Ce tutoriel explique les bases de la fonctionnalité Flash Fill et fournit des exemples d'utilisation de Flash Fill dans Excel.

Le remplissage flash est l'une des fonctions les plus étonnantes d'Excel. Il s'empare d'une tâche fastidieuse qui prendrait des heures à être effectuée manuellement et l'exécute automatiquement en un clin d'œil (d'où son nom). Et il le fait rapidement et simplement sans que vous ayez à faire quoi que ce soit, mais seulement à fournir un exemple de ce que vous voulez.

Qu'est-ce que le remplissage flash dans Excel ?

Excel Flash Fill est un outil spécial qui analyse les informations que vous saisissez et remplit automatiquement les données lorsqu'il identifie un modèle.

La fonction de remplissage flash a été introduite dans Excel 2013 et est disponible dans toutes les versions ultérieures d'Excel 2016, Excel 2019, Excel 2021 et Excel pour Microsoft 365.

Lancé en décembre 2009 par Sumit Gulwani, chercheur principal chez Microsoft, pour aider une femme d'affaires rencontrée par hasard à l'aéroport à résoudre son problème de fusion, ce logiciel est devenu, quelques années plus tard, un outil puissant permettant d'automatiser de nombreuses tâches dans Excel.

Flash Fill s'acquitte facilement de dizaines de tâches différentes qui, autrement, nécessiteraient des formules complexes ou même du code VBA, telles que la division et la combinaison de chaînes de texte, le nettoyage des données et la correction des incohérences, le formatage du texte et des chiffres, la conversion des dates au format souhaité, et bien plus encore.

À chaque fois, Flash Fill combine des millions de petits programmes susceptibles d'accomplir la tâche, puis trie ces extraits de code à l'aide de techniques d'apprentissage automatique et trouve celui qui convient le mieux à la tâche. Tout cela se fait en quelques millisecondes en arrière-plan, et l'utilisateur voit les résultats presque immédiatement !

Où se trouve Flash Fill dans Excel ?

Dans Excel 2013 et les versions ultérieures, l'outil Flash Fill se trouve dans le menu contextuel de l'application. Onglet Données dans le Outils de données groupe :

Raccourci Excel Flash Fill

Ceux d'entre vous qui préfèrent travailler à partir d'un clavier la plupart du temps, peuvent lancer Flash Fill avec cette combinaison de touches : Ctrl + E

Comment utiliser Flash Fill dans Excel

En général, Flash Fill démarre automatiquement, et il vous suffit de fournir un motif. Voici comment :

1. Insérez une nouvelle colonne adjacente à la colonne contenant vos données sources.
2. Dans la première cellule d'une colonne nouvellement ajoutée, tapez la valeur souhaitée.
3. Commencez à taper dans la cellule suivante, et si Excel détecte un modèle, il affichera un aperçu des données à remplir automatiquement dans les cellules suivantes.
4. Appuyez sur la touche Enter pour accepter l'aperçu. Terminé !

Conseils :

• Si vous n'êtes pas satisfait des résultats du remplissage flash, vous pouvez les annuler en appuyant sur Ctrl + Z ou via le menu des options du remplissage flash.
• Si Flash Fill ne démarre pas automatiquement, essayez ces techniques simples de dépannage.

Comment effectuer un remplissage flash dans Excel à l'aide d'un bouton ou d'un raccourci.

Dans la plupart des cas, le remplissage flash se déclenche automatiquement dès qu'Excel établit un modèle dans les données que vous saisissez. Si un aperçu ne s'affiche pas, vous pouvez activer le remplissage flash manuellement de cette manière :

1. Remplissez la première cellule et appuyez sur Entrée.
2. Cliquez sur le bouton Flash Fill sur le bouton Données ou appuyez sur le raccourci Ctrl + E.

Options de remplissage flash d'Excel

Lors de l'utilisation de Flash Fill dans Excel pour automatiser la saisie de données, l'option Options de remplissage du flash apparaît près des cellules remplies automatiquement. En cliquant sur ce bouton, vous ouvrez le menu qui vous permet d'effectuer les opérations suivantes :

• Annulez les résultats du Flash Fill.
• Sélectionnez les cellules vides qu'Excel n'a pas réussi à remplir.
• Sélectionnez les cellules modifiées, par exemple, pour les formater toutes en même temps.

Exemples de remplissage flash d'Excel

Comme nous l'avons déjà mentionné, Flash Fill est un outil très polyvalent. Les exemples ci-dessous démontrent certaines de ses capacités, mais il y a beaucoup plus à faire !

