El tutorial explica els conceptes bàsics de la funcionalitat Flash Fill i ofereix exemples d'ús de Flash Fill a Excel.

Flash Fill és una de les funcions més sorprenents d'Excel. Agafa una tasca tediosa que trigaria hores a realitzar-se manualment i l'executa automàticament en un instant (d'aquí el nom). I ho fa de manera ràpida i senzilla sense que hàgiu de fer res, però només proporcioneu un exemple del que voleu.

Què és Flash Fill a Excel?

Excel Flash Fill és una eina especial que analitza la informació que esteu introduint i omple automàticament les dades quan identifica un patró.

La funció Flash Fill es va introduir a Excel 2013 i està disponible en totes les versions posteriors d'Excel 2016. Excel 2019, Excel 2021 i Excel per a Microsoft 365.

Va començar el desembre de 2009 com un intent de Sumit Gulwani, investigador sènior de Microsoft, d'ajudar una empresaria que va conèixer accidentalment a l'aeroport amb el seu repte de fusió, uns anys més tard ha evolucionat cap a una poderosa capacitat per automatitzar moltes tasques d'Excel.

Flash Fill s'enfronta fàcilment a desenes de tasques diferents que, d'altra manera, requeririen fórmules complexes o fins i tot codi VBA, com ara dividir i combinar cadenes de text, netejar dades i corregir incoherències, donar format a text i números, convertir dates a t el format desitjat i molt més.

Cada vegada, Flash Fill en combina milionspetits programes que poden realitzar la tasca, després ordena aquests fragments de codi mitjançant tècniques d'aprenentatge automàtic i troba el que s'adapta millor a la feina. Tot això es fa en mil·lisegons en segon pla i l'usuari veu els resultats gairebé immediatament!

On és Flash Fill a Excel?

A Excel 2013 i posteriors, l'eina Flash Fill resideix a a la pestanya Dades , al grup Eines de dades :

Drecera d'excel Flash Fill

Aquells de vosaltres que prefereix treballar des d'un teclat la major part del temps, poden executar Flash Fill amb aquesta combinació de tecles: Ctrl + E

Com utilitzar Flash Fill a Excel

Normalment, Flash Fill s'inicia automàticament i tu només cal proporcionar un patró. A continuació us indiquem com:

1. Inseriu una columna nova al costat de la columna amb les vostres dades d'origen.
2. A la primera cel·la d'una columna recentment afegida, escriviu el valor desitjat.
3. Comenceu a escriure a la cel·la següent i, si l'Excel detecta un patró, mostrarà una vista prèvia de les dades que s'ompliran automàticament a les cel·les següents.
4. Premeu la tecla Intro per acceptar la vista prèvia. Fet!

Consells:

• Si no esteu satisfet amb els resultats de Flash Fill, podeu desfer-los prement Ctrl + Z o mitjançant el menú d'opcions de Flash Fill.
• Si Flash Fill no s'inicia automàticament, proveu aquestes senzilles tècniques de resolució de problemes.

Com Flash Fill a Excel amb un clic o una drecera

En la majoriaen situacions, Flash Fill s'activa automàticament tan bon punt Excel estableix un patró a les dades que esteu introduint. Si no es mostra cap previsualització, podeu activar el Flash Fill manualment d'aquesta manera:

1. Empleneu la primera cel·la i premeu Intro.
2. Feu clic a Flash Fill a la pestanya Dades o premeu la drecera Ctrl + E.

Opcions d'emplenament de Flash d'Excel

Quan fent servir Flash Fill a Excel per automatitzar l'entrada de dades, el botó Opcions de Flash Fill apareix a prop de les cel·les autoemplenades. Si feu clic a aquest botó, s'obre el menú que us permet fer el següent:

• Desfer els resultats de Flash Fill.
• Seleccioneu les cel·les en blanc que Excel no ha pogut omplir.
• Seleccioneu les cel·les modificades, per exemple, per formatar-les totes alhora.

Excels de Flash Fill

Com ja s'ha esmentat, Flash Fill és una eina molt versàtil. Els exemples següents demostren algunes de les seves capacitats, però n'hi ha molt més!

