Mae'r tiwtorial yn esbonio hanfodion swyddogaeth Flash Fill ac yn rhoi enghreifftiau o ddefnyddio Flash Fill in Excel.

Flash Fill yw un o nodweddion mwyaf rhyfeddol Excel. Mae'n cydio mewn tasg ddiflas a fyddai'n cymryd oriau i'w chyflawni â llaw ac yn ei chyflawni'n awtomatig mewn fflach (a dyna pam yr enw). Ac mae'n gwneud hynny'n gyflym ac yn syml heb i chi orfod gwneud dim, ond rhowch enghraifft yn unig o'r hyn rydych chi ei eisiau.

Beth yw Flash Fill in Excel?

Offeryn arbennig yw Excel Flash Fill sy'n dadansoddi'r wybodaeth rydych chi'n ei nodi ac yn llenwi data'n awtomatig pan fydd yn nodi patrwm.

Cyflwynwyd y nodwedd Flash Fill yn Excel 2013 ac mae ar gael ym mhob fersiwn diweddarach o Excel 2016, Excel 2019, Excel 2021, ac Excel ar gyfer Microsoft 365.

Dechreuodd ym mis Rhagfyr 2009 fel ymgais gan Sumit Gulwani, uwch ymchwilydd yn Microsoft, i helpu menyw fusnes y cyfarfu â hi ar ddamwain yn y maes awyr gyda'i her uno, ychydig flynyddoedd yn ddiweddarach mae wedi datblygu i fod yn allu pwerus i awtomeiddio llawer o dasgau Excel.

Mae Flash Fill yn ymdopi'n hawdd â dwsinau o dasgau gwahanol a fyddai fel arall yn gofyn am fformiwlâu cymhleth neu hyd yn oed cod VBA megis hollti a chyfuno llinynnau testun, glanhau data a chywiro anghysondebau, fformatio testun a rhifau, trosi dyddiadau i t roedd yn dymuno fformat, a llawer mwy.

Bob tro, mae Flash Fill yn cyfuno miliynau orhaglenni bach a allai gyflawni'r dasg, yna'n didoli'r pytiau cod hynny gan ddefnyddio technegau dysgu peiriant ac yn dod o hyd i'r un sy'n gweddu orau i'r swydd. Gwneir hyn i gyd mewn milieiliadau yn y cefndir, ac mae'r defnyddiwr yn gweld y canlyniadau bron ar unwaith!

Ble mae Flash Fill in Excel?

Yn Excel 2013 ac yn ddiweddarach, mae'r teclyn Flash Fill yn aros ymlaen y tab Data , yn y grŵp Offer data :

Llwybr byr Excel Flash Fill

Y rhai ohonoch y mae'n well ganddynt weithio o fysellfwrdd y rhan fwyaf o'r amser, gall redeg Flash Fill gyda'r cyfuniad allweddol hwn: Ctrl + E

Sut i ddefnyddio Flash Fill in Excel

Fel arfer mae Flash Fill yn cychwyn yn awtomatig, a chi dim ond angen darparu patrwm. Dyma sut:

1. Mewnosod colofn newydd wrth ymyl y golofn gyda'ch data ffynhonnell.
2. Yn y gell gyntaf mewn colofn sydd newydd ei hychwanegu, teipiwch y gwerth a ddymunir.
10>Dechrau teipio yn y gell nesaf, ac os yw Excel yn synhwyro patrwm, bydd yn dangos rhagolwg o'r data i'w llenwi'n awtomatig yn y celloedd isod.
3. Pwyswch y fysell Enter i dderbyn y rhagolwg. Wedi'i Wneud!

Awgrymiadau:

• Os ydych yn anhapus gyda chanlyniadau Flash Fill, gallwch eu dadwneud trwy wasgu Ctrl + Z neu drwy'r ddewislen opsiynau Flash Fill.
• Os nad yw Flash Fill yn cychwyn yn awtomatig, rhowch gynnig ar y technegau datrys problemau syml hyn.

