V učbeniku so razložene osnove funkcionalnosti Flash Fill in primeri uporabe Flash Fill v Excelu.

Flash Fill je ena od najbolj neverjetnih funkcij programa Excel. V trenutku (od tod tudi ime) zajame dolgočasno opravilo, ki bi za ročno izvedbo trajalo več ur, in ga samodejno izvede. To stori hitro in preprosto, ne da bi vam bilo treba kar koli storiti, temveč le navesti primer želenega opravila.

Kaj je Flash Fill v Excelu?

Excel Flash Fill je posebno orodje, ki analizira informacije, ki jih vnašate, in samodejno izpolni podatke, ko prepozna vzorec.

Funkcija Flash Fill je bila uvedena v Excelu 2013 in je na voljo v vseh poznejših različicah Excel 2016, Excel 2019, Excel 2021 in Excel za Microsoft 365.

Začel se je decembra 2009 kot poskus Sumita Gulwanija, višjega raziskovalca v Microsoftu, da bi poslovni ženski, ki jo je po naključju srečal na letališču, pomagal pri izzivu združevanja, nekaj let pozneje pa se je razvil v zmogljivo zmožnost za avtomatizacijo številnih opravil v Excelu.

Flash Fill zlahka opravi na desetine različnih nalog, za katere bi sicer potrebovali zapletene formule ali celo kodo VBA, kot so deljenje in združevanje besedilnih nizov, čiščenje podatkov in odpravljanje nedoslednosti, oblikovanje besedila in številk, pretvorba datumov v želeno obliko in še veliko več.

Flash Fill vsakič združi na milijone majhnih programov, ki bi lahko opravili nalogo, nato pa te delčke kode razvrsti s tehnikami strojnega učenja in poišče tistega, ki je najprimernejši za nalogo. Vse to se opravi v milisekundah v ozadju, uporabnik pa rezultate vidi skoraj takoj!

Kje je Flash Fill v Excelu?

V Excelu 2013 in novejših programih se orodje Flash Fill nahaja v razdelku zavihek Podatki , v Podatkovna orodja skupina:

Bližnjica Excel Flash Fill

Tisti, ki večino časa raje delajo s tipkovnico, lahko zaženejo program Flash Fill s to kombinacijo tipk: Ctrl + E

Kako uporabljati Flash Fill v Excelu

Običajno se program Flash Fill zažene samodejno, vi pa morate zagotoviti le vzorec:

1. Vstavite nov stolpec poleg stolpca z izvornimi podatki.
2. V prvo celico novo dodanega stolpca vnesite želeno vrednost.
3. Začnite tipkati v naslednjo celico in če Excel zazna vzorec, bo prikazal predogled podatkov, ki bodo samodejno izpolnjeni v spodnjih celicah.
4. Pritisnite tipko Enter, da sprejmete predogled. Končano!

Nasveti:

• Če niste zadovoljni z rezultati bliskovne zapolnitve, jih lahko prekličete s pritiskom kombinacije tipk Ctrl + Z ali prek menija možnosti bliskovne zapolnitve.
• Če se program Flash Fill ne zažene samodejno, poskusite z naslednjimi preprostimi tehnikami za odpravljanje težav.

Kako s klikom na gumb ali bližnjico bliskovito izpolnite v Excelu

V večini primerov se funkcija Flash Fill sproži samodejno, takoj ko Excel ugotovi vzorec v vnesenih podatkih. Če se predogled ne prikaže, lahko funkcijo Flash Fill aktivirate ročno na ta način:

1. Izpolnite prvo celico in pritisnite Enter.
2. Kliknite na Izpolnitev z bliskavico gumb na Podatki ali pritisnite bližnjico Ctrl + E.

Možnosti Excel Flash Fill

Pri uporabi programa Flash Fill v Excelu za avtomatizacijo vnosa podatkov je Možnosti zapolnitve bliskavice V bližini samodejno izpolnjenih celic se prikaže gumb. S klikom na ta gumb se odpre meni, ki vam omogoča naslednje:

• Razveljavite rezultate funkcije Flash Fill.
• Izberite prazne celice, ki jih Excel ni uspel zapolniti.
• Izberite spremenjene celice, če jih želite na primer oblikovati vse naenkrat.

Primeri Excel Flash Fill

Kot smo že omenili, je Flash Fill zelo vsestransko orodje. Spodnji primeri prikazujejo nekaj njegovih zmožnosti, vendar je na voljo še veliko več!

