed:

• Teksgereedskapstel vir Excel - 25 gereedskap om verskeie uit te voer teksmanipulasies insluitend die verdeling van 'n sel deur enige karakter soos komma, spasie, reëlbreuk; teks en getalle onttrek.
• Verdeel Name-nutsding - vinnige en maklike manier om name in Excel te skei.

Kombineer data uit verskeie selle (samevoeg kolomme)

As jy het 'n teenoorgestelde taak om uit te voer, geen probleem nie, Flash Fill kan ook selle aaneenskakel. Boonop kan dit die gekombineerde waardes skei met 'n spasie, komma, kommapunt of enige ander karakter - jy hoef net Excel die vereiste leestekens in die eerste sel te wys:

Dit metode is veral nuttig om verskeie naamdele in 'n enkele sel te kombineer, soos getoon in Hoe om voornaam en van saam te voeg met Flash Fill.

Formules om sel aan te sluit.waardes:

• CONCATENATE-funksie in Excel - formules om teksstringe, selle en kolomme te kombineer.

Samevoegingsnutsgoed:

• Tabelle-towenaar saamvoeg - vinnige manier om twee tabelle volgens algemene kolomme te kombineer.
• Towenaar vir samevoeging van duplikate - Kombineer soortgelyke rye in een vir sleutelkolomme.

Maak data skoon.

As sommige data-inskrywings in jou werkblad met 'n voorste spasie begin, kan Flash Fill in 'n oogwink daarvan ontslae raak. Tik die eerste waarde sonder 'n voorafgaande spasie, en alle ekstra spasies in ander selle is ook weg:

Formules om data skoon te maak:

• Excel TRIM-funksie - formules om oortollige spasies in Excel te verwyder.

Data-skoonmaaknutsgoed:

• Teksgereedskapstel vir Excel - sny alle voorste, agterste en tussen-in spasies, maar 'n enkele spasie-karakter tussen woorde.

Formateer teks, getalle en datums

Dikwels word die data in jou sigblaaie in een geformateer manier terwyl jy dit in 'n ander wil hê. Begin net om die waardes presies te tik soos jy wil hê dit moet verskyn, en Flash Fill sal die res doen.

Miskien het jy 'n kolom van voor- en vanne in kleinletters. Jy wil hê die van en voornaam moet in die regte letters wees, geskei met 'n komma. 'n Stukkie koek vir Flash Fill :)

Miskien werk jy met 'n kolom nommers wat as telefoonnommers geformateer moet word. Die taak kan bereik word deur 'n voorafbepaaldeSpesiale formaat of die skep van 'n pasgemaakte getalformaat. Of jy kan dit op 'n maklike manier doen met Flash Fill:

Om die datums na jou smaak te herformateer, kan jy die ooreenstemmende Datumformaat toepas of 'n behoorlik geformateerde datum tik in die eerste sel. Oeps, geen voorstelle het verskyn nie... Wat as ons die Flitsvul-kortpad ( Ctrl + E ) druk of sy knoppie op die lint klik? Jip, dit werk pragtig!

Vervang 'n deel van selinhoud

Om 'n deel van 'n string met 'n ander teks te vervang, is 'n baie algemene bewerking in Excel, wat Flash Fill kan ook outomatiseer.

Kom ons sê, jy het 'n kolom met sosiale sekerheidsnommers en jy wil hierdie sensitiewe inligting sensor deur die laaste 4 syfers met XXXX te vervang.

Om dit te laat doen , gebruik óf die REPLACE-funksie óf tik die verlangde waarde in die eerste sel in en laat Flash Fill outomaties die oorblywende selle vul:

Gevorderde kombinasies

Flitsvul in Excel kan nie net eenvoudige take soos gedemonstreer in die voorbeelde hierbo verrig nie, maar ook meer gesofistikeerde data-herrangskikkings uitvoer.

Kom ons kombineer as voorbeeld verskillende stukke inligting uit 3 kolomme en voeg 'n paar pasgemaakte karakters by die resultaat.

Gestel jy het voorname in kolom A, vanne in kolom B, en domeinname in kolom C. Op grond van hierdie inligting wil jy e-posadres genereer sses in hierdie formaat: [email protected] .

