Το σεμινάριο εξηγεί τα βασικά στοιχεία της λειτουργίας Flash Fill και παρέχει παραδείγματα χρήσης του Flash Fill στο Excel.

Το Flash Fill είναι ένα από τα πιο εκπληκτικά χαρακτηριστικά του Excel. Αρπάζει μια κουραστική εργασία που θα χρειαζόταν ώρες για να εκτελεστεί χειροκίνητα και την εκτελεί αυτόματα σε μια στιγμή (εξ ου και το όνομα). Και το κάνει αυτό γρήγορα και απλά χωρίς να χρειάζεται να κάνετε τίποτα, παρά μόνο να δώσετε ένα παράδειγμα αυτού που θέλετε.

Τι είναι το Flash Fill στο Excel;

Το Excel Flash Fill είναι ένα ειδικό εργαλείο που αναλύει τις πληροφορίες που εισάγετε και συμπληρώνει αυτόματα τα δεδομένα όταν εντοπίζει ένα μοτίβο.

Η λειτουργία Flash Fill εισήχθη στο Excel 2013 και είναι διαθέσιμη σε όλες τις μεταγενέστερες εκδόσεις του Excel 2016, του Excel 2019, του Excel 2021 και του Excel για το Microsoft 365.

Ξεκίνησε τον Δεκέμβριο του 2009 ως μια προσπάθεια του Sumit Gulwani, ενός ανώτερου ερευνητή της Microsoft, να βοηθήσει μια επιχειρηματία που συνάντησε τυχαία στο αεροδρόμιο με την πρόκληση της συγχώνευσης, λίγα χρόνια αργότερα έχει εξελιχθεί σε μια ισχυρή δυνατότητα αυτοματοποίησης πολλών εργασιών του Excel.

Το Flash Fill αντιμετωπίζει εύκολα δεκάδες διαφορετικές εργασίες που διαφορετικά θα απαιτούσαν πολύπλοκους τύπους ή ακόμα και κώδικα VBA, όπως η διάσπαση και ο συνδυασμός συμβολοσειρών κειμένου, ο καθαρισμός δεδομένων και η διόρθωση ασυνεπειών, η μορφοποίηση κειμένου και αριθμών, η μετατροπή ημερομηνιών στην επιθυμητή μορφή και πολλά άλλα.

Κάθε φορά, το Flash Fill συνδυάζει εκατομμύρια μικρά προγράμματα που θα μπορούσαν να φέρουν εις πέρας την εργασία, στη συνέχεια ταξινομεί αυτά τα αποσπάσματα κώδικα χρησιμοποιώντας τεχνικές μηχανικής μάθησης και βρίσκει αυτό που ταιριάζει καλύτερα για τη δουλειά. Όλα αυτά γίνονται σε χιλιοστά του δευτερολέπτου στο παρασκήνιο και ο χρήστης βλέπει τα αποτελέσματα σχεδόν αμέσως!

Πού βρίσκεται το Flash Fill στο Excel;

Στο Excel 2013 και μεταγενέστερες εκδόσεις, το εργαλείο Flash Fill βρίσκεται στην περιοχή Καρτέλα δεδομένων , στο Εργαλεία δεδομένων ομάδα:

Συντόμευση Flash Fill του Excel

Όσοι από εσάς προτιμάτε να εργάζεστε από το πληκτρολόγιο τις περισσότερες φορές, μπορείτε να εκτελέσετε το Flash Fill με αυτόν τον συνδυασμό πλήκτρων: Ctrl + E

Πώς να χρησιμοποιήσετε το Flash Fill στο Excel

Συνήθως το Flash Fill ξεκινά αυτόματα και το μόνο που χρειάζεται είναι να δώσετε ένα μοτίβο. Ακολουθεί ο τρόπος:

1. Εισάγετε μια νέα στήλη δίπλα στη στήλη με τα δεδομένα της πηγής σας.
2. Στο πρώτο κελί μιας νεοπροστιθέμενης στήλης, πληκτρολογήστε την επιθυμητή τιμή.
3. Ξεκινήστε να πληκτρολογείτε στο επόμενο κελί και αν το Excel αντιληφθεί κάποιο μοτίβο, θα εμφανίσει μια προεπισκόπηση των δεδομένων που θα συμπληρωθούν αυτόματα στα παρακάτω κελιά.
4. Πατήστε το πλήκτρο Enter για να αποδεχτείτε την προεπισκόπηση.