Izvleček besedila iz celice (razdeljeni stolpci)

Pred pojavom funkcije Flash Fill je bilo za razdelitev vsebine ene celice v več celic treba uporabiti funkcijo Besedilo v stolpce ali funkcije Excel Text. S funkcijo Flash Fill lahko rezultate dobite takoj, brez zapletenih manipulacij z besedilom.

Recimo, da imate stolpec z naslovi in želite izločiti poštne oznake v ločen stolpec. Svoj cilj označite tako, da v prvo celico vnesete poštno oznako. Takoj ko Excel razume, kaj želite storiti, izpolni vse vrstice pod primerom z izločenimi poštnimi oznakami. Za sprejetje vseh vrstic morate pritisniti le Enter.

formule za razdelitev celic in izpis besedila:

• Izvleček podreza - formule za izvleček besedila določene dolžine ali pridobitev podreza pred ali za danim znakom.
• Izvleček številke iz niza - formule za izvleček številk iz alfanumeričnih nizov.
• Razdelitev imen v Excelu - formule za izpis imena, priimka in srednjega imena.

Orodja za izločanje in deljenje:

• Zbirka orodij za besedilo za Excel - 25 orodij za izvajanje različnih manipulacij z besedilom, vključno z delitvijo celice s katerim koli znakom, kot so vejica, presledek, prekinitev vrstice, izločanje besedila in številk.
• Orodje Split Names - hiter in enostaven način za ločevanje imen v Excelu.

Združite podatke iz več celic (združite stolpce)

Če morate opraviti nasprotno nalogo, ni težav, saj lahko Flash Fill združuje tudi celice. Poleg tega lahko združene vrednosti loči s presledkom, vejico, podpičjem ali katerim koli drugim znakom - Excelu morate le prikazati zahtevano ločilo v prvi celici:

Ta metoda je še posebej uporabna za združevanje različnih delov imena v eni celici, kot je prikazano v članku Kako združiti ime in priimek s programom Flash Fill.

formule za združevanje vrednosti celic:

• Funkcija CONCATENATE v Excelu - formule za združevanje besedilnih nizov, celic in stolpcev.

Orodja za združevanje:

• Čarovnik za združevanje tabel - hiter način združevanja dveh tabel po skupnih stolpcih.
• Čarovnik za združevanje podvojenih vrstic - Združite podobne vrstice v eno po ključnih stolpcih.

Čisti podatki

Če se nekateri vnosi podatkov v delovnem listu začenjajo s presledkom, se jih lahko s funkcijo Flash Fill v trenutku znebite. Vnesite prvo vrednost brez predhodnega presledka in vsi dodatni presledki v drugih celicah bodo izginili:

formule za čiščenje podatkov:

• Excelova funkcija TRIM - formule za odstranjevanje odvečnih presledkov v Excelu.

Orodja za čiščenje podatkov:

• Zbirka orodij za besedilo za Excel - obrezuje vse vodilne in zadnje presledke ter presledke med besedami, med besedami pa je en sam presledek.

Oblikovanje besedila, številk in datumov

Pogosto so podatki v preglednicah oblikovani na en način, vi pa želite, da bi bili oblikovani na drug način. Začni vnašati vrednosti točno tako, kot želiš, da so prikazane, in Flash Fill bo opravil vse drugo.

Morda imate stolpec z imeni in priimki v malih črkah. Želite, da bi bili priimki in imena v pravih črkah, ločeni z vejico. Za Flash Fill je to mala malica :)

Morda delate s stolpcem številk, ki jih je treba oblikovati kot telefonske številke. To nalogo lahko opravite z uporabo vnaprej določenega posebnega formata ali z ustvarjanjem lastnega formata številk. Lahko pa to storite na preprost način s programom Flash Fill:

Če želite datume ponovno oblikovati po svojih željah, lahko uporabite ustrezno obliko datuma ali v prvo celico vnesete ustrezno oblikovan datum. Ups, noben predlog se ni pojavil ... Kaj pa če pritisnemo bližnjico Flash Fill ( Ctrl + E ) ali kliknemo njen gumb na traku? Ja, deluje čudovito!

Zamenjajte del vsebine celice

Zamenjava dela niza z drugim besedilom je zelo pogosta operacija v programu Excel, ki jo lahko tudi avtomatizirate s programom Flash Fill.

Recimo, da imate stolpec številk socialnega zavarovanja in želite cenzurirati te občutljive informacije tako, da zadnje štiri številke nadomestite z XXXX.