Sut i Flash Cwblhewch Excel gyda chlic botwm neu lwybr byr

Yn y rhan fwyafsefyllfaoedd, mae Flash Fill yn cychwyn yn awtomatig cyn gynted ag y bydd Excel yn sefydlu patrwm yn y data rydych chi'n ei fewnbynnu. Os na fydd rhagolwg yn ymddangos, gallwch chi actifadu Flash Fill â llaw fel hyn:

1. Llenwch y gell gyntaf a gwasgwch Enter.
2. Cliciwch y Flash Fill ar y tab Data neu gwasgwch y llwybr byr Ctrl+E.

Pryd gan ddefnyddio Flash Fill in Excel i awtomeiddio mewnbynnu data, mae'r botwm Flash Fill Options yn ymddangos ger y celloedd sydd wedi'u llenwi'n awtomatig. Mae clicio ar y botwm hwn yn agor y ddewislen sy'n gadael i chi wneud y canlynol:

• Dad-wneud canlyniadau Flash Fill.
• Dewiswch gelloedd gwag y mae Excel wedi methu â'u poblogi.
• Dewiswch y celloedd wedi'u newid, er enghraifft, i'w fformatio i gyd ar unwaith.

Excel Flash Fill enghreifftiau

Fel y soniwyd eisoes, mae Flash Fill yn offeryn amlbwrpas iawn. Mae'r enghreifftiau isod yn dangos rhai o'i alluoedd, ond mae llawer mwy iddo!

Tynnu testun o gell (colofnau hollt)

Cyn i Flash Fill ddod i fodolaeth, gan hollti cynnwys un gell mewn sawl cell roedd angen defnyddio'r nodwedd Testun i Golofnau neu swyddogaethau Excel Text. Gyda Flash Fill, gallwch gael y canlyniadau ar unwaith heb drin testun yn gymhleth.

Gan dybio bod gennych chi golofn o gyfeiriadau a'ch bod am echdynnu codau zip i golofn ar wahân. Nodwch eich nod trwy deipio'rcod zip yn y gell gyntaf. Cyn gynted ag y bydd Excel yn deall yr hyn rydych chi'n ceisio'i wneud, mae'n llenwi'r holl resi o dan yr enghraifft gyda'r codau zip sydd wedi'u tynnu. Does ond angen i chi daro Enter i'w derbyn i gyd.

Fformiwlâu i hollti celloedd a thynnu testun:

• Detholiad substring - fformiwlâu i echdynnu testun o hyd penodol neu gael is-linyn cyn neu ar ôl nod penodol.
• Tynnu rhif o'r llinyn - fformiwlâu i echdynnu rhifau o linynnau alffaniwmerig.
• Rhannu enwau yn Excel - fformiwlâu i echdynnu enwau cyntaf, olaf a chanol.

Offer echdynnu a hollti:

• Text Toolkit for Excel - 25 offer i berfformio amrywiol trin testun gan gynnwys hollti cell gan unrhyw gymeriad megis coma, gofod, toriad llinell; echdynnu testun a rhifau.
• Adnodd Rhannu Enwau - ffordd gyflym a hawdd i wahanu enwau yn Excel.

Cyfuno data o sawl cell (uno colofnau)

Os mae gennych dasg arall i'w chyflawni, dim problem, gall Flash Fill gydgatenate celloedd hefyd. Ar ben hynny, gall wahanu'r gwerthoedd cyfun gyda gofod, coma, hanner colon neu unrhyw nod arall - does ond angen i chi ddangos yr atalnodi gofynnol i Excel yn y gell gyntaf:

Hwn Mae'r dull yn arbennig o ddefnyddiol ar gyfer cyfuno gwahanol rannau enw yn un gell fel y dangosir yn Sut i uno enw cyntaf ac olaf gyda Flash Fill.

Fformiwlâu i ymuno â'r gellgwerthoedd:

• Fwythiant CONCATENATE yn Excel - fformiwlâu i gyfuno llinynnau testun, celloedd a cholofnau.

Cyfuno offer:

• Uno Dewin Tablau - ffordd gyflym o gyfuno dau dabl yn ôl colofnau cyffredin.
• Uno Dewin Dyblyg - Cyfuno rhesi tebyg yn un fesul colofn allweddol.