Extreu text de la cel·la (columnes dividides)

Abans de l'aparició de Flash Fill, dividint el contingut d'una cel·la en diverses cel·les requeria l'ús de la funció de text a columnes o de les funcions de text d'Excel. Amb Flash Fill, podeu obtenir els resultats a l'instant sense manipulacions complexes de text.

Suposem que teniu una columna d'adreces i voleu extreure els codis postals en una columna separada. Indiqueu el vostre objectiu escrivint elcodi postal a la primera cel·la. Tan bon punt Excel entengui el que esteu intentant fer, omple totes les files de sota de l'exemple amb els codis postals extrets. Només cal que premeu Retorn per acceptar-los tots.

Fórmules per dividir cel·les i extreure text:

• Extreure subcadena: fórmules per extreure text d'una longitud específica o obtenir una subcadena abans o després d'un caràcter determinat.
• Extreure nombre de cadena: fórmules per extreure números de cadenes alfanumèriques.
• Dividir noms a Excel - fórmules per extreure noms, cognoms i segon nom.

Eines d'extracció i divisió:

• Text Toolkit for Excel - 25 eines per realitzar diverses eines manipulacions de text inclosa la divisió d'una cel·la per qualsevol caràcter, com ara coma, espai, salt de línia; extreure text i números.
• Eina Dividir noms: manera ràpida i senzilla de separar noms a Excel.

Combina dades de diverses cel·les (combina columnes)

Si teniu una tasca contrària a realitzar, cap problema, Flash Fill també pot concatenar cel·les. A més, pot separar els valors combinats amb un espai, coma, punt i coma o qualsevol altre caràcter; només heu de mostrar a Excel la puntuació necessària a la primera cel·la:

Això El mètode és especialment útil per combinar diverses parts del nom en una sola cel·la, tal com es mostra a Com combinar el nom i el cognom amb Flash Fill.

Fórmules per unir la cel·la.valors:

• Funció CONCATENAR a Excel: fórmules per combinar cadenes de text, cel·les i columnes.

Eines de fusió:

• Assistent de combinació de taules: manera ràpida de combinar dues taules per columnes comunes.
• Assistent de combinació de duplicats: combina files similars en una per columnes clau.

Neteja les dades.

Si algunes entrades de dades del vostre full de treball comencen amb un espai inicial, Flash Fill se'n pot desfer en un parpelleig. Escriviu el primer valor sense un espai anterior i tots els espais addicionals de les altres cel·les també s'han perdut:

Fórmules per netejar dades:

• Funció EXCEL TRIM: fórmules per eliminar l'excés d'espais a Excel.

Eines de neteja de dades:

• Text Toolkit for Excel - retalla tots els espais inicials, finals i intermedis, però un únic espai entre les paraules.

Format text, números i dates

Sovint, les dades dels teus fulls de càlcul tenen un format manera mentre tu ho vols en un altre. Comenceu a escriure els valors exactament tal com voleu que apareguin, i Flash Fill farà la resta.

Potser teniu una columna de noms i cognoms en minúscules. Voleu que els cognoms i nom estiguin en majúscules i minúscules, separats amb una coma. Una mica de pastís per Flash Fill :)

Potser esteu treballant amb una columna de números que s'han de formatar com a números de telèfon. La tasca es pot dur a terme mitjançant un predefinitFormat especial o creació d'un format de nombre personalitzat. O podeu fer-ho d'una manera senzilla amb Flash Fill:

Per tornar a formatar les dates al vostre gust, podeu aplicar el format de data corresponent o escriure una data amb el format adequat. a la primera cel·la. Vaja, no ha aparegut cap suggeriment... Què passa si premem la drecera Flash Fill ( Ctrl + E ) o fem clic al seu botó a la cinta? Sí, funciona molt bé!

Substituir part del contingut de la cel·la

Substituir part d'una cadena per algun altre text és una operació molt habitual a Excel, que Flash Fill també es pot automatitzar.

Diguem que teniu una columna de números de la seguretat social i voleu censurar aquesta informació sensible substituint els darrers 4 dígits per XXXX.

Per fer-ho , utilitzeu la funció SUBSTITUIR o escriviu el valor desitjat a la primera cel·la i deixeu que Flash Fill ompli automàticament les cel·les restants:

Combinacions avançades

Flash Fill a Excel no només poden realitzar tasques senzilles com es mostren als exemples anteriors, sinó que també poden realitzar reordenacions de dades més sofisticades.