Extraire du texte d'une cellule (colonnes divisées)

Avant l'apparition de Flash Fill, la division du contenu d'une cellule en plusieurs cellules nécessitait l'utilisation de la fonction Texte en colonnes ou des fonctions Texte d'Excel. Avec Flash Fill, vous pouvez obtenir les résultats instantanément sans manipulations complexes du texte.

Supposons que vous ayez une colonne d'adresses et que vous vouliez extraire les codes postaux dans une colonne séparée. Indiquez votre objectif en tapant le code postal dans la première cellule. Dès qu'Excel comprend ce que vous essayez de faire, il remplit toutes les lignes sous l'exemple avec les codes postaux extraits. Il vous suffit d'appuyer sur Entrée pour les accepter tous.

Formules pour diviser les cellules et extraire le texte :

• Extraire une sous-chaîne - formules permettant d'extraire du texte d'une longueur spécifique ou d'obtenir une sous-chaîne avant ou après un caractère donné.
• Extraire un numéro d'une chaîne de caractères - formules permettant d'extraire des numéros de chaînes alphanumériques.
• Fractionner les noms dans Excel - formules pour extraire le prénom, le nom et le second prénom.

Outils d'extraction et de fractionnement :

• Text Toolkit for Excel - 25 outils pour effectuer diverses manipulations de texte, y compris la division d'une cellule par n'importe quel caractère tel qu'une virgule, un espace, un saut de ligne ; l'extraction de texte et de chiffres.
• Outil de séparation des noms - un moyen rapide et facile de séparer les noms dans Excel.

Combiner les données de plusieurs cellules (fusionner les colonnes)

Si vous avez une tâche inverse à effectuer, pas de problème, Flash Fill peut également concaténer des cellules. De plus, il peut séparer les valeurs combinées par un espace, une virgule, un point-virgule ou tout autre caractère - il vous suffit d'indiquer à Excel la ponctuation requise dans la première cellule :

Cette méthode est particulièrement utile pour combiner plusieurs parties du nom dans une seule cellule, comme indiqué dans Comment fusionner le nom et le prénom avec Flash Fill.

Formules permettant de joindre les valeurs des cellules :

• Fonction CONCATENATE dans Excel - formules permettant de combiner des chaînes de texte, des cellules et des colonnes.

Outils de fusion :

• Assistant de fusion de tableaux - un moyen rapide de combiner deux tableaux par des colonnes communes.
• Assistant de fusion des doublons - Combinez des lignes similaires en une seule par des colonnes clés.

Données propres

Si certaines entrées de données dans votre feuille de calcul commencent par un espace, Flash Fill peut les éliminer en un clin d'œil. Tapez la première valeur sans espace avant, et tous les espaces supplémentaires dans les autres cellules sont également supprimés :

Formules pour nettoyer les données :

• Fonction TRIM d'Excel - formules permettant de supprimer les espaces superflus dans Excel.

Outils de nettoyage des données :

• Text Toolkit for Excel - coupe tous les espaces avant, arrière et entre les mots, mais un seul caractère d'espace entre les mots.

Formater du texte, des chiffres et des dates

Très souvent, les données de vos feuilles de calcul sont formatées d'une certaine manière alors que vous souhaitez qu'elles le soient d'une autre manière. Commencez simplement à taper les valeurs exactement comme vous voulez qu'elles apparaissent, et Flash Fill fera le reste.

Vous avez peut-être une colonne de noms et de prénoms en minuscules. Vous souhaitez que les noms et les prénoms soient en majuscules, séparés par une virgule. Un jeu d'enfant pour Flash Fill :)

Vous travaillez peut-être avec une colonne de chiffres qui doivent être formatés en numéros de téléphone. Vous pouvez accomplir cette tâche en utilisant un format spécial prédéfini ou en créant un format de numéro personnalisé. Vous pouvez aussi le faire de manière simple avec Flash Fill :

Pour reformater les dates à votre convenance, vous pouvez appliquer le format Date correspondant ou taper une date correctement formatée dans la première cellule. Oups, aucune suggestion n'est apparue... Et si nous appuyons sur le raccourci Flash Fill ( Ctrl + E ) ou cliquons sur son bouton dans le ruban ? Oui, cela fonctionne à merveille !

Remplacer une partie du contenu de la cellule

Remplacer une partie d'une chaîne de caractères par un autre texte est une opération très courante dans Excel, que Flash Fill peut également automatiser.

Disons que vous avez une colonne de numéros de sécurité sociale et que vous voulez censurer ces informations sensibles en remplaçant les 4 derniers chiffres par XXXX.