Glan data

Os yw rhai cofnodion data yn eich taflen waith yn dechrau gyda bwlch arweiniol, gall Flash Fill gael gwared arnynt mewn chwinciad. Teipiwch y gwerth cyntaf heb fwlch blaenorol, ac mae'r holl fylchau ychwanegol mewn celloedd eraill wedi mynd hefyd:

Fformiwlâu i lanhau data:

Offer glanhau data:

• Text Toolkit for Excel - tocio'r holl fylchau arwain, llusgo a rhwng geiriau ond un nod bwlch rhwng geiriau.

Fformatio testun, rhifau a dyddiadau

Yn aml mae'r data yn eich taenlenni yn cael ei fformatio mewn un ffordd tra byddwch ei eisiau mewn un arall. Dechreuwch deipio'r gwerthoedd yn union fel y dymunwch iddynt ymddangos, a bydd Flash Fill yn gwneud y gweddill.

Efallai bod gennych golofn o enwau cyntaf ac olaf mewn llythrennau bach. Rydych chi'n dymuno i'r enwau olaf a'r enwau cyntaf fod mewn achos priodol, wedi'u gwahanu â choma. Darn o gacen ar gyfer Flash Fill :)

Efallai eich bod yn gweithio gyda cholofn o rifau sydd angen eu fformatio fel rhifau ffôn. Gellir cyflawni'r dasg trwy ddefnyddio rhagosodolFformat arbennig neu greu fformat rhif wedi'i deilwra. Neu gallwch ei wneud yn ffordd hawdd gyda Flash Fill:

I ail-fformatio'r dyddiadau at eich dant, gallwch gymhwyso'r fformat Dyddiad cyfatebol neu deipio dyddiad wedi'i fformatio'n gywir i mewn i'r gell gyntaf. Wps, does dim awgrymiadau wedi ymddangos… Beth os pwyswn ni'r llwybr byr Flash Fill ( Ctrl + E ) neu glicio ei fotwm ar y rhuban? Ydy, mae'n gweithio'n hyfryd!

Amnewid rhan o gynnwys y gell

Mae disodli rhan o linyn â rhywfaint o destun arall yn weithred gyffredin iawn yn Excel, sy'n Mae Flash Fill yn gallu awtomeiddio hefyd.

Dewch i ni ddweud, mae gennych chi golofn o rifau nawdd cymdeithasol ac rydych chi am sensro'r wybodaeth sensitif hon drwy roi XXXX yn lle'r 4 digid olaf.

I'w wneud , naill ai defnyddiwch y swyddogaeth REPLACE neu teipiwch y gwerth dymunol yn y gell gyntaf a gadewch i Flash Fill lenwi'r celloedd sy'n weddill yn awtomatig:

Cyfuniadau Uwch

Flash Fill gall yn Excel gyflawni nid yn unig tasgau syml fel y dangosir yn yr enghreifftiau uchod ond hefyd cyflawni ad-drefnu data mwy soffistigedig.

Fel enghraifft, gadewch i ni gyfuno gwahanol ddarnau o wybodaeth o 3 colofn ac ychwanegu ychydig o nodau personol i y canlyniad.

Gan dybio, mae gennych enwau cyntaf yng ngholofn A, enwau olaf yng ngholofn B, ac enwau parth yng ngholofn C. Yn seiliedig ar y wybodaeth hon, rydych am greu cyfeiriad e-bost sses yn y fformat hwn: [email protected] .

Ar gyfer defnyddwyr Excel profiadol, nid oes unrhyw broblem i echdynnu'r llythrennau blaen gyda'r ffwythiant CHWITH, trosi'r nodau i gyd yn llythrennau bach gyda'r ffwythiant ISAF a'u cydgadwynu yr holl ddarnau gan ddefnyddio'r gweithredwr concatenation:

=LOWER(LEFT(B2,1))&"."&LOWER(A2)&"@"&LOWER(C2)&".com"

Ond a all Excel Flash Fill greu'r cyfeiriadau e-bost hyn ar ein cyfer yn awtomatig? Peth sicr!

Cyfyngiadau a chafeatau Excel Flash Fill

Mae Flash Fill yn arf gwych, ond mae ganddo ychydig o gyfyngiadau y dylech fod yn ymwybodol ohonynt o cyn i chi ddechrau defnyddio'r nodwedd hon ar eich setiau data go iawn.