Συμβουλές:

• Εάν δεν είστε ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα της συμπλήρωσης με φλας, μπορείτε να τα αναιρέσετε πατώντας Ctrl + Z ή μέσω του μενού επιλογών Flash Fill.
• Αν το Flash Fill δεν ξεκινά αυτόματα, δοκιμάστε τις παρακάτω απλές τεχνικές αντιμετώπισης προβλημάτων.

Πώς να συμπληρώσετε με Flash το Excel με κλικ σε ένα κουμπί ή με συντόμευση

Στις περισσότερες περιπτώσεις, το Flash Fill ενεργοποιείται αυτόματα μόλις το Excel εντοπίσει ένα μοτίβο στα δεδομένα που εισάγετε. Εάν δεν εμφανίζεται προεπισκόπηση, μπορείτε να ενεργοποιήσετε το Flash Fill χειροκίνητα με αυτόν τον τρόπο:

1. Συμπληρώστε το πρώτο κελί και πατήστε Enter.
2. Κάντε κλικ στο Συμπλήρωμα φλας στο κουμπί Δεδομένα ή πατήστε τη συντόμευση Ctrl + E.

Επιλογές Excel Flash Fill

Όταν χρησιμοποιείτε το Flash Fill in Excel για να αυτοματοποιήσετε την εισαγωγή δεδομένων, το Επιλογές συμπλήρωσης φλας Με το πάτημα αυτού του κουμπιού ανοίγει το μενού που σας επιτρέπει να κάνετε τα εξής:

• Αναιρέστε τα αποτελέσματα του Flash Fill.
• Επιλέξτε κενά κελιά που το Excel απέτυχε να συμπληρώσει.
• Επιλέξτε τα τροποποιημένα κελιά, για παράδειγμα, για να τα μορφοποιήσετε όλα μαζί.

Παραδείγματα Excel Flash Fill

Όπως έχει ήδη αναφερθεί, το Flash Fill είναι ένα πολύ ευέλικτο εργαλείο. Τα παρακάτω παραδείγματα δείχνουν μερικές από τις δυνατότητές του, αλλά υπάρχουν πολλά περισσότερα!

Εξαγωγή κειμένου από κελί (διαχωρισμός στηλών)

Πριν από την εμφάνιση του Flash Fill, ο διαχωρισμός του περιεχομένου ενός κελιού σε διάφορα κελιά απαιτούσε τη χρήση της λειτουργίας Text to Columns ή των λειτουργιών κειμένου του Excel. Με το Flash Fill, μπορείτε να έχετε τα αποτελέσματα άμεσα χωρίς περίπλοκους χειρισμούς κειμένου.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε μια στήλη με διευθύνσεις και θέλετε να εξάγετε τους ταχυδρομικούς κώδικες σε μια ξεχωριστή στήλη. Δείξτε το στόχο σας πληκτρολογώντας τον ταχυδρομικό κώδικα στο πρώτο κελί. Μόλις το Excel καταλάβει τι προσπαθείτε να κάνετε, γεμίζει όλες τις γραμμές κάτω από το παράδειγμα με τους εξαγόμενους ταχυδρομικούς κώδικες. Το μόνο που χρειάζεται είναι να πατήσετε Enter για να τους αποδεχτείτε όλους.

Τύποι για διαχωρισμό κελιών και εξαγωγή κειμένου:

• Απόσπαση υποομάδας - τύποι για την απόσπαση κειμένου συγκεκριμένου μήκους ή για τη λήψη μιας υποομάδας πριν ή μετά από έναν δεδομένο χαρακτήρα.
• Εξαγωγή αριθμού από συμβολοσειρά - τύποι για την εξαγωγή αριθμών από αλφαριθμητικές συμβολοσειρές.
• Διαχωρισμός ονομάτων στο Excel - φόρμουλες για την εξαγωγή πρώτου, επωνύμου και μεσαίου ονόματος.