Com a exemple, combinem diferents peces d'informació de 3 columnes i afegim uns quants caràcters personalitzats a el resultat.

Suposem que teniu els noms a la columna A, els cognoms a la columna B i els noms de domini a la columna C. A partir d'aquesta informació, voleu generar una adreça de correu electrònic. sses en aquest format: [email protected] .

Per als usuaris experimentats d'Excel, no hi ha cap problema per extreure la inicial amb la funció ESQUERRA, convertir tots els caràcters en minúscules amb la funció MINÚS i concatenar totes les peces utilitzant l'operador de concatenació:

=LOWER(LEFT(B2,1))&"."&LOWER(A2)&"@"&LOWER(C2)&".com"

Però pot Excel Flash Fill crear aquestes adreces de correu electrònic automàticament? Segur!

Limitacions i advertències d'Excel Flash Fill

Flash Fill és una eina fantàstica, però té un parell de limitacions que hauríeu de tenir en compte abans de començar a utilitzar aquesta funció als vostres conjunts de dades reals.

1. Els resultats de Flash Fill no s'actualitzen automàticament

A diferència de les fórmules, els resultats de Flash Fill són estàtics. Si feu canvis a les dades originals, no es reflectiran als resultats de Flash Fill.

2. Pot ser que no s'identifiqui un patró

En algunes situacions, especialment quan les dades originals estan ordenades o formatades de manera diferent, Flash Fill pot ensopegar i produir resultats incorrectes.

Per exemple, si utilitzeu Flash Fill per extreure el segon nom de la llista on algunes entrades només contenen el nom i els cognoms, els resultats d'aquestes cel·les seran incorrectes. Per tant, és aconsellable revisar sempre la sortida de Flash Fill.

3. Ignora les cel·les amb caràcters no imprimibles

Si algunes de les cel·les que s'ompliran automàticament contenen espais o altres caràcters no imprimibles,Flash Fill ometrà aquestes cel·les.

Per tant, si alguna de les cel·les resultants està en blanc, esborra aquestes cel·les (pestanya Inici > Formats grup > Esborra > Esborra-ho tot ) i torneu a executar Flash Fill.

4. Pot convertir números en cadenes

Quan utilitzeu Flash Fill per reformatar números, tingueu en compte que pot convertir els vostres números en cadenes alfanumèriques. Si preferiu mantenir els números, utilitzeu les capacitats del format Excel que només canvia la representació visual, però no els valors subjacents.

Com activar i desactivar Flash Fill

Flash Fill a Excel està activat de manera predeterminada. Si no voleu cap suggeriment o canvi automàtic als vostres fulls de treball, podeu desactivar Flash Fill d'aquesta manera:

1. A l'Excel, aneu a Fitxer > Opcions .
2. Al tauler esquerre, feu clic a Avançat .
3. A Opcions d'edició , desactiveu l'opció Quadre d'emplenament automàtic .
4. Feu clic a D'acord per desar els canvis.

Per tornar a activar Flash Fill, simplement seleccioneu aquesta casella de nou.

Excel Flash Fill no funciona

En la majoria dels casos, Flash Fill funciona sense cap problema. Quan falla, pot aparèixer l'error següent i els consells següents us ajudaran a solucionar-lo.

1. Proporcioneu més exemples

Flash Fill aprèn amb l'exemple. Si no pot reconèixer un patró a les vostres dades, empleneu-ne un parell méscel·les manualment, de manera que Excel pogués provar diferents patrons i trobar el més adequat per a les vostres necessitats.

2. Força que s'executi

Si els suggeriments de Flash Fill no apareixen automàticament mentre escriviu, proveu d'executar-lo manualment.

3. Assegureu-vos que Flash Fill estigui activat

Si no s'inicia automàticament o manualment, comproveu si la funcionalitat Flash Fill està activada a l'Excel.

4. L'error de Flash Fill persisteix

Si cap dels suggeriments anteriors ha funcionat i Excel Flash Fill encara genera un error, no podeu fer res més que introduir les dades manualment o amb fórmules.

Això és com s'utilitza Flash Fill a Excel. Us agraeixo la lectura i esperem veure-us al nostre blog la setmana vinent!