Pour ce faire, utilisez la fonction REPLACE ou tapez la valeur souhaitée dans la première cellule et laissez Flash Fill remplir automatiquement les autres cellules :

Combinaisons avancées

Flash Fill dans Excel peut non seulement accomplir des tâches simples comme celles présentées dans les exemples ci-dessus, mais aussi effectuer des réarrangements de données plus sophistiqués.

À titre d'exemple, combinons différents éléments d'information provenant de 3 colonnes et ajoutons quelques caractères personnalisés au résultat.

Supposons que vous ayez des prénoms dans la colonne A, des noms de famille dans la colonne B et des noms de domaine dans la colonne C. Sur la base de ces informations, vous souhaitez générer des adresses électroniques dans ce format : [email protected] .

Pour les utilisateurs expérimentés d'Excel, il n'y a aucun problème pour extraire l'initiale avec la fonction LEFT, convertir tous les caractères en minuscules avec la fonction LOWER et concaténer tous les morceaux en utilisant l'opérateur de concaténation :

=LOWER(LEFT(B2,1))& ;"."&LOWER(A2)& ;"@"&LOWER(C2)& ;".com"

Mais Excel Flash Fill peut-il créer automatiquement ces adresses e-mail pour nous ? Bien sûr !

Limites et réserves du remplissage flash d'Excel

Flash Fill est un outil formidable, mais il présente quelques limites dont vous devez être conscient avant de commencer à l'utiliser sur vos ensembles de données réels.

1. les résultats de Flash Fill ne sont pas mis à jour automatiquement

Contrairement aux formules, les résultats du remplissage flash sont statiques. Si vous modifiez les données d'origine, les résultats du remplissage flash n'en tiendront pas compte.

2. peut ne pas identifier un modèle

Dans certaines situations, notamment lorsque vos données d'origine sont organisées ou formatées différemment, Flash Fill peut trébucher et produire des résultats incorrects.

Par exemple, si vous utilisez Flash Fill pour extraire les prénoms d'une liste dont certaines entrées ne contiennent que le prénom et le nom, les résultats pour ces cellules seront erronés. Il est donc sage de toujours vérifier le résultat de Flash Fill.

3. ignore les cellules contenant des caractères non imprimables

Si certaines des cellules à remplir automatiquement contiennent des espaces ou d'autres caractères non imprimables, Flash Fill ignorera ces cellules.

Ainsi, si certaines des cellules résultantes sont vides, effacez ces cellules ( Accueil tab> ; Formats groupe> ; Clair > ; Effacer tout ) et exécutez Flash Fill à nouveau.

4. peut convertir des nombres en chaînes de caractères

Si vous utilisez Flash Fill pour reformater les chiffres, sachez qu'il peut convertir vos chiffres en chaînes alphanumériques. Si vous préférez conserver les chiffres, utilisez les capacités du format Excel qui ne modifie que la représentation visuelle, mais pas les valeurs sous-jacentes.

Comment activer et désactiver le Flash Fill

L'option Flash Fill dans Excel est activée par défaut. Si vous ne voulez pas de suggestions ou de modifications automatiques dans vos feuilles de calcul, vous pouvez désactiver le Flash Fill de cette façon :

1. Dans votre Excel, allez à Fichier > ; Options .
2. Dans le panneau de gauche, cliquez sur Avancé .
3. Sous Options d'édition effacer les Remplissage automatique du flash boîte.
4. Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.

A réactivation de Flash Fill, il suffit de cocher à nouveau cette case.

Excel Flash Fill ne fonctionne pas

Dans la plupart des cas, Flash Fill fonctionne sans problème. Lorsqu'il ne fonctionne pas, l'erreur ci-dessous peut apparaître. Les conseils suivants vous aideront à la corriger.

1. fournir plus d'exemples

Flash Fill apprend par l'exemple. S'il ne parvient pas à reconnaître un modèle dans vos données, remplissez quelques cellules supplémentaires manuellement, afin qu'Excel puisse essayer différents modèles et trouver celui qui convient le mieux à vos besoins.

2. le forcer à fonctionner

Si les suggestions de Flash Fill n'apparaissent pas automatiquement lorsque vous tapez, essayez de l'exécuter manuellement.

3. assurez-vous que l'option Flash Fill est activée

S'il ne démarre pas automatiquement ou manuellement, vérifiez si la fonctionnalité Flash Fill est activée dans votre Excel.

4. l'erreur Flash Fill persiste

Si aucune des suggestions ci-dessus n'a fonctionné et qu'Excel Flash Fill génère toujours une erreur, vous ne pouvez rien faire d'autre que de saisir les données manuellement ou à l'aide de formules.

Voilà comment utiliser Flash Fill dans Excel. Je vous remercie de votre lecture et j'espère vous voir sur notre blog la semaine prochaine !