Εργαλεία εξαγωγής και διαχωρισμού:

• Εργαλειοθήκη κειμένου για το Excel - 25 εργαλεία για την εκτέλεση διαφόρων χειρισμών κειμένου, συμπεριλαμβανομένης της διάσπασης ενός κελιού με οποιονδήποτε χαρακτήρα, όπως κόμμα, κενό, αλλαγή γραμμής, εξαγωγή κειμένου και αριθμών.
• Εργαλείο διαχωρισμού ονομάτων - γρήγορος και εύκολος τρόπος διαχωρισμού ονομάτων στο Excel.

Συνδυασμός δεδομένων από διάφορα κελιά (συγχώνευση στηλών)

Αν έχετε να εκτελέσετε μια αντίθετη εργασία, κανένα πρόβλημα, το Flash Fill μπορεί επίσης να συνδέσει κελιά. Επιπλέον, μπορεί να διαχωρίσει τις συνδυασμένες τιμές με κενό, κόμμα, άνω και κάτω τελεία ή οποιονδήποτε άλλο χαρακτήρα - αρκεί να δείξετε στο Excel τα απαιτούμενα σημεία στίξης στο πρώτο κελί:

Αυτή η μέθοδος είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για το συνδυασμό διαφόρων τμημάτων ονόματος σε ένα μόνο κελί, όπως φαίνεται στην ενότητα Πώς να συγχωνεύσετε το όνομα και το επώνυμο με το Flash Fill.

Τύποι για την ένωση τιμών κελιών:

• Συνάρτηση CONCATENATE στο Excel - τύποι για να συνδυάσετε συμβολοσειρές κειμένου, κελιά και στήλες.

Εργαλεία συγχώνευσης:

• Οδηγός συγχώνευσης πινάκων - γρήγορος τρόπος για να συνδυάσετε δύο πίνακες με κοινές στήλες.
• Οδηγός Συγχώνευσης Διπλότυπων - Συνδυάστε παρόμοιες γραμμές σε μία με βάση τις στήλες-κλειδιά.

Καθαρά δεδομένα

Εάν ορισμένες καταχωρήσεις δεδομένων στο φύλλο εργασίας σας αρχίζουν με ένα προηγούμενο διάστημα, το Flash Fill μπορεί να τις ξεφορτωθεί στο λεπτό. Πληκτρολογήστε την πρώτη τιμή χωρίς προηγούμενο διάστημα και όλα τα επιπλέον διαστήματα σε άλλα κελιά εξαφανίζονται επίσης:

Τύποι για τον καθαρισμό δεδομένων:

• Συνάρτηση Excel TRIM - τύποι για την αφαίρεση των περιττών κενών στο Excel.

Εργαλεία καθαρισμού δεδομένων:

• Εργαλειοθήκη κειμένου για το Excel - κόψτε όλα τα μπροστινά, τα πίσω και τα ενδιάμεσα κενά, αλλά έναν μόνο χαρακτήρα κενού μεταξύ των λέξεων.

Μορφοποίηση κειμένου, αριθμών και ημερομηνιών

Πολύ συχνά τα δεδομένα στα λογιστικά σας φύλλα είναι μορφοποιημένα με έναν τρόπο ενώ εσείς τα θέλετε με έναν άλλο. Απλά αρχίστε να πληκτρολογείτε τις τιμές όπως ακριβώς θέλετε να εμφανίζονται και το Flash Fill θα κάνει τα υπόλοιπα.

Ίσως έχετε μια στήλη με μικρά ονόματα και επώνυμα. Θέλετε το επώνυμο και το όνομα να είναι σε ορθή γραφή, χωρισμένα με κόμμα. Πανεύκολο για το Flash Fill :)

Ίσως εργάζεστε με μια στήλη αριθμών που πρέπει να μορφοποιηθούν ως τηλεφωνικοί αριθμοί. Η εργασία αυτή μπορεί να επιτευχθεί με τη χρήση μιας προκαθορισμένης ειδικής μορφής ή με τη δημιουργία μιας προσαρμοσμένης μορφής αριθμού. Ή μπορείτε να το κάνετε με έναν εύκολο τρόπο με το Flash Fill:

Για να επαναδιαμορφώσετε τις ημερομηνίες σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας, μπορείτε να εφαρμόσετε την αντίστοιχη μορφή ημερομηνίας ή να πληκτρολογήσετε μια σωστά διαμορφωμένη ημερομηνία στο πρώτο κελί. Ουπς, δεν εμφανίστηκαν προτάσεις... Τι θα γίνει αν πατήσουμε τη συντόμευση Flash Fill ( Ctrl + E ) ή κάνουμε κλικ στο κουμπί της στην κορδέλα; Ναι, λειτουργεί υπέροχα!