Če želite to narediti, uporabite funkcijo REPLACE ali v prvo celico vnesite želeno vrednost in pustite, da funkcija Flash Fill samodejno zapolni preostale celice:

Napredne kombinacije

S programom Flash Fill v Excelu lahko poleg preprostih opravil, kot so prikazana v zgornjih primerih, izvajate tudi zahtevnejše preurejanje podatkov.

Kot primer združimo različne podatke iz treh stolpcev in rezultatu dodamo nekaj znakov po meri.

Predpostavljajmo, da imate imena v stolpcu A, priimke v stolpcu B in imena domen v stolpcu C. Na podlagi teh informacij želite ustvariti e-poštne naslove v tej obliki: [email protected] .

Za izkušene uporabnike programa Excel ni težava izločiti začetne znake s funkcijo LEFT, pretvoriti vse znake v male črke s funkcijo LOWER in združiti vse dele z uporabo operatorja concatenation:

=LOWER(LEFT(B2,1))&"."&LOWER(A2)&"@"&LOWER(C2)&".com"

Toda ali lahko Excel Flash Fill te e-poštne naslove samodejno ustvari za nas? Seveda!

Omejitve in opozorila programa Excel Flash Fill

Flash Fill je odlično orodje, vendar ima nekaj omejitev, ki se jih morate zavedati, preden začnete uporabljati to funkcijo v svojih dejanskih zbirkah podatkov.

1. Rezultati za polnjenje Flash Fill se ne posodabljajo samodejno

Za razliko od formul so rezultati funkcije Flash Fill statični. Če spremenite prvotne podatke, se ti ne bodo odrazili v rezultatih funkcije Flash Fill.

2. Morda ne uspe prepoznati vzorca

V nekaterih primerih, zlasti če so izvirni podatki drugače razporejeni ali oblikovani, se lahko Flash Fill zatika in daje napačne rezultate.

Če na primer s funkcijo Flash Fill iz seznama, na katerem nekateri vnosi vsebujejo le imena in priimke, izločite srednja imena, bodo rezultati za te celice napačni. Zato je pametno, da vedno pregledate izpis Flash Fill.

3. Ne upošteva celic z netiskljivimi znaki

Če nekatere celice, ki se samodejno zapolnijo, vsebujejo presledke ali druge znake, ki jih ni mogoče natisniti, bo program Flash Fill te celice preskočil.

Če je katera od nastalih celic prazna, jo počistite ( Domov zavihek> Formati skupina> Jasno > Počisti vse ) in znova zaženite Flash Fill.

4. Lahko pretvori številke v nize

Pri uporabi programa Flash Fill za preoblikovanje številk se zavedajte, da lahko pretvori številke v alfanumerične nize. Če želite številke ohraniti, uporabite možnosti Excelovega formata, ki spremeni le vizualno predstavitev, ne pa tudi osnovnih vrednosti.

Kako vklopiti in izklopiti funkcijo Flash Fill

Flash Fill v Excelu je privzeto vklopljen. Če ne želite nobenih predlogov ali samodejnih sprememb v delovnih listih, lahko onemogočite funkcijo Flash Fill na ta način:

1. V Excelu pojdite na Datoteka > Možnosti .
2. Na levi plošči kliknite Napredno .
3. Pod naslovom Možnosti urejanja , počistite Samodejno bliskovno zapolnjevanje škatla.
4. Kliknite V redu, da shranite spremembe.

Na naslov Ponovna vključitev Flash Fill, ponovno izberite to polje.

Excel Flash Fill ne deluje

V večini primerov Flash Fill deluje brezhibno. Kadar pa se pojavi napaka, se lahko prikaže spodnja napaka, ki jo boste lahko odpravili z naslednjimi nasveti.

1. Navedite več primerov

Če ne more prepoznati vzorca v podatkih, ročno izpolnite še nekaj celic, da Excel preizkusi različne vzorce in najde najprimernejšega za vaše potrebe.

2. Prisilite ga, da se zažene

Če se predlogi Flash Fill ne prikažejo samodejno med tipkanjem, jih poskusite zagnati ročno.

3. Prepričajte se, da je omogočena možnost Flash Fill

Če se ne zažene samodejno ali ročno, preverite, ali je v programu Excel vklopljena funkcija Flash Fill.

4. Napaka Flash Fill se nadaljuje

Če nobeden od zgornjih predlogov ni pomagal in Excel Flash Fill še vedno vrže napako, vam ne preostane drugega, kot da podatke vnesete ročno ali s formulami.

To je način uporabe funkcije Flash Fill v programu Excel. Zahvaljujem se vam za branje in upam, da se naslednji teden vidimo na našem blogu!