Vir ervare Excel-gebruikers is daar geen probleem om die voorletter met die LINKER-funksie te onttrek, al die karakters na kleinletters om te skakel met die ONDER-funksie en aaneen te skakel al die stukke deur die aaneenskakelingsoperateur te gebruik:

=LOWER(LEFT(B2,1))&"."&LOWER(A2)&"@"&LOWER(C2)&".com"

Maar kan Excel Flash Fill hierdie e-posadresse outomaties vir ons skep? Sekerlik!

Excel Flash Fill beperkings en waarskuwings

Flash Fill is 'n wonderlike hulpmiddel, maar dit het wel 'n paar beperkings wat jy moet bewus wees van voordat jy hierdie kenmerk op jou regte datastelle begin gebruik.

1. Flitsvulresultate word nie outomaties opgedateer nie

Anders as formules is die resultate van Flitsvul staties. As jy enige veranderinge aan die oorspronklike data maak, sal dit nie in die Flash Fill-resultate weerspieël word nie.

2. Kan dalk nie 'n patroon identifiseer nie

In sommige situasies, veral wanneer jou oorspronklike data anders gerangskik of geformateer is, kan Flash Fill struikel en verkeerde resultate lewer.

As jy byvoorbeeld Flash Fill gebruik. om middelname uit die lys te onttrek waar sommige inskrywings slegs die Voor- en Van bevat, sal die resultate vir daardie selle verkeerd wees. Dit is dus wys om altyd die Flash Fill-uitset te hersien.

3. Ignoreer selle met nie-drukbare karakters

As sommige van die selle wat outomaties ingevul moet word spasies of ander nie-drukbare karakters bevat,Flash Fill sal sulke selle oorslaan.

Dus, as enige van die resulterende selle leeg is, maak daardie selle skoon ( Tuis -oortjie > Formate groepeer > Vee uit > Vee alles uit ) en laat Flash Fill weer hardloop.

4. Kan getalle na stringe omskakel

Wanneer jy Flash Fill gebruik vir die herformatering van nommers, moet jy asseblief daarvan bewus wees dat dit jou nommers na alfanumeriese stringe kan omskakel. As jy verkies om die getalle te hou, gebruik die vermoëns van Excel-formaat wat net die visuele voorstelling verander, maar nie die onderliggende waardes nie.

Hoe om Flash Fill aan en af ​​te skakel

Flitsvul in Excel is by verstek aangeskakel. As jy geen voorstelle of outomatiese veranderinge in jou werkblaaie wil hê nie, kan jy Flash Fill op hierdie manier deaktiveer:

1. Gaan in jou Excel na Lêer > Opsies .
2. Op die linkerpaneel, klik Gevorderd .
3. Onder Redigeeropsies , maak die Outomatiese flitsvul -kassie.
4. Klik OK om die veranderinge te stoor.

Om heraktiveer Flash Fill, kies eenvoudig weer hierdie blokkie.

Excel Flash Fill werk nie

In die meeste gevalle werk Flash Fill sonder probleme. Wanneer dit wankel, kan die onderstaande fout verskyn, en die volgende wenke sal jou help om dit reg te stel.

1. Verskaf meer voorbeelde

Flitsvul leer deur voorbeeld. As dit nie 'n patroon in jou data kan herken nie, vul nog 'n paar inselle met die hand, sodat Excel verskillende patrone kan probeer en die een kan vind wat die beste by jou behoeftes pas.

2. Dwing dit om te loop

As Flash Fill-voorstelle nie outomaties verskyn terwyl jy tik nie, probeer om dit met die hand te laat loop.

3. Maak seker dat Flash Fill geaktiveer is

As dit nie outomaties of met die hand begin nie, kyk of die Flash Fill-funksie in jou Excel aangeskakel is.

4. Flitsvulfout bly voort

As nie een van die bogenoemde voorstelle gewerk het nie en Excel Flash Fill skep steeds 'n fout, is daar niks anders wat jy kan doen as om die data handmatig of met formules in te voer nie.

Dit is hoe jy Flash Fill in Excel gebruik. Ek bedank jou vir die lees en hoop om jou volgende week op ons blog te sien!