1. Nid yw canlyniadau Flash Fill yn diweddaru'n awtomatig

Yn wahanol i fformiwlâu, mae canlyniadau Flash Fill yn statig. Os gwnewch unrhyw newidiadau i'r data gwreiddiol, ni fyddant yn cael eu hadlewyrchu yng nghanlyniadau Flash Fill.

2. Efallai y bydd yn methu â nodi patrwm

Mewn rhai sefyllfaoedd, yn enwedig pan fo'ch data gwreiddiol wedi'u trefnu neu eu fformatio'n wahanol, gall Flash Fill faglu a chynhyrchu canlyniadau anghywir.

Er enghraifft, os ydych yn defnyddio Flash Fill i dynnu enwau canol o'r rhestr lle mae rhai cofnodion yn cynnwys yr enwau Cyntaf ac Olaf yn unig, bydd y canlyniadau ar gyfer y celloedd hynny yn anghywir. Felly, mae'n ddoeth adolygu allbwn Flash Fill bob amser.

3. Yn anwybyddu celloedd gyda nodau na ellir eu hargraffu

Os yw rhai o'r celloedd i'w llenwi'n awtomatig yn cynnwys bylchau neu nodau eraill na ellir eu hargraffu,Bydd Flash Fill yn hepgor celloedd o'r fath.

Felly, os yw unrhyw un o'r celloedd canlyniadol yn wag, cliriwch y celloedd hynny (tab Cartref > Fformatio grŵp > Clirio > Clirio Pawb ) a rhedeg Flash Fill eto.

4. Gall drosi rhifau yn llinynnau

Wrth ddefnyddio Flash Fill ar gyfer ailfformatio rhifau, byddwch yn ymwybodol y gallai drosi eich rhifau yn llinynnau alffaniwmerig. Os yw'n well gennych gadw'r rhifau, defnyddiwch alluoedd fformat Excel sy'n newid y cynrychioliad gweledol yn unig, ond nid y gwerthoedd gwaelodol.

Sut i droi Flash Fill ymlaen ac i ffwrdd

Mae Flash Fill in Excel wedi'i droi ymlaen yn ddiofyn. Os nad ydych chi eisiau unrhyw awgrymiadau neu newidiadau awtomatig yn eich taflenni gwaith, gallwch analluogi Flash Fill fel hyn:

1. Yn eich Excel, ewch i Ffeil > Dewisiadau .
2. Ar y panel chwith, cliciwch Advanced .
3. O dan Dewisiadau golygu , cliriwch y 16>Blwch Flash Fill yn awtomatig.
4. Cliciwch Iawn i gadw'r newidiadau.

I ail-alluogi Flash Fill, dewiswch y blwch hwn eto.

Excel Flash Fill ddim yn gweithio

Yn y rhan fwyaf o achosion, mae Flash Fill yn gweithio heb gyfyngiad. Pan fydd yn methu, mae'n bosibl y bydd y gwall isod yn ymddangos, a bydd yr awgrymiadau canlynol yn eich helpu i'w drwsio.

1. Darparwch ragor o enghreifftiau

Mae Flash Fill yn dysgu trwy esiampl. Os nad yw'n gallu adnabod patrwm yn eich data, llenwch un neu ddau arallcelloedd â llaw, fel y gallai Excel roi cynnig ar wahanol batrymau a dod o hyd i'r un sy'n gweddu orau i'ch anghenion.

2. Gorfodwch ef i redeg

Os nad yw awgrymiadau Flash Fill yn ymddangos yn awtomatig wrth i chi deipio, ceisiwch ei redeg â llaw.

3. Sicrhewch fod Flash Fill wedi'i alluogi

Os na fydd yn cychwyn yn awtomatig neu â llaw, gwiriwch a yw'r swyddogaeth Flash Fill wedi'i droi ymlaen yn eich Excel.

4. Mae gwall Flash Fill yn parhau

Os nad yw unrhyw un o'r awgrymiadau uchod wedi gweithio a bod Excel Flash Fill yn dal i daflu gwall, nid oes unrhyw beth arall y gallwch ei wneud ond mewnbynnu'r data â llaw neu gyda fformiwlâu.

Dyna sut rydych chi'n defnyddio Flash Fill in Excel. Diolch i chi am ddarllen a gobeithio gweld chi ar ein blog wythnos nesaf!