Αντικατάσταση μέρους των περιεχομένων του κελιού

Η αντικατάσταση μέρους μιας συμβολοσειράς με κάποιο άλλο κείμενο είναι μια πολύ συνηθισμένη λειτουργία στο Excel, την οποία το Flash Fill μπορεί επίσης να αυτοματοποιήσει.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε μια στήλη με αριθμούς κοινωνικής ασφάλισης και θέλετε να λογοκρίνετε αυτές τις ευαίσθητες πληροφορίες αντικαθιστώντας τα 4 τελευταία ψηφία με XXXX.

Για να το κάνετε, είτε χρησιμοποιήστε τη λειτουργία REPLACE είτε πληκτρολογήστε την επιθυμητή τιμή στο πρώτο κελί και αφήστε το Flash Fill να γεμίσει αυτόματα τα υπόλοιπα κελιά:

Σύνθετοι συνδυασμοί

Το Flash Fill in Excel μπορεί να εκτελέσει όχι μόνο απλές εργασίες, όπως αυτές που παρουσιάζονται στα παραπάνω παραδείγματα, αλλά και πιο περίπλοκες αναδιατάξεις δεδομένων.

Για παράδειγμα, ας συνδυάσουμε διαφορετικές πληροφορίες από 3 στήλες και ας προσθέσουμε μερικούς προσαρμοσμένους χαρακτήρες στο αποτέλεσμα.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε μικρά ονόματα στη στήλη Α, επώνυμα στη στήλη Β και ονόματα τομέων στη στήλη Γ. Με βάση αυτές τις πληροφορίες, θέλετε να δημιουργήσετε διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με αυτή τη μορφή: [email protected] .

Για τους έμπειρους χρήστες του Excel, δεν υπάρχει κανένα πρόβλημα να εξάγετε το αρχικό με τη συνάρτηση LEFT, να μετατρέψετε όλους τους χαρακτήρες σε πεζούς με τη συνάρτηση LOWER και να ενώσετε όλα τα κομμάτια χρησιμοποιώντας τον τελεστή συνένωσης:

=LOWER(LEFT(B2,1))&"."&LOWER(A2)&"@"&LOWER(C2)&".com"

Αλλά μπορεί το Excel Flash Fill να δημιουργήσει αυτές τις διευθύνσεις email αυτόματα για εμάς; Φυσικά!

Περιορισμοί και προειδοποιήσεις του Excel Flash Fill

Το Flash Fill είναι ένα φοβερό εργαλείο, αλλά έχει μερικούς περιορισμούς που θα πρέπει να γνωρίζετε πριν αρχίσετε να χρησιμοποιείτε αυτή τη λειτουργία στα πραγματικά σύνολα δεδομένων σας.

1. Τα αποτελέσματα του Flash Fill δεν ενημερώνονται αυτόματα

Σε αντίθεση με τους τύπους, τα αποτελέσματα του Flash Fill είναι στατικά. Αν κάνετε αλλαγές στα αρχικά δεδομένα, αυτές δεν θα αντικατοπτρίζονται στα αποτελέσματα του Flash Fill.

2. Μπορεί να αποτύχει να εντοπίσει ένα μοτίβο

Σε ορισμένες περιπτώσεις, ειδικά όταν τα αρχικά δεδομένα σας είναι διαφορετικά διατεταγμένα ή μορφοποιημένα, το Flash Fill μπορεί να παραπαίει και να παράγει λανθασμένα αποτελέσματα.

Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιήσετε το Flash Fill για να εξάγετε τα μεσαία ονόματα από τη λίστα όπου ορισμένες καταχωρήσεις περιέχουν μόνο το όνομα και το επώνυμο, τα αποτελέσματα για αυτά τα κελιά θα είναι λανθασμένα. Επομένως, είναι συνετό να επανεξετάζετε πάντα την έξοδο του Flash Fill.

3. Αγνοεί τα κελιά με μη εκτυπώσιμους χαρακτήρες

Εάν ορισμένα από τα κελιά που πρόκειται να συμπληρωθούν αυτόματα περιέχουν κενά ή άλλους μη εκτυπώσιμους χαρακτήρες, το Flash Fill θα παραλείψει αυτά τα κελιά.

Έτσι, αν κάποιο από τα προκύπτοντα κελιά είναι κενό, διαγράψτε αυτά τα κελιά ( Αρχική σελίδα tab>, Μορφές ομάδα>, Σαφής >, Εκκαθάριση όλων ) και εκτελέστε ξανά το Flash Fill.

4. Μπορεί να μετατρέψει αριθμούς σε συμβολοσειρές

Όταν χρησιμοποιείτε το Flash Fill για τη μορφοποίηση των αριθμών, λάβετε υπόψη σας ότι μπορεί να μετατρέψει τους αριθμούς σας σε αλφαριθμητικές συμβολοσειρές. Αν προτιμάτε να διατηρήσετε τους αριθμούς, χρησιμοποιήστε τις δυνατότητες της μορφοποίησης Excel που αλλάζει μόνο την οπτική αναπαράσταση, αλλά όχι τις υποκείμενες τιμές.

Πώς να ενεργοποιήσετε και να απενεργοποιήσετε το Flash Fill

Το Flash Fill στο Excel είναι ενεργοποιημένο από προεπιλογή. Αν δεν θέλετε να υπάρχουν προτάσεις ή αυτόματες αλλαγές στα φύλλα εργασίας σας, μπορείτε να απενεργοποίηση Flash Fill με αυτόν τον τρόπο:

1. Στο Excel σας, μεταβείτε στο Αρχείο >, Επιλογές .
2. Στον αριστερό πίνακα, κάντε κλικ στο Προχωρημένο .
3. Κάτω από το Επιλογές επεξεργασίας , καθαρίστε το Αυτόματο γέμισμα με φλας κουτί.
4. Κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.

Προς ενεργοποιήστε εκ νέου το Flash Fill, απλά επιλέξτε ξανά αυτό το πλαίσιο.

Το Excel Flash Fill δεν λειτουργεί

Στις περισσότερες περιπτώσεις, το Flash Fill λειτουργεί χωρίς προβλήματα. Όταν όμως δυσλειτουργεί, μπορεί να εμφανιστεί το παρακάτω σφάλμα και οι παρακάτω συμβουλές θα σας βοηθήσουν να το διορθώσετε.

1. Δώστε περισσότερα παραδείγματα

Αν δεν είναι σε θέση να αναγνωρίσει ένα μοτίβο στα δεδομένα σας, συμπληρώστε μερικά ακόμη κελιά με το χέρι, ώστε το Excel να δοκιμάσει διαφορετικά μοτίβα και να βρει αυτό που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες σας.

2. Αναγκάστε το να τρέξει

Εάν οι προτάσεις Flash Fill δεν εμφανίζονται αυτόματα καθώς πληκτρολογείτε, δοκιμάστε να τις εκτελέσετε χειροκίνητα.

3. Βεβαιωθείτε ότι το Flash Fill είναι ενεργοποιημένο

Αν δεν ξεκινάει είτε αυτόματα είτε χειροκίνητα, ελέγξτε αν η λειτουργία Flash Fill είναι ενεργοποιημένη στο Excel σας.

4. Το σφάλμα Flash Fill παραμένει

Εάν καμία από τις παραπάνω προτάσεις δεν έχει λειτουργήσει και το Excel Flash Fill εξακολουθεί να εμφανίζει σφάλμα, δεν μπορείτε να κάνετε τίποτε άλλο από το να εισάγετε τα δεδομένα χειροκίνητα ή με τύπους.

Έτσι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Flash Fill στο Excel. Σας ευχαριστώ για την ανάγνωση και ελπίζω να σας δω στο blog μας την επόμενη εβδομάδα!